Tất cả những điều bạn cần biết về chi phí quản lý doanh nghiệp

Nguồn lực, chi phí và mục tiêu doanh nghiệp hướng tới luôn có tác động qua lại lẫn nhau. Có sự chuẩn bị nguồn lực, chi phí tốt thì mục tiêu doanh nghiệp hướng tới sẽ thuận lợi thực hiện hơn. Đồng thời, khi mục tiêu được hoàn thành thì thường doanh thu, lợi nhuận công ty sẽ tăng trưởng và góp phần giúp cải thiện về nguồn lực, chi phí doanh nghiệp có thể đầu tư.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố mà nhà quản trị cần quan tâm, kiểm soát và có kế hoạch quản lý cụ thể. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu tất cả những điều bạn cần biết về chi phí quản lý doanh nghiệp qua bài viết sau.

Khái niệm về chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để đảm bảo vận hành thông suốt các hoạt động của mình và liên quan đến tất cả các hoạt động của doanh nghiệp chứ không tách biệt cho từng hoạt động cụ thể.

Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể kể đến rất nhiều loại như: chi phí lương, vật liệu, đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản, thuế phí, chi phí dự phòng… Đó đều là những khoản chi phí giúp doanh nghiệp có thể vận hành bình thường, thông suốt theo đúng kế hoạch, mục tiêu đề ra.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản nào đã được quy định cụ thể tại khoản 1, Điều 64, Thông tư số 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ Tài chính ban hành ngày 26/8/2016. Cụ thể như sau:

• Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
• Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,… (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
• Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
• Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…
• Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.
• Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
• Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí nêu trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…

Vì sao cần quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp

Quản lý, kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp là hoạt động tốn nhiều thời gian, nỗ lực và không hề đơn giản. Tuy nhiên, có nhiều lý do khiến bạn cần thiết lập và duy trì việc quản lý chi phí doanh nghiệp như:

1. Giúp dự toán hoạt động vận hành chính xác hơn: Các phòng ban, bộ phận của công ty đều cần có một khoản chi phí để vận hành. Khi bạn quản lý chi phí hiệu quả, bạn có thể lập dự toán hoạt động vận hành, sản xuất của các team chính xác hơn. Từ đó, công ty của bạn có thể sẵn sàng chuẩn bị cho những tình huống bị thiếu hụt về nguồn lực.

Ví dụ: Tiền thuê văn phòng năm 2023 sẽ tăng 5% so với năm 2022. Thời điểm tăng phí dịch vụ thuê sẽ tính từ ngày 1/1/2023. Thông qua việc quản lý chi phí, nhà quản trị sẽ biết được các hoạt động vận hành công ty đang diễn ra như thế nào và dự toán hoạt động chính xác hơn.

2. Giúp dự toán hoạt động sản xuất cụ thể: Các thông số về tiêu chuẩn ngày công, quy cách nguyên vật liệu, chi phí sản xuất được quản lý cụ thể giúp công ty có thể dự toán hoạt động sản xuất cụ thể. Điều này sẽ giúp hoạt động sản xuất diễn ra một cách chủ động, phù hợp với nguồn lực và thực tế mục tiêu doanh nghiệp đề ra.

Ví dụ: Phòng Sản phẩm cần nguồn lực 1 tỷ VNĐ để thực hiện mục tiêu phát triển sản phẩm trong năm 2023. Chi phí 1 tỷ VNĐ này bao gồm quỹ lương cho nhân viên, quỹ chi trả chuyên gia tư vấn, thuê nhân lực bên ngoài… Đi kèm với chi phí trong năm 2023 đó, Trưởng phòng Sản phẩm sẽ phải lên kế hoạch hành động cho từng quý với mục tiêu cụ thể sẽ đạt được theo các mốc thời gian như thế nào (kế hoạch sản xuất).

Như vậy, thông qua việc quản lý chi phí phòng sản phẩm trong năm 2023, công ty có thể dự toán được hoạt động sản xuất của team này sẽ phân bổ thực hiện và đạt được điều gì.  

3. Giúp dễ dàng kiểm soát các hoạt động kinh doanh: Các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể tạo ra nguồn lợi nhuận nhưng ngược lại cũng có thể khiến doanh nghiệp phải gánh chịu một khoản lỗ. Vấn đề là lãi bao nhiêu, lỗ bao nhiêu; xu hướng lãi – lỗ như thế nào và vì sao doanh nghiệp phải đối diện với các khoản lỗ từ kinh doanh này? Đó là những câu hỏi chỉ có thể giải đáp được nếu bạn thực hiện quản lý chi phí ngay từ đầu.

