Kiến thức OKRs

3 Cách triển khai OKRs cho nhóm & doanh nghiệp

admin
 - Tháng Tư 5, 2020

Thực thi OKRs sớm và chính xác sẽ giúp bạn quản lý mục tiêu của công ty, các phòng ban, nhóm và cả mục tiêu của nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên, cách triển khai OKRs như thế nào để giảm thiểu sai sót và thời gian làm quen với OKRs của nhân viên?

Có thể nói phương pháp bạn lựa chọn để đưa OKRs đến với đội nhóm của mình chính là yếu tố quyết định, và trong bài viết này Blog OKRs sẽ giúp bạn làm sáng tỏ vấn đề trên.

1. Một số cách triển khai OKRs phổ biến

OKRs có thể được triển khai theo nhiều cách khác nhau. Việc bạn cần làm là lựa chọn trên cơ sở đặc điểm, văn hóa tổ chức, kinh nghiệm thực hiện OKRs và mức độ cam kết từ lãnh đạo cấp cao. 

Triển khai nhóm thí điểm

Theo cách này, bạn sẽ chia việc triển khai OKRs ra thành 2 giai đoạn.

  • Giai đoạn 1 – Bắt đầu với một nhóm nhỏ: Nhóm này sẽ bắt đầu thực hiện một hoặc vài OKRs nhỏ, có thể trong 1 quý hoặc ngắn hơn, như một OKRs mini.
  • Giai đoạn 2 – Nhân rộng toàn bộ công ty: Khi nhóm thử nghiệm đã quen với nhịp độ OKRs và cho tín hiệu thích nghi tốt với hệ thống quản trị thì toàn bộ công ty sẽ cùng tham gia. 

Việc triển khai theo kiểu thử nghiệm, thí điểm trên một nhóm nhỏ sẽ giúp bạn tìm ra cách tiếp cận, phát triển OKRs tốt nhất cho phần còn lại của công ty. 

Đồng thời, bạn có thể lường trước các tình huống có thể xảy ra khi một nhóm hoạt động theo phương thức quản trị OKRs, từ đó mà có chuẩn bị tốt hơn trước khi áp dụng quy mô lớn. 

Đây là cách tiếp cận khá an toàn và bạn vẫn có thể vận hành toàn bộ công ty theo mô hình cũ trong thời gian thử nghiệm, đảm bảo hiệu suất cũ của cả công ty. 

Nếu bạn không chắc chắn về hiệu quả OKRs với công ty và lo ngại những phản đối từ nhân viên về phương pháp quản lý mới, bạn có thể áp dụng cách tiếp cận thêm dần này.

Tuy nhiên, với cách triển khai này, việc áp dụng OKRs toàn công ty cũng sẽ mất khá nhiều thời gian

Triển khai từ quản lý cấp cao

Bạn hoàn toàn có thể triển khai OKRs bắt đầu từ các quản lý cấp cao: ban lãnh đạo, quản lý phòng ban, nhóm… Khi các lãnh đạo đã bắt đầu áp dụng trước và thành công với OKRs, họ sẽ dễ dàng áp dụng phương pháp quản lý mới cho nhóm, nhân viên của mình.

Trong OKRs, sự quyết liệt, chuyên tâm và khả năng truyền lửa của người đứng đầu có vai trò then chốt trong việc mang lại hiệu quả của OKRs.

Do đó, bắt đầu áp dụng OKRs từ cấp quản lý là cách tốt nhất để các cá nhân trong công ty thấm nhuần tư tưởng OKRs và có thể thực hiện OKRs tốt hơn khi chính thức áp dụng trên quy mô lớn.

Tuy nhiên, theo cách triển khai này, bạn cũng sẽ mất nhiều thời gian để tiến hành phổ biến OKRs đến cấp độ toàn công ty.

Triển khai toàn bộ công ty

Lựa chọn bắt đầu thực hiện OKRs ngay trên quy mô toàn công ty là cách nhanh nhất để đưa công ty của bạn vào khuôn khổ quản trị mục tiêu OKRs

Tuy nhiên, cách triển khai OKRs này thường chỉ phù hợp nếu công ty của bạn hội tụ đủ 2 điều kiện

  • Quy mô công ty ở mức: VỪA và NHỎ, không có quá nhiều nhân sự
  • Công ty sử dụng hệ thống phân cấp: PHẲNG

** Nếu trước đó, các thành viên trong công ty đã quen thuộc với một số phương pháp quản lý mục tiêu, thì thời gian triển khai OKRs cũng sẽ được rút ngắn.

