Quản lý hiệu suất liên tục – cuộc cách mạng của quản trị hiệu suất

Quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management – CPM) được xem như một cuộc cách mạng của quản trị hiệu suất. Ở đó, nhà quản lý làm đúng vai trò của mình và nhân viên chủ động với mục tiêu của mình, ý thức rõ vai trò và sứ mệnh của cá nhân trong bức tranh lớn của công ty. Đây cũng là chìa khóa giúp doanh nghiệp giữ chân và thu hút nhân tài, tạo và giữ động lực làm việc cho nhân viên.

1. Quản lý hiệu suất liên tục là gì?

Khác với đánh giá hiệu suất truyền thống (hàng năm), tập trung vào xem xét quá khứ. nhằm xác định điểm số, xếp hạng nhân viên, ảnh hưởng tới lương/thưởng, Quản lý hiệu suất liên tục (CPM) chú trọng tới việc xem xét hiệu suất liên tục nhằm thúc đẩy hiệu suất hiện tại và tương lai và tách rời khỏi lương thưởng.

CPM bao gồm việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn, kiểm tra tiến độ thường xuyên và phản hồi. 

Để thực hiện CPM, nhà quản lý sẽ cần thực hiện 3 bước – CFRs:

• Thiết lập mục tiêu
• Check-in
• Feedback

Trong đó, nhà quản lý sẽ tiến hành trao đổi trực tiếp với nhân viên để nắm bắt được chất lượng, hiệu suất công việc nhân viên đạt được. Từ đó, nhà quản lý sẽ đưa ra phản hồi để giúp nhân viên cải tiến hiệu suất công việc.

Khi nhân viên đạt được hiệu suất tốt, quản lý sẽ tiến hành khen thưởng, ghi nhận những đóng góp, thành công của nhân viên. Khi nhân viên gặp khó khăn, quản lý tiến hành định hướng giải quyết và phát hiện, nắn chỉnh kịp thời nếu có dấu hiệu đi chệch mục tiêu.

Hiện nay, các doanh nghiệp đang dịch chuyển dần sang quản trị hiệu suất liên tục vì quản trị hiệu suất truyền thống hàng năm có nhiều điểm hạn chế như:

• Chu kỳ quản trị hiệu suất truyền thống thường dài, từ 6 đến 12 tháng, khó phản ánh đúng hiệu suất thực tế của nhân viên.
• Việc đánh giá hiệu suất có thể là áp lực đè nặng, tạo tâm lý chán nản đối với nhân viên. 
• Đánh giá hiệu suất gặp nhiều vấn đề khiến việc đánh giá không chính xác: 
  • Bị ảnh hưởng bởi thành kiến cá nhân người đánh giá
  • Ảnh hưởng bởi hiệu suất công việc gần nhất: vào sát kỳ đánh giá hiệu suất, bất kỳ công việc nào nhân viên làm chưa tốt sẽ khiến nhân viên nhiều khả năng bị đánh giá hiệu suất kém cho cả năm làm việc.
  • Ảnh hưởng so sánh: nhân viên giỏi trong một tập thể xuất sắc sẽ bị đánh giá là yếu và nhân viên không giỏi trong một tập thể rất yếu lại được đánh giá là tốt.

Xem thêm: Phương pháp, quy trình & 4 mẫu đánh giá hiệu suất công việc

2. Lợi ích của quản lý hiệu suất liên tục

Thực tế các nghiên cứu cho thấy, có đến 95% quản lý không hài lòng với quá trình quản lý hiệu suất hàng năm của tổ chức; 75% nhân viên xem việc đánh giá hiệu suất hàng năm là không công bằng. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, chỉ có 8% công ty tin rằng quy trình quản lý hiệu suất truyền thống đang giúp thúc đẩy các giá trị của doanh nghiệp. CPM có thể đem tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

• Tăng chủ động của nhân viên

Với CPM, nhân viên được chủ động đặt mục tiêu cá nhân (mục tiêu có tính liên kết với mục tiêu tổ chức). Khi được làm việc với tâm thế chủ động (chứ không phải nhận yêu cầu, chỉ thị của người khác) nhân viên có xu hướng nỗ lực hơn, chủ động tìm cách giải quyết vấn đề hơn. 

Ngoài ra, sau các cuộc trao đổi, tiếp nhận những phản hồi từ quản lý và được công nhận kết quả, hiệu suất làm việc nhân viên sẽ cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa, có giá trị và qua đó họ sẽ chủ động với công việc hơn.

Đồng thời, quản lý hiệu suất liên tục sẽ góp phần tạo cho nhân viên dần hình thành văn hóa làm việc có trách nhiệm, chủ động bám sát, hướng đến mục tiêu. Nhân viên bắt buộc phải chủ động hơn với công việc nếu không sẽ liên tiếp bị các phản hồi tiêu cực, đánh giá thấp từ phía quản lý.

• Tăng cường sự tương tác giữa nhân viên và quản lý

Thực hiện CPM, nhà quản lý sẽ cần phải thực hiện trao đổi, đối thoại 1-1 và phản hồi cho nhân viên của mình. Quá trình này sẽ khiến sự tương tác giữa nhân viên và quản lý được tăng cường hiệu quả hơn.

Quản lý sẽ hiểu rõ nhân viên của mình đang làm gì, làm tốt hay chưa tốt và có thể cải thiện thêm hiệu suất công việc bằng phương cách nào. Nhân viên thông qua tương tác với quản lý cũng sẽ nhận được những phản hồi hữu ích như những món quà giúp họ gia tăng hiệu suất công việc.

• Cung cấp dữ liệu kịp thời tránh chệch hướng, rủi ro

Nhân viên dù có nỗ lực cao độ nhưng nếu nỗ lực chệch hướng hay gặp những rủi ro khi triển khai thì hiệu suất công việc cũng khó đạt được mức tốt. Việc CPM sẽ giúp nhà quản lý có được dữ liệu công việc của nhân viên một cách kịp thời, chính xác. Và qua đó, nhân viên sẽ nhận được những phản hồi hữu ích giúp hạn chế tối đa việc chệch hướng, rủi ro trong công việc.

• Nhân viên gắn bó hơn với công ty

Thông thường, biến động nhân sự của một tổ chức thường bắt đầu khi hiệu suất công việc của nhân viên suy giảm và họ cảm thấy chán nản với công việc. Việc nhân viên nhận được phản hồi thường xuyên sẽ giúp cho công việc của họ có thêm tiến triển, cải thiện. Do đó, nhân viên sẽ thêm yên tâm và hào hứng làm việc tại công ty hơn. 

Mặt khác, CPM luôn gắn với việc công nhận kịp thời những kết quả, hiệu suất tốt của nhân viên. Khác với quản lý hiệu suất truyền thống chỉ tiến hành đánh giá hiệu suất nhân viên vào dịp cuối năm để xét lương thưởng thì CPM có chu kỳ ngắn hơn rất nhiều, có thể theo tháng, quý. Do đó, nhân viên sẽ luôn được đánh giá đúng, công nhận đúng với những nỗ lực công việc và hiệu suất họ đạt được.

CPM có thể đem tới cho nhân viên cảm giác của những người chiến thắng, những người được công nhận và qua đó nhân viên cũng sẽ gắn bó hơn với công ty.

Một nghiên cứu của Gallup cũng chỉ ra rằng: những nhân viên có buổi trao đổi với quản lý về các mục tiêu và thành công công việc trong 6 tháng qua sẽ gia tăng được mức độ gắn bó với công ty hơn 2,8 lần so với những nhân viên khác. Còn với những nhân viên nhận được phản hồi hàng ngày từ người quản lý sẽ có mức độ gắn bó với công ty hơn gấp 3 lần.

3. Cách quản lý hiệu suất liên tục

Để CPM đạt hiệu quả cao, bạn có thể tham khảo phương thức thực hiện theo các bước như sau:

3.1 Thiết lập mục tiêu (Goal Setting)

Mọi doanh nghiệp đều cần thiết lập mục tiêu lớn, mục tiêu các bộ phận, phòng ban cũng như mục tiêu cá nhân. Điều này giúp đảm bảo toàn công ty nỗ lực hướng tới mục tiêu chung.

• Vai trò của mục tiêu

Mục tiêu cũng như kim chỉ nam mà toàn công ty, từng bộ phận, phòng ban cũng như mọi nhân viên đều phải hướng tới. Mục tiêu giúp cho nhân viên hiểu rõ họ cần đi về đâu, cần nỗ lực đạt được điều gì. Nhờ vậy, mục tiêu giúp hạn chế tối đa nguy cơ nhân viên nỗ lực sai cách, làm việc thiếu hiệu quả và suy giảm hiệu suất hoặc không biết mình làm việc vì điều gì, nỗ lực để làm gì tại công ty mà họ đang làm việc? .

• Lý thuyết thiết lập mục tiêu

Việc thiết lập mục tiêu không đơn giản là đặt ra mục tiêu (hoặc nhận mục tiêu) và bắt đầu thực hiện. Goal Settings – Lý thuyết thiết lập mục tiêu đã được tìm ra và phát biểu từ những năm 1950. Trong đó nổi bật có lý thuyết thiết lập mục tiêu của Edwin A. Locke.

• Mục tiêu rõ ràng, minh bạch: Để thiết lập mục tiêu hiệu quả, đúng hướng, một cá nhân có thể tự mình đặt ra mục tiêu, sau đó cùng cả nhóm trao đổi để điều chỉnh mục tiêu. Khi cả nhóm cùng thống nhất thì mục tiêu mới được xem là thiết lập thành công. Việc trao đổi với cả nhóm có thể khiến thời gian thiết lập mục tiêu kéo dài hơn, tuy nhiên thời gian này rất xứng đáng vì khi cả nhóm đã cùng nhất trí với mục tiêu được đề ra thì trong quá trình thực hiện sẽ hạn chế những xung đột phát sinh, nhóm có tâm thế cùng tìm hướng giải quyết nếu gặp khó khăn.
• Thử thách nhưng không quá thách thức: Về tổng thể, mục tiêu đặt ra cần đảm bảo có tính thử thách nhưng không quá thách thức. Mục tiêu không có thử thách sẽ không đem lại nhiều giá trị, ý nghĩa với công ty. Nhân viên cũng khó phát triển khi chỉ thực hiện những mục tiêu quá dễ dàng. Ngược lại, nếu mục tiêu quá thử thách sẽ khiến nhân viên có cảm giác choáng ngợp, thậm chí là nản lòng và buông xuôi vì mục tiêu quá khó khăn đến mức bất khả thi.
• Tạo ra sự cam kết: Sự cam kết với mục tiêu cần được thiết lập ngay từ đầu. Khi một người thụ động nhận mục tiêu từ người khác với ít niềm tin cho rằng mình có thể thực hiện được, họ sẽ có xu hướng từ chối mục tiêu và thực hiện với sự cam kết rất yếu. Để tạo ra được sự cam kết, người sở hữu mục tiêu cần được tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu, họ nhận thấy việc đạt được mục tiêu dù khó nhưng vẫn khả thi, họ cũng nhận thức rõ giá trị mà bản thân hay tổ chức thu được khi mục tiêu hoàn thành …
• Phản hồi liên tục, cả tiêu cực và tích cực (sẽ được đề cập chi tiết hơn ở cuối bài)
• Chia nhỏ mục tiêu: Mọi người sẽ có cảm giác choáng ngợp, thậm chí sợ hãi với một mục tiêu quá sức. Vì vậy mục tiêu không nên được thiết lập quá phức tạp về quy mô và kéo dài về thời gian. Hoàn toàn có thể chia các mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn theo từng bước, có quy mô và thời gian phù hợp hơn. 

Nguyên tắc phụ của việc thiết lập mục tiêu

• Đề cao học tập hơn hiệu suất: Hiệu suất là quan trọng nhưng sự học tập mới giúp bạn có sức bền và gặt hái thành công vượt trội.

Sau mỗi chu kỳ đánh giá hiệu suất, hãy đặt ra câu hỏi: nhân viên của mình đã học tập, phát triển thêm được kỹ năng, kinh nghiệm gì khi thực hiện mục tiêu, hoàn thành công việc. Bản thân nhà quản lý đã học được điều gì từ việc thiết lập mục tiêu và  trò của mình thể hiện như thế nào trong quá trình cùng nhân viên chinh phục mục tiêu. Chỉ khi nhà quản lý và nhân viên học tập liên tục mới mang đến hiệu quả vượt bậc.

• Cung cấp nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu: Khi giao một mục tiêu cho nhân viên, hãy đảm bảo nhân viên được trang bị, cung cấp đầy đủ phương pháp làm việc, công cụ, nguồn lực, điều kiện cần thiết để hoàn thành được mục tiêu đó. Nhân viên thiếu nguồn lực để hoàn thành mục tiêu nhưng đến khi đánh giá hiệu suất vẫn bị đánh giá thấp sẽ dễ dẫn đến tâm lý chán nản, suy giảm động lực làm việc.

• Đặt lại mục tiêu và kéo dãn: Mục tiêu kéo dãn là những mục tiêu đầy tính tham vọng, có tính thách thức với nguồn lực hiện tại nhưng có khả năng truyền cảm hứng với đội nhóm. Nhân viên có thể đạt được một phần mục tiêu hoặc không đạt được. Tuy nhiên, ngay cả khi không đạt được mục tiêu thì ở chu kỳ sau, việc đặt mục tiêu vẫn cần có tính tham vọng, yêu cầu cao hơn để tạo hiệu suất tốt.

Nhà quản lý hoàn toàn có thể thay đổi mục tiêu cho phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp và sự thay đổi của thị trường. Đặc biệt trong thời kỳ biến động trong đại dịch Covid, sự linh hoạt trong mục tiêu đôi khi còn là yếu tố sống – còn của doanh nghiệp.

• Văn hóa không trừng phạt thất bại: hãy thận trọng khi muốn trừng phạt, giảm lương thưởng hay có những biện pháp xử lý khác với những nhân viên không đạt hiệu suất công việc. Nếu chúng ta chú trọng vào trừng phạt, sẽ dẫn đến việc nhân viên không dám đặt mục tiêu tham vọng mà thiên hướng thỏa thuận với mục tiêu an toàn để tránh rủi ro ảnh hưởng đến thu nhập. Khi đã thỏa thuận với mục tiêu an toàn, nhân viên sẽ không có tâm lý đảm đương những nhiệm vụ khó khăn, có tính đột phá, thử thách mà chỉ tập trung hoàn thành những công việc dễ dàng.

Và xét cho đến cùng, việc nhân viên liên tiếp hoàn thành những mục tiêu dễ dàng cũng không đem lại nhiều lợi ích cho công ty. Những vòng lặp của sự vụ thường nhật sẽ kéo lùi sự sáng tạo, khả năng đột phá trong công việc của nhân viên cũng như công ty bạn. Doanh nghiệp có thể xem những thất bại nếu có của nhân viên như những cơ sở để cả lãnh đạo và nhân viên cùng nghĩ giải pháp tháo gỡ, làm tốt hơn thay vì đổ lỗi và trừng phạt nhân viên.

3.2 Check-in thường xuyên và xem đây là kỷ luật

Check-in thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn duy trì được kỷ luật, hiệu suất công việc tốt hơn.

Vai trò của Check-in

Check-in là cuộc đối thoại, trao đổi thẳng thắn giữa quản lý với nhân viên theo phương thức 1 – 1. Check-in giúp nhà quản lý nắm bắt được tiến độ công việc một cách thường xuyên và tránh được những rủi ro bất ngờ khiến nhân viên không đạt được mục tiêu đề ra. Check-in cũng giúp nhà quản lý nhận diện được các thử thách, rủi ro để cùng nhân viên nghĩ cách thức dự phòng, khắc phục và giải quyết vấn đề.

Mặt khác, Check-in giúp khuyến khích sự tương tác giữa quản lý và nhân viên. Thông qua đó, nhân viên sẽ thêm gắn bó với công ty và gia tăng động lực làm việc. Check-in còn giúp nhà quản lý có thể ghi nhận được hiệu suất công việc của nhân viên theo thời gian thực, giải quyết những thách thức về hiệu suất trong thời gian thực.

Về phát triển nguồn lực, các kết quả từ Check-in là những thông tin quan trọng, có thể đo lường và là căn cứ khách quan để nhà quản lý thiết lập chương trình huấn luyện, đào tạo kỹ năng cho nhân viên.

Công thức Check-in

• Kiểm tra quá khứ: Nhà quản lý và nhân viên hãy cùng kiểm tra lại các mục tiêu nhân viên thực hiện đã có tiến bộ đến đâu?; những công việc nhân viên đã thực hiện. Việc kiểm tra lại quá khứ làm việc sẽ giúp 2 bên nắm bắt được những vấn đề tồn tại cần xử lý tiếp theo.

• Xem xét hiện tại: Nhà quản lý và nhân viên hãy cùng nhìn nhận xem vấn đề nào đang xuất hiện; công việc nào đang chậm tiến độ hay những trở ngại trong công việc hiện nay là gì? Việc xem xét các vấn đề hiện tại sẽ giúp 2 bên nắm bắt được đâu là điểm nghẽn cần nhanh chóng tháo gỡ để khơi thông dòng chảy hiệu suất công việc của nhân viên.

• Hướng tới tương lai: Nhà quản lý và nhân viên hãy cùng xem xét thiết lập các hành động tiếp theo để chinh phục mục tiêu. Hai bên có thể cùng nhau giải đáp các câu hỏi như: Những việc tiếp theo nên làm là gì? Cần làm gì để vượt qua trở ngại? Nhân viên cần sự giúp đỡ nào từ phía người quản lý hay các bộ phận, phòng ban, nhân viên khác? Nguồn lực bổ sung để nhân viên gia tăng hiệu suất công việc là gì? Việc nhà quản lý và nhân viên cùng hướng tới tương lai sẽ giúp 2 bên cùng thống nhất được giải pháp, hành động để gia tăng hiệu suất công việc.

• Kiểm tra mục tiêu mới: Khi đã cùng nhân viên hướng tới tương lai, tìm được giải pháp, mục tiêu hành động mới, nhà quản lý cũng không nên quá chắc chắn và bắt tay ngay vào hành động. Nhà quản lý và nhân viên nên kiểm tra mục tiêu mới xem với những thông tin, nguồn lực hiện có, nhân viên có tự tin hoàn thành mục tiêu mới hay không? Mục tiêu có cần điều chỉnh thêm gì để phù hợp hơn không? Có cần thiết phải bỏ hay thêm mục tiêu nào khác không? Việc kiểm tra mục tiêu mới sẽ giúp nhân viên giảm thiểu được rủi ro, vướng mắc khiến không đạt được mục tiêu. Họ cũng sẽ chắc chắn và tin tưởng hơn khi nỗ lực hành động hướng đến mục tiêu.

Tips Check-in

Để việc Check-in diễn ra hiệu quả, thuận tiện cho cả Nhà quản lý và nhân viên, nhà quản lý có thể áp dụng một số tips Check-in dưới đây:

• Nhà quản lý nên yêu cầu nhân viên Check-in nháp trước để tiết kiệm thời gian. Nhân viên cần tự trả lời các câu hỏi trước, thậm chí viết sẵn ra giấy và khi quản lý hỏi chỉ cần cung cấp thông tin. Như vậy sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian cho 2 bên khi Check-in.
• Check-in 1:1 với sự tham gia chỉ bao gồm 1 quản lý và 1 nhân viên. Nhà quản lý cũng nên để nhân viên dẫn dắt buổi Check-in (nhà quản lý nên lắng nghe và đặt câu hỏi để nhân viên thể hiện công việc và khả năng của mình). Việc Check-in 1:1 đặc biệt quan trọng vì sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp thu những ý kiến phản hồi cả tích cực và tiêu cực từ nhà quản lý. Đặt trường hợp Check-in theo nhóm, nếu quản lý phản hồi thẳng thắn, chỉ ra những điểm yếu cần khắc phục của nhân viên thì dễ dẫn đến việc nhân viên có thể tự ái, thậm chí là “gồng mình” để chứng tỏ họ đúng chứ không sai.
• Nhà quản lý cần làm đúng vai trò của mình: Lắng nghe – Thấu hiểu – Dẫn dắt – Đồng hành. Khi Check-in, nhà quản lý không nên để yếu tố cảm xúc ảnh hưởng quá nhiều, hãy giữ thái độ trung lập, không vui vẻ, cười đùa và cũng không cau có, cáu gắt. Nhà quản lý nên xem việc phản hồi Check-in như một công việc cùng nhân viên nhìn nhận và tìm ra giải pháp giúp cải thiện hiệu suất. Nhà quản lý không nên biến buổi Check-in trở thành một buổi mắng mỏ nhân viên hay ngược lại thành một buổi gặp gỡ thân tình như lúc liên hoan.
• Tần suất cố định: Tùy theo đặc thù công ty, yêu cầu công việc của nhân viên, hãy xác định tần suất Check-in cố định theo hàng tuần, hàng tháng hay thời điểm thích hợp khác. Tuy nhiên, nên là hàng tuần để đảm bảo hiệu suất tốt nhất.

Ví dụ như với nhân viên triển khai dự án, thời gian Check-in có thể theo từng tuần và tiến hành vào chiều thứ 6 hàng tuần chẳng hạn. Những biến động, vấn đề phát sinh của dự án có thể theo dõi hàng tuần vẫn có thể đáp ứng xử lý kịp thời. Tuy nhiên, với nhân viên kinh doanh, nhất là trong giai đoạn công ty đang đẩy mạnh phát triển kinh doanh, ra mắt sản phẩm mới thì lịch Check-in có thể thực hiện thậm chí theo lịch cuối mỗi ngày làm việc.

3.3 Phản hồi liên tục, 360 độ.

Phản hồi được được là “Ứng dụng sát thủ”, theo bài báo đăng tải trên Forbes. Phản hồi giúp tăng tương tác trong doanh nghiệp, tạo ra mô trường minh bạch, nhiều động lực và nâng cao hiệu suất.

Trong quá trình triển khai hành động, nhà quản lý cần đưa ra các phản hồi liên tục để cung cấp hướng dẫn, nguồn lực giúp đỡ nhân viên hoàn thành mục tiêu. Phản hồi không phải lời khen, chê, tán thưởng, phản hồi là lời nhận xét, đánh giá chủ quan về một hành động, công việc với mục đích giúp cho công việc của người khác hiệu quả hơn. 

• Ý nghĩa của việc phản hồi liên tục

Việc phản hồi liên tục giữa nhà quản lý và nhân viên sẽ giúp nhân viên chắc chắn hơn về tương lai công việc của họ. Họ sẽ nỗ lực hành động hướng đến mục tiêu và giảm bớt những lo lắng, nghi ngờ, những vướng mắc dẫn đến hiệu suất công việc bị suy giảm.

Phản hồi liên tục giúp nhân viên hiểu rõ họ đang ở đâu, cần hành động gì để giải quyết vấn đề tốt hơn. Mặt khác, việc nhà quản lý cung cấp những phản hồi về mục tiêu còn giúp nhân viên duy trì được động lực, cam kết hành động hướng đến mục tiêu.

• Cách phản hồi đúng

Phản hồi đúng cách giúp nhân viên gia tăng được hiệu suất làm việc không hề đơn giản. Khi tiến hành phản hồi, nên lưu ý một số điểm như:

• • Phản hồi gắn liền với mục tiêu: Việc phản hồi phải luôn xuất phát, gắn liền và hướng tới giúp nhân viên đạt được mục tiêu. Mọi phản hồi nằm ngoài phạm vi mục tiêu công việc đều không cần thiết, dư thừa và làm tiêu tốn thời gian của quản lý và nhân viên trong buổi Check-in.
  • Phản hồi liên tục, theo tần suất cố định (hàng tuần): Phản hồi theo lịch cố định hàng tuần là khoảng thời gian tương đối phù hợp, không quá dài và cũng không quá ngắn. Với lịch phản hồi theo tuần, nhà quản lý vẫn có thể nắm bắt được nhanh chóng, kịp thời diễn biến, các vấn đề phát sinh trong công việc của nhân viên. Về phía nhân viên, họ cũng sẽ nhận được những chỉ dẫn, phản hồi đúng lúc từ nhà quản lý.
  • Phản hồi cả tích cực và tiêu cực với sự thẳng thắn và công bằng: nhà quản lý không nên tiết kiệm các phản hồi tích cực dành cho nhân viên của mình. Nhưng ngược lại, nhà quản lý cũng không nên nói giảm, nói tránh đối với các phản hồi tiêu cực. Cả phản hồi tích cực và tiêu cực đều cần được chuyển đến nhân viên với sự thẳng thắn và công bằng nhất. Trong khi phản hồi, nhà quản lý hãy suy nghĩ những phản hồi của mình cũng như một món quà giúp nhân viên cải thiện được hiệu suất công việc thay vì lo ngại, ảnh hưởng bởi những yếu tố cảm xúc bên ngoài.

• Phản hồi về kết quả công việc và quy trình thực hiện: Một trong những điểm cốt lõi khi phản hồi cho nhân viên là phản hồi về kết quả công việc và quy trình thực hiện công việc. Nhà quản lý nên cho nhân viên hiểu rõ kết quả công việc như vậy là đạt hay chưa đạt; quy trình thực hiện đã phù hợp hay chưa phù hợp.

• Phản hồi về chiến lược tiếp theo để đạt mục tiêu: Phản hồi về kết quả và quy trình nhằm giúp nhân viên cải thiện, tối ưu hóa những điều đang có, đang thực hiện. Ngoài ra, nhà quản lý còn nên phản hồi về chiến lược tiếp theo để giúp nhân viên đạt được mục tiêu. Chiến lược tiếp theo ở góc độ này như một hoạch định công việc trong trung và dài hạn giúp nhân viên chủ động, sẵn sàng hơn để hoàn thành các mục tiêu tiếp theo.

• Sử dụng cả phản hồi tiêu cực và tích cực: Phản hồi tiêu cực giúp một người nhận ra điểm sai và tiến bộ hơn. Phản hồi tích cực giúp mọi người tự tin hơn trong việc đạt được mục tiêu. 
• Phản hồi riêng tư: Để việc phản hồi dễ được nhân viên tiếp nhận hơn, nhà quản lý nên lưu ý thực hiện phản hồi 1 – 1, riêng tư với nhân viên của mình, để việc phản hồi đúng đắn, sát sao và cởi mở.

4. Những lưu ý giúp quản lý hiệu suất liên tục hiệu quả hơn

Về mặt tâm lý thông thường, nhân viên sẽ không hề muốn quá trình làm việc của họ bị quản lý, giám sát liên tục. Do đó khi thực hiện quản lý hiệu suất liên tục nên lưu ý một số điểm sau để đạt được hiệu quả tốt nhất.

• Trao đổi minh bạch với toàn công ty trước khi thực hiện 

Trước khi bắt đầu triển khai CPM, nhà quản lý hãy trao đổi, tham vấn ý kiến với toàn thể công ty. Nếu có những ý kiến trái chiều, nhà quản lý cũng nên nhân cơ hội họp toàn công ty này để chia sẻ, cung cấp thêm thông tin về CPM. Nhân viên thường lo ngại về những điều họ chưa rõ, chưa hiểu. Nếu bắt buộc thực hiện theo phương pháp quản lý mới thì họ vẫn có thể thực hiện nhưng với một cách rất gượng ép, miễn cưỡng.

Bạn hãy tạo cơ hội để nhân viên nắm bắt tổng quan, hiểu về CPM, hãy để nhân viên tin tưởng và khi bắt tay vào áp dụng, nhân viên sẽ gia tăng thêm sự hào hứng, giảm thiểu được những vướng mắc phát sinh.

• Đào tạo cấp quản lý hiểu về lợi ích và cách thực hiện CPM

Với cấp quản lý, cần tiến hành đào tạo chuyên sâu để các cấp quản lý hiểu rõ, thấu đáo về lợi ích và cách thực hiện CPM (CPM). Khi các cấp quản lý hiểu rõ, thấu đáo về CPM, họ sẽ đóng vai trò như những đầu mối dẫn dắt giúp nhân viên bên dưới thực hiện CPM đúng hướng, đúng cách và hiệu quả.

• Đề ra quy tắc, quy định, kỷ luật bắt buộc

CPM cần được thực hiện dựa trên quy tắc, quy định rõ ràng và áp dụng kỷ luật bắt buộc. Sẽ thật khó để CPM đạt được hiệu quả cao nếu các cấp quản lý và nhân viên thực hiện hời hợt theo kiểu cho có, cho qua, đối phó. Doanh nghiệp hãy thể hiện quyết tâm thực hiện CPM thành công thông qua việc quyết liệt đề ra các quy tắc, quy định, kỷ luật bắt buộc nhân viên tuân thủ đúng CPM. Nhà lãnh đạo, cấp quản lý nên là tấm gương sáng tuân thủ quy định ấy để nhân viên cảm nhận và thực hiện theo.

• Khảo sát toàn bộ công ty và nhân viên trước khi áp dụng

Trước khi áp dụng CPM, công ty có thể tiến hành khảo sát ý kiến của tất cả nhân viên. Cuộc khảo sát nên được tiến hành ở chế độ ẩn danh để nhân viên có thể thoải mái đưa ra ý kiến của mình. Từ kết quả khảo sát, nhà quản lý có thể nắm bắt được băn khoăn, lo lắng để có giải pháp phù hợp khiến toàn công ty sẵn sàng bước vào giai đoạn mới. Khi và chỉ khi nhận được sự đồng lòng của tất cả nhân viên, sự quyết tâm của nhà quản lý mới giúp hiệu suất công việc cải thiện và chinh phục thành công đột phá.

5. Dấu hiệu nhận biết quản lý hiệu suất liên tục thành công?

• Quá trình công nhận nhân viên toàn diện và liên tục

Thay vì phải chờ đến khoảng thời gian giữa năm hay cuối năm rồi tất cả các cấp quản lý mới ngồi lại với nhân viên để đánh giá hiệu suất thì với CPM sẽ giúp nhà quản lý có thể nhìn nhận, đánh giá và công nhận ngay nhân viên một cách toàn diện và liên tục. 

Vào mỗi hàng tuần, hàng tháng, nhà quản lý sẽ nhìn nhận được nhân viên nào đang làm việc tốt, nhân viên nào đang làm việc chưa tốt, bộ phận nào đang suy giảm hiệu suất làm việc hay có nhiều vướng mắc phát sinh…Khi đó, nhà quản lý mới làm tốt vai trò của mình và nhân viên làm tốt có động lực để gắn bó, phát triển, nhân viên chưa làm tốt có động lực hoàn thiện bản thân để bắt kịp nhịp độ toàn công ty.

• Nhân viên hào hứng và thích những lời phản hồi

Khi áp dụng CPM mà nhân viên hào hứng, thích những lời phản hồi từ quản lý thì có nghĩa là CPM bắt đầu đã phát huy hiệu quả. Nhân viên nhìn nhận những phản hồi của quản lý như những món quà hữu ích giúp họ có thể phát triển, hiện thiện tốt hơn công việc. Giao tiếp giữa nhân viên và quản lý trở nên thống nhất, hiệu quả, cùng hướng đến mục tiêu công việc chung.

Nhân viên cũng sẽ báo cáo với quản lý một cách tích cực, thoải mái thay vì lo lắng, căng thẳng như trước. Lúc này, quá trình phản hồi không hề tạo ra áp lực lên nhân viên mà lại trở thành văn hóa giúp thúc đẩy hiệu suất và tăng trưởng của công ty. 

• Nhân viên có thể đặt và duy trì mục tiêu ngắn hạn nhằm điều chỉnh sự tập trung của họ với mục tiêu của tổ chức

Nhân viên sẽ có xu hướng đề xuất các mục tiêu nhỏ hơn, ngắn hạn hơn nhằm tập trung cao độ hoàn thành mục tiêu với hiệu suất tốt. Đó là biểu hiện của sự cam kết với công việc của nhân viên.

• Nhà quản lý có thể sử dụng báo cáo tóm tắt để hướng dẫn các cuộc thảo luận, định hướng với nhân viên

Quản lý hiệu suất liên tục hiệu quả thì các vấn đề từ nhân viên cấp dưới sẽ được chuyển lên và thể hiện trong báo của các quản lý cấp trung và cho đến lãnh đạo cao nhất của công ty. Lãnh đạo công ty chỉ cần nhìn vào báo cáo tóm tắt CPM là có thể nắm bắt, hiểu rõ công ty của mình đang vận hành như thế nào, có vấn đề hay vướng mắc gì phát sinh hay không. Do đó, nhà quản lý hoàn toàn có thể sử dụng báo cáo CPM để hướng dẫn các cuộc thảo luận, định hướng với nhân viên của mình.

*

Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu về quản lý hiệu suất liên tục. Thông thường, không có nhân viên nào muốn “bị” quản lý liên tục. Do đó, CPM nên được áp dụng đúng hướng, đúng cách ngay từ đầu để nhân viên nhận thức CPM như một món quà giúp cả nhà quản lý và nhân viên cùng gia tăng hiệu suất, tiến gần hơn đến mục tiêu chung của toàn công ty. CPM không nên được nhìn nhận và sử dụng một công cụ giám sát, kiểm soát nhân viên liên tục.

CPM nếu được áp dụng hiệu quả hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp đi nhanh hơn, đi đúng hướng và thậm chí là bay cao với những bước tiến đột phá. CPM có thể được nhìn nhận như một cuộc cách mạng của quản trị hiệu suất.

Nếu bạn cần thêm thông tin hay tư vấn về CPM, hãy liên hệ với VNOKRs. Đội ngũ VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital

• Số điện thoại liên hệ: 0904.2323.69
• Email hỗ trợ: [email protected]
• Địa chỉ công ty: 25 Nam Đồng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
• Link phần mềm: https://okrs.vn/phan-mem-okrs
• Link blog: https://blog.okrs.vn/
• Link website: https://okrs.vn/