Những điều bạn cần biết về quản trị doanh nghiệp

Không có phương pháp quản trị doanh nghiệp phù hợp, tổ chức sẽ dễ bị chệch hướng phát triển hoặc rơi vào trạng thái tùy hứng. Tùy hứng về con người, về hiệu suất công việc và xa hơn là về mục tiêu, tầm nhìn. Bạn sẽ không thực sự hiểu doanh nghiệp của mình đang muốn đi về đâu và làm gì để đi đến đích đó. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu những điều bạn cần biết về quản trị doanh nghiệp qua bài viết sau.

Quản trị doanh nghiệp là gì?

Quản trị doanh nghiệp là một quá trình liên tục áp dụng và tối ưu hóa các quy tắc, thông lệ quản trị tốt nhất, phù hợp nhất vào doanh nghiệp của bạn. Quá trình áp dụng, tối ưu hóa này cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, tiêu chuẩn đạo đức, trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

Xét ở góc độ vận hành, quản trị doanh nghiệp là hoạt động đưa mọi hoạt động của doanh nghiệp vào khuôn khổ, vào sự kiểm soát phù hợp để doanh nghiệp có thể đạt được kế hoạch, mục tiêu, tầm nhìn đề ra.

Có điều này là nhờ quản trị doanh nghiệp đề cập cụ thể đến tập hợp các quy tắc, kiểm soát, chính sách và nghị quyết được đưa ra để định hướng hành vi của mọi thành viên trong công ty. Một hội đồng quản trị là mấu chốt trong quản trị doanh nghiệp. Cố vấn ủy quyền và cổ đông là những bên liên quan quan trọng có thể ảnh hưởng đến quản trị doanh nghiệp.

Về phạm vi, quản trị doanh nghiệp bao gồm các lĩnh vực về: môi trường kinh doanh, hành vi đạo đức, chiến lược doanh nghiệp, bồi thường và quản lý rủi ro.

Đối với nhiều cổ đông của công ty, việc một công ty chỉ có lợi nhuận thôi là chưa đủ. Công ty còn cần thể hiện tư cách một doanh nghiệp đóng góp cho xã hội tích cực thông qua nhận thức về môi trường, hành vi đạo đức và thông lệ quản trị doanh nghiệp lành mạnh.

Tại sao quản trị doanh nghiệp lại quan trọng

Quản trị doanh nghiệp thực sự là hoạt động quan trọng với doanh nghiệp vì nó có thể đem lại nhiều lợi ích đa dạng như:

Đảm bảo quyền và trách nhiệm của mỗi thực thể được phân chia phù hợp, tránh phân biệt đối xử dưới bất kỳ hình thức nào

Nhà tâm lý học hành vi và quản trị John Stacey Adams vào năm 1963 đã công bố nghiên cứu về Thuyết công bằng (Equity theory) – một lý thuyết về sự động viên nhân viên. Lý thuyết của Adams tập trung vào nghiên cứu tương quan giữa sự cống hiến của nhân viên với sự báo đáp mà họ nhận được từ tổ chức.

Theo Adams, nhà quản trị muốn giữ được mức độ nhiệt tình làm việc của nhân viên ở mức cao thì sự báo đáp của tổ chức phải đảm bảo công bằng, hợp lý. Tổ chức cần giúp các thành viên của mình cảm nhận được sự phân phối trong tổ chức là công bằng.

