Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là điều không hề dễ dàng, đơn giản với chỉ một vài nỗ lực đơn lẻ. Đó là cả một quá trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức. Tự động hóa xây dựng văn hóa doanh nghiệp là kỳ vọng lớn không chỉ của lãnh đạo, của phòng nhân sự mà còn của cả tổ chức. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu về tự động hóa xây dựng văn hóa doanh nghiệp qua bài viết sau.
Tại sao phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp không phải là câu chuyện chỉ các doanh nghiệp lớn mới cần quan tâm. Kể cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa và dù ở mọi ngành nghề, lĩnh vực hoạt động khác nhau cũng cần quan tâm đến việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Có nhiều lý do khiến bạn cần cân nhắc xây dựng văn hóa cho doanh nghiệp của mình:
- Vận hành doanh nghiệp thông suốt: Một nền văn hóa doanh nghiệp “thất bại” không rõ ràng sẽ khiến cho doanh nghiệp trở nên căng thẳng và là thứ cuối cùng bạn muốn đối mặt. Những căng thẳng, xung đột trong doanh nghiệp phần nhiều xuất phát từ những điều khác biệt. Khác biệt trong hành động, suy nghĩ, niềm tin, trong sự phối hợp giữa các bộ phận… Văn hóa doanh nghiệp là một trong những chìa khóa quan trọng giúp tổ chức của bạn vượt qua những căng thẳng không đáng có và vận hành thông suốt hơn.
- Kết nối đội ngũ: Không có văn hoá doanh nghiệp, bạn sẽ không kiểm soát được những hành động của nhân viên, đội ngũ không có tiếng nói chung, lộn xộn,… Văn hóa doanh nghiệp không hề mơ hồ mà đó chính là yếu tố gắn kết các thành viên trong tổ chức của bạn thực sự trở thành một team: hành động, phối hợp và thậm chí có niềm tin, suy nghĩ theo chuẩn mực chung.
- Hỗ trợ công tác nhân sự: Khi doanh nghiệp của bạn có văn hóa tích cực một cách rõ nét, phòng nhân sự sẽ dễ dàng hơn trong công tác tuyển dụng, giữ chân nhân tài, giảm thiểu biến động nhân sự. Nhân viên sẽ yên tâm gắn bó với một tổ chức không hoàn toàn vì yếu tố lương thưởng, phúc lợi mà còn vì yếu tố văn hóa doanh nghiệp có thực sự phù hợp, tích cực với họ hay không.
- Sự hợp tác trong công việc tốt hơn: Có thể ví von văn hóa doanh nghiệp cũng giống như chất dầu bôi trơn của một bộ máy với rất nhiều bánh răng kết nối với nhau. Khi văn hóa doanh nghiệp tốt, các bộ phận, phòng ban sẽ hợp tác với nhau tốt hơn. Họ hiểu công việc trong một tập thể không chỉ là câu chuyện riêng của cá nhân mà còn là câu chuyện phối hợp với đồng đội để đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc tối ưu.
- Hiệu suất công việc tăng cao: Bản chất của gia tăng hiệu suất công việc là quá trình tối ưu hóa nguồn lực. Team của bạn càng giảm thiểu được các nguồn lực, chi phí, nỗ lực để đạt được kết quả công việc thì hiệu suất công việc sẽ càng được gia tăng. Khi có văn hóa doanh nghiệp thấm nhuần trong đội ngũ, team sẽ hiểu rõ cách thức phối hợp, hành động và cả niềm tin, động lực trong công việc. Từ đó, hiệu suất công việc sẽ được cải thiện với nỗ lực của toàn team.
- Nhân sự vui vẻ, hài lòng, động lực làm việc được tăng cao: Môi trường văn hóa tích cực cũng giống như môi trường sống, như “không khí” mà đội ngũ của bạn hít thở hàng ngày. Nhân viên sẽ vui vẻ, hài lòng và gia tăng động lực làm việc khi họ tìm được môi trường văn hóa tích cực, phù hợp với họ.
Tự động hóa xây dựng văn hóa doanh nghiệp là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu về 11 công cụ giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp ở phần tiếp theo của bài viết.
Đọc thêm: Các yếu tố tạo nên nền văn hoá doanh nghiệp tuyệt vời
11 công cụ giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Có nhiều công cụ khác nhau có thể giúp bạn xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Mỗi công cụ đều có điểm tích cực, phù hợp để bạn tham khảo trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp của mình.
Công cụ 1: Làm gương
Nếu so sánh việc hình thành văn hóa cho các thành viên mới gia nhập tổ chức cũng giống như bố mẹ dạy con cái thì công cụ xây dựng văn hóa quan trọng nhất là làm gương.
Nhân viên sẽ có xu hướng học hỏi, làm theo lãnh đạo. Nhân viên thường sẽ điều chỉnh hành vi của mình theo lãnh đạo vì họ yêu thích lãnh đạo đó hoặc họ muốn giảm các rắc rối phát sinh tại nơi làm việc. Do đó, khi lãnh đạo làm gương sẽ ảnh hưởng rất mạnh mẽ tới văn hóa doanh nghiệp.
Khi lãnh đạo là người chú tâm vào công việc, cặn kẽ, tỉ mỉ từng chi tiết thì nhân viên cũng sẽ dần trở thành những người sát sao với công việc. Hoặc lãnh đạo là người luôn làm gương về việc tập trung cao độ cho mục tiêu hàng ngày, hàng tuần… thì nhân viên cũng sẽ dần quan tâm đến mục tiêu công việc của họ.
Công cụ 2: Tính khí của người lãnh đạo
Văn hóa doanh nghiệp được truyền tải mạnh mẽ qua tính khí của nhà lãnh đạo. Tính khí lãnh đạo mạnh hơn rất nhiều các chương trình đào tạo văn hóa, những bài thuyết trình hay những rao giảng về văn hóa doanh nghiệp.
Tính khí lãnh đạo được thể hiện rõ nhất qua cơn tức giận của lãnh đạo. Lãnh đạo tức giận về vấn đề gì thì đó có nghĩa là vấn đề cốt lõi, tổ chức cần đặc biệt quan tâm.
- Lãnh đạo tức giận về vấn đề tối ưu sản phẩm thì văn hóa tổ chức nhiều khả năng tập trung cao độ vào kết quả
- Tức giận về việc chậm trễ khi nhân viên đi muộn trong buổi họp chung thì văn hóa tổ chức có thể hướng vào văn hóa kỷ luật
Nhân viên sẽ quan sát cơn tức giận của lãnh đạo để tìm cách tránh được các cơn giận giữ đó. Ngược lại, nhân viên cũng sẽ quan sát lãnh đạo thờ ơ với việc gì. Những việc thờ ơ đó là những vấn đề có thể tổ chức đang chưa đặt trọng tâm, nguồn lực cần giải quyết ngay.
Công cụ 3: Các yếu tố nhìn thấy
Trong mô hình văn hoá tổ chức của Edgar Schein, các yếu tố hữu hình như cách thiết kế văn phòng; những bức tường thể hiện câu chuyện văn hóa doanh nghiệp; không gian làm việc hay thậm chí là tên wifi công ty cũng đều có thể thể hiện văn hóa doanh nghiệp.
Bạn có thể tham khảo một số yếu tố nhìn thấy được, có thể giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp như sau:
| TT | Loại hình văn hóa doanh nghiệp | Các yếu tố nhìn thấy |
| 1 | Quan tâm | The main street dairy là tuần báo ở Disney được phát hành vào mỗi tối thứ sáu hàng tuần qua email. Tuần báo này sẽ tổng hợp những sự kiện sắp tới, tin tức về những điều công ty đang làm và đặc biệt là ghi nhận những nhân viên xuất sắc trong tuần vừa qua. |
| 2 | Học hỏi | Adobe làm ra các phần mềm thông minh và họ cũng quản lý nhân sự thông minh, đề cao sự đổi mới, sáng tạo, học hỏi của mỗi cá nhân. Nhân viên đạt thành tích công việc cao sẽ được thưởng các phần quà có giá trị, tiền và thậm chí là cả cổ phần công ty. |
| 3 | Vui vẻ | Nhân viên Twitter được truyền cảm hứng từ tầm nhìn, mục tiêu của tổ chức. Họ cũng thực sự cảm thấy vui vẻ mỗi ngày với môi trường làm việc ở Twitter: có thể ăn uống; du lịch không giới hạn; học yoga miễn phí… |
| 4 | An toàn | Vinamilk là công ty hàng đầu trong ngành sữa của Việt Nam. Vinamilk trong quá trình vận hành luôn đề ra mục tiêu, kế hoạch rõ ràng. Đi kèm với đó là chế độ báo cáo và KPI đầy đủ để kiểm soát mục tiêu. |
| 5 | Kết quả | SpaceX hoạt động trong lĩnh vực hàng không vũ trụ và nổi tiếng với văn hóa làm việc quá giờ một cách khắc nghiệt. Tuy nhiên, bản thân nhân viên SpaceX không xem đó là khắc nghiệt vì họ hiểu rõ kết quả mà tổ chức và bản thân muốn hướng tới. Và, họ sẽ nỗ lực để đạt được kết quả đó dù có phải làm thêm giờ thường xuyên. Văn hóa kết quả với khả năng làm việc vượt giới hạn của mỗi thành viên đã góp phần tạo nên thành công của SpaceX.
Nhân viên SpaceX hiểu rõ ý nghĩa công việc họ đang làm sẽ góp phần tạo ra lịch sử cho ngành hàng không vũ trụ. Vì vậy, họ thậm chí thể làm việc liên tục 60 – 70 tiếng mỗi tuần. |
Công cụ 4: Hoạt động văn – thể – mỹ
Các hoạt động văn – thể – mỹ của doanh nghiệp không phải được tổ chức để “cho vui” mà các hoạt động này chính là cơ hội để doanh nghiệp lồng ghép yếu tố văn hóa của mình vào. Thông qua việc tham gia sự kiện, nhân viên của bạn sẽ rất dễ biết, hiểu và thậm chí yêu văn hóa doanh nghiệp.
Chẳng hạn như trong teambuilding hàng quý, bạn có thể lồng ghép, thể hiện thông điệp tạo động lực, văn hóa doanh nghiệp, mục tiêu cả tổ chức cần quan tâm ngay trên backdrop sự kiện, trong bài phát biểu, chia sẻ của lãnh đạo. Những thông điệp đó sau đó có thể lan truyền tiếp thông qua hashtag trên mạng xã hội. Những hình ảnh, clip về sự kiện sẽ gắn liền với hashtag được gợi ý từ ban tổ chức sự kiện.
Đọc thêm: 6 yếu tố tạo nên nền văn hoá doanh nghiêp tuyệt vời
Công cụ 5: Biệt ngữ
Mỗi công ty sẽ có những biệt ngữ, từ khóa riêng mà chỉ trong nội bộ mới hiểu rõ.
Ví dụ như ở Google, những nhân viên mới được gọi là Noogle (New Google). Những Noogle thậm chí còn có những chiếc mũ riêng ghi dòng chữ Noogle rất dễ nhận biết.
Hay như ở Disney, nhân viên được gọi là “diễn viên”; khách hàng là “khán giả”; một ca làm việc là một “buổi diễn”. Một nhân viên đang trực ở Disney có nghĩa là họ đang “trên sàn diễn”. Còn khi họ “ở sau cánh gà” thì có nghĩa là họ đang nghỉ ngơi, không phải trực.
Những tổ chức có văn hóa lâu dài thường phát sinh ra những biệt ngữ mà chỉ người trong tổ chức mới có thể hiểu được. Ví dụ như ở FPT có chữ “đồng” để giải quyết vấn đề gặp phải.
Những biệt ngữ này cũng có thể phản ánh, giúp bạn xây dựng văn hóa doanh nghiệp của mình trở nên sắc nét, cá tính, khó trộn lẫn.
Công cụ 6: Câu chuyện huyền thoại – truyền thuyết
Doanh nghiệp nào cũng cần có câu chuyện nhà sáng lập. Câu chuyện nhà sáng lập nên là câu chuyện truyền cảm hứng cho các thành viên trong tổ chức qua nhiều thế hệ khác nhau. Sự lan truyền của câu chuyện truyền cảm hứng sẽ giúp tất cả các thành viên định hình được tính cách, màu sắc văn hóa của doanh nghiệp.
Ngoài câu chuyện nhà sáng lập, các câu chuyện văn hóa doanh nghiệp cũng có thể định hình tính cách, màu sắc văn hóa doanh nghiệp. Một gợi ý tốt để bạn có thể tập hợp các câu chuyện văn hóa doanh nghiệp là tạo các cuộc thi, sự kiện để các thành viên đóng góp các câu chuyện về văn hóa doanh nghiệp. Chính nhân viên kể về câu chuyện văn hóa tổ chức theo góc nhìn của họ.
Đồng thời, những tấm gương văn hóa của tổ chức có thể bao gồm cả lãnh đạo và nhân viên. Tấm gương văn hóa có nghĩa là nhìn vào họ sẽ nhìn thấy được tính cách, màu sắc văn hóa của doanh nghiệp.
Ví dụ bạn có một nhân viên đã đồng hành với doanh nghiệp hơn 10 năm. Họ đã trải qua rất nhiều những đợt biến động nhân sự nhưng vẫn yên tâm công tác và phát triển tại doanh nghiệp. Đó có thể là một tấm gương văn hóa, thấm nhuần tính cách doanh nghiệp, là một “mini KOL”, có sức ảnh hưởng văn hóa.
Một tổ chức muốn phát triển văn hóa rất cần những KOL đó. Lan tỏa văn hóa không chỉ từ phía lãnh đạo mà còn cần từ chính đội ngũ nhân viên trong tổ chức.
Đọc thêm: Văn hoá giao tiếp trong doanh nghiệp và mối quan hệ với văn hoá tổ chức lành mạnh
Công cụ 7: Tuyển dụng, thăng chức, giáng chức và sa thải
Muốn làm tốt văn hóa doanh nghiệp, doanh nghiệp rất cần nhất quán, làm chặt chẽ các khâu tuyển dụng, thăng chức, giáng chức, sa thải. Chặt chẽ ở đầu vào và đầu ra sẽ giúp doanh nghiệp chọn lọc được đội ngũ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi khẳng định cần có sự chặt chẽ trong các khâu nhân sự nhưng không có nghĩa là phòng nhân sự nên tuyển dụng hay sa thải một cách tuyệt đối. Có những ứng viên chỉ phù hợp 70 – 80% văn hóa doanh nghiệp nhưng về mặt chuyên môn vẫn đáp ứng tốt. Vậy, các ứng viên này vẫn có thể được tuyển vào doanh nghiệp. Sau đó, chúng ta có thể dùng các công cụ xây dựng văn hóa khác để họ thấm nhuần văn hóa tổ chức.
Công cụ 8: Ghi nhận, phần thưởng và địa vị
Bất cứ nhân viên nào cũng mong muốn nhận được ghi nhận xứng đáng từ tổ chức. Bạn có thể xây dựng nhiều phương thức ghi nhận nhân viên như:
- Email khen ngợi
- Các buổi lễ vinh danh
- Tặng thưởng
- Thăng chức (địa vị)
Sự ghi nhận không nhất thiết theo 1 chiều từ lãnh đạo xuống nhân viên. Ghi nhận trong tổ chức có thể theo đa chiều: lãnh đạo – nhân viên; nhân viên – nhân viên và thậm chí là nhân viên – lãnh đạo. Ngay cả lãnh đạo cũng sẽ cảm thấy rất hạnh phúc nếu được nhân viên của mình ghi nhận, hiểu đúng về những nỗ lực của mình.
Công cụ 9: Các nghi thức
Nghi thức có nhiều nét giống các hoạt động văn – thể – mỹ nhưng ở cấp độ cao hơn, trang trọng hơn, thậm chí còn giống như một tôn giáo ở doanh nghiệp. Nghi thức càng mạnh sẽ càng tạo ra nhiều giá trị tích cực cho doanh nghiệp.
Đạo Phật, đạo Thiên Chúa đều có nghi thức của riêng mình. Những nghi thức tôn giáo giúp các tín đồ kết nối mạnh mẽ với nhau trong sự đồng nhất về nghi thức. Những người lính cũng có nghi thức như đứng nghiêm, chào. Trong quân đội, nghi thức chào là nghi thức quan trọng, thể hiện sự tuân thủ, kỷ luật.
Doanh nghiệp cũng cần phát triển các nghi thức trong công việc. Nghi thức phải thể hiện được giá trị văn hóa của doanh nghiệp. Ví dụ như nghi thức mặc áo đồng phục vào các sự kiện tập thể của công ty.
Công cụ 10: Phản ứng với khủng hoảng
Văn hóa tổ chức sẽ được phản ánh rõ nét thông qua việc tổ chức phản ứng với những khủng hoảng phải đối diện. Chẳng hạn như khi doanh nghiệp đối diện với khủng hoảng của dịch bệnh, giãn cách xã hội thì doanh nghiệp có văn hóa mạnh sẽ dễ dàng đối diện và vượt qua được khủng hoảng hơn. Doanh nghiệp có văn hóa phù hợp, con người phù hợp và nhất quán trong hành động thì dù trong hoàn cảnh khó khăn vẫn giữ được sự ổn định, bình tĩnh và tìm ra giải pháp tốt cho toàn tổ chức.
Ngay trong thời điểm dịch bệnh bùng phát vào quãng năm 2020, 2021, tỷ phú Elon Musk vẫn yêu cầu nhân viên của mình phải trở lại, làm việc tại văn phòng đến 40 tiếng mỗi tuần.
Đối diện với khủng hoảng chính là cơ hội để doanh nghiệp bồi đắp các giá trị văn hóa của mình. Tổ chức sẽ sàng lọc và biết được những ai phù hợp với tổ chức của mình trong dài hạn.
Công cụ 11: Cực đoan văn hoá
Một nền văn hóa càng rõ nét thì thậm chí sẽ được đẩy lên đến mức cực đoan văn hóa.
Ví dụ như tại Walmart có văn hóa “luôn giữ lời hứa” được đẩy lên đến mức cực đoan. Từ lãnh đạo là ông Sam Walton cho đến toàn bộ nhân viên Walmart có những “nghi thức” như giơ tay lên đặt vào ngực trái và tuyên thệ phải luôn giữ lời hứa: “Từ hôm nay trở đi, tôi long trọng tuyên bố và cam kết rằng mỗi khi có khách hàng đến với tôi, tôi sẽ mỉm cười và chào đón họ nhiệt tình”.
Còn ở IBM, văn hóa được đẩy lên đến mức cực đoan là văn hóa động lực. IBM thật sự thành công trong việc tạo ra động lực cho nhân viên của họ. Nhân viên thậm chí còn làm việc như bị “tẩy não” (nhận xét của một người chồng có vợ làm việc tại IBM). Tuy nhiên việc tẩy não này là một điều tích cực, đem lại nhiều giá trị cho tổ chức. Khi IBM cực đoan hóa văn hóa động lực, họ thực sự đã làm cho lòng trung thành, khát vọng làm việc, cống hiến của nhân viên được thấm nhuần trong tổ chức.
Khi văn hóa tổ chức được duy trì, làm đi làm lại, thấm nhuần qua rất nhiều năm và thậm chí còn bị những người bên ngoài tổ chức ghét thì có thể văn hóa tổ chức của bạn đã được xây dựng đến mức cực đoan. Yếu tố cực đoan này không hoàn toàn mang ý nghĩa tiêu cực vì một văn hóa tổ chức mà ai cũng yêu quý thì có thể lại không có bản sắc, không rõ nét.
Rõ ràng, chúng ta thường ấn tượng với những nhân viên cá tính hơn những nhân viên nhạt nhòa, dù được tất cả mọi người yêu quý theo hướng dĩ hòa vi quý. Văn hóa tổ chức khi được xây dựng đến mức cực đoan hóa cũng sẽ giống như một con người cá tính, đầy bản sắc và khó có thể trộn lẫn trong một đám đông văn hóa doanh nghiệp khác.
Văn hóa mạnh của tổ chức sẽ không phải văn hóa phù hợp với tất cả mọi người. Văn hóa tổ chức được cực đoan hóa sẽ loại bỏ những người không phù hợp. Họ sẽ không cảm thấy bản thân phù hợp để làm việc, phát triển tại tổ chức.
*
Văn hóa doanh nghiệp là một trong những bài toán quan trọng mà mọi doanh nghiệp dù ở quy mô hay ngành nghề nào cũng cần dành sự quan tâm. Hy vọng những thông tin về tự động hóa xây dựng văn hóa doanh nghiệp trên hữu ích, trở thành gợi ý tốt dành cho bạn.
