Kỹ năng của nhà quản lý cấp cơ sở

Các cấp độ quản lý là một thuật ngữ chỉ ra đường ranh giới phân cấp giữa các vị trí quản lý khác nhau trong một tổ chức. Khi quy mô, lực lượng lao động của tổ chức tăng lên thì số cấp quản lý cũng tương ứng gia tăng và ngược lại. Các cấp độ quản lý khác nhau sẽ có vị trí, vai trò, quyền hạn, địa vị khác nhau và vể tổng thể có thể chia 3 cấp độ chính:

• Quản lý cấp cao

• Quản lý cấp trung

• Quản lý cấp thấp/ cấp cơ sở

Các nhà quản lý ở tất cả các cấp này thực hiện các chức năng và vai trò khác nhau. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu về kỹ năng của nhà quản lý cấp cơ sở qua bài viết sau.

Quản lý cấp cơ sở là những ai?

Quản lý cấp cơ sở trong một tổ chức thường được thể hiện dưới nhiều chức danh như:

• Giám sát viên
• Quản đốc
• Chuyên viên bộ phận
• Trưởng nhóm
• Trưởng bộ phận…

Nhiệm vụ của quản lý cấp cơ sở là thường xuyên hướng dẫn, giám sát và hỗ trợ nhân viên trong team của mình thực hiện các công việc cụ thể để đạt được mục tiêu chung. Quản lý cấp cơ sở ngoài nhiệm vụ hướng dẫn, giám sát, hỗ trợ còn trực tiếp tham gia những công việc cụ thể như những nhân viên do họ quản lý.

Ví dụ như:

• Trưởng nhóm lập trình viên ngoài việc hướng dẫn, giám sát, hỗ trợ các lập trình trong nhóm của mình thì họ cũng trực tiếp code, xây dựng, fix bug phần mềm… 

Sự khác biệt, phân biệt giữa lập trình viên và Trưởng nhóm lập trình phần nhiều nằm ở kinh nghiệm công việc. Lập trình viên thông thường sẽ có từ 1 đến dưới 3 năm kinh nghiệm. Họ là những Junior Dev. Còn Trưởng nhóm lập trình thông thường sẽ có từ trên 3 năm kinh nghiệm và là những Senior Dev.

• Trưởng nhóm truyền thông nội bộ ngoài việc hướng dẫn, giám sát, hỗ trợ các nhân viên truyền thông nội bộ còn trực tiếp thực hiện những công việc phục vụ truyền thông nội bộ.

Chức năng chính của nhà quản lý cấp cơ sở

Ở vị trí quản lý cấp cơ sở, nhà quản lý sẽ đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. Tuy nhiên xét tổng thể, một nhà quản lý cơ sở sẽ đảm nhận những chức năng công việc chính như sau:

Kỹ năng cần thiết của nhà quản lý cấp cơ sở

Trong bài báo “Kỹ năng của một nhà quản lý hiệu quả” (1955), Robert Katz chia sẻ: quản lý hoặc lãnh đạo hiệu quả phụ thuộc vào 3 nhóm kỹ năng cơ bản gồm:

• Kỹ năng kỹ thuật
• Kỹ năng khái niệm
• Kỹ năng quản lý con người

Robert Katz nhận định: một nhà quản lý hiệu quả cần phải có năng lực tư duy, năng lực kỹ thuật cũng như khả năng tương tác với con người, đội nhóm của mình. Trong đó, năng lực tư duy giúp nhà quản lý có khả năng hoạch định các ý tưởng, phương án. Còn năng lực kỹ thuật, khả năng tương tác sẽ giúp nhà quản lý phát triển được đội ngũ của mình.

Với nhà quản lý cấp cơ sở, họ cũng cần có 3 nhóm kỹ năng trên. Tuy nhiên, quản lý cơ sở sẽ sử dụng nhiều hơn về 2 nhóm kỹ năng kỹ thuật và quản lý con người. Với nhóm kỹ năng khái niệm, tư duy, hoạch định ý tưởng, phương án sẽ là nhóm kỹ năng quan trọng hơn với các lãnh đạo cấp cao.

Kỹ năng kỹ thuật

Theo định nghĩa của Katz, “Kỹ năng kỹ thuật là kiến ​​thức và sự thành thạo trong một loại công việc hoặc hoạt động cụ thể. Nó bao gồm năng lực trong một lĩnh vực chuyên biệt, khả năng phân tích và khả năng sử dụng các công cụ và kỹ thuật thích hợp”.

Nhóm kỹ năng kỹ thuật là tổng hợp những kiến thức chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm triển khai cũng như năng lực thực hiện công việc của nhà quản lý. Nhóm kỹ năng kỹ thuật thường là yêu cầu bắt buộc với các quản lý cấp cơ sở. Họ là những người nắm vững chuyên môn phòng ban, team do họ phụ trách.

Thông thường, một nhân viên có năng lực chuyên môn, kỹ năng kỹ thuật vượt trội hơn so với team sẽ được đề bạt lên vị trí quản lý cấp cơ sở với các chức danh như trưởng nhóm, trưởng bộ phận…

Chẳng hạn như:

• Trưởng nhóm kỹ thuật của một xưởng sản xuất thường sẽ là người có năng lực chuyên môn, kinh nghiệm sản xuất tốt nhất
• Trưởng bộ phận tuyển dụng thường sẽ là người liên tục hoàn thành vượt KPI tuyển dụng của bộ phận
• Chuyên viên phân tích nghiệp vụ thường là những người đã có trên 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực và có thể làm việc, tư vấn độc lập với khách hàng…

Kỹ năng quản lý con người

Nhóm kỹ năng quản lý con người là tổng hòa các kỹ năng giúp nhà quản lý có thể xử lý hợp lý, điều phối các mối quan hệ phát sinh trong công việc. Kỹ năng quản lý con người không chỉ cần thiết để quản lý cấp cơ sở cải thiện khả năng làm việc với cấp dưới, đồng cấp mà còn với cả cấp trên.

Một quản lý cấp cơ sở có kỹ năng quản lý con người tốt thường thể hiện ở 3 khía cạnh năng lực:

Giao tiếp hiệu quả

Quản lý cấp cơ sở có nhiệm vụ hướng dẫn, giám sát và hỗ trợ các thành viên trong team hoàn thành và tối ưu hóa công việc. Muốn đạt được điều đó, quản lý bắt buộc cần có khả năng giao tiếp hiệu quả để nắm bắt, hiểu và cùng đội ngũ tìm giải pháp giải quyết các vấn đề, rủi ro trong công việc.

Khả năng giao tiếp hiệu quả của quản lý không phải tự nhiên đã hình thành mà cần thời gian, sự rèn luyện và cả trải nghiệm. Giao tiếp tốt trong công việc phản ánh khả năng hiểu rõ về bản thân và đội ngũ để tìm được phương thức giao tiếp phù hợp.

Lắng nghe tốt

Lắng nghe tốt ở người quản lý cơ sở thể hiện ở việc họ có nắm bắt được nhu cầu, mong muốn, động lực làm việc của các thành viên trong team mình hay không. Thay vì chỉ đưa ra những yêu cầu với đội ngũ một cách cơ học, máy móc thì người quản lý biết lắng nghe sẽ hiểu rõ yếu tố tinh thần, động lực hay những vấn đề của team để cùng tìm giải pháp tối ưu cho công việc.

Ở khía cạnh này, quản lý cấp cơ sở rất gần với vai trò của một nhà tư vấn, một người hỗ trợ tích cực để giúp các thành viên trong team ngày càng phát triển hơn trong công việc.

Tạo động lực

Theo nghiên cứu của The Future Workplace and Beyond.com:

• 83% lãnh đạo quản trị nhân sự nhận định, sự trải nghiệm nhân viên hoặc quan trọng, hoặc rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức
• HRM các công ty đang đầu tư nhiều hơn trong việc đào tạo (56%), cải thiện không gian làm việc (51%) và trao nhiều phần thưởng tạo động lực, khuyến khích nhân viên hơn (47%)

Việc tạo động lực cho nhân viên là điều bắt buộc cần làm với quản lý một tổ chức dù là ở cấp lãnh đạo cao nhất hay quản lý cấp cơ sở. Chỉ khi nhân viên của bạn làm việc có động lực, hiểu rõ mục tiêu, lý do cần hoàn thành công việc thì họ mới có thể làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn mỗi ngày. Bạn sẽ khó có thể kỳ vọng một nhân viên thiếu động lực làm việc đạt kết quả tốt. 

Quản lý cấp cơ sở có thể tham khảo một số phương cách tạo động lực cho nhân viên như:

• Tổ chức hoạt động nội bộ trong team
• Đảm bảo phân công công việc phù hợp, đúng sở trường, thế mạnh nhân viên
• Chia sẻ thông tin công việc công khai, minh bạch, hướng đến mục tiêu chung
• Kiến tạo, duy trì không khí làm việc giàu động lực, tích cực trong team

*

Quản lý cấp cơ sở hay còn gọi là quản lý cấp thấp nhưng vai trò của họ không hề thấp. Chính quản lý cơ sở là những người đồng hành, sát cánh cùng đội ngũ nhân viên hàng ngày, hàng tuần để nỗ lực đạt được mục tiêu công việc của team.  

Họ vừa đóng vai trò quản lý vừa đảm nhiệm những công việc cụ thể. Họ vừa giữ vai trò hướng dẫn, giám sát, hỗ trợ với nhân viên bên dưới vừa tương tác, kết nối với cấp quản lý tương đương và cấp trên.

Ở vị trí đòi hỏi khả năng đa nhiệm như vậy, quản lý cấp cơ sở cũng cần liên tục trau dồi, phát triển những kỹ năng quản lý, trong đó đặc biệt là kỹ năng kỹ thuật và quản lý con người.

Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về kỹ năng của nhà quản lý cấp cơ sở hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm những kiến thức về quản trị doanh nghiệp, phát triển bản thân, đội ngũ tại blog của chúng tôi: https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri