Quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả có thể giúp bồi đắp, làm “sức khỏe” doanh nghiệp của bạn được cải thiện tốt hơn. Mặt khác, sẵn sàng về dòng tiền giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt, chủ động và linh hoạt hơn. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu về cách quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả qua bài viết sau.
Quản lý dòng tiền doanh nghiệp là gì?
Quản lý dòng tiền là quá trình tìm hiểu và tối ưu hóa lượng tiền của doanh nghiệp. Lượng tiền ở đây bao gồm cả tiền mặt và phi tiền mặt di chuyển vào – ra khỏi doanh nghiệp.
- Dòng tiền dương nghĩa là có nhiều tiền thu vào hơn chi ra
- Dòng tiền âm nghĩa là tiền thu vào ít hơn số tiền doanh nghiệp cần để trang trải chi phí
Để quản lý được dòng tiền, bạn cần lưu ý đến lượng tiền có sẵn vào đầu và cuối kỳ theo dõi, có thể theo tuần hoặc theo tháng. Dòng tiền dương nếu lượng tiền cuối kỳ nhiều hơn lượng tiền đầu kỳ và ngược lại.
Dòng tiền dương chứng tỏ lượng tiền doanh nghiệp thu được tại một thời điểm đang tăng lên. Với dòng tiền dương, bạn có thể trả hết nợ, tái đầu tư vào công việc kinh doanh của mình, thanh toán chi phí và tạo ra một hàng rào vững chắc trước những thách thức tài chính trong tương lai. Trong tài chính kinh doanh, các công ty có dòng tiền mạnh có thể tận dụng các khoản vay lãi suất thấp và các khoản đầu tư sinh lời cao hơn.
Làm tốt việc quản lý dòng tiền là điều bắt buộc cần thực hiện với mọi doanh nghiệp dù ở lĩnh vực hoạt động hay quy mô như thế nào. Đó cũng là kỹ năng hữu ích bạn có thể áp dụng vào việc quản lý tài chính cá nhân.
Sự khác nhau giữa dòng tiền và lợi nhuận
Dòng tiền và lợi nhuận là 2 vấn đề khác nhau của doanh nghiệp. Lợi nhuận là khoản thu nhập của doanh nghiệp sau khi trừ đi tất cả các chi phí. Thông qua con số lợi nhuận, bạn có thể có thêm một cách nhìn, tiếp cận về doanh nghiệp. Tuy nhiên, chỉ nhìn vào lợi nhuận không cho bạn thấy được các tình huống kinh doanh, dòng tiền, sức khỏe doanh nghiệp hiện tại.
Để xem xét sự khác nhau giữa dòng tiền và lợi nhuận, bạn có thể xem xét 2 tình huống dưới đây:
- Có lợi nhuận mà không có dòng tiền: Các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, có lợi nhuận vẫn có thể không thanh toán được các hóa đơn của họ vì thực tế họ không có tiền mặt để chi trả. Chẳng hạn như, hoạt động kinh doanh có thể đem tới lợi nhuận nhưng khách hàng chậm trễ thanh toán công nợ thì doanh nghiệp sẽ chỉ có lợi nhuận trên giấy tờ chứ không phải tiền mặt thực tế.
- Có dòng tiền nhưng không mang lại lợi nhuận: Tương tự như vậy, một doanh nghiệp có thể thanh toán hết các hóa đơn chi phí, đáp ứng tất cả các nghĩa vụ tài chính không có nghĩa là doanh nghiệp đó hoạt động có lãi. Chẳng hạn như, doanh nghiệp vẫn còn dòng tiền dương và họ vẫn có thể chi trả các hóa đơn, nghĩa vụ tài chính nhưng hoạt động kinh doanh hiện tại đang bị thụt lùi và không đem lại lợi nhuận.
Lợi ích của quản lý dòng tiền doanh nghiệp
Quản lý dòng tiền rất quan trọng trong quản lý chi phí vì hoạt động này giúp lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách của doanh nghiệp. Quản lý dòng tiền có thể đem lại nhiều lợi ích đa dạng với doanh nghiệp như:
Dự đoán sự thiếu hụt
Lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất đối với việc quản lý dòng tiền và vốn lưu động là biết trước khi nào bạn sẽ thiếu tiền, cần chuẩn bị nguồn thu, dự phòng mới. Bạn không nên đến kỳ trả lương cho nhân viên rồi mới phát hiện ra mình không có đủ tiền.
Với một hệ thống quản lý dòng tiền hiệu quả, bạn có thể dự đoán, xác định được khoản thiếu hụt từ trước đó một vài tuần, thậm chí một vài tháng để có thể đưa ra kế hoạch ứng phó.
Giảm căng thẳng kinh doanh
Việc quản lý dòng tiền sẽ giúp bạn giảm bớt rất nhiều căng thẳng không đáng có. Phần lớn những lo lắng mà các doanh nhân gặp phải xung quanh việc thanh toán hóa đơn, chi phí, công nợ đến từ việc không biết chuyện gì đang xảy ra và lo lắng về việc liệu mọi việc có diễn ra suôn sẻ hay không.
Chúng ta thường không sợ hãi một vấn đề mà sợ hãi vì không hiểu vấn đề đang nằm ở đâu. Còn khi đã xác định được đúng vấn đề thì bạn và team sẽ cùng tìm được giải pháp phù hợp để giải quyết.
Biết khi nào nên lớn
Khi quản lý dòng tiền hiệu quả, bạn sẽ biết chính xác mình có thể chi bao nhiêu tiền cho tăng trưởng, cho đầu tư phát triển.
Ví dụ như trong ngân hàng bạn đang có 10 tỷ tiền mặt. Bạn có nên lấy 10 tỷ đó để phát triển rộng hơn team nghiên cứu sản phẩm hiện nay trong 1 năm không? Rõ ràng, tiền trong tài khoản của bạn nhưng không có nghĩa là bạn có thể tiêu chúng mà không có kế hoạch gì. Bạn cần biết thời gian tới công ty cần chi phí những khoản gì và 10 tỷ đang có sau khi chi trả sẽ còn lại được bao nhiêu để lên kế hoạch tăng trưởng, mở rộng sản xuất kinh doanh phù hợp.
Có được đòn bẩy
Khi bạn quản lý được dòng tiền hiệu quả, bạn sẽ có thêm căn cứ, thêm đòn bẩy cho sự thuyết phục đối với những nhà đầu tư quan tâm đến công ty hay thuyết phục để công ty nhận thêm khoản vay… Những nhà đầu tư muốn nắm bắt sức khỏe doanh nghiệp của bạn trước khi có một thỏa thuận hợp tác giữa hai bên. Và để thuyết phục họ, bạn nên chia sẻ về một dòng tiền dương thay vì những kế hoạch mơ hồ.
Nhà đầu tư sẽ quan tâm bạn kiểm soát nguồn tiền thu vào như nào và kế hoạch chi ra như thế nào. Đó chính là kế hoạch hành động bạn nên chia sẻ, trao đổi với nhà đầu tư để hoạch định lộ trình hợp tác, phát triển của hai bên.
Cải thiện độ chính xác của ngân sách
Với mỗi dự án, hoạt động bạn thường dự phòng một khoản ngân sách chi phí. Khi bạn quản lý dòng tiền hiệu quả, bạn sẽ cải thiện được đáng kể độ chính xác của ngân sách. Ngân sách cho quỹ lương, cho đào tạo, cho nghiên cứu phát triển sản phẩm… hàng năm là bao nhiêu.
Chẳng hạn như vào đầu năm, bạn lên kế hoạch ngân sách cho phòng Marketing là 2 tỷ đồng / năm. Ngân sách này bao gồm cả quỹ lương, chi phí tổ chức các sự kiện, hoạt động Marketing… Vấn đề ở đây là tại sao bạn ra được con số 2 tỷ mà không phải 1,5 tỷ hay 2,5 tỷ? Bạn sẽ cần tính ra được tổng 1 năm phòng Marketing sẽ cần chi ra khoảng bao nhiêu và cần cấp nguồn thu tương ứng cho họ phù hợp.\
Kiểm soát thu – chi, tiền vào và tiền ra như vậy chính là bạn đang kiểm soát, quản lý dòng tiền của phòng Marketing. Mọi kế hoạch ngân sách sẽ chỉ sát thực tế khi có căn cứ dòng tiền chính xác.
Cách để quản lý dòng tiền hiệu quả
Có 3 cách giúp doanh nghiệp tạo ra tiền mặt:
- Bán sản phẩm và dịch vụ của họ (tiền từ hoạt động)
- Nhận các khoản vay hoặc bán cổ phần trong doanh nghiệp (tiền mặt từ tài chính)
- Bán tài sản (tiền từ đầu tư)
Quản lý dòng tiền hiệu quả là quá trình đảm bảo cung cấp đủ và bền vững tiền mặt từ các các nguồn trên. Bạn có thể sử dụng các cách sau để quản lý dòng tiền của doanh nghiệp:
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Cách tốt nhất để kiểm soát dòng tiền doanh nghiệp là lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Trong quản lý tiền mặt của doanh nghiệp, báo cáo lưu chuyển tiền tệ là tài khoản lưu chuyển tiền mặt vào và ra khỏi doanh nghiệp trong một kỳ kế toán như tháng, quý hoặc năm, mặc dù bạn có thể theo dõi dòng tiền trong bất kỳ khoảng thời gian nào.
- Lập kế hoạch hoạt động thu – chi: Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động tốt nhất với việc lập kế hoạch thu – chi theo từng tuần. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể yêu cầu phòng tài chính – kế toán lập kế hoạch hàng ngày và những doanh nghiệp khác chỉ cần lập kế hoạch hàng tháng.
Kế hoạch thu – chi bao gồm mọi chi phí hay chỉ một số loại chi phí là tùy thuộc vào nhu cầu của chủ doanh nghiệp. Những quyết định này sẽ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp của bạn.
Tương tự như vậy, một số doanh nghiệp sẽ có thể dự báo chính xác dòng tiền của họ trong vòng sáu tháng, trong khi những doanh nghiệp khác chỉ cần hai tuần.
Tựu chung lại, bạn hãy cố gắng lập kế hoạch từ bốn đến sáu tuần với độ chính xác hợp lý. Một nguyên tắc để quản lý dòng tiền của doanh nghiệp là bạn càng lên kế hoạch thu – chi quá xa thì độ chính xác sẽ càng kém. Rất nhiều rủi ro, vấn đề có thể phát sinh khiến kế hoạch của bạn không còn chính xác.
- Tập trung kiểm soát hàng tồn kho: Bạn hãy theo dõi, cập nhật hàng tồn kho để nắm bắt được nhu cầu nhập mới nguyên liệu, nguồn lực và khả năng cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Thông qua kiểm soát hàng tồn kho, bạn sẽ xác định được mặt hàng nào đang bán chạy và mặt hàng nào khó bán. Từ đó, bạn sẽ có thể lên chính sách sale, giảm giá, khuyến mại để giải quyết hàng tồn kho, đem về dòng tiền cho doanh nghiệp.
- Ưu tiên thuê, không mua: Với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp, dòng tiền thường không quá dư dả và gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu vận hành. Có những khoản chi phí bạn nên cân nhắc thuê thay vì mua. Ví dụ như đầu tư hệ thống quản trị nhân sự có thể bằng hình thức thuê dịch vụ trên cloud, trả phí thuê hàng tháng thay vì mua hẳn một phần mềm quản lý với đầy đủ các phân hệ tính năng, thường có chi phí cao.
- Xuất hóa đơn ngay lập tức: Một phần quan trọng trong quản lý dòng tiền của doanh nghiệp là được thanh toán càng sớm càng tốt. Công nợ thu về đúng hạn, sớm hạn sẽ giúp dòng tiền của bạn dương, là “oxy” quan trọng giúp doanh nghiệp vượt qua các thời điểm khó khăn về luồng tiền.
Nếu bạn gửi hóa đơn ngay lập tức cho khách hàng, các khoản phải thu sẽ đến nhanh hơn. Nếu bạn thường hoạt động theo chu kỳ thanh toán hàng tháng, bạn hãy trao đổi với nhà cung cấp của mình để cho họ biết bạn sẽ chuyển sang mô hình lập hóa đơn theo yêu cầu.
- Tìm kiếm các nguồn doanh thu thay thế: Mọi kế hoạch đều chỉ là dự tính và có nguy cơ không thực hiện được do nhiều lý do tác động. Nếu đội kinh doanh của bạn không ký được hợp đồng mới trong quý tiếp theo thì sao? Có phương án dự phòng nào để đảm bảo kế hoạch thu – chi, dòng tiền không? Đó là câu chuyện mà bạn và đội ngũ cần dự phòng, tìm kiếm các nguồn doanh thu thay thế.
Ví dụ như doanh nghiệp dệt may vốn chỉ tập trung sản xuất mặt hàng quần áo xuất khẩu. Tuy nhiên, khi dịch bệnh đến khiến việc xuất khẩu trở nên khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn thu thì doanh nghiệp có thể chuyển hướng sang sản xuất mặt hàng khẩu trang vải, phục vụ thị trường nội địa. Đó chính là nguồn doanh thu thay thế rất cần thiết giúp doanh nghiệp ổn định được dòng tiền.
- Tìm cách chi ít hơn, giãn cách hơn: Một cách để bảo toàn vốn lưu động và quản lý dòng tiền là trả ít hơn, thỏa thuận xin giảm giá với nhà cung cấp. Một số nhà cung cấp có thể có chiết khấu thanh toán sớm mà bạn không biết. Thanh toán sớm cho nhà cung cấp với ưu đãi kèm theo có thể giúp bạn tiết kiệm tiền mặt và thậm chí cải thiện quan hệ tích cực với nhà cung cấp.
Chẳng hạn như nhà cung cấp mặt bằng cho thuê văn phòng có thể sẽ giảm giá cho bạn trong thời gian dịch bệnh kéo dài, doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Hoặc bạn có thể xin giảm giá, xin thanh toán theo giai đoạn để giãn cách luồng tiền phải chi quá nhiều trong một thời điểm. Điều đó sẽ giúp dòng tiền doanh nghiệp giảm bớt áp lực.
- Thắt chặt chi tiêu không cần thiết: Bạn có thể rà soát các khoản chi phí để loại bỏ khỏi danh sách những khoản chi không cần thiết. Một số ví dụ bạn có thể tham khảo như: Tạm thời cắt phụ cấp ăn trưa trong thời dịch bệnh; tạm dừng kế hoạch mua sắm cây xanh trang trí văn phòng; kiểm soát việc mua sắm trang thiết bị…
- Gửi tiết kiệm: Với tiền mặt tồn trong quỹ công ty chưa có kế hoạch dùng tới, bạn có thể gửi tiết kiệm để nhận thêm lãi suất. Như vậy, doanh nghiệp của bạn sẽ có thêm một nguồn thu định kỳ.
*
Quản lý dòng tiền doanh nghiệp thoạt nhìn có vẻ là câu chuyện khá khô khan, số liệu. Tuy nhiên, khi hiểu và nắm bắt được về quản lý dòng tiền, bạn có thể cảm nhận được khá rõ sức khỏe của doanh nghiệp. Luồng tiền vào hay ra và xảy ra thời điểm nào, có sự dự phòng, chuẩn bị hay những phương án thay thế hay không đều là những vấn đề nhà quản trị cần quan tâm giải quyết để doanh nghiệp có thể phát triển đúng hướng, giảm bớt áp lực chi phí không cần thiết.
Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về quản lý dòng tiền hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm những bài viết về quản trị doanh nghiệp trên blog của VNOKRs: https://blog.okrs.vn/