Các công ty trẻ thường dễ áp dụng OKRs toàn công ty hơn so với các công ty truyền thống hoặc đã phát triển thời gian dài. Kinh nghiệm tiến hành làm OKRs ngay ở cấp toàn công ty cho thấy, số nhân viên khoảng dưới 1000 người là điều kiện tốt nhất để áp dụng OKRs cùng lúc trên toàn công ty. 

Bạn cũng nên lưu ý là triển khai OKRs toàn công ty KHÔNG đồng nghĩa với việc tất cả nhân viên cùng thực hiện OKRs một lúc. 

Cách triển khai OKRs này vẫn khuyến khích trước tiên nên thiết lập các OKRs ở cấp lãnh đạo, sau đó nhanh chóng xây dựng OKRs của các trưởng nhóm, trưởng phòng và từ đó phát triển OKRs cho tất cả nhân viên. Khung thời gian thực hiện rất ngắn, có thể chỉ trong 1 tháng.

Dù triển khai OKRs theo cách nào, bạn cũng cần thiết lập OKRs toàn công ty rõ ràng để tạo căn cứ xác định OKRs ở cấp phòng ban, nhóm và từng nhân viên.

Bạn cũng cần hiểu rằng kể cả khi bạn đã áp dụng OKRs toàn công ty thì không có nghĩa là tất cả nhân viên của bạn sẽ xác lập, thực hiện OKRs một cách thuận lợi. Công ty cần dành thời gian đào tạo để nhân viên hiểu rõ và thực hiện đúng OKRs.

THAM KHẢO

2. Lưu ý để triển khai OKRs thành công

Việc tiến hành thực thi OKRs thời gian đầu mất khá nhiều công sức nhưng đổi lại thì thành quả cũng rất xứng đáng. Để quá trình triển khai suôn sẻ, bạn cần lưu ý những điều sau:

Hỗ trợ từ phía quản lý, lãnh đạo

Để OKRs thành công ở quy mô phòng ban, bộ phận, nhóm thì sự hỗ trợ của Trưởng phòng ban, Trưởng bộ phận, Trưởng nhóm là rất cần thiết. 

Tuy nhiên, để triển khai OKRs ở quy mô toàn công ty thì sự ủng hộ của các lãnh đạo cấp cao của công ty là yếu tố cực kỳ quan trọng. 

OKRs có thể giúp công ty của bạn quản lý các mục tiêu cam kết thực hiện thành công và cả những mục tiêu mở rộng, đầy tham vọng, thách thức. Giữa các phòng ban, bộ phận khi triển khai sẽ có thể phát sinh những khác biệt trong cách nhìn nhận, đánh giá, phối hợp OKRs. 

Do đó, sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao là cần thiết để giúp OKRs của các phòng ban, bộ phận cộng hưởng, hoà nhịp cùng nhau để cùng hướng tới mục tiêu chung của công ty.

Tuy nhiên, khi lãnh đạo cấp cao chưa hoàn toàn chắc chắn về hiệu quả OKRs, họ có thể triển khai thận trọng theo cách 1 nhóm thí điểm. Khi OKRs ở nhóm thí điểm chứng tỏ sự hiệu quả, phù hợp thì lúc này công ty mới triển khai OKRs trên quy mô toàn công ty.

Để chắc chắn cấp dưới của bạn hiểu rõ và triển khai đúng OKRs thì đây là những việc ban lãnh đạo cần làm:

  • Cung cấp bản trình bày/giới thiệu: về lợi ích, tác động mà OKRs có thể đem lại cho công ty
  • Đưa ra các nghiên cứu, trường hợp thực tế: đã áp dụng OKRs thành công
  • Phác thảo một số cách triển khai: phù hợp với tình hình thực tế của công ty
  • Dự kiến được những tác động: sau 1 tháng, 1 quý, 1 năm áp dụng OKRs

Sau khi Ban lãnh đạo công ty đã nhận được một phác thảo về bức tranh OKRs dự kiến triển khai, bạn rất cần tổ chức một buổi họp, buổi công bố công khai quyết tâm thực hiện OKRs.

Phương pháp triển khai OKRs

Sự cam kết nghiêm túc và truyền cảm hứng từ người đứng đầu sẽ thúc đẩy việc triển khai OKRs nhanh chóng và mạnh mẽ hơn.

Đồng thuận từ toàn bộ tổ chức

Khi càng nhiều phòng ban, nhóm, nhân viên của bạn sử dụng OKRs để quản lý mục tiêu thì hiệu quả và tác động tích cực OKRs đem lại sẽ càng rõ rệt, thậm chí tăng theo cấp số nhân.

Trên thực tế, khi bạn triển khai phương pháp quản trị mới, hẳn nhiên sẽ có những người ủng hộ, những người hoài nghi và cả những người phản đối quyết liệt, vì con người thường có tâm lý e ngại đối với những sự thay đổi mới.

