OKRs và KPIs khác nhau như thế nào? Đâu mới là phương pháp vượt trội hơn? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp gặp phải trong quá trình lựa chọn phương pháp quản trị phù hợp. Bài viết dưới đây VNOKRs sẽ phân tích sự giống nhau và khác giữa giữa OKRs vs KPI cũng như gợi ý phương pháp quản trị phù hợp nhất với từng giai đoạn của doanh nghiệp.
Thông qua bảng so sánh sự khác nhay giữa OKRs và KPI trên của VNOKRs, bạn đọc đã phần nào hiểu sự khác nhau giữa 2 phương pháp quản trị này, giờ chúng ta cùng đi sâu vào phân tích chi tiết hiệu quả và ứng dụng thực tế của OKRs và KPIs.
Khái quát về OKRs và KPIs
Trước khi mang ra “cân đo đong đếm”, điều đầu tiên bạn cần làm chính là hiểu được rõ khái niệm OKRs và KPIs là gì.
OKRs là gì?
OKRs là từ viết tắt của “Objective and Key Results” hay “Mục tiêu và kết quả chính”.
OKRs là một phương pháp quản trị bằng Mục tiêu (Objective) và các Kết quả chính (Key Results) được Google và nhiều doanh nghiệp hàng đầu sử dụng. Nó là một công cụ đơn giản để tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.
- Mục tiêu – Objectives (O): Nơi mà bạn muốn đến.
- Các kết quả chính – Key results (KRs): Những kết quả cho biết bạn đã đến nơi.
OKRs có sự khác biệt lớn so với các mô hình quản trị khác đó là, OKRs thường được thiết lập, theo dõi và đánh giá liên tục trong một chu kỳ – thường là hàng quý. OKRs là một tiến trình đơn giản, nhanh gọn, thu hút sự sáng tạo của mỗi nhóm.
Phương pháp đánh giá OKRs tạo ra sự liên kết trong tổ chức, mục tiêu là để đảm bảo tất cả mọi người đều đi theo cùng một hướng, với các ưu tiên rõ ràng, trong một nhịp điệu không đổi.
Tư tưởng của OKRs đó là luôn hướng tổ chức đặt ra những mục tiêu thách thức để vươn lên đạt được những kết quả vượt trội. Vì vậy phương pháp đánh giá OKRs không dùng để đánh giá hiệu suất và không gắn trực tiếp với lương thưởng. OKRs dùng để đánh giá sự nỗ lực của mỗi người, giúp mỗi cá nhân tự nhìn nhận lại bản thân mình.
So với phương pháp quản lý mục tiêu truyền thống, OKRs đem lại cho bạn nhiều điểm tích cực hơn như:
✔️ Giảm thời gian thiết lập mục tiêu
✔️ Xây dựng được các mục tiêu hợp lý hơn và được cam kết thực hiện từ nhân viên
✔️ Tạo ra tính tự chủ và trách nhiệm của của mọi cá nhân trong doanh nghiệp
✔️ Tăng cường giao tiếp minh bạch
✔️ Tăng kết nối giữa các bộ phận, giữ cá nhân với công ty
✔️ Giảm thời gian giải quyết khúc mắc, tăng hiệu suất làm việc
✔️ Tăng tốc độ phản ứng của toàn doanh nghiệp
✔️ Tạo cảm hứng cho toàn bộ nhân viên, thúc đẩy thực hiện các mục tiêu táo bạo, giúp doanh nghiệp bứt phá
✔️ Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và trở thành phễu lọc giúp công ty lựa chọn được “con người phù hợp”
Ví dụ:
ĐỌC THÊM
Bí Mật của top 1% doanh nghiệp Fortune 500 tăng trưởng đột phá x3-x10 so với công ty cùng ngành với hệ thống vận hành tự động >90%, trong khi vẫn duy trì an toàn và bền bỉ và giữ vững vị trí trong suốt 10-30 năm kế tiếp?
Khám phá bí quyết giúp họ triển khai OKRs với tốc độ x3-x5 so với các công ty đồng cấp với 1 sự ổn định và tương thích đáng kinh ngạc.
KPIs là gì?
KPIs là viết tắt của “Key Performance Indicator” hay “Chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu”.
Một KPIs là một giá trị có thể đo lường được để chứng minh mức độ hiệu quả của công ty đang đạt được các mục tiêu kinh doanh chính. Các tổ chức sử dụng KPIs ở nhiều cấp độ để đánh giá mức độ thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu.
KPIs cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPIs cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, nhân sự, hỗ trợ và những người khác.
Các chỉ số KPIs thường có đặc điểm:
✔️ Các chỉ số này thường liên kết với các mục tiêu chiến lược; định hướng phân bổ nguồn lực và được đo lường với các mục tiêu.
✔️ KPIs thường gắn với các chỉ số định lượng giúp dễ dàng đo lường, đánh giá, theo dõi được chất lượng, hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban, từng quá trình làm việc.
✔️ KPIs cũng có thể được xây dựng với các chỉ số định tính, nhưng dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc các diễn giải chủ quan từ dữ liệu.
✔️ Mặt khác, nhờ các chỉ số KPIs, công ty có thể nhìn nhận được hướng triển khai công việc, phát triển công ty của mình có ưu, nhược điểm gì để dễ dàng điều chỉnh, khắc phục giúp đạt hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn.
Ví dụ:
- KPIs của Phòng Nhân Sự: Tuyển 01 nhân sự vị trí Lập trình viên trong 2 tuần
- KPIs của Phòng Kinh Doanh: Gọi tối thiểu 30 cuộc gọi giới thiệu SP tới KH tiềm năng trong vòng 1 tuần.
So sánh KPIs và OKRs
Điểm giống nhau
- Cả OKRs và KPIs đều có thể được sử dụng linh hoạt ở cả công ty lớn và nhỏ để giúp họ tiến tới mục tiêu và tầm nhìn đã đặt ra.
- KPIs & OKRs đều tác động tích cực đến năng suất của công ty.
- KPIs và OKRs cùng phải cụ thể và định lượng được (bao gồm con số).
Điểm khác nhau cơ bản giữa KPI và OKRs.
Sự khác nhau giữa OKRs và KPI đầu tiên phải kể đến: OKRs đánh giá sự tiến bộ và nỗ lực của nhân viên, còn KPIs sẽ tập trung vào đánh giá hiệu suất làm việc của người nhân viên đó.
Nếu một giám đốc nhìn vào hệ thống KPIs và thấy các chỉ số vẫn đang ổn điều đó có nghĩa doanh nghiệp đang hoạt động ổn định, giám đốc có thể yên tâm vào tình trạng của công ty. Nhưng nếu hệ thống OKRs cho thấy chỉ số của các quý đều bằng nhau thì người giám đốc sẽ đưa ra nhận định rằng doanh nghiệp của mình sẽ còn có thể tiến bộ hơn nữa mà không nên đi đều như vậy.
KPIs cho thấy kết quả hiện tại doanh nghiệp có tốt hay không, OKRs đặt ra những mục tiêu khó khăn hơn, cao lớn hơn, và tập hợp toàn bộ sức mạnh của công ty để chính phục những mục tiêu đó.
Điểm khác biệt thứ hai đó là: KPIs thường bám sát vào lý thuyết của MBO truyền thống đó là giao việc theo kiểu “Thác đổ” phân tầng từ trên xuống dưới. Còn đối với hệ thống OKRs, mục tiêu sẽ được thiết lập theo 3 chiều (từ trên xuống, dưới lên, chéo sang).
Khi áp dụng OKRs, các KRs tương đối giống KPIs, với các công ty đang sử dụng hệ thống KPIs các bạn rất dễ để chuyển sang OKRs. KPIs và Key Results đều là những chỉ số quan trọng, tuy nhiên Key Results là những kết quả, giá trị cần đạt được còn KPIs là những con số thước đo.
Tính chất cốt lõi của OKRs và KPIs là khác nhau. Trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều chỉ số KPIs chúng ta cần theo dõi đồng thời. Còn tư tưởng của OKRs đó là trong mỗi chu kỳ chúng ta sẽ chỉ tập trung vào một số mục tiêu quan trọng và nỗ lực để hoàn thành chúng.
Có thể kết hợp KPIs và OKRs không?
Quản lý một doanh nghiệp có nghĩa là đo lường những thứ phù hợp chứ không phải đo lường tất cả mọi thứ, vì thế bạn cần có KPIs. Nhưng làm thế nào để nhóm của bạn hiểu những gì họ cần làm? Làm thế nào để bạn sắp xếp nhiệm vụ của mỗi người hướng đến tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp? – Lúc này bạn cần có OKRs.
Bằng cách sử dụng OKRs, khi bạn làm việc với các nhóm của mình để thiết lập các mục tiêu bạn cung cấp cho họ các công cụ để hiểu những gì họ cần đạt được và sau đó họ sẽ quyết định cách thức thực hiện.
OKRs không phải là theo dõi mọi thứ bạn làm, nhưng nó không phải là tập trung vào một thứ và bỏ mọi thứ khác. Để thiết lập OKRs tốt, bạn nên đánh giá các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp và xác định những khía cạnh mà sự thay đổi trong hiệu suất sẽ có tác động lớn nhất, trong khi giữ cho các yếu tố khác ở trạng thái ổn định bằng việc theo dõi các chỉ số KPIs.
Vì vậy, chúng ta cần đo lường những điều phù hợp và đặt mục tiêu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp, tuy nhiên các nhóm sẽ được thực hiện việc thiết lập mục tiêu theo đa chiều (trên xuống, dưới lên và chéo sang) để tất cả kết hợp với nhau.
Thay vì nghĩ lựa chọn giữa OKRs hay KPIs thì bây giờ sẽ là kết hợp giữa OKRs và KPIs.
Ví dụ: Để xem xét kỷ luật của một công ty, chỉ số thời gian đi muộn và số lần đi muộn của một nhân viên được theo dõi. Nếu mọi người đều đi làm đúng giờ, nghĩa là kỷ luật giờ làm đang được duy trì tốt, chúng ta sẽ không cần chú ý đến điều đó và tập trung làm điều khác.
Giờ đi làm sẽ không có mặt trong OKRs, nhưng vẫn được bộ phận Hành chính Nhân sự theo dõi thường xuyên. Cho tới khi việc này vẫn ổn, không ảnh hưởng đến mục tiêu của công ty, thì OKRs vẫn không đề cập đến “giờ đi làm”.
Lưu ý khi kết hợp OKRs vs KPI
KPIs đo lường toàn bộ chỉ số trong doanh nghiệp nhưng tại một thời điểm sẽ luôn có những KPIs quan trọng hơn những chỉ số còn lại. Những KPIs quan trọng đó sẽ được chú ý nhiều hơn, và được tập hợp nhiều nguồn lực hơn. Khi đó những chỉ số KPIs quan trọng đó chính là các Key Results của OKRs.
KPIs có xu hướng ít thay đổi theo các quý, nhưng chắc chắn rằng những ưu tiên của bạn sẽ thay đổi từ quý này sang quý tiếp theo. OKRs có tính thích ứng và có thể thay đổi để giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng trong thời điểm cụ thể.
Trong quá trình chuyển đổi giữa KPIs và OKRs chúng ta sẽ nhìn thấy rất nhiều chỉ số của KPIs chuyển dần vào OKRs. Sau một vài quý khi doanh nghiệp đã thực hành quen với OKRs, toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp được thống nhất để thực hiện những mục tiêu quan trọng. Hầu hết các chỉ số KPIs quan trọng sẽ được nhúng vào hệ thống OKRs, khi đó doanh nghiệp sẽ không cần phải theo dõi những chỉ số khác nữa.
Trong quá trình theo dõi, thực hiện OKRs, nếu có KPIs nào đó không nằm trong OKRs nhưng có chuyển biến xấu, có khả năng làm hỏng Mục tiêu, chúng có thể được đưa ngay vào thành các KRs. Đôi khi một số những chỉ số KPIs bình thường trong một thời điểm cũng có thể trở thành Key Result thực hiện mục tiêu quan trọng của công ty.
OKRs và KPIs hoàn toàn có thể đồng thời được áp dụng trong doanh nghiệp, với 2 mục đích hoàn toàn khác nhau nhưng có tính chất hỗ trợ nhau.
▶︎ KPIs nên được sử dụng khi công ty của bạn đã tương đối đi vào khuôn khổ, bài bản với chiến lược, mô tả công việc cụ thể, với hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ.
Khi áp dụng KPIs cũng cần xem xét trình độ, năng lực của các cấp quản lý và nhân viên đã đủ đáp ứng chưa. Nhân viên của bạn có sẵn sàng tự giác thực hiện theo KPIs đã đề ra? Khi chưa đủ chất lượng nhân lực mà áp dụng ngay KPIs có thể dẫn đến việc phản kháng, đối phó của nhân viên.
▶︎ Với OKRs, bạn nên xem xét áp dụng khi mong muốn đưa công ty của mình hướng tới những mục tiêu khát vọng, đầy cảm hứng.
OKRs với mục tiêu và các kết quả chính có thể rất khó khăn và việc bạn chỉ hoàn thành 60 – 70% một mục tiêu nào đó cũng có thể coi là thành công.
Tuy nhiên, tiệm cận được một mục tiêu táo bạo, đầy tham vọng thì vẫn đáng tự hào hơn so với việc hoàn thành 100% một mục tiêu bình thường, không cần nỗ lực hoặc thay đổi nhiều.
Chuyện ngắn về OKRs và KPIs
Hôm trước tôi lái xe đi xa, là kiểu người mù phương hướng, lên xe là tôi phải cắm ngay Google Maps. Chọn địa điểm muốn đến, chọn tuyến đường giữa 3 tuyến đường mà Google gợi ý (Google luôn đưa ra nhiều lựa chọn, mặc định sẽ hiển thị tuyến đường nhanh nhất, chúng ta có thể chọn lại tùy ý). (A)
Quãng đường khá xa, tôi nghĩ chắc phải đi thành 3 chặng, mỗi chặng lại nghỉ 15p. Để cẩn thận thì có 2 người thay nhau lái. Chuẩn bị 1 lốp dự phòng cho chắc. (B)
Vì là lần đầu đi xa, nên tôi có tìm hiểu 1 chút và chuẩn bị 1 số thứ cần thiết: Xăng đổ đầy bình, dự trữ thêm 1 can xăng trên xe; Chuẩn bị 1 bơm xe; Mang theo 1 ít nước lavie; Và tất nhiên là đem theo mấy triệu tiền mặt. (C)
Mọi thứ khá ổn sau vài tiếng đi xe, xăng báo còn nhiều, không thấy cảnh báo hỏng hóc gì, tốc độ đạt chuẩn giáo dục công dân, điều hòa mát lạnh, dầu máy các kiểu vẫn ok. Tôi cứ nhẹ nhàng mà tiến. (D)
Nhưng rồi sự cố xảy ra, do đường núi xấu quá nên 1 lốp bị xa cảnh báo là hỏng mất tiêu. Tôi đã phải thay lốp sơ cua. Vì lo rằng lốp sẽ nổ tiếp nên tôi đã quay lại và chọn tuyến đường khác xa hơn nhưng mặt đường tốt hơn. (E)
Tuy nhiên do vòng lại và đi xa hơn, đồng hồ báo xăng bắt đầu báo đỏ dù đã đổ thêm từ bình dự trữ. Lốp vẫn ổn, nhưng xăng lại hết. Tôi đành đi vào thị trần để đổ xăng. Lại tốn thêm 1 giờ đồng hồ. (F)
Rốt cuộc thì cũng tới được đích. Điều tôi tưởng là không phải lo là Xăng thì lại phải bổ sung. Điều tôi lo lắng là lốp thì cái thứ 2 không hề bị gì. 2 người thay nhau lái không hề mệt mỏi. May mà chuẩn bị kỹ càng.
Bây giờ hãy xem xét các chỗ in đậm:
- (A): Đây là Objectives
- (B): Các Key Results (có Key giống KPI)
- (C): Các KPI khác, cần có nhưng đánh giá là không quá quan trọng, ảnh hưởng đến Objective, chỉ cần theo dõi ổn là ổn.
- (D): KPI luôn hiển thị và được theo dõi, nếu mọi chuyện ổn, tức là “chuyến xe” ổn, không cần để ý tới.
- (E): Key Results được theo dõi và khi có rủi ro liền có các sáng kiến vượt trở ngại.
- (F): Khi KPI bắt đầu có vấn đề, có khả năng ảnh hưởng đến Objective, chúng ta sẽ chú ý đến chúng, và cần thiết thì biến chúng thành Key Results.
- KPIs luôn tồn tại trong tổ chức, lưu ý là KPI cũng có chữ “Key”. Tổ chức nên có các chỉ số trọng yếu cần được đưa ra để theo dõi, đánh giá.
- KPI giúp theo dõi hiệu suất doanh nghiệp. Nếu các KPI đều tốt thì mọi chuyện đang tốt.
- Khi có một hay một vài Mục tiêu khó khăn cần chinh phục, chúng sẽ được đưa vào OKRs.
- Một số KPI sẽ biến thành KR nếu chúng giúp đạt được Mục tiêu.
- Các KPI khác không liên quan trực tiếp đến Mục tiêu sẽ không đưa vào OKRs, và vẫn theo dõi thường xuyên (VD: giờ giấc đi làm của nhân viên, các hóa đơn điện nước …).
Trong quá trình theo dõi, thực hiện OKRs, nếu có KPI nào đó không nằm trong OKRs nhưng có chuyển biến xấu, có khả năng làm hỏng Mục tiêu, chúng có thể được đưa ngay vào thành các KR. VD nếu nhân viên đi làm muộn thường xuyên khiến doanh số cửa hàng giảm mạnh, có thể tạo ra ngay 1 Key Results là “100% nhân viên đi làm đúng giờ 30 ngày liên tiếp”.
Ghi nhớ:
- Chiến lược là “Bản đồ”
- OKRs là “thiết bị dẫn đường”
- KPI là “chỉ số cảnh báo trên màn hình oto”
Tìm hiểu thêm về so sánh giữa OKRs và KPIs trong Video dưới đây của OKRs Coach Mai Xuân Đạt – Founder & CEO của VNOKRs.
Kết luận,
OKRs vs KPI – tuy hai mà một. KPIs giúp theo dõi hiệu suất và xác định các vấn đề để cải thiện; OKRs giúp giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình và thúc đẩy đổi mới. Tuỳ vào tình hình thực tế phát triển của công ty mà ban lãnh đạo có thể lựa chọn một giải pháp quản trị sao cho phù hợp nhất.
Tìm hiểu thêm về so sánh giữa OKRs và BSC qua bài viết tại đây.
