Tại sao nhà lãnh đạo cần có kỹ năng quản lý bản thân?

Kỹ năng quản lý bản thân ở mỗi cá nhân được xây dựng trên cơ sở nhận thức – hiểu – kiểm soát và phản ứng với những cảm xúc. Với nhà lãnh đạo, một trong những nhiệm vụ quan trọng họ cần thực hiện là quản lý con người – những người đầy cảm xúc. Và do đó, nhà lãnh đạo cũng cần có kỹ năng quản lý bản thân. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu tại sao nhà lãnh đạo cần có kỹ năng quản lý bản thân cụ thể qua bài viết sau.

Xem thêm: Tại sao tự quản lý bản thân lại quan trọng đối với tổ chức?

Hậu quả của việc không có sự tự quản

Kỹ năng quản lý bản thân là yếu tố quan trọng của trí tuệ cảm xúc. Theo học thuyết về trí tuệ cảm xúc của Daniel Goleman, một cá nhân muốn quản lý bản thân thành công thì cần có khả năng nhận được và quản lý cảm xúc của mình. Kỹ năng quản lý bản thân bao gồm các năng lực như:

Tự chủ
Đáng tin cậy
Tận tâm
Khả năng thích ứng
Định hướng thành tích
Chủ động

Khi không có kỹ năng quản lý bản thân, bạn sẽ phải đối diện với những nguy cơ, hậu quả như: quá tải công việc; dễ bị cảm xúc chi phối cũng như bị suy giảm hiệu suất, năng suất công việc.

Quá tải công việc

Những nhà quản trị thiếu kỹ năng quản lý bản thân có thể gặp tình huống quản lý theo tùy hứng. Họ có thể tập trung công việc trong một thời điểm nhưng có những lúc rơi vào trạng thái buông trôi, sao nhãng công việc. Quãng thời gian họ không thể tự quản như trên sẽ khiến công việc bị dồn nén, không giải quyết được và quá tải.

Trong nhiều trường hợp, thực chất công việc không ở ngưỡng quá tải nhưng do cách bạn quản lý bản thân, kiểm soát công việc chưa hiệu quả nên biến công việc trở thành quá tải. Một ví dụ điển hình là có những công việc ở mức quan trọng, cần xử lý nhưng bạn trì hoãn, không sắp xếp thời gian giải quyết nên biến chúng thành những việc quan trọng, khẩn cấp. Sự khẩn cấp do chính bạn tạo ra là một trong những nguyên nhân thường thấy dẫn đến quá tải công việc.

Bạn nhìn thấy doanh nghiệp của mình cần phát triển một sản phẩm theo ngôn ngữ lập trình mới. Như vậy, việc tuyển dụng, đào tạo một lập trình viên thành thạo ngôn ngữ mới là điều cần thiết, cần giao phòng tuyển dụng thực hiện kịp thời. Tuy nhiên, bạn chậm trễ trong việc đưa ra yêu cầu dẫn đến việc gây ra tình huống căng thẳng, quá tải không cần thiết cho chính bản thân và các phòng ban, thành viên liên quan.

Dễ bị cảm xúc chi phối

Không có sự tự quản, có kỹ năng quản lý bản thân tốt khiến nhà quản lý dễ bị cảm xúc chi phối. Đứng trước những công việc cần đưa ra quyết định xử lý, nhà quản lý có thể sẽ phản ứng với cảm xúc tiêu cực, hấp tấp và tùy hứng. Điều đó khiến cho chất lượng, sự chính xác, phù hợp của các quyết định không được đảm bảo.

Thiếu kỹ năng quản lý bản thân, bạn sẽ thiếu đi sự tự chủ, kiểm soát tâm trí, cảm xúc cần thiết. Lúc này, khi gặp những tình huống bất lợi, khó khăn, nằm ngoài kế hoạch hành động, bạn sẽ rất dễ rơi vào trạng thái bùng nổ cảm xúc, tức giận, sợ hãi hay những trạng thái cảm xúc tiêu cực, ảnh hưởng công việc.

Bạn cũng có những lần đi họp muộn nhưng dễ dãi với bản thân mình. Tuy nhiên, khi nhân viên đến họp muộn thì bạn lại bực tức, la mắng. Như vậy, bạn đã bị cảm xúc chi phối khiến hành động, suy nghĩ không nhất quán và bùng nổ những điều tiêu cực về phía nhân viên của mình.

Giảm hiệu suất, năng suất công việc

Cảm xúc, tinh thần là yếu tố rất dễ lây lan. Khi quản lý cáu kỉnh, hung hăng, làm việc tùy hứng, bị chi phối quá nhiều bởi cảm xúc thì đội ngũ nhân viên bên dưới cũng sẽ bị ảnh hưởng. Tinh thần làm việc của nhân viên đi xuống sẽ ảnh hưởng, khiến suy giảm hiệu suất, năng suất công việc của toàn team.

Lãnh đạo thiếu kỹ năng quản lý bản thân và thường xuyên lan tỏa cảm xúc tiêu cực trong đội ngũ mặt khác còn khiến khả năng gắn kết của team bị rạn nứt. Bạn sẽ khó có thể kỳ vọng xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tạo động lực làm việc cho team trên nền tảng những cảm xúc tiêu cực.

Làm thế nào để phát triển kỹ năng quản lý bản thân của nhà lãnh đạo

Kỹ năng quản lý bản thân không tự nhiên hình thành mà cần có quá trình rèn luyện, phát triển nghiêm túc, lâu dài. Bạn có thể tham khảo một số cách dưới đây để phát triển kỹ năng quản lý bản thân.

Quản lý cảm xúc

Những biến động, rủi ro với tổ chức có thể khiến bạn tức giận, lo lắng hoặc thậm chí là sợ hãi. Khi bạn hiểu, quản lý được cảm xúc của mình thì bạn sẽ bình tĩnh để ứng phó hợp lý với tình huống hơn. Mặt khác, khi bạn giữ được sự bình tĩnh, bạn cũng sẽ truyền đi cảm xúc tích cực, sự tin tưởng cho đội ngũ của mình.

Quản lý cảm xúc là hiểu và kiểm soát được cảm xúc theo hướng tích cực. Quản lý cảm xúc vì vậy rất khác so với việc che đậy hay tìm cách ức chế cảm xúc tạm thời. Ví dụ như:

Công việc nhân viên làm chưa đạt yêu cầu, còn nhiều sai sót thì bạn tập trung đưa ra các phản hồi tiêu cực, hướng về giải pháp khắc phục công việc chứ không để cảm xúc lấn át và chỉ trích cá nhân nhân viên. Bạn hãy chỉ tập trung vào công việc!
Bạn muốn xoa dịu cảm xúc nhân viên trong những đợt đánh giá năng lực nên đưa ra các lời khen ngợi xen kẽ với những nhận xét tiêu cực. Lối giao tiếp theo kiểu bánh mì kẹp (tích cực – tiêu cực – tích cực) như vậy không khiến nhân viên của bạn cảm thấy tốt hơn mà chỉ dẫn đến những bối rối, khó hiểu về điều bạn thực sự muốn chia sẻ. Bạn tôn trọng cảm xúc của mình và nhân viên nhưng cần thẳng thắn chỉ ra những điểm bất ổn trong công việc một cách rõ ràng.

Việc quản lý cảm xúc có thể bắt đầu từ quá trình tập hợp, theo dõi những hành vi, vấn đề khiến cảm xúc bạn bùng nổ. Điểm mấu chốt nào khiến bạn thực sự tức giận? Bạn hãy tìm ra điểm mấu chốt đó và đối diện, tìm cách quản lý cảm xúc phù hợp để tránh gặp phải những tình huống bùng nổ tiêu cực trong thực tế.

Để quản lý cảm xúc hiệu quả, bạn có thể chia sẻ với đội ngũ của mình một cách trung thực, minh bạch. Ví dụ bạn cảm thấy khó chịu khi một trưởng nhóm đến họp giao ban muộn, bạn có thể chia sẻ về điều đó và yêu cầu không lặp lại trong các buổi họp tiếp theo. Thông qua việc quản lý cảm xúc tích cực, chia sẻ thẳng thắn như vậy, bạn có thể giúp xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả, thẳng thắn cho cả team của mình.

Việc che giấu cảm xúc thực sự chỉ khiến team của bạn làm việc theo hướng bằng mặt mà không bằng lòng. Trong cuộc họp thì phát biểu nhất trí vì e ngại đưa ra những ý kiến, cảm xúc khác biệt. Nhưng, thực tế triển khai công việc lại vướng mắc, không hài lòng và làm việc với sự gượng ép, tiêu cực.

Đặt mục tiêu của riêng bạn

Xét cho cùng, kỹ năng quản lý bản thân dù theo hướng nào, cách thức nào thì mục tiêu chung cũng là để phát triển bản thân bạn theo hướng tích cực hơn. Vì vậy, khi tìm cách cải thiện kỹ năng bản thân, bạn cần gắn với việc thiết lập và hướng tới một mục tiêu cụ thể. Bạn kỳ vọng trong 5 năm, 10 năm tới bạn sẽ đạt được mục tiêu gì? Thông qua việc xác định mục tiêu riêng của mình, bạn sẽ biết được cách nên quản lý bản thân, hành động như thế nào.

Ngay cả trong tình huống phải đối diện với những áp lực bủa vây, bạn cũng cần đặt ra mục tiêu trong ngắn, trung, dài hạn của bản thân và doanh nghiệp là gì. Vì nếu không có mục tiêu, bạn và team sẽ rất dễ rơi vào trạng thái chỉ ứng phó với tình huống hiện tại mà không có một lộ trình phát triển cụ thể.

Ví dụ như doanh nghiệp của bạn khó khăn về dòng tiền và phải chậm lương nhân viên trong 1 tháng tiếp theo. Với khó khăn này, bạn phải tìm cách giải quyết về dòng tiền nhưng đồng thời cũng cần xác định những mục tiêu để doanh nghiệp không phải đối diện với khó khăn dòng tiền trong giai đoạn tiếp theo nữa. Các mục tiêu có thể như:

Mục tiêu ngắn hạn: Truyền thông nội bộ tạo sự nhất trí, thông cảm cho công ty về việc phải giãn thời hạn trả lương
Mục tiêu trung hạn: Tập trung giải quyết các vấn đề khách hàng đưa ra để nhanh chóng nghiệm thu dự án, đem về nguồn tiền cho công ty
Mục tiêu dài hạn: Có kế hoạch dòng tiền theo cả năm, cả quý để chủ động vận hành, kịp thời ứng phó với những tình huống thiếu hụt dòng tiền.

Để thiết lập, duy trì mục tiêu của bản thân và đội ngũ một cách hiệu quả, bạn có thể xem xét áp dụng phương pháp quản lý hiệu suất liên tục – CPM. CPM giúp các thành viên trong team của bạn có thể nhận được phản hồi công việc thường xuyên, định kỳ. Và rõ ràng, khi bạn đặt mục tiêu cụ thể, đầy thách thức đồng thời nhận được phản hồi thường xuyên về tiến độ thì năng suất, động lực làm việc của cả team sẽ được cải thiện.

Đánh giá và lập kế hoạch

Với những bất ổn, thay đổi bạn thường xuyên phải đối mặt thì việc lập kế hoạch sẽ có giá trị giúp bạn và team dự phòng trước được các tình huống bất lợi, tiêu cực. Khi bạn đánh giá được tình hình và lập được bản kế hoạch hành động của bản thân và team thì bạn sẽ giữ được sự chủ động trong công việc. Bạn có thể thuận lợi, nhanh chóng hơn trong việc đưa ra quyết định hành giúp giúp team tiến về phía trước.

Việc đánh giá và lập kế hoạch cần xem xét đến các yếu tố như:

Nguồn lực tổ chức
Thời gian thực hiện
Những ưu tiên hành động hàng đầu
Mức độ phức tạp của nhiệm vụ
Chất lượng, mục tiêu cần hướng tới

Khi bạn có một bản đánh giá, kế hoạch càng toàn diện thì đội ngũ của bạn sẽ càng thuận lợi hơn trong công việc. Họ sẽ hiểu rõ tổ chức, lãnh đạo mong đợi gì ở họ và tập trung nguồn lực cao độ cho mục tiêu đó.

Ngược lại, ở góc độ nhà quản lý, việc thường xuyên xem xét mọi vấn đề ở góc độ đánh giá – lập kế hoạch sẽ giúp bạn phát triển được kỹ năng quản lý bản thân, quản lý công việc cũng như đội nhóm của mình. Tư duy của nhà lãnh đạo nên là tư duy mục tiêu, đánh giá được tình hình và hoạch định kế hoạch hành động hợp lý để nắm bắt cơ hội phát triển, ứng phó với khó khăn, thử thách.

Tự chịu trách nhiệm

Lãnh đạo thường sẽ thật dễ dàng yêu cầu nhân viên có trách nhiệm với công việc của họ. Tuy nhiên, ở vị trí lãnh đạo, khi không có ai quản lý, kiểm tra công việc của bạn thì làm như thế nào để bạn có thể giữ kỷ luật, tự chịu trách nhiệm với công việc của mình?

Để phát triển kỹ năng quản lý bản thân, nhà lãnh đạo bắt buộc cần có tinh thần tự chịu trách nhiệm. Tự chịu trách nhiệm ở lãnh đạo thể hiện ở nhiều khía cạnh đa dạng như:

Thiết lập và duy trì cho mình cũng như đội ngũ một tiêu chuẩn công việc ở mức cao
Lãnh đạo tự chịu trách nhiệm với mục tiêu, kết quả của toàn tổ chức, không đổ lỗi cho nhân viên
Sáng tạo, bản lĩnh thích ứng với những khó khăn cũng như can đảm chung tay cùng team giải quyết những nút thắt khó khăn
Thực hiện cam kết và hành động hướng đến những cam kết với đội ngũ

Tự chịu trách nhiệm ở lãnh đạo thể hiện khả năng kỷ luật, kỹ năng quản lý bản thân, tự nhận thức ở mức cao. Một lãnh đạo có khả năng tự chịu trách nhiệm sẽ tạo được niềm tin, sự đồng lòng với đội ngũ.

Thích ứng với thực tế

Thực tế vận hành doanh nghiệp, thị trường, tiếp cận khách hàng luôn có những thay đổi, biến động thậm chí là xoay chiều. Ví dụ như có một giai đoạn tư duy sản xuất điện thoại di động phải nhỏ gọn nhưng cùng với sự biến đổi của nhu cầu khách hàng thì xu hướng điện thoại ngày càng có màn hình lớn hơn. Rõ ràng, lãnh đạo sẽ cần có khả năng thích ứng với thực tế để quản lý bản thân, kiểm soát, phát triển tổ chức thay đổi phù hợp với thị trường, khách hàng.

Tuy nhiên, khi nhấn mạnh đến câu chuyện thích ứng với thực tế không có nghĩa là lãnh đạo cần “xoay chiều” phát triển doanh nghiệp liên tục. Câu hỏi lớn đặt ra ở đây là: Làm thế nào để bạn có thể linh hoạt, tiếp tục thích ứng với thực tế nhưng không đánh mất các mục tiêu cốt lõi của tổ chức?

Thích ứng với thực tế ở đây có thể nằm ở khía cạnh niềm tin, tư duy sẵn sàng đối mặt với mọi thay đổi có thể xảy ra. Khi mọi việc thay đổi dẫn đến những tác động tiêu cực lên doanh nghiệp của bạn thì những cơ hội cũng có thể đang mở ra. Người lãnh đạo có khả năng quản lý bản thân, thích ứng với thực tế sẽ cùng team tìm ra cơ hội đó nằm ở đâu.

Chẳng hạn như doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu các sản phẩm dệt may cho thị trường nước ngoài. Khi dịch bệnh kéo đến khiến hoạt động giao thương xuất khẩu bị nhiều rào cản khó khăn thì bạn có thể chuyển hướng sang sản xuất mặt hàng khẩu trang vải cho thị trường nội địa. Đó là sự thích ứng với thực tế kịp thời nhưng không đánh mất mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp là tạo ra doanh thu, lợi nhuận, đảm bảo công ăn việc làm cho toàn bộ công ty.

Kỹ năng quản lý bản thân đề cập đến sự kết hợp của các hành vi, tập trung vào cách mọi người quản lý bản thân trong công việc và cuộc sống. Quản lý bản thân là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà mọi người, đặc biệt là các nhà lãnh đạo nên xây dựng và phát triển. Tuy nhiên, kỹ năng quản lý bản thân lại thường bị xem nhẹ hoặc thậm chí là bỏ quên.

Một nhà lãnh đạo có kỹ năng quản lý bản thân là người thể hiện sự tự chủ, tự nhận thức và khả năng quản lý thời gian, quản lý công việc, quản lý các ưu tiên và ra quyết định. Với kỹ năng quản lý bản thân hiệu quả, nhà lãnh đạo có thể thiết lập, duy trì và phát triển phong cách lãnh đạo của mình hiệu quả, thực sự đem lại lòng tin và sự tín nhiệm với đội ngũ.

Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về kỹ năng quản lý bản thân thực sự hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể đọc thêm những chia sẻ của VNOKRs về phát triển bản thân, phát triển năng lực lãnh đạo cũng như quản trị doanh nghiệp tại blog của chúng tôi: https://blog.okrs.vn/