Trong quản trị doanh nghiệp, bạn muốn đội ngũ của mình phát triển, làm việc với tinh thần tích cực, hiệu suất, hiệu quả công việc cao thì bạn cần đảm bảo sự công bằng, phù hợp. Công bằng, phù hợp ở đây bao gồm các khía cạnh như:

Quyền lợi nhận được đảm bảo yếu tố công bằng với đóng góp của thành viên và phù hợp với nguồn lực, tài chính của tổ chức
Trách nhiệm công việc được phân bổ phù hợp, có xem xét yếu tố chuyên môn, năng lực, thế mạnh của mỗi thành viên
Ngăn chặn, kiểm soát các tình huống phân biệt đối xử không công bằng trong tổ chức nhằm tránh những xung đột, khủng hoảng nội bộ không đáng có

Cung cấp một khuôn khổ cụ thể để phác thảo và đạt được các mục tiêu của công ty

Nghiên cứu của WeSpire vào năm 2018 cho biết: thế hệ Z sẽ chiếm 30% lực lượng lao động vào năm 2022 và là thế hệ đầu tiên ưu tiên mục đích hơn tiền bạc. Họ đọc các tuyên bố sứ mệnh và giá trị của công ty để xác định nơi họ phù hợp nhất. Thế hệ này mong đợi sự nhất quán và tính xác thực và kỳ vọng vào một doanh nghiệp có văn hóa tích cực với mục đích, giá trị cốt lõi mạnh mẽ.

Nhân viên và cả cổ đông công ty của bạn cũng cần hiểu rõ mục tiêu công ty trong năm, trong quý, trong tháng này là gì. Nếu bạn chỉ quản lý nhân viên theo phong cách vi mô, phải sát đến từng đầu việc thì quản lý sẽ tốn rất nhiều nỗ lực và thậm chí là phải làm thay việc cho nhân viên. Thay vì vậy, thông qua hoạt động quản trị doanh nghiệp, bạn hãy cung cấp một khuôn khổ, tiêu chí cụ thể để nhân viên có thể cùng phác thảo, cùng tham gia thiết lập mục tiêu với team.

Khi nhân viên được tham gia đóng góp ý kiến xây dựng mục tiêu công việc, họ sẽ chủ động và cam kết hơn với mục tiêu đã đề ra. Bạn có thể tham khảo phương pháp quản trị bằng mục tiêu OKRs với việc thiết lập mục tiêu kèm các kết quả then chốt cần đạt được cho tổ chức của mình.

Xem thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs trước khi áp dụng

Một ví dụ về việc thực hiện quản trị doanh nghiệp tốt là Pepsico. Công ty này vào năm 2020 đã soạn thảo tuyên bố ủy quyền và tiến hành thu thập ý kiến đóng góp từ các nhà đầu tư về 6 lĩnh vực:

Thành phần hội đồng quản trị, cơ cấu lãnh đạo
Chiến lược dài hạn, mục đích của công ty và các vấn đề phát triển bền vững
Thông lệ quản trị tốt và văn hóa doanh nghiệp có đạo đức
Quản lý nguồn nhân lực
Thảo luận và phân tích các vấn đề về bồi thường
Sự tham gia của cổ đông và các bên liên quan

Pepsico đã đưa vào tuyên bố ủy quyền của mình một khuôn khổ cụ thể để phác thảo và đạt được các mục tiêu của công ty.

Ra lệnh cho hành vi của công ty bằng cách giới hạn mức độ kiểm soát và quyền lực mà mỗi thực thể sở hữu

Mỗi thành viên công ty sẽ có mức độ kiểm soát, quyền lực, khả năng quyết định riêng theo phân công chức năng nhiệm vụ của mình. Việc giới hạn mức độ kiểm soát, quyền lực của mỗi thành viên sẽ giúp tổ chức tránh tình trạng giẫm chân nhau trong việc đưa ra quyết định và thực thi công việc.

Một thực tế là nếu một việc nhân viên phải xin ý kiến quyết định đến 3, thậm chí 4, 5 sếp và không rõ ai là người quyết định cuối cùng thì nhân viên sẽ rất bối rối và căng thẳng. Thay vì vậy, bạn hãy đảm bảo lãnh đạo, quản lý công ty nắm rõ quyền hạn, lĩnh vực phụ trách của mình đến đâu để hoạt động công ty diễn ra thông suốt.

Tinh thần chung là 1 vấn đề thì chỉ 1 lãnh đạo phụ trách và quyết định. Ví dụ như Phó Tổng Giám đốc phụ trách Công nghệ sẽ quyết định các vấn đề, sự vụ về công nghệ; Phó Tổng Giám đốc phụ trách Sản phẩm sẽ quyết định các vấn đề, sự vụ về sản phẩm. Lãnh đạo công nghệ không quyết định các vấn đề về sản phẩm và ngược lại.

Đặt ra các quy tắc cho các hoạt động ra quyết định liên quan đến các vấn đề của công ty

Các quy tắc rõ ràng được thiết lập từ hoạt động quản trị doanh nghiệp là cần thiết để các thành viên công ty có thể xử lý công việc đúng luồng, đúng thẩm quyền, nhanh chóng, kịp thời. Với các quy tắc rõ ràng, các thành viên công ty bạn có thể dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định công việc. Chẳng hạn như:

Ứng viên có mức lương dưới 15 triệu đồng / tháng sẽ do Phó Tổng Giám đốc ký thư tuyển dụng. Ứng viên có mức lương từ 15 triệu đồng / tháng trở lên sẽ do Tổng Giám đốc ký thư tuyển dụng.
Các khoản chi phí mua sắm văn phòng dưới 100 triệu đồng, các phòng ban liên quan có thể báo cáo Tổng Giám đốc. Với các khoản chi phí trên 100 triệu đồng sẽ cần báo cáo cả Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Trong thực tế, có thể có rất nhiều các quy tắc mà một công ty có thể đề ra. Tuy nhiên, xét tổng thể thì các quy tắc này thường cần đảm bảo các yếu tố như:

Công bằng: Hội đồng quản trị phải đối xử công bằng với các cổ đông, nhân viên, nhà cung cấp và cộng đồng.
Minh bạch: Hội đồng quản trị cần cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và rõ ràng về những vấn đề như hiệu quả tài chính, xung đột lợi ích và rủi ro cho cổ đông và các bên liên quan khác.
Quản lý rủi ro: Hội đồng quản trị và ban quản lý phải xác định các loại rủi ro và cách tối ưu để kiểm soát rủi ro. Toàn công ty cần hành động dựa trên những khuyến nghị về quản lý rủi ro và lãnh đạo cần trách nhiệm thông báo tới các bên liên quan về những rủi ro hiện hữu để cùng phòng ngừa, giải quyết.
Trách nhiệm: Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát các vấn đề của công ty và các hoạt động của các lãnh đạo chủ chốt. Hội đồng sẽ cần đưa ra các quy tắc rõ ràng để hoạt động của công ty, của lãnh đạo chủ chốt thực hiện đúng hướng, đảm bảo quyền lợi của tổ chức, cổ đông và các bên liên quan.
Trách nhiệm giải trình: Hội đồng quản trị có trách nhiệm giải thích mục đích hoạt động của công ty và kết quả công ty đạt được với cổ đông và các bên liên quan. Các quy tắc phục vụ quản trị doanh nghiệp vì vậy cũng cần gắn với trách nhiệm giải trình này, đảm bảo hội đồng quản trị có thể giải trình minh bạch, định lượng, cụ thể hoạt động của công ty.

Khi công ty của bạn không thực hiện quản trị, đặt ra các quy tắc hoạt động phù hợp thì công ty sẽ phải đối diện với nguy cơ vướng vào những rủi ro, khủng hoảng lâu dài.

Ví dụ như vụ bê bối của hãng sản xuất ô tô Volkswagen AG vào tháng 9/2015. Khi đó Volkswagen AG đã bị “vỡ lở” việc gian lận trong nhiều năm về hệ thống thiết bị phát thải động cơ trên các mẫu ô tô của mình. Việc phá vỡ quy tắc, tiến hành gian lận này nhằm thao túng kết quả kiểm tra ô nhiễm ở Mỹ và châu Âu. Hậu quả của vụ bê bối này đến ngay sau đó với Volkswagen AG:

Cổ phiếu giảm gần một nửa giá trị
Doanh số bán hàng toàn cầu giảm 4,5% sau khi vụ việc được công bố

Giám sát các hoạt động của doanh nghiệp, cũng như các bên liên quan

Quản trị doanh nghiệp bao hàm hoạt động giám sát các hoạt động của chính doanh nghiệp cũng như của các bên liên quan như: nhà cung cấp; khách hàng; đối tác… Giám sát ở đây có nghĩa là đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp và các bên liên quan được thực hiện đúng theo kế hoạch, theo hợp đồng và cùng hướng tới mục tiêu đã định ra.

Quản trị doanh nghiệp hiệu quả sẽ giúp bạn thiết lập và duy trì một hệ thống các quy tắc, thông lệ xác định cách thức hoạt động của công ty và các bên liên quan. Quy tắc, thông lệ rõ ràng và được giám sát hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng hướng, đem lại lợi ích bền vững cho cả doanh nghiệp và các bên liên quan.

Chẳng hạn như:

Phòng Tuyển dụng bắt buộc cần nhận CV ứng tuyển của ứng viên qua email tuyển dụng của công ty. Nếu nhân viên tuyển dụng của bạn tiếp nhận CV chỉ qua Zalo cá nhân là sai nguyên tắc hoạt động và có thể khiến doanh nghiệp bị mất dữ liệu ứng viên khi nhân viên nghỉ việc. Bạn cần quản trị, giám sát hoạt động tuyển dụng, tiếp nhận CV để đảm bảo ngăn chặn tình huống doanh nghiệp mất dữ liệu tuyển dụng.
Nhà cung cấp vật liệu tiến hành vận động hành lang với quản lý phòng mua sắm tập trung để trúng thầu. Bạn cần quản trị, giám sát hoạt động mua sắm đúng theo quy trình của công ty, đảm bảo công ty có nguồn cung vật liệu chất lượng, giá thành tối ưu.
Nhân viên phân tích nghiệp vụ yếu về chuyên môn nghiệp vụ và không có khả năng tư vấn cho khách hàng. Điều đó dẫn đến tình huống khách hàng yêu cầu bất cứ điều gì, nhân viên cũng đồng ý và chuyển cho team lập trình viên xây dựng. Bạn cần quản trị, giám sát hoạt động tiếp nhận yêu cầu khách hàng. Bạn có thể yêu cầu nhân viên khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng có trách nhiệm xem xét yêu cầu đó có thuộc phạm vi hợp đồng ký kết từ ban đầu không. Nếu không, hai bên có thể ký tiếp hợp đồng up-sale để phát triển, mở rộng tính năng phần mềm mới.

Mô hình quản trị doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Quản trị doanh nghiệp có thể thực hiện theo nhiều mô hình khác nhau. Tuy nhiên, xét tổng thể thì dù theo mô hình nào thì quản trị doanh nghiệp hiệu quả cũng cần đảm bảo tối ưu hóa 4 yếu tố, 4P như sau:

Personnel: nhân sự
Purpose: mục đích
Procedure: quy trình
Performance: hiệu suất

Bạn có thể tham khảo 3 mô hình quản trị doanh nghiệp phổ biến dưới đây để áp dụng chọn lọc, tinh chỉnh phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Mô hình quản trị hiện đại 7S của McKinsey