Ví dụ: doanh nghiệp của bạn kinh doanh phần mềm quản trị nhân sự. Phòng kinh doanh tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng nhưng không nắm bắt được cụ thể về chi phí triển khai phần mềm. Do đó, họ đã tiến hành đề xuất với khách hàng một hợp đồng khó có thể phát sinh lợi nhuận cho công ty. Phòng kinh doanh phải hiểu rõ công ty tốn bao nhiêu chi phí để làm dự án mới lên được phương án kinh doanh phù hợp, đưa hoạt động kinh doanh vào tầm kiểm soát, đem lại doanh thu, lợi nhuận tối ưu cho công ty. 

4. Cung cấp thông tin để lãnh đạo đưa ra quyết định đầu tư, phát triển: Các nhà quản trị, lãnh đạo công ty có rất nhiều ý tưởng đầu tư, phát triển công ty. Vấn đề là công ty có thể bỏ ra bao nhiêu chi phí cho các hạng mục đầu tư, phát triển mà vẫn kiểm soát, đảm bảo luồng tiền công ty thu – chi không bị quá áp lực. Thông qua quản lý chi phí, lãnh đạo công ty có thêm căn cứ để đưa ra quyết định đầu tư, phát triển của mình.

Ví dụ: Công ty đang có nguồn tiền gửi ngân hàng 15 tỷ VNĐ chưa có kế hoạch đầu tư. Mặt khác, các chi phí vận hành doanh nghiệp đang ở mức ổn định, không có quá nhiều biến động. Như vậy, lãnh đạo có thể trích một phần tiền này cho các hạng mục đầu tư, phát triển công ty. Ví dụ như mở rộng văn phòng đại diện.

5. Giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực của tổ chức: Trừ các bộ phận, phòng ban mang tính hỗ trợ cho vận hành doanh nghiệp như Kế toán, Hành chính, Nhân sự… thì các team khác trong công ty thường thể hiện rất rõ yếu tố chi phí.

• Nhân viên kinh doanh nhận lương 20 triệu / tháng thì mức sàn tổng doanh thu hợp đồng cần ký trong 1 năm là bao nhiêu?
• Nhân viên thuộc khối sản xuất nhận lương 10 triệu / tháng thì tổng sản phẩm làm ra trong 1 tháng là bao nhiêu?
• Nhân viên thuộc khối tư vấn nghiệp vụ nhận lương 15 triệu / tháng thì đã giúp tư vấn bao nhiêu khách hàng trên tháng?

Mọi hoạt động trong công ty của bạn thực tế đều có thể định lượng ra các con số chi phí rất cụ thể. Ở vị trí nào thì sẽ được phân bổ nguồn chi phí tương ứng như vậy. Do đó, thông qua hoạt động quản lý chi phí, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Nhân viên chưa đạt chuẩn về công việc thì xem xét điều chỉnh về chi phí tiền lương, thưởng.

Ví dụ: Nhân viên kinh doanh sẽ không nhận tháng lương thứ 13 như các nhân viên bình thường khác. Họ sẽ được áp dụng cơ chế kinh doanh với việc ký được tổng doanh thu càng nhiều thì sẽ càng nhận được thưởng % cao. Cơ chế áp dụng chi phí thưởng như vậy sẽ giúp tối ưu hóa, tạo động lực để phòng kinh doanh đẩy mạnh hoạt động của mình hơn.

Các phương pháp quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả là một khái niệm khá mơ hồ bởi hiệu quả là yếu tố cảm tính. Thay vì vậy, bạn hãy làm rõ ra khái niệm hiệu quả trong quản lý chi phí doanh nghiệp với công ty của mình là gì, cần đạt được mục tiêu gì. Sẽ khó có chuẩn mực chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Do đó, trước hết bạn hãy xác định mình thực sự muốn hướng tới điều gì để tìm cách tối ưu hóa chi phí.

Chẳng hạn như để tối ưu hóa quản lý chi phí thì công ty của bạn cần thực hiện:

• Tối đa hóa về doanh thu
• Tăng trưởng về lợi nhuận
• Tối ưu hóa về chi phí

Doanh thu, lợi nhuận, chi phí là những con số rất cụ thể và bạn có thể đề ra mục tiêu tối ưu hóa bao nhiêu % so với cùng kỳ năm ngoái. Quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả sẽ đạt được một cách thuận lợi hơn khi công ty có doanh thu cao hơn; lợi nhuận cao hơn và chi phí cần bỏ ra thấp hơn.

Từ góc độ xem xét như vậy, bạn có thể áp dụng một số phương pháp quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả dưới đây:

1. Tối ưu hóa tổ chức

• Nhân viên nào hoạt động không hiệu quả thì cần xem xét đào tạo, phát triển hoặc tìm cách thuyên chuyển, sa thải đúng quy định pháp luật để tránh lãng phí nguồn lực, chi phí
• Phòng ban nào hoạt động không hiệu quả thì cần xem xét cải tổ, điều chỉnh hoặc tìm cách sáp nhập, giải tán
• Xem xét tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức hiện tại đã giúp tối ưu hóa về mặt chi phí hay chưa

2. Tối ưu hóa quy trình

• Nhân viên thực hiện quy trình công việc đã thực sự tối ưu, tiết kiệm chi phí, nguồn lực chưa? Nếu chưa, bạn cần điều chỉnh quy trình để giảm chi phí.
• Quy trình hiện nay đã khiến khách hàng hài lòng và ký tiếp các hợp đồng bảo trì, up-sale không? Nếu chưa, bạn cần điều chỉnh quy trình để tăng doanh thu.
• Nếu chưa biết cách tối ưu hóa quy trình, bạn có thể tìm hiểu về dịch vụ tư vấn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp. Khi có một bộ quy trình đồng bộ, thông suốt, doanh nghiệp của bạn có thể sẽ vận hành thông suốt, hiệu quả với chi phí tối ưu.

3. Tối ưu hóa chi phí

• Các phòng ban cần có tư duy về mặt chi phí. Tại sao cần tuyển dụng ứng viên A mà không phải B? Ứng viên A nếu làm việc lâu dài có thể đem lại lợi ích cao hơn cho công ty hay không? Tư duy chi phí không chỉ nên có ở hoạt động kinh doanh, vận hành doanh nghiệp mà cần có ở toàn bộ các hoạt động của tổ chức.
• Với doanh nghiệp quy mô lớn, bạn có thể thiết lập phòng mua sắm tập trung để tối ưu hóa chi phí,
• Các đề nghị mua sắm văn phòng cần đảm bảo nguyên tắc lựa chọn ít nhất 3 nhà cung cấp trở lên để công ty lựa chọn phương án tốt nhất về chất lượng, chi phí mua sắm.

4. Xây dựng tiêu chuẩn, quy định, kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp

• Việc sử dụng chi phí, nguồn lực trong công ty cần có tiêu chuẩn, quy định rõ ràng để các phòng ban tuân thủ nghiêm túc. Ví dụ chế độ công tác phí, phụ cấp OT sẽ được thực hiện như thế nào…
• Hàng quý, các phòng ban cần có kế hoạch hành động kèm dự kiến chi phí. Kế hoạch này sẽ được bảo vệ trong buổi bảo vệ kế hoạch quý, thường có sự tham gia của các cấp quản lý.
• Tiêu chuẩn, quy định, kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp cần được xây dựng dựa trên thực tế vận hành, mục tiêu doanh nghiệp hướng tới. Bạn nên tránh việc ấn định một con số hay kế hoạch chi phí theo cảm nhận, phán đoán cá nhân.

Khi thực hiện quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp, bạn nên lưu ý một số chi tiết:

• Không phải lúc nào tiết kiệm cũng là tốt: Có những khoản chi phí mà doanh nghiệp của bạn không thể và không nên tiết kiệm trong một số thời điểm như: quảng cáo ra mắt sản phẩm, dịch vụ; chi phí lương cho nhân sự cấp cao, chuyên gia; chi phí phát triển sản phẩm… Những khoản chi này có thể đem lại doanh thu, lợi nhuận cho công ty trong dài hạn và lớn hơn chi phí bạn phải bỏ ra rất nhiều.
• Không có tiêu chuẩn chi phí chung cho mọi doanh nghiệp. Với doanh nghiệp A thì dải lương, chi phí quỹ lương cho nhân viên ở mức này nhưng doanh nghiệp B lại ở mức khác. Tính chất đặc thù riêng biệt ở mỗi doanh nghiệp khiến chi phí lương cũng như các chi phí khác rất khác nhau. Bạn có thể tham khảo các doanh nghiệp cùng lĩnh vực, cùng quy mô để cân nhắc phương pháp tối ưu hóa chi phí phù hợp với doanh nghiệp của mình.
• Có tư duy win – win: Khi thực hiện quản lý chi phí, bạn hãy thực hiện và có tư duy win – win với đội ngũ của mình. Ví dụ nhân viên kinh doanh ký được tổng doanh thu năm đạt mức bao nhiêu thì sẽ nhận lương, thưởng tăng tương ứng là bao nhiêu. Quản lý chi phí không phải bóp nghẹt, cắt giảm mà thực sự có thể là giải pháp để khuyến khích, tạo động lực công việc cho nhân viên.

*

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao hàm rất nhiều khoản chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra để đảm bảo vận hành thông suốt hoạt động của mình. Ở vị trí chủ doanh nghiệp, người quản trị, chắc hạn đã từng có những lúc bạn rất đau đầu mỗi khi đến kỳ trả lương cho nhân viên. Áp lực về dòng tiền, về lương thưởng khiến nhiều lãnh đạo thực sự rơi vào căng thẳng.

Do đó, hiểu đúng về chi phí quản lý doanh nghiệp và thực hiện quản trị đúng ngay từ đầu là điều cần thiết với nhà quản trị. Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về chi phí quản lý doanh nghiệp hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm những bài viết của VNOKRs về quản trị doanh nghiệp qua website: https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri