Chăm chú vào công việc nhưng không tìm cách quản lý, tối ưu công việc hiệu quả có thể sẽ khiến bạn “sa lầy” vào guồng quay công việc căng thẳng nhưng không đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu 10 cách quản lý công việc hiệu quả qua bài viết sau.
Tìm hiểu thêm: Những điều cần biết về Quản lý công việc
1. Chia nhỏ các dự án lớn
Năm 2014, Đại học Scranton đã nghiên cứu về các mục tiêu năm mới và đưa ra kết luận:
- 64% người tham gia khảo sát chỉ nỗ lực thực hiện mục tiêu trong vòng 1 tháng
- 46% người thực hiện mục tiêu trong vòng 6 tháng
- Chỉ có 8% mục tiêu mỗi dịp năm mới được hoàn thành
Có đến 92% thành viên tham gia khảo sát đã không thể hoàn thành mục tiêu. Hội chứng năm mới với việc đặt mục tiêu rồi từ bỏ giữa chừng có thể xảy ra do bạn thiếu quyết tâm, chưa có phương pháp quản lý mục tiêu hợp lý, chưa có đủ nguồn lực hoặc mục tiêu quá lớn.
Để tránh vướng phải hội chứng năm mới, bạn có thể chia nhỏ các mục tiêu, dự án lớn thành những mục tiêu, dự án nhỏ hơn với thời gian thực hiện ngắn hơn. Chẳng hạn như dự án trong 1 năm có thể chia ra thành 4 giai đoạn tương ứng với 4 quý. Hoặc dự án cần hoàn thành trong 1 tháng, có thể chia ra thành 4 giai đoạn theo 4 tuần.
Với các dự án có quy mô nhỏ hơn và gắn liền với tiêu chí hoàn thành rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát, gia tăng động lực hoàn thành dự án đến cuối cùng. Những thành công nhỏ theo từng giai đoạn dự án cũng giống như những bước đệm giúp bạn có thêm động lực tiến nhanh, mạnh mẽ hơn.
Chẳng hạn như mục tiêu của bạn là thông thạo tiếng Tây Ban Nha để phục vụ công việc giao thương mới của công ty. Mục tiêu này thực sự khó khăn và rất có thể bạn sẽ bỏ cuộc giữa chừng theo hội chứng năm mới. Thay vì đặt mục tiêu lớn như vậy, bạn có thể chia nhỏ thành từng bước như:
- Học 10 từ mới mỗi ngày
- Có khả năng giới thiệu bản thân sau 1 tháng học
- Nắm bắt được ngữ pháp sau 3 tháng học
- Có khả năng đọc hiểu sau 6 tháng học
- Có khả năng giao tiếp cơ bản sau 1 năm học
- Có khả năng giao tiếp thành thạo, phục vụ công việc sau 2 năm học.
Tìm hiểu thêm: Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs
2. Tạo danh sách việc ưu tiên cần làm
Bạn sẽ khó có thể quản lý công việc hiệu quả nếu bắt đầu ngày làm việc mà chưa rõ mình thực sự cần làm gì. Đó là lý do bạn cần tạo danh sách việc ưu tiên cần làm. Để tạo danh sách, bạn có thể tham khảo phương pháp của Eisenhower, chia công việc theo tính chất cụ thể:
- Việc khẩn cấp và quan trọng: Bạn hãy làm ngay
- Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn nên sắp xếp thời gian cho việc đó
- Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: Bạn có thể thực hiện ủy quyền
- Việc không khẩn cấp cũng không quan trọng: Bạn có thể quên chúng đi
Bạn nên tạo danh sách việc ưu tiên cần làm khi kết thúc ngày làm việc hôm trước. Vào ngày làm việc hôm sau, bạn nên xem lại danh sách này một lượt và bắt tay vào ngay việc ưu tiên số 1. Việc quan trọng, khẩn cấp sẽ được đặt ở vị trí số 1. Sau đó đến các việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.
Ngay khi tạo danh sách việc cho ngày hôm sau, bạn nên cân nhắc việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau. Điều này sẽ giúp bạn làm việc chủ động theo kế hoạch, tránh việc bị rối loạn tâm trí với quá nhiều việc cần xử lý cùng lúc.
Ngoài ra, để quản lý danh sách công việc, bạn có thể sử dụng ứng dụng Todolist. Đây là ứng dụng được tích hợp nhiều tính năng thông minh, có thể hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn:
- Thiết lập danh sách công việc trực quan theo từng ngày
- Thiết lập các đầu việc cụ thể với thời gian cần thực hiện
- Hỗ trợ phân loại công việc theo tính chất từng nhóm việc gấp, quan trọng hay chưa gấp
- Cung cấp khả năng đồng bộ hóa lịch làm việc, giúp bạn dễ dàng thống nhất lịch với team
Tìm hiểu thêm về phần mềm Todaylist của VNOKRs tại: https://todaylist.vn/tinh-nang
3. Quản lý kế hoạch trên cùng một file
Việc phân tán dữ liệu, thông tin kế hoạch sẽ chỉ khiến bạn mất thời gian để tìm kiếm xem thông tin nào đang ở đâu. Thay vì vậy, bạn hãy quản lý kế hoạch trên cùng một file. Chẳng hạn như bạn có kế hoạch xây dựng hoạt động thể dục đầu giờ chiều cho toàn văn phòng, bạn có thể làm thành 1 file Excel online duy nhất tập hợp tất cả những thông tin chuẩn bị cho hoạt động này:
- Truyền thông trước hoạt động
- Các bài tập luyện kèm link hình ảnh, video hướng dẫn
- Các phương án tập luyện ngoài trời
- Các phương án tập luyện trong nhà
- Danh sách dụng cụ cần chuẩn bị
- Timeline tổng thể của hoạt động…
Như vậy, khi có thêm thông tin, ghi chú nào cho hoạt động này, bạn chỉ cần cập nhật vào file Excel online theo từng sheet riêng biệt, chia rõ nội dung.
Tìm hiểu thêm: Những hướng dẫn về quản lý công việc
4. Đặt thời hạn hoàn thành cụ thể
Nhà văn người Mỹ Rita Mae Brown từng nói nói: “Thời hạn chót là nguồn cảm hứng tiêu cực. Tuy nhiên, điều đó vẫn tốt hơn là không có chút cảm hứng nào”. Bạn chắc hẳn đã từng rất khó chịu với những thời hạn công việc được đặt ra phải không? Nhưng thực tế, thời hạn hoàn thành công việc chính là những áp lực cần thiết giúp bạn gia tăng động lực hoàn thành công việc đúng hạn. Làm việc không có thời hạn hoàn thành, bạn rất dễ “buông thả” bản thân và để trôi công việc, không rõ ngày đạt được mục tiêu.
Một mẹo trong việc đặt thời hạn công việc là bạn cần luôn tính đến thời gian xử lý những rủi ro có thể phát sinh trong công việc. Ví dụ một công việc cần hoàn thành vào thứ 6 thì bạn cần đặt quyết tâm hoàn thành vào trước thứ 5. Như vậy, bạn sẽ có thêm 1 ngày để xử lý các tình huống phát sinh, vướng mắc nếu có.
Khi nói đến việc đặt thời hạn hoàn thành cụ thể công việc, bạn nên lưu ý thiết lập thời gian phù hợp để xử lý được công việc nhưng vẫn có khoảng thời gian để nghỉ ngơi. Một công việc đòi hỏi bạn phải làm việc 12, thậm chí 16 tiếng mỗi ngày liên tục có thể quá tham vọng và sẽ gây ảnh hưởng tới cuộc sống hàng ngày của bạn.
Bạn không nên hy sinh thời gian nghỉ ngơi, thời gian cho gia đình, bạn bè cho một khối lượng công việc với lịch không thực tế. Điều đó diễn ra quá thường xuyên sẽ chỉ khiến bạn suy cạn dần niềm hứng thú, năng lượng, sự sáng tạo với công việc.
5. Bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ
Việc hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ một cách nhanh chóng sẽ giúp bạn gia tăng sự tự tin và quyết tâm đạt được những mục tiêu lớn hơn.
Chẳng hạn như bạn có mục tiêu cải thiện vóc dáng cơ thể để đảm bảo hình ảnh tích cực khi làm MC dịp cuối năm. Thay vì đặt mục tiêu phải giảm 5kg trong vòng 3 tháng – một nhiệm vụ rất khó khăn thì bạn có thể bắt đầu với một nhiệm vụ nhỏ, cụ thể, dễ kiểm soát và đạt được hơn.
- Bạn có thể bắt đầu với việc hoàn thành đi bộ 8.000 bước mỗi ngày liên tục trong 1 tháng
- Tiếp theo, bạn đặt mục tiêu chạy bộ liên tục 5km mỗi ngày trong 2 tháng tiếp theo
Bạn sẽ rất ngạc nhiên khi thấy việc thực hiện những nhiệm vụ nhỏ hàng ngày như đi bộ, chạy bộ đều đặn sẽ giúp bạn giảm trọng lượng cơ thể hiệu quả.
Điều quan trọng ở đây khi bạn bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ là bạn có thể kiểm soát, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ đó. Từ những thành công bước đầu, bạn sẽ có thêm nền tảng, sự tự tin để thực hiện tiếp những nhiệm vụ khó khăn hơn.
Như ở ví dụ trên, việc bạn đi bộ 8.000 bước trong tháng đầu tiên chính là nền tảng để bạn xây dựng sức bền, thói quen vận động để thực hiện nhiệm vụ khó khăn hơn là chạy đều đặn trong 2 tháng tiếp theo.
6. “Eat the frog”
Khi nghĩ đến chuyện ăn một con ếch chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy khá khó khăn hoặc thậm chí là gờn gợn đúng không? Công việc quan trọng, khẩn cấp hàng ngày bạn cần xử lý cũng giống như một con ếch khó nhằn đó. Để quản lý công việc hiệu quả, thay vì tìm cách tránh né những con ếch – công việc khó khăn thì bạn cần tìm cách đối diện và giải quyết chúng nhanh gọn.
Bạn có thể tham khảo nguyên tắt FAST để quản lý công việc hiệu quả hơn:
| Yếu tố | Diễn giải |
| F – Frog (ăn ếch) |
|
| A – Actionlist (thiết lập danh sách hành động) |
|
| S – Slice (thái thịt ếch) |
|
| T – Time (Khả năng nhận biết thời gian) |
|
7. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm
Học giả cổ đại Publius Syrus khẳng định: “Làm hai việc cùng một lúc là không làm gì cả”. Thực tế các nghiên cứu y khoa cũng cho thấy bộ não của con người hoạt động tốt nhất khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.
Huấn luyện viên sức khỏe Erica Zellner (Mỹ) chia sẻ: Đa nhiệm trong công việc sẽ khiến bạn suy giảm năng suất tới 40%. Đặc biệt, điều này còn gây ảnh hưởng tiêu cực và lâu dài đến não bộ của bạn.
Bạn hãy cho phép mình được làm việc đơn nhiệm, tập trung vào duy nhất một nhiệm vụ tại một thời điểm. Chẳng hạn như bạn đang đảm nhận vị trí tuyển dụng cho doanh nghiệp. Vậy khi soạn tin tuyển dụng, bạn hãy tập trung hoàn toàn cho nội dung tin. Còn khi gọi điện mời ứng viên phỏng vấn, bạn cũng tập trung hoàn toàn cho cuộc hội thoại với ứng viên. Việc vừa viết tin vừa lo lắng đến chuyện gọi ứng viên tiếp theo sẽ không giúp bạn hoàn thành công việc được nhanh gọn, hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, việc đơn nhiệm cho công việc cũng không hoàn toàn đúng tuyệt đối trong mọi tình huống. Với những công việc đòi hỏi mức độ tập trung thấp, bạn có thể xử lý đa nhiệm để tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn như khi in tài liệu thì bạn có thể kết hợp tỉa bớt lá vàng ở cây cảnh của văn phòng.
8. Giới hạn số lượng nhiệm vụ mỗi ngày
Có một câu thành ngữ nổi tiếng: “Rome không được xây dựng trong một ngày”. Với những dự án, công việc phức tạp, bạn cũng không thể hoàn thành ngay trong một vài ngày. “Năng lượng” mỗi ngày của bạn thực ra đều có giới hạn. Bạn nên dành thời gian, nguồn lực, sự tập trung của mình cho những nhiệm vụ, công việc thực sự cần thiết, phù hợp với thời gian làm việc hàng ngày của mình.
Để tránh rơi vào trạng thái căng thẳng vì quá tải công việc thời gian dài, bạn nên giới hạn số lượng nhiệm vụ mỗi ngày. Tập trung và chỉ xử lý giới hạn nhiệm vụ mỗi ngày sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích như:
- Giảm tải căng thẳng không cần thiết
- Duy trì được niềm vui thích với công việc, tránh biến công việc trở thành gánh nặng
- Giúp bạn cân bằng cuộc sống, bạn sẽ có thêm khoảng thời gian để làm những việc khác ngoài công việc
9. Tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành nhiệm vụ
Một trong những cách cải thiện động lực làm việc cho team là ghi nhận, thưởng cho team. Với bản thân, bạn cũng cần học cách tự thưởng cho chính mình một cách phù hợp. Khi tự thưởng cho bản thân, bạn nên lưu ý:
- Không quá dễ dãi, thưởng quá nhiều, vượt quá những gì bạn cần thiết
- Nhưng bạn cũng không nên hạn chế mình nhận những phần thưởng xứng đáng sau quá trình làm việc căng thẳng
Chẳng hạn như bạn vừa hoàn thành một dự án khó khăn trong 1 tháng liên tục, bạn có thể tự thưởng cho mình 3 ngày đi du lịch để có thêm trải nghiệm mới, cân bằng tâm trạng và thêm năng lượng mới khi quay trở lại với công việc.
Tự thưởng cho cá nhân cũng có thể theo rất nhiều hình thức đa dạng như:
- Nhẹ nhõm, hài lòng tích vào ô hoàn thành một công việc cuối ngày cũng là một phần thưởng
- Kết thúc ngày làm việc với 30 phút chạy bộ, tập trung hoàn toàn cho việc tập luyện, thư giãn
- Cùng người thân, bạn bè ăn một món ăn ngon…
10. Đánh giá và suy nghĩ về sự tiến bộ của bạn
Khi công việc trở thành những vòng lặp bất tận của thói quen thì bạn sẽ rất khó có thể tiến bộ, cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc của mình. Sau mỗi chu kỳ công việc hay sau mỗi tuần làm việc, bạn hãy tập thói quen đánh giá, suy nghĩ về sự tiến bộ của mình.
- Bạn có đang làm việc tốt hơn mỗi ngày, mỗi tuần hay không?
- Điều gì cản trở sự tiến bộ của bạn?
- Bạn có thể làm gì để bứt phá trong ngày làm việc, tuần làm việc tiếp theo?
Bạn có thể viết ra những việc bạn đã hoàn thành và suy nghĩ về những việc đó. Bằng cách này, bạn sẽ tìm ra cách để phát huy những ưu điểm và hạn chế những vướng mắc, hạn chế trong chu kỳ làm việc tiếp theo.
Việc đánh giá và suy nghĩ về công việc tuần trước sẽ phù hợp thực hiện vào tối Chủ nhật chẳng hạn. Bạn có thể sử dụng quãng thời gian thảnh thơi cuối tuần để sẵn sàng cho một tuần làm việc mới đầy hiệu suất và năng lượng.
Khi tiến hành đánh giá, suy nghĩ về công việc, bạn có thể thực hiện ghi chú lại những kinh nghiệm đúc rút được. Việc ghi chép lại sẽ giúp bạn có thể hệ thống hóa luồng suy nghĩ của mình giúp cải tiến công việc mỗi ngày.
*
Hiểu cách quản lý công việc hiệu quả là mấu chốt để bạn có thể làm việc tiến bộ hơn mỗi ngày. Việc quá tin tưởng vào kinh nghiệm làm việc của mình nhiều khi sẽ khiến bạn chỉ đi lặp lại công việc theo thói quen. VNOKRs hy vọng những chia sẻ trên giúp ích, là những gợi mở tốt dành cho bạn để cải tiến công việc.
Tìm hiểu thêm các bài viết hay về chủ đề Quản trị của VNOKRs tại đây.
