Kiến thức OKRs

So sánh OKRs và KPIs – Khác nhau như thế nào?

admin
 - Tháng Ba 25, 2020

Thường xuyên được đặt lên bàn cân so sánh, OKRs và KPIs là 2 phương thức quản lý được nhiều doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn nhất.

Vậy OKRs & KPIs khác nhau như thế nào? OKRs hay KPIs mới là phương pháp vượt trội hơn? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Bảng so sánh OKRs và KPIs

OKRs KPIs
Khung thiết lập mục tiêu Không
Đo lường được
Có thể đạt được (thực tế)
Giới hạn thời gian
Đánh giá hiệu suất Không
Có thời hạn
Tần suất theo dõi Hàng tuần
Mục đích Tạo ra sự tập trung, liên kêt và tiến bộ trong công việc Đo lường “sức khỏe”, hiệu suất của doanh nghiệp

Thông qua bảng so sánh trên của Blog OKRs, bạn đọc đã phần nào hiểu sự khác nhau giữa 2 phương pháp quản trị này, giờ chúng ta cùng đi sâu vào phân tích chi tiết hiệu quả và ứng dụng thực tế của OKRs và KPIs.

1. Khái quát về OKRs và KPIs

Trước khi mang ra “cân đo đong đếm”, điều đầu tiên bạn cần làm chính là hiểu được rõ khái niệm OKRs và KPIs là gì.

OKRs là gì?

OKRs được viết tắt của “Objective & Key Results” – dịch sát nghĩa là “Mục tiêu và các kết quả then chốt”.

Đây là một phương pháp quản lý mục tiêu có thể áp dụng ở cả quy mô lớn (công ty, chi nhánh) và cả quy mô nhỏ (nhóm, cá nhân). 

So với phương pháp quản lý mục tiêu truyền thống, OKRs đem lại cho bạn nhiều điểm tích cực hơn như

✔️Giảm thời gian thiết lập mục tiêu

✔️Xây dựng được các mục tiêu hợp lý hơn và được cam kết thực hiện từ nhân viên 

✔️Tạo ra tính tự chủ và trách nhiệm của của mọi cá nhân trong doanh nghiệp

✔️Tăng cường giao tiếp minh bạch 

✔️Tăng kết nối giữa các bộ phận, giữ cá nhân với công ty

✔️Giảm thời gian giải quyết khúc mắc, tăng hiệu suất làm việc

✔️Tăng tốc độ phản ứng của toàn doanh nghiệp

✔️Tạo cảm hứng cho toàn bộ nhân viên, thúc đẩy thực hiện các mục tiêu táo bạo, giúp doanh nghiệp bứt phá

✔️Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và trở thành phễu lọc giúp công ty lựa chọn được “con người phù hợp”

Ví dụ:

Mục tiêu (O): Tăng traffic vào website công ty trong quý I

Kết quả chính (KRs):

KR1: Đăng tải 45 bài viết trên website trong quý

KR2: Mỗi bài viết có tối thiểu 50 lượt tương tác (like, share hoặc bình luận)

KR3: Tối ưu 100 bài viết theo checklist SEO mới để tăng trải nghiệm khách hàng

Khái quát KPIs và OKRs

Tuy có nhiều điểm vượt trội nhưng OKRs là phương pháp còn đang khá mới mẻ ở Việt Nam.

ĐỌC THÊM

KPIs là gì?

KPIs là từ viết tắt của “Key Performance Indicator” hay “Chỉ số đo lường hiệu quả công việc trọng yếu”.

KPIs được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho: tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động …

Các chỉ số KPIs thường có đặc điểm:

✔️Liên kết với các mục tiêu chiến lược.

✔️Gắn với các chỉ số định lượng giúp dễ dàng đo lường – đánh giá

✔️KPIs giúp theo dõi được chất lượng, hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban, từng quá trình làm việc.

✔️Mặt khác, nhờ các chỉ số KPIs, công ty có thể nhìn nhận được hướng triển khai công việc – phát triển công ty. Bao quát được ưu, nhược điểm để dễ dàng điều chỉnh, khắc phục giúp đạt hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn.

Ví dụ:

KPIs của Phòng Nhân Sự: Tuyển 01 nhân sự vị trí Lập trình viên trong 2 tuần

KPIs của Phòng Kinh Doanh: Gọi tối thiểu 30 cuộc gọi giới thiệu SP tới KH tiềm năng trong vòng 1 tuần.

Sự khác nhau giữa OKRs và KPIs

KPIs khá quen thuộc với các công ty ở Việt Nam do đã được sử dụng từ khá lâu.

2. So sánh KPIs và OKRs

Điểm giống nhau

  • Cả OKR và KPIs đều có thể được sử dụng linh hoạt ở cả công ty lớn và nhỏ để giúp họ tiến tới mục tiêu và tầm nhìn đã đặt ra. 
  • KPIs & OKRs đều tác động tích cực đến năng suất của công ty. 
  • KPIs và OKRs cùng phải cụ thể và định lượng được (bao gồm con số).

Điểm khác nhau

Nhìn chung, 2 phương pháp này có khá nhiều điểm khác biệt. Chúng ta sẽ đi vào từng khía cạnh để có thể thấy được rõ ràng nhất sự khác nhau giữa OKRs và KPIs qua các tiêu chí so sánh sau:

− Về tính chất

  • KPIs được sử dụng để đánh giá hiệu suất của nhân viên, đánh giá một quy trình hoặc sáng kiến, đo lường sự thành công của một chương trình.
  • OKRs đặt ra các mục tiêu và thúc đẩy toàn bộ thành viên cùng nhau đạt được các mục tiêu khó khăn. OKRs có chức năng truyền cảm hứng, thúc đẩy nhân viên có ý chí và tham vọng hơn, vượt ra khỏi giới hạn của bản thân. Nếu bạn có một ước mơ lớn, một ý tưởng “điên rồ”, thì chắc chắn bạn cần có OKRs để đi được đến đó.

− Về cấu trúc

  • KPIs gồm:
    • Số liệu cụ thể
    • Khoảng thời gian nhất định
    • Nguồn dữ liệu: Các công việc cần đến KPIs thường là việc lặp đi lặp lại, theo chu kỳ và quá trình cố định, do đó có thể đo lường và đưa ra nguồn dữ liệu chính xác
    • Tần suất báo cáo: tùy vào các nhóm, thường là theo tuần hoặc chu kỳ tháng
  • OKRs gồm 2 phần:
    • Objectives (Mục tiêu): một mục tiêu tham vọng, có phần nhảy vọt so với tình hình hiện tại của công ty, không phải những gì đã xảy ra trước đó, mà có phần mới mẻ và khát khao hơn.
    • Key Results (Kết quả then chốt): các kết quả cần phải định lượng – đo được, khi tất cả kết quả đạt được thì mục tiêu sẽ hoàn thàn

− Về quy trình thực hiện

  • KPIs thường được xác định và giao phó theo cơ chế “mệnh lệnh”, khi này nhân viên sẽ nhận sự uỷ thác và trách nhiệm phải hoàn thành mục tiêu cấp trên giao xuống, trong thời gian bắt buộc, mà đôi khi không biết lý do của việc mình đang làm.
  • OKRs được xây dựng theo 3 Chiếu: dưới lên, trên xuống, chéo sang. Tính chất của OKRs là sự trong suốt và đàm phán, nghĩa là mỗi người đều nhìn thấy OKRs của nhau (bao gồm cả cấp trên), từ đó chủ động xây dựng OKRs của riêng mình nhằm hỗ trợ các OKRs cấp cao hơn, đàm phán với đồng nghiệp để cùng thực thi các OKRs chịu ảnh hướng lẫn nhau. Nói vắn tắt thì OKRs không theo cơ chế Ép Buộc, Giao Việc

3.  Có thể kết hợp KPIs và OKRs không?

KPIs là những chỉ số đo lường hiệu suất củ bất kỳ việc gì, cho thấy sức khỏe của doanh nghiệp. OKRs là hệ thống được sử đụng dể tập hợp sức mạnh, loại bỏ các điểm yếu để đưa doanh nghiệp tiến lên.

Không phải tất cả các KPIs đều biết thành OKRs, mặc dù trong OKRs có rất nhiều KRs giống như KPIs.

Bạn sẽ chỉ thực sự đưa KPI thành KR của OKRs khi và chỉ khi đó là một chỉ số Quan trọng trong 1 khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ: để xem xét kỷ luật của một công ty, chỉ số thời gian đi muộn và số lần đi muộn của một nhân viên được theo dõi. Nếu mọi người đều đi làm đúng giờ, nghĩa là kỷ luật giờ làm đang được duy trì tốt, chúng ta sẽ không cần chú ý đến điều đó và tập trung làm điều khác. Giờ đi làm sẽ không có mặt trong OKRs, nhưng vẫn được bộ phận Hành chính Nhân sự theo dõi thường xuyên. Cho tới khi việc này vẫn ổn, không ảnh hưởng đến mục tiêu của công ty, thì OKRs vẫn không đề cập đến “giờ đi làm”.

OKRs và KPIs hoàn toàn có thể đồng thời được áp dụng trong doanh nghiệp, với 2 mục đích hoàn toàn khác nhau nhưng có tính chất hỗ trợ nhau.

▶︎ KPIs nên được sử dụng khi công ty của bạn đã tương đối đi vào khuôn khổ, bài bản với chiến lược, mô tả công việc cụ thể, với hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ.

Khi áp dụng KPIs cũng cần xem xét trình độ, năng lực của các cấp quản lý và nhân viên đã đủ đáp ứng chưa. Nhân viên của bạn có sẵn sàng tự giác thực hiện theo KPIs đã đề ra? Khi chưa đủ chất lượng nhân lực mà áp dụng ngay KPIs có thể dẫn đến việc phản kháng, đối phó của nhân viên.

▶︎ Với OKRs, bạn nên xem xét áp dụng khi mong muốn đưa công ty của mình hướng tới những mục tiêu tham vọng, đầy cảm hứng.

OKRs với mục tiêu và các kết quả chính có thể rất khó khăn và việc bạn chỉ hoàn thành 60 – 70% một mục tiêu nào đó cũng có thể coi là thành công.

Tuy nhiên, tiệm cận được một mục tiêu táo bạo, đầy tham vọng thì vẫn đáng tự hào hơn so với việc hoàn thành 100% một mục tiêu bình thường, không cần nỗ lực hoặc thay đổi nhiều.

XEM TIẾP | Nguyên tắc kết hợp KPIs và OKRs đúng cách – Theo VNOKRs

Chuyện ngắn về OKRs và KPIs

Hôm trước tôi lái xe đi xa, là kiểu người mù phương hướng, lên xe là tôi phải cắm ngay Google Maps. Chọn địa điểm muốn đến, chọn tuyến đường giữa 3 tuyến đường mà Google gợi ý (Google luôn đưa ra nhiều lựa chọn, mặc định sẽ hiển thị tuyến đường nhanh nhất, chúng ta có thể chọn lại tùy ý). (A)
Quãng đường khá xa, tôi nghĩ chắc phải đi thành 3 chặng, mỗi chặng lại nghỉ 15p. Để cẩn thận thì có 2 người thay nhau lái. Chuẩn bị 1 lốp dự phòng cho chắc. (B)
Vì là lần đầu đi xa, nên tôi có tìm hiểu 1 chút và chuẩn bị 1 số thứ cần thiết: Xăng đổ đầy bình, dự trữ thêm 1 can xăng trên xe; Chuẩn bị 1 bơm xe; Mang theo 1 ít nước lavie; Và tất nhiên là đem theo mấy triệu tiền mặt. (C)
Mọi thứ khá ổn sau vài tiếng đi xe, xăng báo còn nhiều, không thấy cảnh báo hỏng hóc gì, tốc độ đạt chuẩn giáo dục công dân, điều hòa mát lạnh, dầu máy các kiểu vẫn ok. Tôi cứ nhẹ nhàng mà tiến. (D)
Nhưng rồi sự cố xảy ra, do đường núi xấu quá nên 1 lốp bị xa cảnh báo là hỏng mất tiêu. Tôi đã phải thay lốp sơ cua. Vì lo rằng lốp sẽ nổ tiếp nên tôi đã quay lại và chọn tuyến đường khác xa hơn nhưng mặt đường tốt hơn. (E)
Tuy nhiên do vòng lại và đi xa hơn, đồng hồ báo xăng bắt đầu báo đỏ dù đã đổ thêm từ bình dự trữ. Lốp vẫn ổn, nhưng xăng lại hết. Tôi đành đi vào thị trần để đổ xăng. Lại tốn thêm 1 giờ đồng hồ. (F)
Rốt cuộc thì cũng tới được đích. Điều tôi tưởng là không phải lo là Xăng thì lại phải bổ sung. Điều tôi lo lắng là lốp thì cái thứ 2 không hề bị gì. 2 người thay nhau lái không hề mệt mỏi. May mà chuẩn bị kỹ càng.
Bây giờ hãy xem xét các chỗ in đậm:
(A): Đây là Objectives
(B): Các Key Results (có Key giống KPI)
(C): Các KPI khác, cần có nhưng đánh giá là không quá quan trọng, ảnh hưởng đến Objective, chỉ cần theo dõi ổn là ổn.
(D): KPI luôn hiển thị và được theo dõi, nếu mọi chuyện ổn, tức là “chuyến xe” ổn, không cần để ý tới.
(E): Key Results được theo dõi và khi có rủi ro liền có các sáng kiến vượt trở ngại.
(F): Khi KPI bắt đầu có vấn đề, có khả năng ảnh hưởng đến Objective, chúng ta sẽ chú ý đến chúng, và cần thiết thì biến chúng thành Key Results.
Tổng kết:
  • KPIs luôn tồn tại trong tổ chức, lưu ý là KPI cũng có chữ “Key”. Tổ chức nên có các chỉ số trọng yếu cần được đưa ra để theo dõi, đánh giá.
  • KPI giúp theo dõi hiệu suất doanh nghiệp. Nếu các KPI đều tốt thì mọi chuyện đang tốt.
  • Khi có một hay một vài Mục tiêu khó khăn cần chinh phục, chúng sẽ được đưa vào OKRs.
  • Một số KPI sẽ biến thành KR nếu chúng giúp đạt được Mục tiêu.
  • Các KPI khác không liên quan trực tiếp đến Mục tiêu sẽ không đưa vào OKRs, và vẫn theo dõi thường xuyên (VD: giờ giấc đi làm của nhân viên, các hóa đơn điện nước …).
Trong quá trình theo dõi, thực hiện OKRs, nếu có KPI nào đó không nằm trong OKRs nhưng có chuyển biến xấu, có khả năng làm hỏng Mục tiêu, chúng có thể được đưa ngay vào thành các KR. VD nếu nhân viên đi làm muộn thường xuyên khiến doanh số cửa hàng giảm mạnh, có thể tạo ra ngay 1 Key Results là “100% nhân viên đi làm đúng giờ 30 ngày liên tiếp”.
Ghi nhớ:
Chiến lược là “Bản đồ”
OKRs là “thiết bị dẫn đường”
KPI là “chỉ số cảnh báo trên màn hình oto”

ĐỌC TIẾP | So sánh chi tiết OKRs & Mục tiêu SMART

Kết luận,

OKRs và KPIs – tuy hai mà một. KPIs giúp theo dõi hiệu suất và xác định các vấn đề để cải thiện; OKRs giúp giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình và thúc đẩy đổi mới. Tuỳ vào tình hình thực tế phát triển của công ty mà ban lãnh đạo có thể lựa chọn một giải pháp quản trị sao cho phù hợp nhất.

Vậy còn OKRs và BSC giống nhau và khác nhau thế nào, cùng so sánh OKRs và BSC qua bài viết tại đây bạn nhé

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận