Các bước đưa Quản lý hiệu suất liên tục vào Doanh nghiệp

Quản lý hiệu suất liên tục (CPM) là một phương pháp mới trên thế giới. Nếu không có bất kỳ hướng dẫn nào, bạn khó có thể thành công trong những nỗ lực chuyển đổi của mình. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn đưa CPM vào doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Bước 1. Trao đổi với toàn công ty về Quản lý hiệu suất liên tục (Lý do, sự cấp bách)

Để bắt đầu việc áp dụng Quản lý hiệu suất liên tục (CPM), bước đầu tiên bạn cần phải làm đó là trao đổi với toàn bộ thành viên trong tổ chức. Nội dung trao đổi gồm 2 điểm chính:

• Lý do “vì sao chúng ta cần phải chuyển đổi sang Quản lý hiệu suất” và “sự cấp bách trong tình hình hiện tại” với tất cả mọi người. 
• Quản lý hiệu suất liên tục sẽ giúp được gì (lợi ích) cho công ty, người quản lý và nhân viên. Bạn cần trao đổi và thuyết phục chứ không phải ép buộc mọi người, hãy làm việc này một cách công khai trong một buổi họp chung toàn công ty.

Tổ chức của bạn là một tập hợp của rất nhiều nhóm người, và không phải ai cũng dễ dàng đón nhận những sự thay đổi, sẽ có những người luôn phản kháng với bất cứ sự thay đổi nào của lãnh đạo. 

Nếu bạn không phải là CEO có thể bạn sẽ phải đối mặt với một số sự phản đối từ người lãnh đạo cao nhất. Điều này hoàn toàn bình thường, khi đối mặt với một sự thay đổi về tổ chức, đặc biệt là một sự kiện lớn như việc từ bỏ đánh giá hiệu suất hàng năm. 

Hãy dành thời gian để nói về những lợi ích kinh doanh của việc quản lý hiệu suất liên tục , sử dụng bằng chứng dựa trên nghiên cứu khoa học để thuyết phục người CEO của bạn.

Nếu chưa thuyết phục được CEO, bạn hoàn toàn có thể áp dụng CPM cho riêng bộ phận mà mình quản lý.

Điều quan trọng là nhà quản lý cần thể hiện quyết tâm mạnh mẽ của mình cho sự thay đổi này đồng thời đảm bảo được sự đồng thuận thực hiện.

Bước 2. Các nhà Quản lý cần hiểu cách thực hiện CPM

Tuy Quản lý hiệu suất liên tục (CPM) là một phương pháp và không có luật phổ quát hay quy tắc bắt buộc. Nhưng khi thực hiện, vẫn cần làm theo đúng những nguyên tắc cần có của CPM và tránh những sai lầm để áp dụng thành công ngay từ đầu.

Các nhà quản lý hơn ai hết là người cần hiểu cặn kẽ cách thức thực hiện CPM: 

• CPM là gì?
• Làm sao để thiết lập mục tiêu đúng.
• Kỹ thuật check-in như thế nào.
• Phản hồi đúng đắn.
• Cách để Ghi nhận người khác.

Bước 3. Đào tạo về CPM cho toàn bộ tổ chức

Để tận dụng tối đa và phát huy được hết lợi ích của phương pháp Quản lý hiệu suất liên tục, hãy cung cấp khóa đào tạo thích hợp trong tổ chức của bạn. Kiến thức về Quản lý hiệu suất liên tục không phải chỉ dành cho những người quản lý, tất cả nhân viên trong tổ chức cũng cần phải hiểu rõ về cách thực hiện CPM.

Hãy dành thời gian để tổ chức các buổi đào tạo nội bộ liên quan đến thiết lập mục tiêu, các cuộc trò chuyện về hiệu suất chất lượng, cách để đưa ra những phản hồi và ghi nhận có ý nghĩa. 

Đừng cho rằng đây là điều tự nhiên đến với tất cả mọi người, ngay cả những việc đơn giản như trò chuyện và phản hồi hiệu quả lẫn nhau, chúng ta cũng chưa chắc đã biết cách thực hiện đúng.

Nhân viên cần hiểu rằng đây không phải là cách thức giám sát mới nào đó mà Nhà quản lý muốn sử dụng để theo dõi nhân viên. CPM là phương pháp để tất cả chúng ta làm việc hiệu quả hơn, có được nhiều động lực hơn.

Bước 4. Đề ra quy tắc/quy định/kỷ luật bắt buộc

Sau khi toàn bộ tổ chức đã có sự thống nhất và đồng lòng thực hiện. Tất cả mọi người đã được đào tạo một cách bài bản về kiến thức Quản lý hiệu suất liên tục. Bước tiếp theo các bạn cần đề ra những quy tắc, quy định và kỷ luật bắt buộc. Những điều này sẽ tạo ra thói quen và biến CPM dần trở thành một phần của nền văn hóa hiệu suất.

Các kỷ luật cần thiết:

• Kỷ luật check-in: mọi người cần đặt ra lịch check-in và theo đuổi đến cùng. Từ bỏ hoặc dịch chuyển lịch check-in sẽ làm gián đoạn thông tin, tệ hơn là truyền đi thông điệp “à, việc này cũng không quan trọng lắm.
• Check-in đúng tiêu chuẩn: một cuộc check-in chỉ có thể hiệu quả nếu những người tham gia trò chuyện đủ thông tin. Các câu hỏi check-in cần được tuân thủ bởi cả nhân viên và người quản lý.
• Kỷ luật phản hồi: trọng tâm của CPM là sử dụng Feedback (phản hồi) để nâng cao hiệu quả công việc liên tục. Thiếu vắng phản hồi sẽ biến CPM trở thành một công cụ khô khan và hoàn toàn không hiệu quả. Hãy yêu cầu tất cả nhà quản lý phản hồi cho nhân viên ngay trong mỗi cuộc check-in.

Hãy coi việc này như là bạn đang quyết tâm tập luyện thể thao để nâng cao sức khỏe. Những bước đi đầu tiên sẽ luôn gặp phải sự cản trở, chán nản. Mọi thứ sẽ trở nên tốt đẹp hơn khi kỷ luật đã trở thành thói quen!

CPM chỉ cần 4 đến 5 tuần kỷ luật để tất cả mọi người cùng thấy được lợi ích và sau đó yêu thích phương pháp quản lý này.

Bước 5. Sử dụng công cụ để đưa văn hóa CPM vào Doanh nghiệp

Phần mềm là một công cụ hỗ trợ đắc lực để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức của bạn chuyển đổi sang phương pháp Quản lý hiệu suất liên tục. Với việc sử dụng phần mềm, tổ chức của bạn sẽ có một môi trường tập trung cùng với những quy tắc giúp duy trì và tạo ra cam kết thực hiện CPM trong toàn bộ tổ chức. 

Một phần mềm chuyên biệt cho CPM như phần mềm GoalF của chúng tôi sẽ giúp tổ chức của bạn:

• Thiết lập mục tiêu: Dễ dàng thiết lập, theo dõi và đo lường mục tiêu của toàn bộ tổ chức.
• Tạo ra kỷ luật: tất cả những kỷ luật nêu ra ở mục 4 đã được đưa vào phần mềm, giúp tổ chức dễ dàng thực hiện cũng như theo dõi việc thực hiện CPM ở mọi cấp. Mọi người dễ dàng đặt lịch check-in, chủ động nhắc nhở và thống kê các vi phạm thông qua các email.
• Tiêu chuẩn hóa các cuộc check-in các câu hỏi và hành động cần thiết trong 1 buổi check-in được đưa sẵn vào phần mềm, sẽ không ai cần nhớ hay có thể quên điều gì.
• Thúc đẩy văn hóa phản hồi và ghi nhận trong tổ chức, khắc phục thói quen ngại giao tiếp thông qua các biểu mẫu phản hồi có sẵn. Đảm bảo các phản hồi, ghi nhận được đưa ra liên tục trong thời gian thực. Dần dần giúp hình thành nên văn hóa trao đổi trong toàn bộ tổ chức.

Kết luận,

Trong thời đại kinh doanh ngày nay, việc chuyển đổi sang Quản lý hiệu suất liên tục thay cho đánh giá hiệu suất truyền thống hàng năm là rất cần thiết để mang lại những lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp và những người nhân viên của bạn. 

Hy vọng với những hướng dẫn trên đây của chúng tôi, bạn sẽ thuận lợi hơn trong việc đưa CPM vào trong tổ chức và đạt được nhiều thành công với phương pháp Quản lý hiệu suất liên tục này.

Đọc thêm các bài viết về Quản lý hiệu suất liên tục của chúng tôi tại website: https://blog.goalf.vn/

VNOKRs