Tại sao phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Tại sao phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp? là câu hỏi mà rất nhiều CEO thắc mắc. Vấn đề cốt lõi với một doanh nghiệp trong mường tượng của nhiều người, thậm chí là ở cả cấp độ CEO có thể là vấn đề lợi nhuận. Điều đó đúng nhưng có thể chưa đủ. Để hướng đến câu chuyện lợi nhuận, doanh nghiệp còn phải giải quyết nhiều bài toán nền tảng khác, trong đó có văn hóa doanh nghiệp.

Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu tại sao cần phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp qua bài viết sau.

Tìm hiểu thêm: Văn hoá doanh nghiệp là gì?

Những “niềm tin sai lầm” của CEO

CEO (Chief Executive Officer – Giám đốc điều hành) của một doanh nghiệp là lãnh đạo sát nhất và chịu trách nhiệm với quá trình điều hành, vận hành của doanh nghiệp. Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, CEO cũng có thể có những niềm tin sai lầm về văn hóa doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp chỉ dành cho các công ty lớn

Khi doanh nghiệp mới thành lập, nhất là với các doanh nghiệp nhỏ thì vấn đề cốt lõi ban đầu có thể là: làm sao để tồn tại. Vấn đề đau đầu với CEO lúc đó có thể là về lợi nhuận, dòng tiền, nguồn vốn, nguồn hàng cung ứng, quy trình sản xuất, khách hàng… Văn hóa doanh nghiệp lúc này có thể bị xem nhẹ, thậm chí sẽ có suy nghĩ văn hóa doanh nghiệp chỉ dành cho các công ty lớn.

Thực tế văn hoá doanh nghiệp cần phải làm từ khi công ty còn nhỏ, thậm chí là cần định hình văn hoá doanh nghiệp ngay từ khi bắt đầu thành lập công ty. Khi doanh nghiệp của bạn chưa ổn định tổ chức, định hình văn hóa thì đó lại chính là lúc tốt để kiến tạo, gây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Văn hóa doanh nghiệp là những thứ rất mơ hồ

Văn hóa doanh nghiệp có thể còn bị hiểu lầm là những thứ rất mơ hồ, hô hào, khẩu hiệu, cờ hoa loa đài… Thực tế, đó chỉ là một phần rất nhỏ của văn hóa doanh nghiệp. Nghiên cứu về văn hóa doanh nghiệp, bạn có thể nhận thấy văn hóa doanh nghiệp được kiến tạo từ 3 bộ phận cụ thể, rõ ràng:

• “Tạo tác” và các hành vi – hữu hình (Artefacts): Đây là lớp ngoài cùng của văn hóa doanh nghiệp. Những tạo tác, hành vi hữu hình rất dễ cảm nhận, trực quan và bạn có thể nhận biết được khá sớm khi tiếp xúc với tổ chức thông qua các yếu tố như: cách kiến trúc, bài trí văn phòng; cách các phòng ban được tổ chức, sắp xếp, phối hợp công việc; bảng nội quy công ty; các sự kiện tập thể; những bức phù điêu, logo, graphic, khẩu hiệu trên tường; cách hành xử giữa các thành viên; quy định về trang phục nơi làm việc…
• Các giá trị được đồng thuận – tuyên bố ( Espoused values): Các giá trị được đồng thuận – tuyên bố là cấp độ thứ 2 trong văn hóa doanh nghiệp. Cấp độ này thường được thể hiện trong doanh nghiệp thông qua các giá trị cốt lõi, bộ quy tắc ứng xử, các chiến lược, mục tiêu được truyền thông rộng rãi trong nội bộ tổ chức và thậm chí là cả với bên ngoài.
• Quan niệm nền tảng – ngầm định (Basic Assumptions): Quan niệm nền tảng – ngầm định là những điều “ăn sâu” vào suy nghĩ, hành động của mỗi thành viên trong tổ chức. Những ngầm định sẽ giúp các thành viên dần hình thành thói quen, thậm chí thành phản xạ để xử lý các tình huống đúng theo quy chuẩn của tổ chức.

Xem thêm: Mô hình văn hoá doanh nghiệp Edgar Schein

“Công ty của tôi đã có văn hóa doanh nghiệp rồi”

Một hiểu lầm thường gặp của các CEO đó là thường sử dụng tiêu chuẩn văn hoá chung để tạo ra bộ văn hóa doanh nghiệp cho tổ chức mình. Nhưng thực tế văn hoá doanh nghiệp phải xuất phát từ chính những niềm tin cốt lõi, quan điểm nền tảng của người chủ doanh nghiệp.

Văn hóa doanh nghiệp nhìn từ góc độ chủ doanh nghiệp chính là tính cách, khí chất, cách suy nghĩ, hành xử của doanh nghiệp. Nhìn vào các tiêu chí văn hóa doanh nghiệp của mình, chủ doanh nghiệp phải nhìn thấy được hình bóng, khuôn diện tính cách của mình hoặc nhìn thấy những điều mình thực sự mong muốn hướng tới, sẵn sàng thay đổi để đạt được.

Các tiêu chí văn hóa doanh nghiệp nếu được in ra đóng bảng treo lên tường thì vị trí đầu tiên doanh nghiệp nên treo là ở phòng lãnh đạo. Lan tỏa văn hóa doanh nghiệp trong tổ chức trước hết phải từ lãnh đạo.

Thực tế, nhiều công ty cho rằng mình đã có văn hoá doanh nghiệp rõ nét với những giá trị chuẩn mực, hoa mỹ nhưng lại không mấy nhân sự có thể nhớ hết được những văn hoá đó và hành động một cách nhất quán với những giá trị cốt lõi của tổ chức.

Văn hóa doanh nghiệp sẽ chỉ thực sự hiện hữu, thấm nhuần trong tổ chức của bạn khi tất cả các thành viên biết, hiểu, tin tưởng và cùng làm theo những tiêu chí văn hóa doanh nghiệp một cách chủ động, tự nguyện.

Văn hóa doanh nghiệp không thực sự quan trọng và không mang lại hiệu quả

Văn hóa doanh nghiệp không hiện hữu ngay kết quả như công tác sản xuất, kinh doanh nên CEO có thể chưa cảm nhận được rõ mức độ quan trọng của văn hóa doanh nghiệp. Thậm chí, CEO còn nhận định văn hóa doanh nghiệp không mang lại hiệu quả cho tổ chức của mình.

Thực tế, văn hóa doanh nghiệp cũng giống như:

• Một chất kết dính giúp các thành viên công ty thực sự gắn kết với nhau 
• Một chất dung môi giúp điều hòa, làm “trơn tru” hoạt động phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban cho đến từng nhân viên
• Một màu sắc, bản sắc riêng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp không bị trộn lẫn với doanh nghiệp khác

Văn hóa doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo động lực cho tổ chức của bạn phát triển mạnh mẽ hơn cả về góc độ sản xuất – kinh doanh; phát triển nhân sự – tổ chức; góc độ quản trị – vận hành doanh nghiệp.

Đọc thêm: Tầm quan trọng của Văn hoá Doanh nghiệp

Tại sao cần phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp của bạn nên cân nhắc kiến tạo, xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp của riêng mình.

Giảm thiểu căng thẳng – gia tăng thống nhất, hợp tác trong tổ chức

Theo Edgar Schein, văn hóa tổ chức là văn hóa của một nhóm người có thể được định nghĩa là các tri thức đã học được, được cả nhóm tích lũy và chia sẻ (accumulated shared learning) trong quá trình xử lý các vấn đề liên quan đến việc điều chỉnh cho phù hợp với ngoại cảnh, và hội nhập ở trong nội bộ. Các tri thức đó đã phát huy hiệu quả đủ tốt để cả nhóm đánh giá là phù hợp và do đó, được dạy lại cho các thành viên mới như một cách thức đúng đắn để tiếp nhận, tư duy, cảm nhận và hành xử đối với các vấn đề nêu trên đó.

Một nền văn hóa doanh nghiệp “thất bại”, không rõ ràng sẽ khiến cho doanh nghiệp trở nên căng thẳng và là thứ cuối cùng bạn muốn đối mặt. Các thành viên trong tổ chức sẽ trở nên căng thẳng khi họ không hiểu nhau, hành động trái ngược nhau. Ở góc độ này, văn hóa doanh nghiệp hoàn toàn có thể là giải pháp tốt để giảm thiểu căng thẳng cho tổ chức của bạn. Lý do là vì văn hóa doanh nghiệp tích cực sẽ giúp các thành viên trong tổ chức:

• Nghĩ đúng: Văn hóa doanh nghiệp cung cấp cho các thành viên các giá trị được đồng thuận, tuyên bố rộng rãi trong tổ chức và có thể là cả với bên ngoài

• Làm đúng:  Văn hóa doanh nghiệp góp phần lan tỏa quan niệm nền tảng, ngầm định trong tổ chức, giúp các thành viên có những chuẩn mực để hành động đúng chuẩn. Không có văn hoá doanh nghiệp, bạn sẽ thật khó có thể kiểm soát được những hành động của nhân viên. Thiếu vắng văn hóa tích cực cũng dẫn đến việc đội ngũ của bạn không có tiếng nói chung, lộn xộn.
• Gắn kết hơn: Khi các thành viên đã nghĩ đúng, làm đúng theo chuẩn mực, ngầm định của tổ chức thì họ sẽ thực sự thấm nhuần văn hóa doanh nghiệp. Họ sẽ thực sự trở thành một team, thành những người đồng đội gắn kết với nhau. Chính trên nền tảng gắn kết team đó, các thành viên sẽ có sự hợp tác, phối hợp công việc ngày càng tích cực, chủ động.

Hỗ trợ tuyển dụng

Văn hóa doanh nghiệp có tác động lớn và hỗ trợ đắc lực cho công tác tuyển dụng.

Thực tế các tin tuyển dụng hiện nay đã rất hiếm những dòng thông tin “đơn sắc” theo kiểu: vị trí cần tuyển – yêu cầu – đãi ngộ… Thông tin như vậy là không sai nhưng chưa đủ vì xu hướng ứng viên hiện nay quan tâm nhiều điều hơn vấn đề lương thưởng.

Khảo sát của Glassdoor (một trong những nền tảng tuyển dụng lớn nhất thế giới) cho biết:

• 77% ứng viên sẽ cân nhắc về văn hóa doanh nghiệp trước khi ứng tuyển
• 56% nhân viên cho rằng văn hóa doanh nghiệp thậm chí còn quan trọng hơn cả tiền lương họ nhận được hàng tháng

Hiện nay, bạn có thể dễ dàng xem được những tin tuyển dụng, clip tuyển dụng lồng ghép yếu tố văn hóa doanh nghiệp. Những hình ảnh teambuilding, không gian văn phòng, hình ảnh về nhân viên trong tổ chức… đều là những dấu hiệu thể hiện văn hóa doanh nghiệp để thu hút ứng viên.

Văn hóa doanh nghiệp tích cực sẽ khiến doanh nghiệp “hấp dẫn” hơn trong con mắt ứng viên, những người có ý định gia nhập tổ chức của bạn.

Giảm thiểu biến động nhân sự

Nghiên cứu của Gallup trong thời gian 30 năm, trên phạm vi nghiên cứu 30 triệu người cho biết: chỉ có khoảng 13% nhân viên thực sự muốn gắn bó với doanh nghiệp họ đang làm việc. Chỉ số tương đương ở Anh là 17% và ở Mỹ là 32%.

Còn theo Erika Andersen – nhà bình luận chính của Forbes với 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự thì: doanh nghiệp thiếu một nền tảng văn hóa phù hợp là một trong những lý do quan trọng khiến nhân viên sớm rời bỏ tổ chức trong sự chán nản.

Văn hóa doanh nghiệp hoàn toàn có thể trở thành chìa khóa quan trọng giúp bạn giải quyết bài toán giảm thiểu biến động nhân sự. Khi nhân viên có ý định nghỉ việc, bạn có thể tìm cách giữ chân họ bằng các công cụ tăng lương, thưởng, thăng chức… Tuy nhiên, những công cụ này thường chỉ có tác dụng mang tính thời điểm chứ không phải trong dài hạn. Mặt khác, việc “nuông chiều” theo những đòi hỏi của nhân viên để tìm cách giữ chân họ cũng sẽ tạo ra tiền lệ không tốt trong tổ chức.

Một xu hướng quản trị doanh nghiệp hiện nay là dùng văn hóa để ổn định, giảm thiểu biến động nhân sự. Khi các thành viên trong tổ chức của bạn đã biết – hiểu – thấm nhuần văn hóa doanh nghiệp thì họ sẽ dần trở thành một mảnh ghép của doanh nghiệp. Thậm chí sẽ có những người khi rời khỏi doanh nghiệp sẽ rất khó hòa nhập vào một văn hóa doanh nghiệp khác trái ngược cái họ đã từng tin tưởng và làm theo.

Khi bạn xây dựng được văn hóa doanh nghiệp tích cực, nhân viên sẽ cảm thấy họ như một phần thuộc về doanh nghiệp và sẽ giảm tỷ lệ xin nghỉ việc.

Báo cáo về xu hướng nhân sự toàn cầu của công ty tư vấn Deloitte được thực hiện thông qua việc phỏng vấn trực tiếp 7.000 người ở 130 quốc gia khác nhau cho biết: 86% người tham gia phỏng vấn cho rằng văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định đến việc họ muốn gắn bó với tổ chức lâu dài hay không.

Hiệu suất công việc tăng cao

Bản chất của gia tăng hiệu suất công việc là tối ưu hóa nguồn lực cần bỏ ra để đạt được mục tiêu công việc. Nguồn lực bỏ ra càng tối ưu thì hiệu suất của tổ chức càng cao.

Chẳng hạn như quy trình làm việc tại một công ty công nghệ thông tin thường theo luồng cơ bản: 

• Quản trị dự án (PM), Chuyên viên Phân tích nghiệp vụ (BA) làm việc với khách hàng để xác định bài toán nghiệp vụ cần xử lý
• Lập trình viên (Dev) thực hiện xây dựng các phân hệ phần mềm đáp ứng yêu cầu của khách hàng
• Chuyên viên Kiểm thử phần mềm (Tester) tiến hành kiểm thử để phát hiện lỗi báo Dev khắc phục trước khi bàn giao phần mềm cho khách hàng.

Như vậy, triển khai một dự án công nghệ thông tin đòi hỏi nhiều bộ phận phối hợp với nhau. Để cải thiện hiệu suất công việc, bạn cần đảm bảo các bộ phận, phòng ban phối hợp với nhau hiệu quả, thông suốt.

Câu chuyện phối hợp này có thể được giải quyết theo nhiều cách khác nhau như:

• Ngắn hạn: dùng kỷ luật, quy chuẩn để bắt buộc team thực hiện
• Trung hạn: dùng mục tiêu, tạo động lực
• Dài hạn: dùng văn hóa doanh nghiệp để đội ngũ thấm nhuần, hiểu rõ tinh thần phối hợp làm việc

Tùy vào tình hình cụ thể dự án, công việc, bạn có thể cân nhắc lựa chọn những phương pháp khác nhau để gia tăng hiệu suất công việc. Nhưng về dài hạn, văn hóa doanh nghiệp vẫn là chìa khóa quan trọng giúp đội ngũ của bạn chủ động, tự nguyện phối hợp, hướng tới gia tăng hiệu suất.

Với văn hóa doanh nghiệp tích cực, phù hợp, bạn có thể cải thiện hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, gia tăng khả năng nắm bắt các cơ hội kinh doanh, đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng của tổ chức x2, thậm chí x5 so với khi tổ chức lộn xộn, thiếu văn hóa doanh nghiệp.

Cải thiện không khí làm việc vui vẻ, hạnh phúc

Văn hóa doanh nghiệp có thể giúp đội ngũ của bạn làm việc vui vẻ, hòa thuận, có tranh luận nhưng không biến thành tranh cãi, mâu thuẫn hay xung đột. Văn hóa doanh nghiệp phù hợp, tích cực sẽ giúp nhân viên cảm nhận được mình là một phần của tổ chức, đội nhóm. Họ sẽ cảm thấy vui vẻ, hạnh phúc với mỗi ngày làm việc của mình.

Kiến tạo, duy trì văn hóa xét cho cùng là câu chuyện bắt nguồn từ con người và cũng có đích đến là con người. Mà con người khi làm việc sẽ rất khác với cơ chế của một cỗ máy cơ học. Họ cần có động lực, có niềm vui, hạnh phúc mỗi ngày để duy trì công việc không chỉ trong khuôn khổ mà còn có thể sáng tạo vượt qua khỏi khuôn khổ.

Bạn có thể tham khảo cách Ubiquity Retirement + Savings dùng văn hóa doanh nghiệp để cải thiện không khí làm việc vui vẻ, hạnh phúc của nhân viên. Họ chỉ đơn giản là quan tâm đến cảm xúc của các thành viên.

Mỗi ngày trước khi rời khỏi văn phòng, các nhân viên của Ubiquity Retirement + Savings sẽ ấn một nút ở sảnh văn phòng. Nút bấm này không phải nút chấm công như ở nhiều văn phòng khác mà là nút để ghi lại cảm xúc của nhân viên.

Nhân viên Ubiquity Retirement + Savings sẽ có 5 nút để lựa chọn thể hiện cảm xúc. Mặt cười tươi nếu họ cảm thấy hạnh phúc với ngày làm việc. Còn mặt mếu nếu họ cảm thấy buồn chán.

Bằng cách thu thập dữ liệu cảm xúc này, các nhà quản lý của Ubiquity Retirement + Savings có thể thấu hiểu cảm xúc, suy nghĩ của các thành viên và tìm cách chủ động tạo cảm hứng, truyền động lực cho nhân viên tốt hơn.

Tìm hiểu thêm: Văn hoá doanh nghiệp của các công ty hàng đầu

Tái khẳng định niềm tin của CEO trong tổ chức

Văn hóa doanh nghiệp ở một góc độ nhất định chính là khuôn diện tính cách, khí chất, cách suy nghĩ, hành động hay những điều mà CEO thực sự mong muốn hướng đến. Nhìn vào các tiêu chí văn hóa của một doanh nghiệp, bạn có thể cảm nhận được phần nào về lãnh đạo của tổ chức.

Bằng việc kiến tạo, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp trong tổ chức, CEO cũng có thể tái khẳng định những niềm tin, điều mình mong muốn đến với toàn bộ nhân viên. CEO có thể sống đúng với bản thân mình, không tự cảm thấy áy náy hay mất niềm tin với chính hành động của mình.

Erika Andersen (Forbes) cho biết: “Một trong những hạn chế chúng tôi nhận thấy khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho khách hàng trong suốt một thập niên qua, đó là sự nhầm lẫn về giá trị bên ngoài và giá trị bên trong. Cụ thể, đa số doanh nghiệp khi xây dựng văn hóa của mình, thường nỗ lực tạo ra một bảng dài hàng trăm quy tắc, dán chúng khắp nơi, hay đổ tiền vào việc xây dựng phòng nghỉ, thiết kế các buổi teambuilding (xây dựng đội nhóm) hoành tráng… trong khi thực sự, nhân viên của họ lại chẳng có ấn tượng gì qua những việc này”.

Chính niềm tin của lãnh đạo lan tỏa, thấm nhuần trong văn hóa doanh nghiệp mới là một trong những yếu tố quan trọng giúp tạo động lực cho đội ngũ. Và ngược lại, xây dựng văn hóa cũng là cách thức hiệu quả để nhà lãnh đạo lan tỏa, tái khẳng định niềm tin của mình với tổ chức.

Tìm hiểu thêm: Các công cụ giúp tự động hoá xây dựng văn hoá doanh nghiệp

*

Quan phân tích ở trên cùng VNOKRs, bạn có thể khẳng định: xây dựng văn hóa doanh nghiệp là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp dù ở các quy mô hay lĩnh vực hoạt động khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp không chỉ có thể giúp doanh nghiệp của bạn hấp dẫn, linh hoạt hơn mà còn có thể là động lực để doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ trong dài hạn.