Những nhà quản lý được bồi dưỡng các kỹ năng quản lý tốt có thể thúc đẩy sứ mệnh và tầm nhìn hoặc mục tiêu kinh doanh của công ty về phía trước. Tuy nhiên thực tế không nhiều nhà quản lý hiểu và biết cách để cải thiện kỹ năng quản lý của mình.
Kỹ năng quản lý là gì?
Kiến thức và khả năng này có thể được học và thực hành. Tuy nhiên, chúng cũng có thể đạt được thông qua việc triển khai thực tế các hoạt động và nhiệm vụ được yêu cầu. Vì vậy, bạn có thể phát triển từng kỹ năng thông qua học tập và trải nghiệm thực tế với tư cách là một nhà quản lý.
Kỹ năng quản lý là yếu tố quan trọng đối với các vị trí khác nhau và ở các cấp độ khác nhau của một công ty, từ lãnh đạo cao nhất đến các quản lý cấp trung hay trưởng các team, đội nhóm.
Các kỹ năng quản lý về cơ bản đều liên quan đến việc lập kế hoạch, ra quyết định, giải quyết vấn đề, giao tiếp, ủy quyền và quản lý thời gian.
Ngoài việc lãnh đạo, vai trò quan trọng của người quản lý là đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của tổ chức đều hoạt động một cách gắn kết. Khi chúng ta nói về các kỹ năng quản lý, chúng ta nói về các kỹ năng của một nhà quản lý để giúp nhân viên của mình hoàn thành và duy trì hiệu quả cao trong công việc.
Do đó, các nhà quản lý sẽ cần những kỹ năng giúp họ quản lý con người và công nghệ để đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ quản lý một cách hiệu quả.
Các loại kỹ năng quản lý
Trên cơ sở nghiên cứu về quản trị và quan sát từ thực tiễn, trong tác phẩm “Skills of an Effective Administrator” tác giả Robert Katz xác định ba bộ kỹ năng quan trọng cho các nhà lãnh đạo thành công: Kỹ năng kỹ thuật, Kỹ năng khái niệm và Kỹ năng quản lý con người.
Một số tác giả khác cũng đề cập đến các kỹ năng khác liên quan đến kỹ năng quản lý. Nhưng về cơ bản các kỹ năng quản lý sẽ thuộc một trong ba loại kỹ năng chính này.
Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills)
Kỹ năng kỹ thuật bao gồm kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và khả năng vận dụng các công cụ, kỹ thuật của chuyên ngành cụ thể.
Kỹ năng kỹ thuật không chỉ liên quan đến máy móc, công cụ sản xuất hoặc các thiết bị khác, đó cũng là những kỹ năng cần thiết để tăng doanh số bán hàng, thiết kế các loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau, tiếp thị sản phẩm và dịch vụ…
Kỹ năng kỹ thuật được thể hiện thông qua:
- Khả năng sử dụng thành thạo công cụ, kỹ thuật của một ngành nghề.
- Khả năng vận dụng tốt những kiến thức đã học được vào thực tế.
Bạn có thể dễ dàng nhận ra các kỹ năng kỹ thuật trong thực tế như kỹ thuật của bác sĩ phẫu thuật, nhạc sĩ, kế toán, hay kỹ sư khi mỗi người đang thực hiện một chức năng đặc biệt của riêng mình.
Trong số ba kỹ năng được mô tả trong nghiên cứu của Robert Katz, kỹ năng kỹ thuật có lẽ là kỹ năng quen thuộc nhất vì nó là kỹ năng cụ thể nhất. Hầu hết các nhà quản lý hiện nay đều là những người có kỹ năng chuyên biệt này.
Kỹ năng kỹ thuật là quan trọng đối với các quản lý cấp trung hay các trưởng đội nhóm. Tuy nhiên khi nói đến các nhà quản lý hàng đầu, những kỹ năng này không phải có mức độ cao nhất. Tại các vị trí cấp cao cần có những kỹ năng khác để những nhà quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý con người của mình.
Kỹ năng khái niệm (Conceptual Skills)
Kỹ năng khái niệm là kỹ năng cho phép cá nhân xác định, hình thành khái niệm và giải quyết các vấn đề phức tạp.
Người quản lý hiểu rõ các mối quan hệ trừu tượng, phát triển ý tưởng và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo. Điều này giúp người quản lý dự đoán một cách hiệu quả những trở ngại mà bộ phận của họ hoặc toàn bộ doanh nghiệp có thể gặp phải.
Ví dụ: Kỹ năng khái niệm có thể cho phép các nhà quản lý hiểu được mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau, liên kết chúng với hoạt động của toàn bộ công ty và tối ưu hóa cách các yếu tố này ảnh hưởng lẫn nhau.
Nhờ những kỹ năng như vậy, họ có thể đưa các bộ phận trong tổ chức cùng tập trung vào bức tranh toàn cảnh, lập kế hoạch tăng trưởng, nhìn thấy những trở ngại tiềm ẩn và phát triển các kế hoạch dự phòng trên cơ sở các khái niệm của họ.
Kỹ năng khái niệm được Robert Katz xác định là rất quan trọng đối với sự thành công của nhà lãnh đạo trong một tổ chức. Bởi lẽ, kỹ năng khái niệm sẽ giúp nhà quản lý có những khả năng khái niệm hóa các ý tưởng biến chúng thành các chiến lược độc đáo tạo ra sự khác biệt.
Nhiều chuyên gia làm việc ở các vị trí quản lý thường xuyên phải đối phó với vô số tình huống phức tạp, và có kỹ năng khái niệm đảm bảo họ có thể xử lý thành công những vấn đề này một cách sáng tạo và hiệu quả.
Mặc dù kỹ năng khái niệm là cần thiết cho toàn bộ các cấp quản lý trong tổ chức nhưng khi xét trên kim tự tháp quản lý thì kỹ năng khái niệm đặc biệt quan trọng và cần thiết đối với các quản lý cấp cao vì họ sẽ là những người phải đưa ra tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu để giúp tổ chức vươn lên dẫn đầu.
Ở cấp cao nhất của một tổ chức, kỹ năng khái niệm trở thành kỹ năng quan trọng nhất để quản trị thành công. Một giám đốc điều hành có thể thiếu kỹ năng kỹ thuật nhưng vẫn có thể quản trị hiệu quả nếu họ có cấp dưới có trình độ chuyên môn tốt. Nhưng nếu kỹ năng khái niệm của anh ta yếu tổ chức sẽ khó có thể thành công.
Kỹ năng khái niệm được thể hiện thông qua:
- Khả năng đưa ra tầm nhìn, chiến lược kinh doanh và kế hoạch lâu dài.
- Xác định được những vấn đề và đưa ra giả định để giảm thiểu rủi ro kinh doanh.
Kỹ năng quản lý con người (Human Skills)
Kỹ năng quản lý con người có liên quan đến việc quản lý các quy trình xã hội quan trọng bên trong công ty. Những kỹ năng này thể hiện kiến thức và khả năng làm việc với mọi người của nhà quản lý.
Một trong những nhiệm vụ quản lý quan trọng nhất là làm việc với mọi người. Không có con người thì sẽ không cần đến sự tồn tại của những người lãnh đạo và những người quản lý.
Những kỹ năng này sẽ cho phép người quản lý thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn. Đồng thời, chúng sẽ giúp người quản lý sử dụng hiệu quả hơn tiềm năng của con người trong công ty.
Khác với Kỹ năng kỹ thuật và Kỹ năng khái niệm được phân cấp quan trọng theo kim tự tháp quản lý của tổ chức. Kỹ năng quản lý con người là những kỹ năng cần thiết và đặc biệt quan trọng cho các nhà quản lý ở tất cả các cấp bậc trong công ty.
Kỹ năng quản lý con người bao gồm khả năng hiểu hành vi của con người, giao tiếp hiệu quả với người khác và thúc đẩy các cá nhân hoàn thành mục tiêu của họ. Đưa ra phản hồi tích cực cho nhân viên, hiểu nhu cầu cá nhân của họ và thể hiện sự sẵn sàng trao quyền cho cấp dưới là tất cả những ví dụ về kỹ năng quản lý con người tốt.
Trong bối cảnh quản trị hiện đại, con người trở thành một trong những yếu tố thành công quan trọng của tổ chức. Việc tập trung thúc đẩy động lực, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn là một điều cực kỳ cần thiết để doanh nghiệp phát triển.
Xác định và thúc đẩy các nhà quản lý có Kỹ năng quản lý con người (Human Skill) là quan trọng đối với các công ty. Một người quản lý có ít hoặc không có kỹ năng con người có thể sẽ sử dụng phong cách lãnh đạo độc đoán và xa lánh nhân viên.
Cải thiện kỹ năng cho nhà Quản lý
Như đã đề cập trong phần trước, kỹ năng quản lý có thể được chia thành ba nhóm cơ bản. Để cải thiện các Kỹ năng kỹ thuật và Kỹ năng khái niệm phụ thuộc phần lớn vào yếu tố cá nhân, khả năng học tập chuyên môn, sự phù hợp với công việc và cần có yếu tố tài năng của mỗi người mà không phải ai cũng có cách áp dụng giống nhau.
Tuy nhiên các nhà quản lý có thể cải thiện Kỹ năng quản lý con người (Human Skills) của mình để giúp nhân viên của mình có thêm động lực, hiệu suất và hiệu quả công việc tăng cao bằng các cách sau đây.
Giao tiếp tốt hơn
Sở hữu kỹ năng giao tiếp tuyệt vời là điều tối quan trọng đối với một nhà quản lý. Nó có thể xác định mức độ thông tin được chia sẻ trong toàn bộ nhóm, đảm bảo rằng nhóm hoạt động như một khối thống nhất.
Mức độ giao tiếp của người quản lý với các thành viên trong nhóm của mình cũng quyết định mức độ tuân thủ các thủ các mục tiêu đã vạch ra, theo dõi được các nhiệm vụ và hoạt động và giúp chúng được hoàn thành tốt nhất.
Việc giao tiếp tốt không chỉ thể hiện ở việc người quản lý truyền thông đầy đủ thông tin của tổ chức đến nhân viên mà còn là những cuộc trò chuyện chân tình, sự lắng nghe thấu hiểu và phản hồi của người quản lý đối với nhân viên để giúp họ vượt qua những trở ngại khó khăn trong công việc.
Khi một người quản lý có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho nhân viên của họ là việc một cách hiệu quả. Andrew Grove (Cố chủ tịch của Intel) đã nói:
Các kênh giao tiếp được thiết lập rõ ràng trong một tổ chức cho phép người quản lý cộng tác với nhóm, ngăn ngừa xung đột và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ với nhóm của bạn
Sự rõ ràng là con đường dẫn đến kết quả thành công vững chắc, một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 42% nhân viên cho rằng mục tiêu không rõ ràng là nguyên nhân dẫn đến sự căng thẳng trong công việc.
Theo một phát hiện trong lý thuyết Goal Setting của Locke cho rằng:
Các nhà quản lý cần thể hiện rõ sự kỳ vọng của mình đối với nhân viên. Cho dù đó là những nhiệm vụ nhỏ hàng ngày hay một dự án dài hạn, những nhà quản lý nên có ý tưởng rõ ràng về những gì họ mong đợi ở mỗi nhân viên, dựa trên khả năng và năng lực của họ. Tốt nhất, các mục tiêu của nhóm nên được công khai và minh bạch.
Bằng cách đó, người nhân viên sẽ không có sự nhầm lẫn về những mục tiêu mà nhóm đang hướng tới, mỗi người sẽ hiểu tại sao họ làm điều đó và khi nào cần hoàn thành. Bạn có thể sử dụng cách tiếp cận tương tự khi tạo mục tiêu phát triển cá nhân với các thành viên riêng lẻ trong nhóm của bạn.
Biết rằng công việc của mình ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu của công ty giúp nhân viên của bạn gắn bó hơn với công việc và tổ chức.
Một phương pháp quản trị mục tiêu giúp liên kết mục tiêu của từng người trong tổ chức thành một thể thống nhất, đem đến cái nhìn rõ ràng cho hiệu suất cá nhân, là khung tư duy OKRs.
Bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây.
Ủy quyền hiệu quả và tránh quản lý vi mô
Việc quản lý vi mô không giúp cho hiệu quả công việc của nhân viên tăng lên mà ngược lại điều này còn gây ảnh hưởng tiêu cực đến động lực làm việc của nhân viên, họ sẽ cảm thấy mình không có quyền tự chủ và dần dần sẽ rời bỏ tổ chức. Thay vào đó, các nhà quản lý cần có một cách tiếp cận mới đó là Ủy quyền và tin tưởng nhân viên.
Ủy quyền là một kỹ năng quản lý quan trọng, ủy quyền là hành động chuyển giao các nhiệm vụ liên quan đến công việc và quyền hạn cho các nhân viên cấp dưới. Một người quản lý có kỹ năng ủy quyền tốt có thể phân công lại các nhiệm vụ một cách hiệu quả và trao quyền cho những nhân viên phù hợp.
Ủy quyền giúp người quản lý tránh lãng phí thời gian, tối ưu hóa năng suất và nhận được sự cam kết của nhân viên. Mọi nhà quản lý phải có khả năng ủy quyền tốt để đạt được kết quả tối ưu và đạt được năng suất cần thiết.
Ủy quyền đòi hỏi người quản lý phải biết cách giao việc hiệu quả. Ủy quyền không phải phó thác hoàn toàn công việc cho nhân viên của mình. Trong cuốn sách Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui của tác giả Jurgen Appelo có đưa ra 7 cấp độ ủy quyền, bạn có thể lựa chọn cách ủy quyền một phần hay ủy quyền toàn bộ công việc để phù hợp với từng nhiệm vụ, kỹ năng của từng người.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà chúng tôi giới thiệu dưới đây:
Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett
Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo
Tạo thói quen theo dõi tiến độ và phản hồi liên tục công việc của nhân viên
Một yếu tố cần thiết để cải thiện kỹ năng quản lý đó là tạo ra thói quen thường xuyên theo dõi tiến độ công việc của nhân viên.
Theo dõi tiến độ công việc của nhân viên thường xuyên sẽ giúp người quản lý nắm được tình hình của nhân viên, kịp thời đưa ra những sự hỗ trợ, phản hồi cần thiết giúp nhân viên vượt qua được trở ngại để hoàn thành được mục tiêu công việc.
Theo nghiên cứu của Gallup, những người nhân viên được quản lý theo dõi công việc và cung cấp phản hồi thường xuyên (hàng tuần) sẽ tăng gấp ba lần động lực để hoàn thành công việc xuất sắc và khả năng tham gia vào công việc cao hơn hai lần.
Giữ cuộc trò chuyện thân mật khi cung cấp phản hồi cho nhân viên của bạn và tập trung vào sự tiến bộ của người đó đối với các mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, hãy giúp họ lập kế hoạch hành động để tiến về phía trước và khẳng định vai trò cố vấn đáng tin cậy của bạn khi họ giải quyết các bước tiếp theo.
Việc theo dõi tiến độ công việc và phản hồi cho nhân viên nên được thực hiện có cấu trúc với một tần suất đều đặn thông qua các cuộc họp riêng tư 1:1 (gọi là Check-in) để đạt được hiệu quả cao nhất.
Bạn có thể tham khảo một cuộc Check-in hiệu quả tại đây
Ghi nhận đối với những thành công
Đừng ngại công nhận nhân viên của bạn khi họ hoàn thành tốt công việc. Theo một nghiên cứu của các chuyên gia được công bố trên Tạp chí Journal of Personality and Social Psychology, những nhân viên được Ghi nhận nhất quán cho các nhiệm vụ của họ thể hiện sự quan tâm, gắn bó cao hơn trong công việc, dẫn đến tăng hiệu suất và hiệu quả công việc tốt hơn.
Những doanh nghiệp có văn hoá ghi nhận cao sẽ có tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn hẳn so với những doanh nghiệp khác.
Hãy ghi nhận một cách công khai, liên tục và kịp thời (thậm chí là với những thành tích nhỏ), điều đó giúp cho nhân viên của bạn thấy rằng những nỗ lực của họ đã được công nhận xứng đáng. Mọi người đều muốn thể hiện thành tích của mình với người khác. Ghi nhận công khai cũng giúp thúc đẩy sự nỗ lực vươn lên của mọi người trong tổ chức.
Có nhiều cách để khuyến khích nhân viên của bạn hơn là chỉ về mặt tài chính. Sự ghi nhận có thể được thực hiện bằng hiện vật hoặc đôi khi chỉ đơn giản như những tấm card ghi lời công nhận như công cụ Kudo Box của người Nhật.
Ngoài ra để ghi nhận hiệu quả và tạo động lực làm việc tốt nhất, bạn có thể sử dụng những phần mềm chuyên biệt giúp thúc đẩy hiệu suất như Phần mềm GoalF. Phần mềm GoalF được tích hợp những kỹ thuật khen thưởng giúp cho phong trào ghi nhận trong tổ chức phát triển mạnh mẽ.
Những lời khen thưởng, công nhận sẽ được quy đổi thành sao. Sao được sử dụng để đổi những phần quà trong Store, tạo ra sự vui vẻ trong công việc và thúc đẩy văn hóa ghi nhận trong tổ chức.
Tìm hiểu và đăng ký sử dụng MIỄN PHÍ 5 tuần Phần mềm GoalF tại đường link: https://goalf.vn/
Học hỏi không ngừng về kỹ năng quản lý
Thông qua việc trau dồi các kỹ năng mềm, xây dựng nhận thức về bản thân, tiếp tục học tập và rèn luyện bạn có thể đạt được các kỹ năng cần thiết để trở thành người quản lý xuất sắc và dẫn dắt cả nhóm và tổ chức của bạn đến thành công.
Để hình thành được kỹ năng quản lý và trở thành một nhà quản lý tốt không phải là một công việc dễ dàng và có thể mất một khoảng thời gian để tìm ra cách tiếp cận nào phù hợp nhất với nhóm của bạn. Tuy nhiên nếu bạn có sự nỗ lực và quyết tâm thì kết quả nhận lại sẽ rất xứng đáng.
Tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp về Kỹ năng cho nhà Quản lý là con đường ngắn nhất để giúp bạn cải thiện và nâng cao kỹ năng quản lý của mình. Với sự hướng dẫn từ các chuyên gia bạn sẽ nắm được các công cụ để tăng cường kỹ năng quản lý và dẫn dắt đội nhóm của mình một cách hiệu quả.
Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn
