Đánh giá hiệu suất công việc – 6 lưu ý quan trọng hàng đầu dành cho nhà quản lý

Muốn đánh giá hiệu suất công việc hiệu quả, chính xác bạn sẽ cần thực hiện một cách bài bản, quy củ và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu các yếu tố: vai trò, phương pháp đánh giá, quy trình thực hiện cũng như mẫu đánh giá tham khảo khi đánh giá hiệu suất công việc.

Xem thêm: [13 TIPS] giúp nhà quản lý tăng hiệu suất công việc cho nhân viên

1. Đánh giá hiệu suất công việc là gì?

Đánh giá hiệu suất công việc là việc xem xét nguồn lực công ty đang được sử dụng như thế nào để đạt được mục tiêu công việc. 

Công thức tính hiệu suất = kết quả đạt được / chi phí bỏ ra

Do đó, chi phí về thời gian, nguồn lực bỏ ra để hoàn thành mục tiêu càng lớn thì hiệu suất càng thấp và ngược lại. 

2. Tại sao cần đánh giá hiệu suất công việc?

Nhà quản lý cần đánh giá hiệu suất trong công việc nhằm đạt được nhiều mục tiêu như:

• Tăng cường sự tập trung của nhân viên: Nhân viên được đánh giá hiệu suất công việc thường xuyên sẽ có ý thức và sự tập trung công việc cao hơn. Nhân viên sẽ dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành các mục tiêu thực sự quan trọng, có ý nghĩa với công ty.

• Cải thiện hiệu suất: Khi nhân viên có được sự tập trung vào các mục tiêu công việc quan trọng, tối ưu hóa nguồn lực, thời gian thì tương ứng với đó, hiệu suất công việc của họ sẽ được cải thiện đáng kể.

• Xác định kế hoạch đào tạo và hướng dẫn nhân viên: Đánh giá được hiệu suất công việc của nhân viên, bạn sẽ nắm bắt được những thế mạnh cũng như điểm yếu của nhân viên. Từ đó, kết quả đánh giá hiệu suất có thể dùng làm căn cứ để xác định kế hoạch đào tạo, hướng dẫn nhân viên.

• Thúc đẩy hoạt động giao tiếp giữa nhân viên và nhà quản lý: Quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên luôn cần có sự kết nối, giao tiếp để đánh giá được chuẩn xác nhất. Chính quá trình đánh giá hiệu suất này cũng giúp thúc đẩy hoạt động giao tiếp giữa nhân viên và nhà quản lý.

3. Phương pháp đánh giá hiệu suất công việc

Có nhiều phương pháp đánh giá hiệu suất công việc khác nhau, phù hợp với những mục đích đánh giá khác nhau. Bạn có thể tham khảo một số phương pháp đánh giá hiệu suất dưới đây:

• Phương pháp đánh giá 360 độ: Phương pháp đánh giá 360 độ là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên thông qua ghi nhận phản hồi, ý kiến từ nhiều phía như từ quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, các phòng ban khác, cấp dưới, đối tác, khách hàng… Phương pháp này được sử dụng với mục đích xây dựng bức tranh toàn cảnh, đa hướng, đa góc cạnh nhận định về hiệu suất công việc của nhân viên.

• Phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO): Phương pháp quản trị mục tiêu là phương pháp hướng sự tập trung, nỗ lực làm việc của nhân viên vào các mục tiêu có tính SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan, có giới hạn thời gian). Nhà quản lý sẽ sử dụng MBO với mục đích đánh giá hiệu suất trong công việc của nhân viên thông qua việc so sánh kết quả nhân viên đạt được với mục tiêu đề ra ban đầu. Xem thêm: Quản Trị Theo Mục Tiêu là gì? Ưu & Nhược điểm MBO

• Phương pháp trung tâm đánh giá: Phương pháp trung tâm đánh giá là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên việc quan sát và ghi lại các hành vi mà nhân viên thể hiện qua thực tế công việc hoặc qua các tình huống mô phỏng, giả định. Nhà quản lý sẽ thực hiện phương pháp này để hiểu rõ các yếu tố tác động đến hiệu suất công việc của nhân viên. Đặc biệt, phương pháp này không chỉ giúp đánh giá được hiệu suất trong hiện tại của nhân viên mà còn có thể giúp dự đoán được hiệu suất công việc trong tương lai.

• Đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS): Thang đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS) là phương pháp đánh giá hiệu suất trong công việc của nhân viên dựa trên việc so sánh hiệu suất với các ví dụ cụ thể được gắn với xếp hạng bằng số liệu. Nhà quản lý sẽ sử dụng BARS để đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên theo cả cách định tính và định lượng. Mỗi nhận định về hiệu suất công việc đều gắn với các số liệu nên nhà quản lý có thể tổng hợp kết quả nhận định hiệu suất thành số liệu định lượng một cách rõ ràng.

• Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí: Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí là phương pháp so sánh, phân tích chi phí để giữ chân nhân viên với lợi ích mà nhân viên đó đóng góp cho tổ chức. Nhà quản lý sẽ sử dụng phương pháp này để đánh giá hiệu suất công việc, những đóng góp của nhân viên thông qua lợi ích chi phí nhân viên đem lại cho công ty.

Sự thật rằng, sẽ không có phương pháp đánh giá nào là phương pháp tốt nhất, áp dụng được cho mọi doanh nghiệp, tổ chức. Bạn nên căn cứ theo tình hình thực tế, các đặc thù cũng như mục đích đánh giá của mình để lựa chọn được phương pháp đánh giá hiệu suất công việc phù hợp nhất. Phương pháp đánh giá phù hợp là phương pháp tốt nhất với doanh nghiệp của bạn.

4. Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên

Việc triển khai đánh giá hiệu suất trong công việc của nhân viên sẽ cần thực hiện theo một quy trình bài bản, cụ thể. Bạn có thể tham khảo quy trình sau:

• Xây dựng biểu mẫu phục vụ đánh giá: Bạn hãy xây dựng hệ thống mô tả công việc theo từng vị trí, cấp bậc, phòng ban. Nhân viên sẽ cần hiểu rõ họ cần thực hiện những công việc cụ thể nào để đạt được kỳ vọng của tổ chức và đạt hiệu suất tốt hơn. Ngoài ra, bạn cũng cần xây dựng các biểu mẫu về tiêu chuẩn công việc, quy trình làm việc, biểu mẫu đánh giá hiệu suất để phục vụ quá trình đánh giá.
• Lựa chọn phương pháp đánh giá: Trên cơ sở đặc thù riêng của doanh nghiệp và mục đích đánh giá của mình, bạn hãy lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp nhất.
• Tổ chức hoạt động đánh giá: Việc tổ chức hoạt động đánh giá có thể bắt đầu bằng việc nhân viên tự đánh giá. Sau đó, quản lý sẽ có buổi đánh giá lại 1 – 1 cùng nhân viên. Cuối cùng, quản lý sẽ có trách nhiệm phản hồi rõ ràng, cụ thể để nhân viên có căn cứ cải thiện hiệu suất công việc.
• Phản hồi, ghi nhận: Ở bước phản hồi này, nhà quản lý cần thực hiện một cách công tâm, cần chỉ rõ những mong đợi nhân viên sẽ cải thiện trong công việc và khuyến khích những phản hồi từ nhân viên. Nhà quản lý nên xem việc phản hồi, ghi nhận hiệu suất công việc của nhân viên như tặng nhân viên một món quà giúp họ cải thiện hiệu suất công việc. Bạn không nên biến buổi phản hồi trở thành một buổi công kích hay tán dương cá nhân. Việc phản hồi, ghi nhận nên được đảm bảo khách quan với thái độ ôn hòa, trung tính.
• Tổng hợp kết quả và định hướng phát triển: Kết thúc quá trình đánh giá hiệu suất trong công việc của nhân viên, bạn cần tiến hành tổng hợp các kết quả ghi nhận được. Các kết quả cần được chuyển hóa thành thông tin hữu ích giúp nhà quản lý có thêm căn cứ để định hướng phát triển công ty, cải thiện hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng đẫn cách xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc

5. Mẫu đánh giá hiệu suất công việc

Một mẫu đánh giá hiệu suất hiệu quả cần đạt được một số tiêu chí như:

• Cụ thể, rõ ràng, tránh nhầm lẫn
• Dễ thực hiện, dễ triển khai
• Đáp ứng được mục tiêu đánh giá
• Dễ dàng tổng hợp kết quả
• Định lượng, tránh các yếu tố cảm tính, chủ quan

Bạn có thể tham khảo một số mẫu đánh giá hiệu suất công việc dưới đây:

6. Lưu ý trong quá trình đánh giá hiệu suất công việc
Trong quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên, bạn cần lưu ý một số chi tiết như:

• Tần suất đánh giá: Đánh giá hiệu suất công việc theo cách truyền thống mà nhiều công ty thực hiện là 1 năm thường chỉ đánh giá hiệu suất 1 – 2 lần. Kỳ đánh giá hiệu suất vì vậy cũng thường gắn với đợt xét tăng lương. Tần suất đánh giá hiệu suất quá dài sẽ khó giúp nhân viên của bạn gia tăng động lực, cải thiện hiệu suất trong suốt quá trình làm việc. Do đó, bạn có thể xem xét triển khai đánh giá hiệu suất theo tần suất hàng tuần.
• Đánh giá chính xác: Khách quan và minh bạch là nguyên tắc hàng đầu trong quá trình đánh giá hiệu suất công việc. Nếu bạn tiến hành đánh giá hiệu suất nhưng kết quả bị ảnh hưởng bởi các yếu tố cảm tính, chủ quan thì hiệu quả đánh giá sẽ khó đạt được.
• Đánh giá hiệu suất công việc hiệu quả: Đánh giá hiệu suất trong công việc đạt được hiệu quả khi kết quả đánh giá trở thành cơ sở để quản lý đưa ra mục tiêu mới cho nhân viên. Mặt khác, đánh giá hiệu suất chỉ thực sự hiệu quả khi nhân viên nhận thức được họ cần hoàn thiện, cần cố gắng thêm như thế nào về kiến thức, thức năng, thái độ… để cải thiện hiệu suất làm việc.
• Sử dụng các mô hình quản trị phù hợp: Muốn cải thiện được hiệu suất công việc của nhân viên về lâu dài, mang lại giá trị bền vững nhà quản lý cần áp dụng các mô hình quản trị phù hợp. 

Xem thêm: Thưởng hiệu suất công việc để tạo động lực làm việc cho nhân viên

OKRs là phương pháp quản trị hướng đến mục tiêu và các kết quả chính. Mô hình quản trị này đã được hàng loạt các tập đoàn, doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới như Google, Intel, Amazone, Facebook… ứng dụng và kiểm chứng sự thành công. 

OKRs có thể đem lại cho doanh nghiệp của bạn nhiều ưu điểm vượt trội như:

• Giúp doanh nghiệp của bạn giảm thời gian thiết lập mục tiêu. Mục tiêu được thiết lập đúng hướng, phù hợp với lộ trình phát triển, nhu cầu của doanh nghiệp hơn. 
• Các mục tiêu đặt ra đều được thông qua bởi mọi thành viên trong doanh nghiệp, có sự cam kết thực hiện từ nhân viên
• Cải thiện trách nhiệm và tính tự chủ của của mọi cá nhân trong doanh nghiệp
• Minh bạch hóa giao tiếp giữa mọi cá nhân trong công ty 
• Tăng sự liên kết và hợp tác giữa các nhân viên, các phòng ban với nhau. OKRs giúp liên kết các mục tiêu của các phòng ban, bộ phận và từng nhân viên vào bức tranh chung mục tiêu của doanh nghiệp.
• Giúp doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu quan trọng và tạo nên tính kỷ luật cao trong môi trường làm việc
• Tăng cường sự nhanh nhẹn, linh hoạt của doanh nghiệp cả trong làm việc nội bộ và ứng phó với thị trường. Với OKRs, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng chuyển hướng tập trung vào các mục tiêu phù hợp với tình hình biến đổi của thị trường.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng đặt ra và thực hiện các mục tiêu táo bạo hơn. OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. Trong đó, với OKRs mở rộng, nhân viên của bạn sẽ thực sự được thử thách với những mục tiêu táo bạo, đột phá, có thể đem lại những giá trị vượt trội cho doanh nghiệp.

*

Việc đánh giá hiệu suất công việc là việc làm cần thiết, có thể đem lại nhiều giá trị trong cả ngắn, trung và dài hạn với tổ chức, doanh nghiệp. Ở góc độ của nhà quản lý, bạn nên xem xét thực hiện đánh giá hiệu suất một cách bài bản, chuyên nghiệp với tần suất phù hợp để đạt được hiệu quả đánh giá cao nhất.

Nếu cần thêm thông tin hay tư vấn về về phương pháp quản trị giúp gia tăng hiệu suất như OKRs. bạn có thể liên hệ với VNOKRs. Đội ngũ chuyên gia của VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital

• Số điện thoại liên hệ: 0904.2323.69
• Email hỗ trợ: [email protected]
• Địa chỉ công ty: 25 Nam Đồng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
• Link phần mềm: https://okrs.vn/phan-mem-okrs
• Link blog: https://blog.okrs.vn/
• Link website: https://okrs.vn