TT	Nội dung	Chi tiết mô hình
1	Định nghĩa	Là mô hình quản trị doanh nghiệp hướng tới đánh giá nội bộ doanh nghiệp với 7 yếu tố là: chiến lược; cấu trúc; hệ thống; giá trị chung; phong cách; nhân viên và kỹ năng
2	Yếu tố	Strategy (chiến lược): xem xét các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp Structure (cấu trúc): xem xét cơ cấu tổ chức, vai trò, trách nhiệm, quyền hạn trong doanh nghiệp Systems (hệ thống): xem các các thủ tục, quy trình cần tuân thủ trong hệ thống doanh nghiệp Shared Values (giá trị chung): xem xét các nguyên tắc, tiêu chuẩn doanh nghiệp mong muốn mọi thành viên hướng tới Style (phong cách): xem xét phong cách, cách thức lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp của chủ doanh nghiệp Staff (nhân viên): xem xét năng lực, chuyên môn của nhân viên, của các team Skills (kỹ năng): xem xét những điểm mạnh, điểm yếu, kỹ năng chuyên môn của nhân sự trong tổ chức
3	Ưu điểm	Giúp đồng bộ hóa quy trình giữa các bộ phận Đặc biệt phát huy tác dụng với các tình huống mua bán, sáp nhập doanh nghiệp Giúp xây dựng điều kiện thuận lợi để áp dụng hệ thống quy định, chính sách, chiến lược mới cho một tổ chức
4	Nhược điểm	Có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá mức độ phù hợp, tương thích của mô hình trong thực tế doanh nghiệp

Mô hình quản trị 8 bước thay đổi của Kotter

TT	Nội dung	Chi tiết mô hình
1	Định nghĩa	Là mô hình quản trị doanh nghiệp hướng đến việc thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và giúp đánh giá những tác động từ sự thay đổi trong tổ chức
2	Yếu tố	Mô hình quản trị 8 bước thay đổi của Kotter gồm 8 bước như sau: Tạo cảm giác cấp thiết, cấp bách Xây dựng, phát triển đội ngũ nhân sự Thiết lập tầm nhìn dài hạn Lan tỏa, chia sẻ tầm nhìn với tổ chức Trao quyền phù hợp, tạo động lực và thúc đẩy nhân viên Thiết lập mục tiêu ngắn hạn Đảm bảo duy trì tốc độ tăng trưởng Hòa nhập sự thay đổi vào văn hóa của tổ chức
3	Ưu điểm	Đơn giản, dễ áp dụng, dễ triển khai Giúp nhà quản trị lên kế hoạch để đối phó với các nguy cơ tiềm ẩn với doanh nghiệp
4	Nhược điểm	Tốn nhiều thời gian để triển khai theo quy trình 8 bước

Mô hình quản trị doanh nghiệp Holacracy

TT	Nội dung	Chi tiết mô hình
1	Định nghĩa	Là mô hình quản trị doanh nghiệp hướng tới việc phân bổ quyền lực trong tổ chức. Mọi thành viên trong tổ chức của bạn đều có quyền ra quyết định theo nguyên tắc tự quản lý.
2	Yếu tố	Nhân viên được phân chia thành nhiều nhóm nhỏ Từng nhóm sẽ tự lên kế hoạch, phân chia công việc và hướng đến mục tiêu chung toàn công ty
3	Ưu điểm	Nhân viên chủ động hơn trong công việc Tập trung vào mục tiêu chung, tránh phân tán nguồn lực
4	Nhược điểm	Sẽ trở thành áp lực với nhóm nhân viên thiếu kỹ năng quản lý công việc Áp lực về tiến độ công việc rất lớn

Quản trị doanh nghiệp đúng hướng, hiệu quả cũng giống như một chiếc dây chắc chắn giúp tổ chức của bạn “bay bổng” hướng tới những mục tiêu vượt trội nhưng không bị tuột khỏi tầm kiểm soát. Mục tiêu, tầm nhìn của tổ chức có thể thực sự thử thách, đam mê và cảm xúc nhưng mục tiêu, tầm nhìn đó cần được kiểm soát với hoạt quản trị tỉnh táo, sát thực tế.

Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về quản trị doanh nghiệp ở trên hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm những bài viết về quản trị doanh nghiệp trên blog của VNOKRs: https://blog.okrs.vn/