3 phương pháp làm việc hiệu quả được áp dụng nhiều nhất

Phương pháp Pomodoro, phương pháp cân + quy tắc 10 phút và nguyên tắc FAST là những phương pháp làm việc hiệu quả giúp bạn cải thiện năng suất đang được áp dụng nhiều nhất hiện nay.

Xem thêm:

• 14 cách làm việc hiệu quả của người Nhật – Bạn học được gì?
• 11+ Tips làm việc hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên áp dụng

1. Phương pháp Pomodoro

Phương pháp làm việc hiệu quả Pomodoro còn được gọi là phương pháp quả cà chua. Với phương làm việc này, bạn sẽ chia thời gian làm việc của mình ra thành các khoảng thời gian 25 phút và tập trung cao độ để hoàn thành công việc. Pomodoro cụ thể như sau:

• Bước 1: Bạn cần chọn công việc mình sẽ tập trung làm
• Bước 2: Bạn tiến hành đặt thời gian đếm ngược trong vòng 25 phút và nỗ lực tập trung cao độ làm việc trong 25 phút đó
• Bước 3: Kết thúc 1 chu kỳ làm việc 25 phút, bạn sẽ nghỉ giải lao 5 phút
• Bước 4: Sau 4 chu kỳ Pomodoro, bạn nên nghỉ dài hơn từ 10 – 15 – 30 phút để giảm căng thẳng. Việc lựa chọn thời gian nghỉ cần căn cứ theo tính chất công việc, mức độ căng thẳng cũng như sức khỏe của bạn.

Để đảm bảo thực hiện phương pháp làm việc hiệu quả Pomodoro, bạn nên lưu ý một số nguyên tắc sau:

• Một Pomodoro cần được thực hiện liền mạch, tập trung cao độ không bị ngắt quãng.
• Nếu công việc được hoàn thành xong trước 25 phút, bạn nên dành thời gian còn lại để rà soát, tối ưu các chi tiết công việc
• Thời gian nghỉ 5 – 10 – 15 hay 30 phút giữa các Pomodoro cần là quãng thời gian nghỉ ngơi thật sự của bạn. Bạn có thể nhắm mắt, thiền định, đi vệ sinh hay thực hiện các động tác Yoga nhẹ nhàng để giảm căng thẳng, mệt mỏi. Bạn không nên dành thời gian nghỉ ngơi để vào mạng xã hội hay đọc tin tức… Những việc đó không giúp bạn thư giãn và sẵn sàng cho chu kỳ Pomodoro tiếp theo.

Pomodoro là một phương pháp làm việc khoa học, có thể giúp bạn gia tăng đáng kể hiệu quả công việc. Nguyên lý của phương pháp là đề cao sự tập trung cao độ thực hiện công việc theo khoảng thời gian cố định. Khi bạn có sự tập trung thì hiệu quả công việc của bạn tất yếu sẽ được cải thiện.

2. Phương pháp cân + quy tắc 10 phút

Với phương pháp làm việc hiệu quả cân + quy tắc 10 phút, bạn sẽ dành ra tối đa 10 phút để lên kế hoạch công việc. Trong 10 phút này, bạn hãy suy nghĩ về những nguồn lực hiện tại, mục tiêu bạn đang hướng tới và liệt kê tất cả các nhiệm vụ, hành động bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Bạn không nên suy nghĩ quá lâu vì sẽ vướng vào cái bẫy của sự chần chờ. 

Tiếp theo, bạn hãy đặt tất cả các nhiệm vụ của mình lên một “bàn cân” để xem xét. Một nhiệm vụ sẽ cần xem xét ở 2 yếu tố cốt lõi là chi phí cần bỏ ra và lợi ích đem lại. Cụ thể như sau:

• Chi phí thấp và lợi ích cao: Đây là những nhiệm vụ bạn nên ưu tiên thực hiện đầu tiên. Đó thường là những nhiệm vụ không quá phức tạp, ít tiêu tốn thời gian, chi phí nhưng có thể đem lại nhiều lợi ích giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu chung.
• Chi phí cao và lợi ích cao: Ưu tiên thứ 2 bạn nên thực hiện là những nhiệm vụ có thể đem lại lợi ích cao nhưng chi phí bỏ ra cũng cao. Trường hợp chi phí về cả tài chính, thời gian hay nỗ lực dành cho 1 nhiệm vụ quá lớn, bạn có thể xem xét chia nhỏ nhiệm vụ ra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ quản lý và giải quyết.
• Chi phí thấp và lợi ích thấp: Các nhiệm vụ đem lại lợi ích thấp nên được sắp xếp xử lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí nhất có thể. Những nhiệm vụ này ít đem lại giá trị nào đáng kể giúp bạn hoàn thành mục tiêu công việc.
• Chi phí cao và lợi ích thấp: Nếu có thể, bạn hãy loại bỏ những công việc này khỏi danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện. Trường hợp bạn vẫn quyết tâm thực hiện nhiệm vụ, bạn nên xem xét giảm thiểu đến mức tối đa các chi phí liên quan.

Về tổng quan, phương pháp cân + quy tắc 10 phút giúp bạn có thể nhận diện những nhóm nhiệm vụ có thứ tự ưu tiên khác nhau. Do đó, trong quá trình thực hiện bạn có thể tập trung nỗ lực tối đa cho những nhiệm vụ đem lại lợi ích cao trước tiên để đạt hiệu quả công việc tốt hơn.

3. Nguyên tắc làm việc hiệu quả FAST

Phương pháp làm việc hiệu quả theo nguyên tắc FAST là nguyên tắc được xây dựng trên 4 yếu tố:

F – Frog (ăn ếch)

Mỗi ngày làm việc bắt đầu, bạn và nhân viên của mình hay bất kỳ ai cũng chỉ có giới hạn 24 tiếng đồng hồ. Do đó, bạn hãy mạnh dạn ăn ngay con ếch khó nhằn, khó bắt nhất trong ngày. Bạn hãy quyết liệt xử lý ngay những công việc phức tạp, khó khăn, quan trọng và cần hoàn thành khẩn cấp đầu tiên.

A – Actionlist (thiết lập danh sách hành động): 

Bạn hãy dành thời gian ít phút suy nghĩ và lên danh sách các việc cần làm trong ngày. 

Danh sách có thể gồm 1 – 3 con ếch (các việc khó khăn, quan trọng) và 5 – 7 con nòng nọc (các việc dễ dàng và kém quan trọng hơn). Khối lượng công việc trong danh sách có thể tăng giảm tùy theo khả năng làm việc của bạn và bạn nên cố gắng hoàn thành xong danh sách công việc mỗi ngày để duy trì tinh thần kỷ luật và sự hào hứng với công việc.

Bạn cũng cần luôn đặt ra cho mình câu hỏi: Hành động tiếp theo là gì? Nếu bạn duy trì được câu hỏi thường trực này, bạn sẽ tối ưu được nỗ lực công việc cần bỏ ra mà vẫn luôn đạt được hiệu quả công việc tốt, đúng hạn.

Mặt khác, khi nói đến nguyên tắc xử lý công việc quan trọng trước, công việc kém quan trọng sau thì cũng không có nghĩa bạn luôn luôn phải cố gắng ép mình ăn hết “ếch”. 

Có những khoảng thời gian quá căng thẳng, bạn có thể để lại một vài con ếch và chuyển qua giải quyết một vài chú nòng nọc trước. Khi tinh thần làm việc đã tốt hơn, bạn có thể lại bắt đầu xử lý ếch hiệu quả. 

S – Slice (thái thịt ếch):

Có những chú ếch quá cỡ khiến bạn cảm thấy khó ăn, khó xử lý cũng như nhiều việc rất quan trọng nhưng cũng vô cùng thử thách khiến chúng ta e ngại. Trong trường hợp đó, bạn hãy dùng cách thái thịt ếch, chia nhỏ công việc khó khăn, dài hạn ra thành các công việc nhỏ, thực hiện theo từng bước ngắn hạn hơn.

T – Time (Khả năng nhận biết thời gian): 

Bạn sẽ thật khó để có thể tập trung cao độ, làm việc hiệu quả trong thời gian dài liên tục. Do đó, bạn nên chia thời gian làm việc của mình ra thành các khoảng thời gian ngắn hơn. 

Ví dụ như bạn tập trung làm việc trong 25 phút, sau đó lại nghỉ ngơi 5 phút trước khi bắt đầu vào guồng làm việc tiếp theo chẳng hạn.

Nguyên tắc FAST là một nguyên tắc nhấn mạnh đến việc bạn cần xử lý nhanh chóng, kịp thời các công việc quan trọng, có tính thử thách ngay từ đầu ngày làm việc. Bạn không nên để những công việc vặt, việc phụ làm xao nhãng tâm trí của mình. Tập trung cao độ xử lý ngay những việc quan trọng ngay từ đầu chính là bí quyết có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Hi vọng qua bài viết này, bạn đã lựa chọn được cho mình được phương pháp làm việc hiệu quả phù hợp nhất với bản thân để từ đó cải thiện năng suất làm việc nhất.