KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, dùng để đánh giá hiệu suất làm việc. Còn SMART là nguyên tắc để thiết lập mục tiêu hiệu quả. Bạn có thể xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART để cộng hưởng, gia tăng hiệu quả thực hiện mục tiêu.

1. Smart KPI là gì?

KPI là tên viết tắt của “Key Performance Indicator”, hay chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho một tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động… 

Ví dụ: KPI của Phòng nhân sự là chỉ mất dưới 2 tuần làm việc để tuyển được 1 nhân sự vị trí Nhân viên kinh doanh.

Còn nguyên tắc SMART là một hệ thống, một bộ tiêu chí được sử dụng để thiết lập và hướng tới đạt mục tiêu tại các công ty, tổ chức. SMART bao gồm: Cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian.

Xem xét KPI và SMART về mặt định nghĩa như trên, chúng ta có thể hiểu Smart KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian, được thiết lập dựa trên 5 yếu tố:

  • S – Specific (tính cụ thể)
  • M – Measurable (tính đo lường)
  • A – Achievable (tính khả thi)
  • R – Relevant (tính liên quan)
  • T – Time-Bound (giới hạn thời gian)

Smart KPI là gì

KPI khi gắn với SMART có thể giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện mục tiêu hiệu quả hơn.

2. Hướng dẫn xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART

Để xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART, bạn nên thực hiện tuần tự theo các bước sau.

Bước 1 – Xây dựng KPI cụ thể

KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc. Thông thường, nhiều công ty sẽ áp dụng KPI để dùng làm căn cứ tính lương thưởng cho nhân viên. Việc hoàn thành KPI hay không vì đó gắn với quyền lợi “sát sườn” của nhân viên. Do đó, bạn rất nên xây dựng KPI cụ thể, càng cụ thể càng tốt.

Ví dụ:

Bạn muốn nhân viên kinh doanh của mình đạt được tổng doanh số ký hợp đồng một năm là bao nhiêu thì bạn hãy đặt KPI kinh doanh cụ thể với 1 con số rõ ràng. Đó có thể là 1 tỷ đồng, 2 tỷ đồng cũng có thể là 500 triệu đồng… 

KPI đặt ra không nên mơ hồ theo dạng nỗ lực cao nhất để đạt kết quả tốt nhất. Nhân viên của bạn sẽ không thể hiểu được đâu là ngưỡng được xem là hoàn thành mục tiêu lãnh đạo kỳ vọng.

Bước 2 – Xây dựng KPI gắn với các yếu tố đo lường

Tiếp nối ví dụ doanh số ký hợp đồng ở trên. Con số 1 tỷ đồng có thể rất cụ thể nhưng bạn sẽ khó để giải thích với nhân viên tại sao đó phải là 1 tỷ chứ không phải là 800 hay 900 triệu đồng. Nhân viên của bạn sẽ nhận KPI với một tâm lý bị áp đặt từ lãnh đạo.

Bạn không nên biến KPI trở thành một con số “vô cảm” đè nặng lên tâm lý, tạo áp lực với nhân viên của mình. KPI khi gắn với yếu tố đo lường của SMART nên được nhìn nhận như một chỉ số hợp lý giúp nhân viên tập trung hoàn thành mục tiêu với nỗ lực cao hơn. Lãnh đạo đo lường để đưa ra KPI hợp lý cho nhân viên theo từng hoàn cảnh, từng trường hợp cụ thể.

Ví dụ: 

Mục tiêu: Doanh số ký hợp đồng tăng 5% so với cùng kỳ năm ngoái. 

Từ đó:

  • Về phía nhân viên, họ sẽ có một điểm mốc để xác định được tính hợp lý của KPI là căn cứ theo kết quả năm ngoái họ đã đạt được và thêm 5% kỳ vọng gia tăng cho năm nay. 
  • Về phía lãnh đạo, họ cũng sẽ có một căn cứ đo lường chuẩn xác để biết rằng KPI của nhân viên có hoàn thành không và hoàn thành ở mức nào.

Bạn nên gắn KPI với yếu tố đo lường để đánh giá việc hoàn thành KPI chuẩn xác, cụ thể hơn.

Bước 3 – Xem xét mức độ khả thi của KPI

KPI về bản chất là đề ra cho nhân viên của bạn một nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể, rõ ràng. KPI chỉ có thể hoàn thành khi mục tiêu đó là khả thi. Bạn nên xem xét nguồn lực công ty, năng lực, kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên có thể đáp ứng KPI này hay không.

Ví dụ:

Nhân viên kinh doanh của bạn đã từng ký kết được tổng doanh số hợp đồng trong năm 2019 là 1 tỷ đồng. Vậy năm 2020, chúng ta có thể đặt ra KPI là tổng doanh số tăng 5%, lên mức 1,050,000,000 đồng. 

Mục tiêu KPI như vậy vừa có tính thử thách, vừa có thể cố gắng đạt được. Trong tình hình dịch bệnh như năm 2020, nếu bạn đề ra KPI cho nhân viên kinh doanh tăng gấp đôi lên 2 tỷ đồng là điều rất khó khăn, gần như không thể đạt được.

Bước 4 – Xem xét mức độ liên quan của KPI

KPI của từng nhân viên cần liên quan, cộng hưởng với KPI của nhân viên khác để giúp hoàn thành KPI team. KPI của từng team cần liên quan, cộng hưởng để giúp hoàn thành KPI toàn công ty.

Khi bạn đề ra KPI cho một nhân viên, bạn không nên xem đó là một mục tiêu đơn lẻ dành cho một nhân viên đơn lẻ. Chúng ta cần đặt KPI đó trong một bức tranh chung tổng thể, liên quan với nhau. Chỉ khi các nhiệm vụ có tính liên quan, gắn kết thì công ty của bạn mới có thể tạo nên những giá trị và hiệu suất làm việc vượt trội.

Ví dụ:

KPI năm 2021 của team kinh doanh là đạt tổng doanh số hợp đồng ở mức 30 tỷ đồng. Tuy nhiên, có ⅖ nhân viên kinh doanh nhóm bạn có kế hoạch nghỉ việc. Với nguồn lực team kinh doanh còn lại khó lòng đạt được KPI này. Điều đó dẫn đến việc xem xét thiết lập KPI team tuyển dụng có liên quan là tuyển dụng thêm 2 nhân viên kinh doanh.

Bước 5 – Gắn KPI với giới hạn thời gian

Tiếp nối ví dụ về tuyển nhân viên kinh doanh ở trên, chúng ta nhận thấy team tuyển dụng cần tuyển 2 nhân viên kinh doanh. Tuy nhiên, nếu không gắn giới hạn thời gian cho KPI này rất có thể team kinh doanh phải đến gần hết quý I-2021 mới đạt được KPI và gây ảnh hưởng đến team kinh doanh.

Khi đặt KPI cho nhân viên, bạn nên giới hạn thời gian. Ở đây, team tuyển dụng cần tuyển 2 nhân viên kinh doanh, hoàn thành xong trước ngày 30/11/2020. Chúng ta cần 1 tháng để nhân viên kinh doanh mới vào được đào tạo và hiểu về sản phẩm, trước khi bắt đầu thực sự gia nhập và đóng góp hoàn thành KPI cho team kinh doanh.

Trường hợp bạn không giới hạn thời gian hoàn thành KPI, bạn sẽ gặp một số tình huống như:

  • Nhân viên của bạn chậm trễ hoàn thành KPI gây ảnh hưởng nhân viên, team khác
  • Nhân viên của bạn không hiểu rõ quyết tâm hoàn thành mục tiêu của lãnh đạo
  • Nhân viên của bạn không hiểu được mức độ cấp thiết của KPI để phân bổ nguồn lực, thời gian hợp lý.

3. Ví dụ áp dụng nguyên tắc SMART cho KPI

Ví dụ 1 – Sáng tạo nội dung

  • S: Nhân viên nội dung viết tối thiểu 1 bài viết mỗi ngày
  • M: Nhân viên nội dung viết tối thiểu 1 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày
  • A: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, nhân viên nội dung cần viết tối thiểu 1 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày
  • R: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, nhân viên nội dung cần viết tối thiểu 1 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày, để gia tăng mức độ thu hút khách hàng tiềm năng
  • T: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, nhân viên nội dung cần viết tối thiểu 1 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày, để gia tăng mức độ thu hút khách hàng tiềm năng, bắt đầu từ 1/11/2020

Ví dụ 2 – Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

  • S: Nhân viên truyền thông nội bộ tổ chức ít nhất 1 sự kiện nội bộ mỗi quý
  • M: Nhân viên truyền thông nội bộ tổ chức ít nhất 1 sự kiện nội bộ mỗi quý, thu hút được ít nhất 95% nhân viên tham gia
  • A: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, nhân viên truyền thông nội bộ tổ chức ít nhất 1 sự kiện nội bộ mỗi quý, thu hút được ít nhất 95% nhân viên tham gia
  • R: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, nhân viên truyền thông nội bộ tổ chức ít nhất 1 sự kiện nội bộ mỗi quý, thu hút được ít nhất 95% nhân viên tham gia, nhằm gắn kết nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp
  • T: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, nhân viên truyền thông nội bộ tổ chức ít nhất 1 sự kiện nội bộ mỗi quý, thu hút được ít nhất 95% nhân viên tham gia, nhằm gắn kết nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, bắt đầu từ quý IV-2020.

Ví dụ 3 – Đào tạo nhân viên mới

  • S: Nhân viên mới gia nhập công ty được đào tạo hội nhập
  • M: Team đào tạo tiến hành đào tạo hội nhập cho 100% nhân viên mới gia nhập công ty
  • A: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, team đào tạo tiến hành đào tạo hội nhập cho 100% nhân viên mới gia nhập công ty
  • R: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, team đào tạo tiến hành đào tạo hội nhập cho 100% nhân viên mới gia nhập công ty, nhằm giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc tại công ty
  • T: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, team đào tạo tiến hành đào tạo hội nhập cho 100% nhân viên mới gia nhập công ty, chậm nhất sau 7 ngày tính từ ngày nhân viên vào làm, nhằm giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc tại công ty

Ví dụ 4 – Hạn chế lỗi ứng dụng

  • S: Hạn chế lỗi nghiêm trọng ở các ứng dụng đã phát hành
  • M: Ứng dụng đã phát hành có dưới 2 lỗi nghiêm trọng
  • A: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, team lập trình cần đảm bảo ứng dụng đã phát hành có dưới 2 lỗi nghiêm trọng
  • R: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, team lập trình cần đảm bảo ứng dụng đã phát hành có dưới 2 lỗi nghiêm trọng, nhằm gia tăng trải nghiệm hài lòng cho khách hàng
  • T: Với năng lực, kinh nghiệm hiện tại, team lập trình cần đảm bảo ứng dụng đã phát hành có dưới 2 lỗi nghiêm trọng, nhằm gia tăng trải nghiệm hài lòng cho khách hàng, bắt đầu từ 1/11/2020.

Ví dụ 5 – Tuyển dụng nhân viên

  • S: Team tuyển dụng đảm bảo tuyển đủ lập trình viên phát triển sản phẩm
  • M: Team tuyển dụng đảm bảo tuyển đủ 5 lập trình viên phát triển sản phẩm
  • A: Với nguồn lực và nhu cầu hiện tại, team tuyển dụng cần đảm bảo tuyển đủ 5 lập trình viên phát triển sản phẩm
  • R: Với nguồn lực và nhu cầu hiện tại, team tuyển dụng cần đảm bảo tuyển đủ 5 lập trình viên phát triển sản phẩm, nhằm kịp thời ra mắt sản phẩm mới trong quý II-2021
  • T: Với nguồn lực và nhu cầu hiện tại, team tuyển dụng cần đảm bảo tuyển đủ 5 lập trình viên phát triển sản phẩm, hoàn thành xong trước ngày 31/12/2020, nhằm kịp thời ra mắt sản phẩm mới trong quý II-2021

Ví dụ 6 – Gia tăng doanh số ký hợp đồng

  • S: Team kinh doanh cần gia tăng doanh số ký hợp đồng
  • M: Team kinh doanh cần gia tăng doanh số ký hợp đồng lên mức 30 tỷ đồng
  • A: Với nguồn lực và kinh nghiệm hiện tại, team kinh doanh cần gia tăng doanh số ký hợp đồng lên mức 30 tỷ đồng
  • R: Với nguồn lực và kinh nghiệm hiện tại, team kinh doanh cần gia tăng doanh số ký hợp đồng lên mức 30 tỷ đồng, nhằm giúp công ty vượt qua giai đoạn khủng hoảng sau dịch bệnh
  • T: Với nguồn lực và kinh nghiệm hiện tại, team kinh doanh cần gia tăng doanh số ký hợp đồng lên mức 30 tỷ đồng trong năm 2021, nhằm giúp công ty vượt qua giai đoạn khủng hoảng sau dịch bệnh

Lời kết,

Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu cách xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Bản thân KPI đã là một phương pháp hiệu quả để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp nhân viên tập trung hơn vào các mục tiêu cụ thể. Khi KPI kết hợp với SMART, chúng ta sẽ có những mục tiêu thông minh hơn, phù hợp hơn để định hướng cho nhân viên của mình.

Mặt khác, khi gắn KPI với các yếu tố cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian của SMART, chúng ta sẽ có những SMART KPI hạn chế được các rủi ro, thực tế hơn mà vẫn giữ được tính thử thách, động viên tinh thần làm việc của nhân viên.

VNOKRs chúc bạn thiết lập được nhiều SMART KPI phù hợp, chuẩn xác nhất cho công ty của mình!