Khi này, để toàn bộ tổ chức đồng thuận với phương pháp quản lý mục tiêu OKRs, bạn có thể:

  • Đảm bảo sự ủng hộ công khai từ lãnh đạo cấp cao
  • Tổ chức một buổi họp mở để truyền thông về những lợi ích, tác động tích cực mà OKRs có thể đem lại cho công ty
  • Chia sẻ bài học thành công, các trường hợp triển khai thực tế OKRs để tăng mức độ tin tưởng của nhân viên vào OKRs

Timeline rõ ràng và người quản lý OKRs

Bạn cần có timeline, kế hoạch hành động, các cột mốc thời gian với kết quả then chốt cần đạt được rõ ràng. Triển khai OKRs thành công cũng rất cần những người quản lý với vai trò dẫn dắt, chịu trách nhiệm đầu mối.

Trên timeline OKRs bạn cần có:

  • Lịch đăng ký OKRs: Khi nào các phòng ban, bộ phận, nhóm, nhân viên cần xác định xong OKRs. 
  • Nhịp độ OKRs: Các OKRs sẽ được đặt theo nhịp độ thời gian, đánh giá như thế nào. Thông thường OKRs toàn công ty có thể đặt theo nhịp độ 1 năm; OKRs phòng ban, nhóm theo nhịp độ quý, tháng; OKRs cá nhân theo nhịp độ tháng, tuần. 

Timeline triển khai OKRs

Cần xây dựng timeline rõ ràng, minh bạch và công bố toàn công ty để quá trình triển khai OKRs được chính xác và đồng bộ hơn.

Luyện tập viết OKRs

Nhân viên của bạn thường khó xác định được một OKRs chuẩn mực nên viết như thế nào. Do đó, cần có sự hướng dẫn cụ thể để nhân viên tìm hiểu, luyện tập cách viết OKRs đúng.

Bạn có thể cho nhân viên dần làm quen với cách viết OKRs bằng cách:

  • Đưa ví dụ từ OKRs đã từng được áp dụng tại các công ty khác. 
  • Dành thời gian để nhân viên hiểu rõ về OKRs. 
  • Đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu định nghĩa OKRs, các quy tắc viết cần tuân thủ. 
  • Để các phòng ban, nhóm cùng ngồi lại thảo luận và nhận các phản hồi lẫn nhau về OKRs. 
  • Tổ chức các buổi bảo vệ kế hoạch triển khai OKRs. Tại đó, các phòng ban, nhóm sẽ đưa ra OKRs của mình và bảo vệ ý kiến đồng thời tiếp thu các phản biện phòng ban, nhóm khác đưa ra.

Giữ OKRs đơn giản

Bạn có thể thấy OKRs được áp dụng tại hàng loạt các công ty lớn trên thế giới như Google, Intel, LinkedIn… Đây đều là những công ty lớn, quy mô lên tới hàng chục, thậm chí là hàng trăm nghìn nhân viên.

OKRs trở nên phổ biến và có thể áp dụng được trên quy mô lớn như vậy là bởi vì nó đơn giản – nhưng hiệu quả.

OKRs có thể được giải thích chỉ trong 1 buổi ngắn và mọi nhân viên đều có thể làm việc với OKRs một cách dễ dàng. 

Bạn không tin ư? Chính John Doerr giới thiệu OKRs cho ban quản trị của Google, ông chỉ thuyết trình trong 90 phút. Vậy mà cho tới nay, Google vẫn đang sử dụng OKRs, và áp dụng chúng thành công cho bộ máy hơn 100,000 nhân viên trên toàn thế giới. 

(Tìm hiểu thêm về câu chuyện của Google và OKRs)

Bởi vậy, chìa khóa để triển khai OKRs thành công chính là việc giữ OKRs thật đơn giản. OKRs không hề cao siêu, mà đơn giản chỉ là một công cụ quản trị mục tiêu. Bạn là người sử dụng OKRs, hãy để nó giúp đỡ bạn, dùng nó theo cách đơn giản, hiệu quả và phù hợp với bạn nhất. 

Cùng tìm hiểu thêm về các bước triển khai OKRs vào doanh nghiệp qua chia sẻ của anh Mai Xuân Đạt, CEO SEONGON

Kết luận,

Việc triển khai OKRs chắc chắn sẽ tốn nhiều thời gian, có thể mất từ 3 tới 4 quý để công ty của bạn thành thục với phương pháp quản trị này.

Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và tối ưu hóa quá trình thực hiện OKRs với các lưu ý và các mô hình thử nghiệm trên. Tùy theo cách và vị trí triển khai OKRs, bạn có thể tham khảo thêm mẫu OKRs cho từng bộ phận tại đây

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận