Hướng dẫn áp dụng Nguyên tắc SMART trong Quản lý dự án

Một vấn đề chúng ta thường gặp phải khi triển khai dự án là các thành viên hoạt động rất chăm chỉ nhưng mục tiêu vẫn không hoàn thành. Nguyên tắc SMART trong quản lý dự án sẽ là chìa khóa giúp bạn giải quyết vấn đề và đi đến đích hiệu quả. Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Hiểu rõ nguyên tắc SMART để ứng dụng hiệu quả

Để tìm hiểu rõ nguyên tắc SMART trong quản lý dự án, chúng ta hãy cùng xem xét mục tiêu SMART là gì và tại sao nên sử dụng SMART vào quản lý dự án.

Mục tiêu SMART trong quản lý dự án là gì? 

S.M.A.R.T là viết tắt của 5 yếu tố khác nhau bao gồm: 

• Cụ thể (S – Specific)
• Đo lường được (M – Measurable)
• Có thể đạt được (A – Achievable)
• Thích hợp (R – Relevant)
• Giới hạn thời gian (T – Time Bound)

Mục tiêu SMART là thông qua việc hiểu và thiết lập các yếu tố trên vào công việc để tạo ra kế hoạch có thể hành động nhằm đạt được mục đích mong muốn. 

SMART có cấu trúc đơn giản từ 5 yếu tố

Tại sao nên áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án?

Bạn nên sử dụng SMART vào quản lý dự án vì SMART thực sự giúp các mục tiêu của bạn cán đích nhanh chóng và thành công.
1. Giúp cụ thể hóa mục tiêu
Dự án của bạn dù được bổ sung thêm nguồn nhân lực có kinh nghiệm, dù tốn kém thời gian, chi phí cao nhưng không thực sự đạt được kết quả cụ thể gì. Bạn đã bao giờ trải qua tình trạng tồi tệ này chưa? Đó là vì mục tiêu dự án của bạn đề ra không có tính cụ thể.
Mục tiêu không cụ thể khiến nhân sự đã tham gia và mới tham gia vào dự án không hiểu mình cần phải làm gì, nỗ lực vì điều gì và đích đến ở đâu. Kết quả, báo cáo tổng kết dự án thường chung chung như thế này:

• Đang nỗ lực
• Đang tiếp tục
• Đang nghiên cứu
• Chuẩn bị hoàn thành…

Với nguyên tắc SMART, mục tiêu đề ra rất rõ ràng, cụ thể, không gây nhầm lẫn. Giống như bạn cho nhân viên của mình một tọa độ mục tiêu chính xác trên bản đồ giúp họ không bị lạc đường giữa vô vàn lối rẽ.

Ví dụ: 

Mục tiêu: Cung cấp báo cáo tài chính dự án

Mục tiêu áp dụng SMART: Ngày 20 hàng tháng, tôi sẽ cung cấp báo cáo tài chính theo tháng của dự án mà không có sai sót

Như vậy, với nguyên tắc SMART, mục tiêu đưa ra cụ thể đã vạch rõ những công việc cần làm và thời gian rõ ràng để cán đích. Cùng với mục tiêu cụ thể, kết quả bạn nhận lại cũng sẽ cụ thể, rõ ràng.

2. Giúp đo lường, kiểm soát tiến độ hoàn thành dự án

SMART có thể giúp mục tiêu quản lý dự án của bạn dễ dàng đo lường, định lượng được. Đo lường được mục tiêu là yếu tố quan trọng để bạn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu.

Khi thiết lập mục tiêu cho quản lý dự án, bạn nên đặt ra các cột mốc quan trọng, các số liệu đo lường, định lượng được. Ví dụ như:

• Thay vì đề ra mục tiêu “Cải thiện lượng truy cập website công ty”, bạn hãy điều chỉnh thành “Cải thiện 5% lượng truy cập website công ty so với tháng trước”.
• Thay vì đề ra mục tiêu “Hoàn thành nghiệm thu dự án càng sớm càng tốt” thì bạn hãy thêm các yếu tố đo lường theo mốc thời gian để dễ quản lý hơn như “Hoàn thành giai đoạn 1 dự án trước ngày 31/12/2020, giai đoạn 2 trước ngày 30/6/2021 và nghiệm thu dự án vào 15/8/2021”.

SMART có thể giúp bạn đo lường, kiểm soát tiến độ hoàn thành dự án

3. Giúp gia tăng tỷ lệ hoàn thành mục tiêu

SMART giúp bạn có cái nhìn thực tế hơn khi thiết lập mục tiêu. Chúng ta có thể thiết lập các mục tiêu dự án thực sự khó khăn, cần nỗ lực cao độ mới hoàn thành được. 

Tuy nhiên, mục tiêu vẫn cần trong ngưỡng có thể đạt được. Hãy thấu hiểu điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên để giao việc phù hợp. Việc liên tục giao cho nhân viên những mục tiêu vượt ngoài khả năng chẳng giúp họ tiến bộ hơn mà còn khiến nhân viên nản chí, bỏ cuộc.

Điều này có thể hình dung về mặt hình ảnh như khi bạn đang bị tắc đường, nỗ lực thoát ra khỏi dòng xe cộ đông đúc. Bạn có thể đi ra các ngõ hoặc đường song song khác để tránh đoạn tắc đường. Nếu bạn lường trước được ngõ cụt, bạn sẽ đỡ tốn thời gian di chuyển rồi lại phải đổi hướng.

4. Giúp tối ưu thời gian hoàn thành dự án

SMART luôn gắn mục tiêu với các giới hạn, ràng buộc về thời gian. Dự án sẽ cần hoàn thành, nghiệm thu trước hạn nào? Kết quả cần đạt được trước khoảng thời gian nào?… Khi bạn thiết lập mục tiêu quản lý dự án theo SMART, bạn sẽ không còn phải lo lắng công việc dự án cứ trôi đi mà không có mốc thời gian cụ thể.

Bạn không nên hy vọng nhân viên của mình sẽ hoàn thành tiến độ dự án với thời gian nhanh nhất. Chúng ta cần ấn định một mốc thời gian cụ thể. Khi bạn có mốc thời gian hoàn thành dự án với SMART, bạn sẽ tạo áp lực vừa đủ, phù hợp giúp nhân viên đẩy nhanh tiến độ công việc, tối ưu hóa thời gian, hiệu suất làm việc. Về tổng thể, SMART sẽ giúp các doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc hiệu quả.

2. Hướng dẫn áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án

Khi bạn áp dụng nguyên tắc SMART vào quản lý dự án, bạn hãy đi lần lượt từng bước để thiết lập mục tiêu chuẩn xác nhất.

Bước 1 – Cụ thể hóa mục tiêu (S – Specific)

Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi giúp cụ thể hóa mục tiêu của mình như:

• Chúng ta cần tập trung hoàn thành điều gì?
• Chúng ta muốn đạt kết quả gì?
• Tại sao mục tiêu này lại quan trọng và cần đạt được?
• Ai sẽ tham gia hoàn thành mục tiêu?
• Mục tiêu cần hoàn thành ở đâu, khu vực nào?

Khi bạn càng cụ thể hóa được mục tiêu, team triển khai dự án của bạn sẽ càng làm việc hiệu quả. 
Chúng ta có thể lấy ví dụ như trong triển khai dự án một phần mềm chẳng hạn. 

• Trong giai đoạn khảo sát khách hàng, Nhân viên Phân tích nghiệp vụ (BA) sẽ gặp gỡ khách hàng, khảo sát thực tế để tư vấn, xem khách hàng thực sự cần gì, hướng tới điều gì ở phần mềm. 
• Từ kết quả khảo sát này, BA sẽ phải viết thành tài liệu rất cụ thể rồi chuyển cho Team Lập trình viên (Dev) xây dựng, code phần mềm. 
• Có rất nhiều trường hợp BA không hoàn toàn hiểu mục tiêu phần mềm khách hàng mong muốn và thể hiện ra thành một tài liệu mơ hồ, khiến Team Dev rất vất vả làm theo nhưng dự án không thể nghiệm thu.

Qua ví dụ trên, chúng ta nhận thấy vai trò rất quan trọng của việc cụ thể hóa mục tiêu. 
Trong quá trình triển khai dự án, bạn có thể có những vấp váp nhưng nếu đúng mục tiêu được cụ thể hóa ngay từ đầu, bạn sẽ dễ dàng hơn để cân chỉnh và đưa dự án về lại quỹ đạo cần thiết. Chúng ta sẽ không thể hoàn thành dự án nếu mục tiêu ngay từ đầu đã được thiết lập mơ hồ, khó hiểu, gây nhầm lẫn.

Mục tiêu được thiết lập theo nguyên tắc SMART cần đảm bảo tính cụ thể.

Bước 2 – Đo lường mục tiêu (M – Measurable)

Trong thực tế triển khai dự án, một trong những điều khiến dự án thất bại là quản trị dự án kém, không đo lường, kiểm soát được tiến độ dự án. Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi giúp đo lường được mục tiêu dự án như:

• Dự án có thể gắn với yếu tố đo lường nào giúp kiểm soát tiến độ thực hiện?
• Dự án có thể chia thành các giai đoạn hoàn thành nhỏ hơn để dễ kiểm soát không?

Thông thường người thường tính toán đến yếu tố đo lường của một dự án là PM – Quản lý dự án. PM là người chịu trách nhiệm về tiến độ và chất lượng của dự án và họ cũng là người rất quan tâm đến yếu tố kiểm soát, đo lường dự án.

Một PM giỏi là PM có thể kiểm soát, đo lường được dự án. Họ có thể trả lời được các mốc thời gian, tiêu chuẩn chất lượng mà dự án cần đạt được.

Bước 3 – Xác định tính khả thi của mục tiêu (A – Achievable)

Quản trị dự án hiệu quả đòi hỏi chúng ta tìm được một con đường nhanh nhất, hiệu quả nhất với các mục tiêu khả thi để team nỗ lực thực hiện. Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi giúp kiểm tra tính khả thi của mục tiêu dự án như:

• Mục tiêu đó có quá khó khăn đến mức team không thể hoàn thành?
• Khi tình hình thị trường, khách hàng thay đổi, mục tiêu hiện tại có trở thành bất khả thi?
• Điều gì sẽ giúp mục tiêu trở thành khả thi?

Trong thực tế quản lý dự án, chúng ta có thể gặp nhiều trường hợp khách hàng hoặc chính lãnh đạo của chúng ta yêu cầu team dự án phải hoàn thành những mục tiêu quá tầm, thậm chí bất khả thi. Trong trường hợp đó, bạn có thể áp dụng SMART và xem xét liệu mục tiêu đề ra có khả thi hay không. 
Thay vì là một người thực hiện mục tiêu dự án theo yêu cầu, bạn có thể trở thành người tư vấn giải pháp để giúp khách hàng, lãnh đạo cấp cao của công ty nhìn nhận mục tiêu đề ra thực tế hơn.

Xác định tính khả thi của mục tiêu giúp tìm ra con đường thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.

Bước 4 – Xác định tính thích hợp, liên quan của mục tiêu (R – Relevant)

Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi giúp xác định tính thích hợp của mục tiêu dự án như:

• Mục tiêu có thích hợp, liên quan với kỳ vọng, mục tiêu thời gian tới của công ty?
• Với sự thay đổi của tình hình thị trường, khách hàng hiện nay, mục tiêu dự án có còn thích hợp?
• Chúng ta có thể điều chỉnh mục tiêu như thế nào để mục tiêu phù hợp hơn với sự phát triển của công ty?

Có thể bạn là một PM – Quản lý dự án, cũng có thể bạn là một thành viên trong team. Dù ở vị trí nào, chúng ta cũng mong muốn những điều chúng ta làm cho dự án sẽ tạo ra kết quả đóng góp được giá trị cho công ty. Nỗ lực hết sức mà không đem lại giá trị gì sẽ chỉ khiến công ty tốn chi phí nỗ lực và chính nhân viên cũng nản chí.

Bạn hãy đặt mục tiêu quản lý dự án trong tổng thể các mục tiêu, định hướng phát triển của công ty. Từ đó, chúng ta sẽ nhìn nhận được tính thích hợp, liên quan của mục tiêu. Các mục tiêu không phù hợp, không đem lại giá trị gì nhiều nên được loại bỏ.

Mục tiêu quản lý dự án trong tổng thể định hướng phát triển của công ty mang đến kết quả và giá trị phù hợp.

Bước 5 – Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu (T – Time Bound)

Việc đặt ra thời hạn cụ thể cho các nhiệm vụ giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình hoàn thành mục tiêu và cán đích nhanh chóng, hiệu quả hơn. Đồng thời, việc đặt ra thời hạn mục tiêu rõ ràng sẽ tạo động lực để các thành viên trong nhóm làm việc thông minh nhằm hoàn thành mục tiêu đúng kỳ hạn.
Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi giúp xác định yếu tố giới hạn thời gian khi thiết lập mục tiêu SMART cho quản lý dự án như:

• Mục tiêu có thể hoàn thành trong thời gian bao lâu?
• Chúng ta có thể rút ngắn thời gian hoàn thành mục tiêu không?
• Những trở ngại nào khiến mục tiêu bị trì hoãn?
• Chúng ta có thể tối ưu công việc theo hướng nào để rút ngắn thời gian hoàn thành mục tiêu?

Một kinh nghiệm trong quản lý dự án là chúng ta cần tính thêm thời gian rủi ro dự án bị chậm hoàn thành. Nếu khách hàng, lãnh đạo yêu cầu bạn hoàn thành dự án trong 1 tháng thì bạn hãy nỗ lực để hoàn thành công việc trong 3 tuần. Thời gian 1 tuần còn lại chính là quãng thời gian bạn dự phòng cho các rủi ro có thể ảnh hưởng khiến dự án bị chậm tiến độ.

Bạn cũng nên cân nhắc giới hạn thời gian nào là hợp lý. Thời gian quá dài, dư thừa là không cần thiết, khiến hiệu suất nhân viên có thể suy giảm. Nhưng, thời gian quá gấp gáp lại khiến nhân viên áp lực, căng thẳng cao và có thể xảy ra sai sót.

Đặt deadline phù hợp giúp nâng cao tinh thần và tiến độ hoàn thành công việc hiệu quả.

Các động từ thường dùng khi viết mục tiêu SMART cho dự án

Khi thiết lập mục tiêu quản lý dự án theo nguyên tắc SMART, bạn có thể tham khảo các động từ thường dùng như: 
[su_table]

Chúng ta nên xem xét sử dụng các động từ mang tính hành động, tích cực, hướng đến các kết quả cụ thể, rõ ràng. Việc bạn sử dụng động từ chính xác cũng góp phần giúp team dự án thêm động lực làm việc hướng đến các mục tiêu.

3. Ví dụ áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý dự án

Ví dụ 1 – Triển khai phần mềm nhân sự cho Sun Group

• S – Cụ thể: Chúng ta sẽ triển khai phần mềm nhân sự cho Sun Group 
• M – Đo lường: Chúng ta sẽ triển khai phần mềm nhân sự cho Sun Group với 8 phân hệ chức năng 
• A – Khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm triển khai dự án trong hơn 15 năm qua, chúng ta sẽ triển khai phần mềm nhân sự cho Sun Group với 8 phân hệ chức năng 
• R – Liên quan: Với năng lực, kinh nghiệm triển khai dự án trong hơn 15 năm qua, chúng ta sẽ triển khai phần mềm nhân sự cho Sun Group với 8 phân hệ chức năng, nhằm tiếp tục khẳng định vị thế trên thị trường phần mềm nhân sự
• T – Thời điểm: Với năng lực, kinh nghiệm triển khai dự án trong hơn 15 năm qua, chúng ta sẽ triển khai phần mềm nhân sự cho Sun Group với 8 phân hệ chức năng, trong thời gian 6 tháng tính từ thời điểm khởi động dự án, nhằm tiếp tục khẳng định vị thế trên thị trường phần mềm nhân sự

Ví dụ 2 – Triển khai dự án tối ưu nội dung website cho Tốc Sports

• S – Cụ thể: Chúng ta sẽ tối ưu nội dung website cho Tốc Sports
• M – Đo lường: Chúng ta sẽ tối ưu 200 bài viết trên website cho Tốc Sports, để đảm bảo ít nhất 30% số lượng bài viết đạt top 10 trên trang tìm kiếm Google theo từ khóa liên quan
• A – Khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong 10 năm vừa qua, chúng ta sẽ tối ưu 200 bài viết trên website cho Tốc Sports, để đảm bảo ít nhất 30% số lượng bài viết đạt top 10 trên trang tìm kiếm Google theo từ khóa liên quan 
• R – Liên quan: Với năng lực, kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong 10 năm vừa qua, chúng ta sẽ tối ưu 200 bài viết trên website cho Tốc Sports, để đảm bảo ít nhất 30% số lượng bài viết đạt top 10 trên trang tìm kiếm Google theo từ khóa liên quan, nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh của khách hàng
• T – Thời điểm: Với năng lực, kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong 10 năm vừa qua, chúng ta sẽ tối ưu 200 bài viết trên website cho Tốc Sports, để đảm bảo ít nhất 30% số lượng bài viết đạt top 10 trên trang tìm kiếm Google theo từ khóa liên quan, nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh của khách hàng. Mục tiêu cần hoàn thành trong thời gian 6 tháng kể từ ngày ký kết hợp đồng.

Ví dụ 3 – Triển khai dự án chạy bộ kết hợp nhặt rác tại Hà Nội

• S – Cụ thể: Chúng ta sẽ triển khai dự án chạy bộ kết hợp nhặt rác tại Hà Nội
• M – Đo lường: Chúng ta sẽ triển khai dự án chạy bộ kết hợp nhặt rác tại 12 quận nội thành Hà Nội
• A – Khả thi: Với nguồn lực nhân sự và khả năng Team chạy bộ hiện nay, chúng ta sẽ triển khai dự án chạy bộ kết hợp nhặt rác tại 12 quận nội thành Hà Nội
• R – Liên quan: Với nguồn lực nhân sự và khả năng Team chạy bộ hiện nay, chúng ta sẽ triển khai dự án chạy bộ kết hợp nhặt rác tại 12 quận nội thành Hà Nội, nhằm cải thiện sức khỏe bản thân kết hợp bảo vệ môi trường, cảnh quan thành phố
• T – Thời điểm: Với nguồn lực nhân sự và khả năng Team chạy bộ hiện nay, chúng ta sẽ triển khai dự án chạy bộ kết hợp nhặt rác tại 12 quận nội thành Hà Nội, vào mỗi sáng thứ bảy hàng tuần, nhằm cải thiện sức khỏe bản thân kết hợp bảo vệ môi trường, cảnh quan thành phố

Hoạt động chạy bộ kết hợp nhặt rác tại TP. Hồ Chí Minh (Ảnh: Báo Thanh niên)

Ví dụ 4 – Triển khai dự án hỗ trợ các hoàn cảnh khó khăn do bão lũ tại miền Trung

• S – Cụ thể: Chúng ta sẽ triển khai dự án hỗ trợ các hoàn cảnh khó khăn do bão lũ tại miền Trung
• M – Đo lường: Chúng ta sẽ triển khai dự án hỗ trợ 100 hoàn cảnh khó khăn do bão lũ tại miền Trung. Mỗi trường hợp nhận mức hỗ trợ từ 10 đến 50 triệu đồng tùy mức độ thiệt hại.
• A – Khả thi: Với ngân sách quỹ từ thiện công ty hiện nay, chúng ta sẽ triển khai dự án hỗ trợ 100 hoàn cảnh khó khăn do bão lũ tại miền Trung. Mỗi trường hợp nhận mức hỗ trợ từ 10 đến 50 triệu đồng tùy mức độ thiệt hại.
• R – Liên quan: Với ngân sách quỹ từ thiện công ty hiện nay, chúng ta sẽ triển khai dự án hỗ trợ 100 hoàn cảnh khó khăn do bão lũ tại miền Trung. Mỗi trường hợp nhận mức hỗ trợ từ 10 đến 50 triệu đồng tùy mức độ thiệt hại. Hoạt động này nhằm gia tăng hình ảnh tích cực của công ty và góp phần thực hiện công tác xã hội – cộng đồng.
• T – Thời điểm: Với ngân sách quỹ từ thiện công ty hiện nay, chúng ta sẽ triển khai dự án hỗ trợ 100 hoàn cảnh khó khăn do bão lũ tại miền Trung ngay trong tháng 11/2020. Mỗi trường hợp nhận mức hỗ trợ từ 10 đến 50 triệu đồng tùy mức độ thiệt hại. Hoạt động này nhằm gia tăng hình ảnh tích cực của công ty và góp phần thực hiện công tác xã hội – cộng đồng.

Ví dụ 5 – Triển khai dự án mở rộng thị trường sản phẩm

• S – Cụ thể: Chúng ta sẽ triển khai dự án mở rộng thị trường sản phẩm
• M – Đo lường: Chúng ta sẽ triển khai dự án mở rộng thị trường sản phẩm với mục tiêu chiếm lĩnh 30% thị phần ngành bảo hiểm nhân thọ tại Việt Nam.
• A – Khả thi: Với nguồn lực tài chính, nhân lực và danh tiếng công ty hiện nay, chúng ta sẽ triển khai dự án mở rộng thị trường sản phẩm với mục tiêu chiếm lĩnh 30% thị phần ngành bảo hiểm nhân thọ tại Việt Nam.
• R – Liên quan: Với nguồn lực tài chính, nhân lực và danh tiếng công ty hiện nay, chúng ta sẽ triển khai dự án mở rộng thị trường sản phẩm với mục tiêu chiếm lĩnh 30% thị phần ngành bảo hiểm nhân thọ tại Việt Nam. Mục tiêu này nhằm giúp công ty lọt vào top 5 công ty lớn nhất trong ngành bảo hiểm tại Việt Nam và tiếp tục phát triển vượt trội trong giai đoạn tiếp theo.
• T – Thời điểm: Với nguồn lực tài chính, nhân lực và danh tiếng công ty hiện nay, chúng ta sẽ triển khai dự án mở rộng thị trường sản phẩm với mục tiêu chiếm lĩnh 30% thị phần ngành bảo hiểm nhân thọ tại Việt Nam. Mục tiêu này nhằm giúp công ty lọt vào top 5 công ty lớn nhất trong ngành bảo hiểm tại Việt Nam và tiếp tục phát triển vượt trội trong giai đoạn tiếp theo.

Lời kết,

Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu nguyên tắc SMART trong quản lý dự án. Nhìn chung, quản lý dự án là một công việc không hề đơn giản, dễ dàng. Trong công tác quản lý, bạn sẽ gặp rất nhiều rủi ro, trở ngại khiến dự án không thể hoàn thành được đúng thời gian, tiến độ, chất lượng. Với SMART, bạn sẽ hạn chế bớt các rủi ro này cùng 5 yếu tố trong thiết lập mục tiêu: cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và thời điểm.

VNOKRs chúc bạn và Team sẽ đạt được nhiều thành công trong triển khai dự án cùng nguyên tắc SMART!