Nguyên tắc SMART không chỉ hiệu quả trong thiết lập mục tiêu cho các tập đoàn, công ty mà còn có thể được áp dụng để quản trị công việc hiệu quả ở quy mô từng cá nhân. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu cách vận dụng nguyên tắc SMART để quản trị công việc hiệu quả.
1. Hiểu rõ về nguyên tắc SMART để quản trị công việc hiệu quả
Từ lý thuyết quản lý mục tiêu MBO của Peter Drucker, nguyên tắc SMART đã được xây dựng trên tinh thần của MBO nhưng có tính linh hoạt, hiệu quả hơn trong thiết lập mục tiêu. Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART sẽ cần đảm bảo 5 yếu tố:
- S – Specific: Cụ thể
- M – Measurable: Đo lường được
- A – Achievable: Khả thi
- R – Relevant: Liên quan
- T – Time Bound: Giới hạn thời gian
Khi áp dụng SMART vào quản trị công việc, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích như:
- Cụ thể hóa các mục tiêu cần đạt được
- Đo lường, đánh giá được dễ dàng các kết quả đạt được, mục tiêu cần hướng tới
- Luôn đặt được mục tiêu trong ngưỡng cần cố gắng, nỗ lực cao độ mới đạt được nhưng không trở thành bất khả thi
- Liên kết mục tiêu với các mục tiêu lớn hơn
- Tối ưu hóa thời gian thực hiện mục tiêu
- Gia tăng hiệu suất làm việc
2. Ví dụ mục tiêu SMART trong quản trị công việc
Khi choáng ngợp với một bức tranh kỳ vọng quá lớn ở tương lai, bạn có thể thiết lập những mục tiêu SMART với thời gian ngắn hạn hơn để tiệm cận dần đến với kết quả trong dài hạn bạn mong muốn. Chúng ta cùng xem xét ví dụ mục tiêu SMART giúp quản trị công việc hiệu quả.
Ví dụ như bạn muốn đủ tiêu chuẩn để được phong hàm Giáo sư chẳng hạn. Vậy, bạn có thể đặt một mục tiêu SMART cụ thể, ngắn hạn hơn là:
- S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn xuất bản một bài báo khoa học
- M – Measurable (Tính đo lường): Được đăng trên tạp chí nghiên cứu chuyên ngành quốc tế trong năm 2021
- A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng nghiên cứu và sắp xếp thời gian trong năm 2021, tôi muốn xuất bản một bài báo khoa học trên tạp chí nghiên cứu chuyên ngành quốc tế trong năm 2021
- R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm giúp tôi đạt được thêm 1 tiêu chuẩn phong hàm Giáo sư
- T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần hoàn thành trước 31/12/2021
Thực tế, trong công việc của chúng ta có rất nhiều việc có thể chia nhỏ ra thành các mục tiêu nhỏ, ngắn hạn hơn và áp dụng nguyên tắc SMART. Mỗi mục tiêu SMART khi đó cũng như một nấc thang giúp bạn dần đạt được mục tiêu trong dài hạn.
Để được phong hàm Giáo sư, bạn sẽ cần nỗ lực rất nhiều trong thời gian dài. Bạn có thể cụ thể hóa các nỗ lực của mình với các mục tiêu SMART nhỏ hơn, thực hiện trong thời gian ngắn hạn.
3. Lưu ý để áp dụng nguyên tắc SMART hiệu quả
Để thực hiện mục tiêu SMART hiệu quả với mỗi người sẽ có một cách thức khác nhau. Bạn có thể tham khảo một số lưu ý sau.
3.1. Chia mục tiêu lớn, dài hạn thành các mục tiêu nhỏ, ngắn hạn
Một kinh nghiệm dành cho những người mới đến với môn thể thao chạy bộ là hãy chạy với sải chân ngắn, không quá xa trọng tâm cơ thể nhưng cần tăng guồng chân lên ngưỡng tối ưu khoảng 180 nhịp mỗi phút.
Kinh nghiệm cho dân chạy bộ cũng có thể áp dụng khi chúng ta thiết lập mục tiêu:
- Bạn không nên thiết lập các mục tiêu với thời gian quá dài, sẽ khó kiểm soát, khó đạt được hơn
- Bạn có thể chia nhỏ mục tiêu lớn ra thành các mục tiêu nhỏ và tăng tốc độ thực hiện, đạt được mục tiêu.
Kinh nghiệm về sải chân, guồng chân trong chạy bộ có thể giúp bạn tối ưu hóa vận động cơ thể, đạt được tốc độ tốt hơn và tránh các chấn thương. Còn khi áp dụng nguyên tắc SMART cho các mục tiêu theo cách tương tự, chúng ta cũng có thể nhanh chóng đạt được các chiến thắng nhỏ để động viên tinh thần, tiếp tục hoàn thành các mục tiêu tiếp theo.
Bạn hãy thực hiện các mục tiêu SMART với sải chân ngắn vừa tầm như khi chạy bộ để kiểm soát, thực hiện mục tiêu tốt hơn.
3.2. Xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu
Bất cứ một mục tiêu nào cũng sẽ chịu nhiều yếu tố ảnh hưởng, tác động. Bạn đặt mục tiêu viết tối thiểu 3 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày nhưng vào những ngày sức khỏe yếu, gia đình có việc hay con quấy khóc chẳng hạn đều sẽ ảnh hưởng đến việc bạn thực hiện mục tiêu.
Do đó, khi thiết lập mục tiêu SMART, bạn không nên tuyệt đối hóa khả năng của mình mà nên xem xét các yếu tố sẽ ảnh hưởng, làm bạn chậm trễ hoàn thành mục tiêu. Chúng ta nên có các khoảng thời gian dự phòng để khấu trừ cho các rủi ro, ảnh hưởng làm chậm trễ thực hiện mục tiêu.
3.3. Hiểu rõ bạn đang muốn gì
Chúng ta nhiều khi không đạt được mục tiêu không phải do không đủ khả năng, quyết tâm hay nguồn lực thực hiện mà có khi là do chính chúng ta chưa hiểu rõ mình đang thực sự muốn, cần đạt được điều gì.
Khi bạn áp dụng mục tiêu SMART cho công việc, bạn hãy chắc chắn mục tiêu được thiết lập ra thực sự cụ thể và là điều bạn mong muốn đạt được.
Chúng ta chỉ có thể duy trì thực hiện một điều gì đó trong dài hạn nếu có đủ động lực.
3.4. Gắn mục tiêu SMART với KPI
Bạn hãy nghiêm khắc và trở thành quản lý với chính mình. Bạn có thể thiết lập các KPI, chỉ số đo lường hiệu suất, kết quả làm việc một cách cụ thể, định lượng.
Một mẹo về thị giác khi lập kế hoạch thực hiện mục tiêu SMART là với những mục tiêu hoàn thành sớm hạn, vượt mức KPI, bạn hãy tô màu xanh lá. Mục tiêu đạt KPI là màu trắng. Còn mục tiêu quá hạn, không thể hoàn thành thì chúng ta tô màu đó.
Vào mỗi cuối tháng, cuối quý, cuối năm, khi nhìn lại bảng thực hiện mục tiêu, bạn sẽ nhận ra mình thường quá hạn, không thể đạt được mục tiêu nào và sẽ tìm cách điều chỉnh KPI hoặc mục tiêu một cách phù hợp.
3.5. Biết rõ điểm giới hạn của bản thân
Một chiếc thùng chứa được bao nhiêu nước không phải được quyết định bởi các thanh gỗ cao nhất mà là do các thanh gỗ thấp nhất. Ví dụ thế mạnh bản thân về năng lực, kinh nghiệm… có thể giúp bạn thực hiện các mục tiêu nhanh chóng nhưng bạn bị giới hạn về khả năng làm việc nhóm nên việc thực hiện mục tiêu sẽ bị ảnh hưởng nhiều.
Khi thiết lập mục tiêu SMART cho quản trị công việc, bạn hãy luôn đặt mình vào thế phải nỗ lực cao độ mới đạt được mục tiêu nhưng mục tiêu SMART luôn cần đạt được, luôn cần nằm trong ngưỡng khả thi. Bạn hãy nhận biết rõ các điểm giới hạn, điểm yếu của mình để thiết lập mục tiêu SMART phù hợp.
3.6. Gắn mục tiêu với một bức tranh lớn hơn
Các mục tiêu nhỏ cần được liên kết, cộng hưởng để góp phần giúp bạn đạt được các mục tiêu lớn hơn. Mỗi mảnh ghép sẽ cần khớp với nhau để tạo nên một bức tranh. Bạn hãy hình dung mỗi mục tiêu SMART là một mảnh ghép của cuộc đời, công việc của bạn vậy. Mỗi mảnh ghép mục tiêu khi bạn bắt đầu thực hiện cần phải có tính liên quan.
Bạn không nên thực hiện một mục tiêu mà kết quả đạt được không giúp ích gì cho các mục tiêu lớn, dài hạn của bạn.
3.7. Thứ 6 là ngày đầu tuần
Nhiều người trong chúng ta thường có suy nghĩ thứ 6 là ngày làm việc cuối tuần và tinh thần làm việc thường trùng xuống. Thực ra, nếu bạn muốn có một tuần mới làm việc hiệu quả thì bạn có thể thử suy nghĩ thứ 6 mới là ngày đầu tuần chứ không phải thứ 2. Vào chiều thứ 6, bạn hãy lên các danh mục công việc cần thực hiện cho tuần mới, tháng mới.
Khi thực hiện mục tiêu SMART, bạn cũng nên xem thứ 6 là ngày đầu tuần. Chúng ta nên tối ưu hóa thời gian thực hiện mục tiêu và nếu có thể hãy thực hiện mục tiêu ngay cả vào thứ 7, Chủ nhật, các ngày nghỉ lễ.
Bạn sẽ rất ngạc nhiên về hiệu quả làm việc, các kết quả công việc đạt được khi áp dụng nguyên tắc SMART cùng quyết tâm làm việc cao độ.
Lời kết,
Trên đây, VNOKRs đã cùng bạn tìm hiểu nguyên tắc SMART để quản trị công việc hiệu quả. Nguyên tắc là yếu tố tĩnh tại còn thực tế công việc mỗi người trong mỗi ngành nghề mỗi khác nhau. Do đó, bạn hãy vận dụng nguyên tắc SMART để thiết lập mục tiêu phù hợp nhất với bản thân mình.
VNOKRs chúc bạn luôn hoàn thành được sớm hạn, vượt tiến độ với kết quả tốt nhất cho các mục tiêu SMART.
