3 Cách triển khai OKRs cho nhóm & doanh nghiệp

Thực thi OKRs sớm và chính xác sẽ giúp bạn quản lý mục tiêu của công ty, các phòng ban, và cả mục tiêu của nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên, cách triển khai OKRs như thế nào để giảm thiểu sai sót và giảm thời gian làm quen với OKRs của nhân viên?

Dựa trên kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp về OKRs, VNOKRs nhận thấy rằng có nhiều cách để doanh nghiệp triển khai OKRs thành công, tuỳ thuộc vào quy mô và mục đích của mỗi doanh nghiệp. 

Trong bài viết dưới đây VNOKRs đưa ra 3 cách triển khai OKRs phổ biến dành cho các doanh nghiệp. Lựa chọn nào phù hợp nhất với doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm của tổ chức của bạn, văn hóa của tổ chức, kinh nghiệm với OKRs và mức độ cam kết của lãnh đạo cấp cao.

Triển khai cho một nhóm thí điểm

Một cách để bắt đầu với OKRs đó là triển khai với một nhóm thí điểm nhỏ có thể là một phòng ban. Với cách tiếp cận này, một nhóm nhỏ (và người quản lý của họ) sẽ trải qua một khóa đào tạo sâu rộng về cách sử dụng OKRs. Họ sẽ thử làm việc với phương pháp OKRs trong một hoặc hai quý và sau đó tìm ra cách thực hiện tốt nhất cho nhu cầu của công ty bạn.

Sau đó, họ có thể giải thích cho các nhân viên khác về việc họ được lợi như thế nào khi sử dụng OKRs. Điều này sẽ khuyến khích các nhóm khác thử cách tiếp cận và trở thành tiền để để áp dụng OKRs trên toàn bộ công ty.

Đây là cách tiếp cận khá an toàn và bạn vẫn có thể vận hành toàn bộ công ty theo mô hình cũ trong thời gian thử nghiệm, đảm bảo hiệu suất cũ của cả công ty. Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn hoặc lo sợ sẽ có những sự phản kháng nếu ngay lập tức áp dụng OKRs cho toàn bộ tổ chức, đây có thể là lựa chọn tốt nhất cho bạn.

Một lợi ích khác của phương pháp này là vào thời điểm bạn bắt đầu triển khai OKRs trong toàn bộ tổ chức của mình, bạn sẽ có đủ các chuyên gia OKRs trong tổ chức của mình hướng dẫn, hỗ trợ giải đáp tất cả thắc mắc về OKRs trong tổ chức.

Tuy nhiên cách triển khai này cũng có sự hạn chế, việc triển khai OKRs cho một nhóm nhỏ hoặc một phòng ban khiến doanh nghiệp không thể thực hành cũng như phát huy được hết lợi ích của OKRs. 

Công việc của các phòng ban, các nhóm trong tổ chức có sự ảnh hưởng lẫn nhau, nếu chỉ có một bộ phận triển khai OKRs còn các bộ phận khác thì không làm cho sự kết nối ở trong doanh nghiệp rời rạc không có sự đồng bộ trong tổ chức.

Triển khai OKRs từ quản lý cấp cao

Một cách khác để bắt đầu làm quen với OKRs đó là áp dụng OKRs đến cấp quản lý. Đội ngũ quản lý cấp cao luôn có tiếng nói, tầm ảnh hưởng lớn trong công ty. Nếu bạn bắt đầu ngay từ việc các quản lý cấp cao cam kết thực hiện OKRs sẽ khiến toàn bộ nhân viên hiểu rõ quyết tâm thực hiện OKRs của công ty. 

Các quản lý cấp cao sau khi nắm rõ cách thức vận hành, triển khai OKRs sẽ trở thành những người dẫn dắt, hướng dẫn các thành viên khác để chuẩn bị cho việc triển khai OKRs trên quy mô toàn công ty.

Tuy nhiên cách triển khai này còn một số hạn chế. Những người nhân viên không hiểu rõ được mục tiêu của tổ chức là gì và lý do nhóm của họ cần thực hiện các mục tiêu đó. Điều này không giúp nhân viên có thêm động lực mà ngược lại họ sẽ bị áp lực với những mục tiêu thách thức của nhóm và sinh ra tâm lý phản kháng với OKRs.

Ngoài ra, cách triển khai này cũng làm mất khá nhiều thời gian. Sau khi đã đào tạo và hướng dẫn cho các quản lý cấp cao thực hiện tốt OKRs, tổ chức sẽ cần thêm thời gian để đào tạo cho toàn bộ nhân viên trước khi muốn áp dụng OKRs trên toàn bộ tổ chức.

Triển khai OKRs cho toàn bộ tổ chức ngay từ đầu

Triển khai OKRs ngay từ đầu cho toàn bộ công ty của bạn là cách khó nhất để triển khai OKRs. Nhiều người hơn có nghĩa là sẽ xảy ra nhiều vấn đề và nhầm lẫn hơn. Tuy nhiên, khi thực hiện đúng cách, cách này sẽ giúp bạn chạy thành công và gặt hái được đầy đủ lợi ích của OKRs ngay lập tức.

Việc triển khai OKRs cho toàn bộ tổ chức sẽ được thực hiện tốt nếu công ty của bạn đã quen với quản lý mục tiêu. Các công ty trẻ với số lượng nhân sự không quá đông sẽ dễ dàng triển khai OKRs theo cách này hơn các công ty lớn và đã quen với việc quản trị truyền thống.

Bạn có thể bắt đầu triển khai OKRs trong toàn bộ tổ chức bằng những OKRs đơn giản và trong một chu kỳ ngắn có thể là một tháng (mini OKRs) để cả tổ chức có thể làm quen với cách hoạt động của OKRs. 

Chúng tôi khi lần đầu tiên áp dụng OKRs cũng triển khai ngay lập tức cho toàn bộ tổ chức và OKRs đầu tiên của VNOKRs áp dụng là: “Toàn bộ công ty học và hiểu OKRs thật cặn kẽ”. OKRs này diễn ra trong 1 tháng và về cơ bản chúng tôi đã hoàn thành được nó.

Quá trình đưa OKRs vào doanh nghiệp bắt đầu với đào tạo lãnh đạo, sau đó là đào tạo nhân viên, và thiết lập bộ máy vận hành OKRs (OKRs Team). Khi tất cả mọi người đã hiểu một cách rõ ràng và có thể thực hành được OKRs, Mục tiêu được đặt ra và tất cả các nhóm bắt đầu thực hiện OKRs cùng một lúc.

Tuy nhiên, quá trình đào tạo và hướng dẫn toàn bộ nhân viên thực hiện OKRs sẽ không  diễn ra hoàn toàn suôn sẻ. Tổ chức vẫn phải mất từ hai đến ba quý để mọi người sử dụng đúng phương pháp và OKRs mang lại kết quả. Theo kinh nghiệm của VNOKRs khi tư vấn OKRs, các doanh nghiệp phải mất tối thiểu 6 tháng để có thể nhuần nhuyễn OKRs trong toàn bộ tổ chức.

Để đảm bảo việc học tập OKRs trong tổ chức được diễn ra suôn sẻ và tránh được những sai lầm khi bắt đầu triển khai OKRs, tổ chức cần có sự đào tạo kiến thức cho toàn bộ nhân viên thật đầy đủ và chi tiết. Nếu trong tổ chức không có một OKRs Master để có thể hướng dẫn cho tất cả mọi người, bạn có thể tìm các đơn vị tư vấn OKRs uy tín như VNOKRs.

Những chuyên gia từ các đơn vị tư vấn OKRs là những người có kiến thức và kinh nghiệm triển khai OKRs sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện OKRs dễ dàng hơn, giúp rút ngắn thời gian tìm hiểu và tránh được những lỗi sai khi triển khai OKRs.

Lưu ý để triển khai OKRs thành công

Sự tham gia và quyết tâm từ lãnh đạo cao nhất

Dù phương pháp tiếp cận OKRs của doanh nghiệp bạn là gì, điều kiện tiên quyết để triển khai OKRs thành công đó là phải có sự ủng hộ và quyết tâm thực hiện từ người lãnh đạo cao nhất. Điều này cho mọi người thấy rằng tổ chức rất nghiêm túc với OKRs và bạn sẽ thấy rằng nhiều người cảm thấy rất thú vị khi xem các chỉ số OKRs của công ty và của CEO.

Viết OKRs tốt

Khi triển khai OKRs trong tổ chức không có nghĩa là tất cả nhân viên sẽ viết ra được những OKRs tốt, tổ chức cần thời gian cho việc đó. Mọi người cần có sự luyện tập và rút kinh nghiệm dần dần khi viết OKRs qua các chu kỳ. 

Để rút ngắn thời gian cũng như tránh những lỗi sai cơ bản khi viết OKRs, tổ chức nên sử dụng một phần mềm thực hiện OKRs chuyên biệt. Phần mềm sẽ giúp hạn chế những lỗi sai và giúp cho ai cũng có thể viết OKRs tốt mà không cần thiết phải giỏi OKRs như những OKRs Master.

Chỉ định một OKRs Master

Như với bất kỳ thay đổi nào về tổ chức, điều quan trọng là để ai đó dẫn dắt dự án. Chỉ định một OKRs Master chịu trách nhiệm triển khai OKRs và trả lời những câu hỏi nếu có thắc mắc trong tổ chức.

Theo kinh nghiệm của VNOKRs khi tư vấn triển khai OKRs cho các doanh nghiệp, OKRs Master nên là người lãnh đạo cao nhất trong tổ chức. Những OKRs Coach của chúng tôi sẽ làm việc cùng với OKRs Master (CEO) của tổ chức để hướng dẫn và truyền kiến ​​thức của chúng tôi cho người OKRs Master, điều này giúp cho tổ chức của bạn sẽ luôn có một chuyên gia trong công ty.

Có kế hoạch rõ ràng

Điều quan trọng nữa là phải có một mốc thời gian rõ ràng. Không chỉ cho việc bắt đầu triển khai OKRs mà còn cho cả quá trình thực hiện OKRs. Điều này đảm bảo mọi người đều biết quá trình học tập và triển khai OKRs bao gồm những gì và sẽ xảy ra khi nào.

Làm quen dần với OKRs

Thật khó để tất cả mọi người đều có thể thực hiện OKRs tốt ngay lần đầu tiên. Khi bắt đầu, mọi người nên dành một khoảng thời gian để làm quen dần với OKRs và  bạn sẽ thấy rằng mọi người nhanh chóng cải thiện. Để tăng đường cong học tập này, bạn nên để các nhóm và phòng ban ngồi lại với nhau để xem xét OKRs của họ và đưa ra phản hồi cho nhau.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng khi xác định OKRs mọi người đều biết  một số quy tắc đơn giản mà họ nên tuân theo khi thực hiện OKRs.

Giữ cho OKRs đơn giản

Lý do tại sao OKRs trở nên phổ biến và tại sao các tổ chức như Google và LinkedIn đã áp dụng nó, là vì nó đơn giản. OKRs có thể được giải thích cho mọi người chỉ trong vài phút. Điều đó cũng có nghĩa là mọi người trong tổ chức của bạn, từ trên xuống dưới, đều có thể làm việc với nó. Khi triển khai OKRs, đừng làm cho nó phức tạp. Sự đơn giản khuyến khích sự tham gia và thúc đẩy việc áp dụng lâu dài.

Chính John Doerr khi giới thiệu OKRs cho Google, ông chỉ thuyết trình trong 90 phút. Vậy mà cho tới nay, Google vẫn đang sử dụng OKRs, và áp dụng chúng thành công cho bộ máy hơn 100,000 nhân viên trên toàn thế giới.

Bởi vậy, chìa khóa để triển khai OKRs thành công chính là việc giữ OKRs thật đơn giản. OKRs không hề cao siêu, mà đơn giản chỉ là một công cụ quản trị mục tiêu. Bạn là người sử dụng OKRs, hãy để nó giúp đỡ bạn, dùng nó theo cách đơn giản, hiệu quả và phù hợp với nhất với tổ chức của bạn.

Cùng tìm hiểu thêm về các bước triển khai OKRs vào doanh nghiệp qua chia sẻ của OKRs Coach Mai Xuân Đạt, trong video dưới đây.

Kết luận,

Để triển khai thành công OKRs không phải chuyện một sớm một chiều, tổ chức cần có một khoảng thời gian tối thiểu từ 2 đến 3 quý để làm quen và nhuần nhuyễn với phương pháp này.

Lựa chọn phương pháp triển khai OKRs nào là phụ thuộc vào bối cảnh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, yếu tố tiên quyết để triển khai thành công OKRs đều nằm ở sự quyết tâm thực hiện đến cùng của toàn bộ tổ chức.

Và lời khuyên của chúng tôi đó là “Cứ làm đi.”

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn.