Hàng ngày, chúng ta đều có 24 giờ. Sử dụng 24 giờ đó như thế nào cho hiệu quả là cách của mỗi người. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian để đạt được hiệu suất làm việc hiệu quả nhất.

Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian qua bài viết sau.

1. Nắm rõ các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian

Thực tế, chúng ta nhận thấy trong cùng một ngày, có những người làm được rất nhiều việc, đạt được rất nhiều mục tiêu, nhưng cũng có những người không làm được điều gì.

Vậy điều gì đã tạo nên sự khác biệt đó?

Các yếu tố nào đang ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian của bạn? 

  • Thái độ 
  • Sự ưu tiên
  • Khả năng lên kế hoạch 
  • Mục tiêu 
  • Sự gián đoạn 
  • Sự trì hoãn 
  • Thủ tục giấy tờ 
  • Các cuộc họp 
  • Tính hiệu quả khi làm việc theo team 

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian

Có quá nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng tới việc quản lý thời gian của bạn và một ngày 24 giờ với bạn có thể vẫn còn quá ít?

Qua phân tích ở trên, chúng ta nhận thấy có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc bạn quản lý thời gian. Nhưng nếu kiểm soát đúng cách, bạn hoàn toàn có thể làm chủ thời gian của mình.

Nguyên tắc SMART – một phương pháp khoa học đã được chứng minh – có thể giúp bạn quản lý thời gian và thực hiện mục tiêu hiệu quả hơn. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cụ thể hơn ở phần 2 bài viết này.

2. Tại sao nên áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian?

SMART gồm 5 yếu tố để xác định, thiết lập mục tiêu hiệu quả: Cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan & giới hạn thời gian.

  • S – Specific – Cụ thể
  • M – Measurable – Đo lường được
  • A – Achievable – Có thể đạt được, khả thi
  • R – Relevant – Liên quan, thích hợp
  • T – Time Bound – Giới hạn thời gian

Lý do áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Mục tiêu SMART có thể đem lại cho bạn nhiều lợi ích trong việc quản lý thời gian.

Cụ thể hóa mục tiêu, giúp bạn tiết kiệm thời gian

Thay vì tăng ca suốt ngày mà việc vẫn không xong, hãy cụ thể hóa mục tiêu của mình. Ngay hôm nay, ngồi xuống và nghĩ thật kỹ về việc mình muốn làm, muốn đạt được. Bạn sẽ rất ngạc nhiên về quỹ thời gian mình có thể tiết kiệm.

Có một mẹo là vào cuối ngày làm việc, bạn hãy bình tĩnh viết ra giấy ghi chú các việc cần làm, những mục tiêu cần đạt được cho ngày làm việc hôm sau. Thay vì mất 30 – 60 phút mỗi sáng mơ hồ không biết hôm nay nên làm gì, bạn hoàn toàn thể bắt tay hành động ngay để thực hiện công việc.

Đo lường mục tiêu, giúp bạn kiểm soát dễ dàng

Mục tiêu bạn đề ra cần gắn với các con số định lượng, giúp bạn đo lường được mục tiêu dễ dàng. Trong việc quản lý thời gian, các mục tiêu được đo lường dễ dàng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Bạn sẽ biết được mục tiêu có thể hoàn thành được hay không, còn cần nỗ lực trong bao lâu nữa sẽ đạt được kết quả…

Ví dụ như mục tiêu của bạn là viết mỗi ngày ít nhất 2 bài viết chuẩn SEO. Vậy con số đo lường ở đây là 2 bài viết. Bạn có thể dễ dàng biết được mình còn cần phải nỗ lực thêm hay cân đối lại khối lượng công việc cho vừa sức. 

Dự đoán khả năng hoàn thành mục tiêu

Áp dụng nguyên tắc vào thiết lập mục tiêu, bạn cần dự đoán, lường trước được khả năng hoàn thành mục tiêu. Mục tiêu có thể ở mức khó khăn, cần nỗ lực cao độ mới đạt được nhưng không nên vượt ngưỡng đến mức bất khả thi.

Chúng ta thường kỳ vọng đạt được những mục tiêu khó khăn hơn, vượt trội hơn. Điều này rất tốt để bạn bứt phá. 

Tuy nhiên, với các mục tiêu bất khả thi, dù bạn nỗ lực cao độ đến mức nào, dành thời gian nhiều đến mức nào thì bạn cũng không thể hoàn thành được. Với các mục tiêu như vậy, bạn nên loại bỏ ngay từ đầu để tránh ảnh hưởng đến quỹ thời gian trong ngày, trong tuần của mình.

Đo lường khả năng hoàn thành mục tiêu SMART

Dự đoán, lường trước được khả năng hoàn thành để không biến mục tiêu thành bất khả thi.

Giúp bạn xác định mức độ thích hợp của mục tiêu

Những mục tiêu trong ngày của bạn cần góp phần giúp bạn hoàn thành mục tiêu tuần. Mục tiêu tuần góp phần giúp bạn hoàn thành mục tiêu tháng, quý, năm… Một mục tiêu được đề ra theo nguyên tắc SMART cần đảm bảo tính thích hợp, liên quan, tạo ra các giá trị cộng hưởng lớn hơn. Khi mục tiêu đảm bảo thích thích hợp, bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả trong dài hạn hơn.

Tối ưu hóa thời gian thực hiện mục tiêu

Mục tiêu bạn đề ra sẽ cần 5 ngày làm việc hay chỉ cần 3 đến 4 ngày làm việc là hoàn thành. Nguyên tắc SMART đòi hỏi bạn phải giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu trong một khoảng thời gian phù hợp. Áp dụng SMART, bạn sẽ tối ưu hóa được thời gian thực hiện mục tiêu, quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Thiết lập mục tiêu thông minh để quản lý thời gian hiệu quả

Áp dụng theo nguyên tắc SMART sẽ giúp bạn thiết lập được những mục tiêu thông minh, cụ thể, dễ dàng đo lường, khả thi, thích hợp. Từ đó, chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều nỗ lực và rút ngắn thời gian hoàn thành. Đó chính là một bước đệm cho việc quản lý thời gian hiệu quả.

Thiết lập mục tiêu SMART để quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn có thời gian hạnh phúc cho cho bản thân và gia đình.

3. Hướng dẫn áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Bước 1 – Cụ thể hóa mục tiêu (S – Specific)

Bạn hãy viết ra giấy các mục tiêu bạn cần hoàn thành trong ngày, trong tuần bằng cách trả lời câu hỏi:

  • Mục tiêu đặt ra là gì?
  • Cần đạt kết quả ra sao? (Bao nhiêu %)
  • Có lưu ý gì khi thực hiện mục tiêu không?
  • Ai sẽ tham gia thực hiện mục tiêu cùng bạn?
  • Bạn có thể nhận được sự trợ giúp, tư vấn hay hỗ trợ từ ai không?
  • Mục tiêu cần hoàn thành ở đâu?

Hướng dẫn áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Bạn không nên bắt đầu một công việc nào đó mà còn chưa rõ kết quả đầu ra cần hướng tới là gì.

Ví dụ: 
Mục tiêu: Hoàn thành xuất sắc buổi thuyết trình trong buổi họp 5 ngày tới
Hãy thử lên lịch trình cụ thể:

  • Ngày 1: Hoàn thành bài thuyết trình sơ bộ
  • Ngày 2: Rà soát và điều chỉnh nội dung bài thuyết trình
  • Ngày 3: Tập thuyết trình phối hợp với ngôn ngữ cơ thể, khuôn mặt
  • Ngày 4: Rà soát tổng thể và bổ sung nội dung bài thuyết trình cho ra kết quả cuôi
  • Ngày 5: Hoàn thành xuất sắc bài thuyết trình (mắc dưới 10% lỗi cơ bản)

Bước 2 – Đo lường mục tiêu (M – Measurable)

Vượt qua bước 1 với SMART, bạn đã có một danh sách các công việc, mục tiêu cụ thể cần đạt được. Để làm việc, quản lý thời gian hiệu quả hơn, bạn hãy gắn các mục tiêu này với các con số đo lường cụ thể, định lượng được.

Ví dụ:

Mục tiêu hàng tuần của bạn là kiếm được thu nhập ít nhất 7 triệu đồng mỗi tuần. Vậy chúng ta có thể chia mục tiêu ra thành 7 ngày. Mỗi ngày bạn cần kiếm được thu nhập 1 triệu đồng mới hoàn thành được mục tiêu tuần.

Tất cả các mục tiêu đều nên được gắn với một con số giúp đo lường. Điều này sẽ giúp bạn biết được mình đã thực sự hoàn thành được mục tiêu hay chưa.

Bước 3 – Xác định tính khả thi của mục tiêu (A – Achievable)

Ở bước 3 này, bạn hãy xem xét mục tiêu mình đề ra cho ngày, cho tuần này có thực sự khả thi không. Trường hợp dù bạn nỗ lực cao độ, dành thời gian tối đa nhưng cũng không thể hoàn thành mục tiêu do những lý do khách quan thì bạn nên tìm cách điều chỉnh, thay đổi mục tiêu.

Việc bạn bỏ quá nhiều thời gian cho các mục tiêu bất khả thi, sau đó không đạt được kết quả gì là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc quỹ thời gian trong ngày, trong tuần của bạn luôn thiếu hụt. Hãy dứt khoát loại bỏ các mục tiêu bất khả thi khỏi danh sách mục tiêu để tập trung làm những điều cần thiết khác.

Bước 4 – Xác định tính thích hợp, liên quan của mục tiêu (R – Relevant)

Nhìn rộng ra, chúng ta cần quản lý thời gian là để tối ưu thời gian hoàn thành được nhiều mục tiêu, kết quả ý nghĩa hơn. Một mục tiêu bạn đề ra và nỗ lực đạt được vì vậy nên có sự liên quan, thích hợp với tầm nhìn, những điều bạn muốn đạt được trong dài hạn.

Bạn hãy xem xét mục tiêu mình đề ra hàng ngày, hàng tuần có thực sự liên quan và giúp bạn đạt được các mục tiêu  dài hạn hơn như mục tiêu hàng tháng, hàng quý, hàng năm… Các mục tiêu không thích hợp, không có tính liên quan nên được loại bỏ khỏi danh sách mục tiêu của bạn. 

Nên nhớ: Dù bạn có đạt được những mục tiêu đó cũng không đem lại nhiều giá trị hay ý nghĩa gì.

Bước 5 – Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu (T – Time Bound)

Thay vì đề ra mục tiêu và lãng quên trong một thời gian dài, bạn hãy giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu của mình. 

Thay vì:

Tôi sẽ kiếm thật nhiều tiền để đi du lịch một ngày nào đó

Hãy đặt ra:

Trong tháng 11/2020, tôi sẽ kiếm 20 triệu và đặt vé máy bay đi Đà Nẵng chơi 5 ngày cùng bố mẹ

“Một ngày nào đó” là mốc thời gian mơ hồ, vô định và đôi khi chính là mốc thời gian của sự lãng quên. Bạn hãy cho các mục tiêu của mình một deadline thực sự áp lực và nỗ lực đạt được mục tiêu.

Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu SMART

Hãy thử biến “một ngày nào đó” thành thời gian cụ thể để thành công đến với bạn không chỉ là ở “một ngày nào đó”!

4. 5+ Ví dụ thiết lập mục tiêu SMART quản lý thời gian

Ví dụ 1: Hoàn thành chạy bộ cự ly Marathon 42km 

  • S – Cụ thể: Tôi muốn hoàn thành chạy bộ cự ly Marathon 42km
  • M – Đo lường: Tôi muốn hoàn thành chạy bộ cự ly Marathon 42km dưới 4 giờ đồng hồ
  • A – Khả thi: Với kinh nghiệm và khối lượng tập luyện hiện nay, tôi muốn hoàn thành chạy bộ cự ly Marathon 42km dưới 4 giờ đồng hồ
  • R – Liên quan: Với kinh nghiệm và khối lượng tập luyện hiện nay, tôi muốn hoàn thành chạy bộ cự ly Marathon 42km dưới 4 giờ đồng hồ, nhằm cải thiện sức khỏe tim mạch và giải tỏa căng thẳng sau giờ làm việc
  • T – Thời điểm: Với kinh nghiệm và khối lượng tập luyện hiện nay, tôi muốn hoàn thành chạy bộ cự ly Marathon 42km dưới 4 giờ đồng hồ, vào ngày thứ 7 cuối tuần 28/11/2020, nhằm cải thiện sức khỏe tim mạch và giải tỏa căng thẳng sau giờ làm việc

Ví dụ áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Bạn có thể sử dụng SMART để thiết lập thời gian chạy bộ giúp cải thiện sức khỏe tim mạch và giải tỏa căng thẳng sau giờ làm việc.

Ví dụ 2: Cải thiện thu nhập hàng tuần

  • S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện thu nhập hàng tuần 
  • M – Đo lường: Tôi muốn cải thiện thu nhập lên mức ít nhất 7 triệu đồng mỗi tuần
  • A – Khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm làm việc hiện nay, tôi muốn cải thiện thu nhập lên mức ít nhất 7 triệu đồng mỗi tuần 
  • R – Liên quan: Với năng lực, kinh nghiệm làm việc hiện nay, tôi muốn cải thiện thu nhập lên mức ít nhất 7 triệu đồng mỗi tuần, nhằm đảm bảo cuộc sống gia đình ổn định, thoải mái hơn
  • T – Thời điểm: Với năng lực, kinh nghiệm làm việc hiện nay, tôi muốn cải thiện thu nhập lên mức ít nhất 7 triệu đồng mỗi tuần, trong tháng 11/2020 này, nhằm đảm bảo cuộc sống gia đình ổn định, thoải mái hơn

Ví dụ 3: Hoàn thành dự án phát triển nội dung

  • S – Cụ thể: Tôi muốn hoàn thành các dự án phát triển nội dung website 
  • M – Đo lường: Tôi muốn hoàn thành 5 dự án phát triển nội dung website
  • A – Khả thi: Với quỹ thời gian, năng lực, kinh nghiệm làm việc hiện nay, tôi muốn hoàn thành 5 dự án phát triển nội dung website 
  • R – Liên quan: Với quỹ thời gian, năng lực, kinh nghiệm làm việc hiện nay, tôi muốn hoàn thành 5 dự án phát triển nội dung website, nhằm thêm kinh nghiệm làm việc ở nhiều mảng nội dung khác nhau
  • T – Thời điểm: Với quỹ thời gian, năng lực, kinh nghiệm làm việc hiện nay, tôi muốn hoàn thành 5 dự án phát triển nội dung website trong quý IV-2020, nhằm thêm kinh nghiệm làm việc ở nhiều mảng nội dung khác nhau

Ví dụ 4: Phát triển văn hóa công ty

  • S – Cụ thể: Tôi muốn tổ chức các hoạt động giúp phát triển văn hóa công ty
  • M – Đo lường: Tôi muốn tổ chức 1 hoạt động giúp phát triển văn hóa công ty
  • A – Khả thi: Với ngân sách và nguồn lực nhân sự hiện nay, tôi muốn tổ chức 1 hoạt động giúp phát triển văn hóa công ty
  • R – Liên quan: Với ngân sách và nguồn lực nhân sự hiện nay, tôi muốn tổ chức 1 hoạt động giúp phát triển văn hóa công ty, nhằm gắn kết, cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên
  • T – Thời điểm: Với ngân sách và nguồn lực nhân sự hiện nay, tôi muốn tổ chức 1 hoạt động, sự kiện mỗi tháng, giúp phát triển văn hóa công ty, nhằm gắn kết, cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên

Ví dụ 5: Đọc sách cùng con

  • S – Cụ thể: Tôi muốn đọc sách cùng con
  • M – Đo lường: Tôi muốn đọc sách 30 phút mỗi ngày cùng con
  • A – Khả thi: Với khả năng sắp xếp thời gian hiện nay, tôi muốn đọc sách 30 phút mỗi ngày cùng con
  • R – Liên quan: Với khả năng sắp xếp thời gian hiện nay, tôi muốn đọc sách 30 phút mỗi ngày cùng con, nhằm giúp con phát triển tốt hơn
  • T – Thời điểm: Với khả năng sắp xếp thời gian hiện nay, tôi muốn đọc sách 30 phút mỗi ngày cùng con, bắt đầu từ 1/11/2020, nhằm giúp con phát triển tốt hơn

Sử dụng nguyên tắc SMART cho thời gian đọc sách

Bạn có thể sử dụng SMART để có thời gian đọc sách cùng con mỗi ngày.

Ví dụ 6: Thực hiện thử thách Saitama

  • S – Cụ thể: Tôi muốn hoàn thành thử thách Saitama
  • M – Đo lường: Tôi muốn hoàn thành thử thách Saitama với 5km chạy bộ; 50 chống đẩy; 50 gập bụng; 50 squat mỗi ngày
  • A – Khả thi: Với kinh nghiệm và khối lượng tập luyện hiện nay, tôi muốn hoàn thành thử thách Saitama với 5km chạy bộ; 50 chống đẩy; 50 gập bụng; 50 squat mỗi ngày
  • R – Liên quan: Với kinh nghiệm và khối lượng tập luyện hiện nay, tôi muốn hoàn thành thử thách Saitama với 5km chạy bộ; 50 chống đẩy; 50 gập bụng; 50 squat mỗi ngày, nhằm tăng cơ, giảm mỡ, hỗ trợ phát triển vùng thân trên và cơ core
  • T – Thời điểm: Với kinh nghiệm và khối lượng tập luyện hiện nay, tôi muốn hoàn thành thử thách Saitama với 5km chạy bộ; 50 chống đẩy; 50 gập bụng; 50 squat mỗi ngày, nhằm tăng cơ, giảm mỡ, hỗ trợ phát triển vùng thân trên và cơ core. Mục tiêu bắt đầu từ 1/11/2020 và kết thúc vào 30/11/2020.

Ví dụ 7: Tuyển dụng nhân sự

  • S – Cụ thể: Tôi muốn tuyển dụng đủ nhân sự cho Phòng Sản phẩm
  • M – Đo lường: Tôi muốn tuyển dụng đủ 10 nhân sự bổ sung cho Phòng Sản phẩm
  • A – Khả thi: Với quỹ lương và khả năng phát triển, kinh doanh hiện nay, tôi muốn tuyển dụng đủ 10 nhân sự bổ sung cho Phòng Sản phẩm
  • R – Liên quan: Với quỹ lương và khả năng phát triển, kinh doanh hiện nay, tôi muốn tuyển dụng đủ 10 nhân sự bổ sung cho Phòng Sản phẩm, nhằm giúp đẩy mạnh nghiên cứu, cải thiện tính năng sản phẩm
  • T – Thời điểm: Với quỹ lương và khả năng phát triển, kinh doanh hiện nay, tôi muốn tuyển dụng đủ 10 nhân sự bổ sung cho Phòng Sản phẩm, ngay trong tháng 11/2020, nhằm giúp đẩy mạnh nghiên cứu, cải thiện tính năng sản phẩm

Lời kết,

Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian. Nguyên tắc SMART thực sự hiệu quả trong việc giúp bạn thiết lập các mục tiêu phù hợp. Và khi chúng ta có các mục tiêu đúng, trúng, hiệu quả thì cũng sẽ tiết kiệm được thời gian, quản lý thời gian tốt hơn.

Nếu bạn đang mơ hồ không biết ngày mai hay tuần tới, tháng tới nên làm điều gì thì bạn có thể bình tâm ngồi xuống và áp dụng nguyên tắc SMART để thiết lập mục tiêu cho mình. Khi chúng ta thực sự biết mình nên đi, cần đi về đâu, đạt được kết quả gì thì chúng ta sẽ hành động quyết liệt, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

VNOKRs chúc bạn quản lý thời gian hiệu quả, đạt được nhiều mục tiêu, kết quả vượt trội cùng nguyên tắc SMART!