10 chú ý để có 1 buổi check-in OKRs hoàn hảo

Check-in là nghi thức và kỷ luật quan trọng hàng đầu khi tổ chức thực hiện quản trị mục tiêu nói chung và OKRs nói riêng. Việc check-in sẽ giúp cho người sở hữu OKRs không trượt khỏi mục tiêu, tăng cường giao tiếp giữa người quản lý và nhân viên, thúc đẩy hiệu suất và tăng động lưc. Tuy nhiên, nếu check-in thực hiện sai, sẽ không có bất kỳ tác dụng tích cực nào xảy ra.

Vì vậy, hãy đọc kỹ nội dung trong bài này, bạn cần nắm vững các bước check-in cũng như các chú ý trong từng bước.

1. Check-in bắt buộc là cuộc họp riêng tư 1:1

Trong nhiều tổ chức, để “tiết kiệm thời gian”, đã sử dụng check-in dưới dạng họp nhóm. Điều này thực sự không có tác dụng. Check-in không phải là một cuộc họp mang lại lợi ích cho người quản lý, check-in là lúc người sở hữu OKRs (nhân viên) có cơ hội kiểm tra các tiến độ, xem xét các cơ hội và trở ngại với sự hỗ trợ từ người cấp trên.

Thời gian của một buổi check-in sẽ khó mà ít hơn 30 phút, thậm chí có thể hơn, vì vậy “họp nhóm” là không đủ thời gian cho mỗi người trình bày các thông tin cần thiết.

Hơn nữa, một nội dung quan trọng của check-in là người quản lý góp ý cho các vấn đề & giải pháp, sau đó là phản hồi cho nhân viên. Một cuộc check-in nhiều hơn 2 người, sẽ khiến cho các góp ý, phản hồi giảm bớt tính thẳng thắn, công bằng. Mọi vấn đề cần được đưa ra, kể cả vấn đề tiêu cực. Check-in cần đảm bảo tính riêng tư để nội dung trao đổi thẳng thắn nhất có thể.

Nói ngắn gọn, check-in là thuật ngữ gắn với riêng tư.

2. Chuẩn bị

Đối với cả nhân viên và quản lý, sẽ mất rất nhiều thời gian nếu phải lục lại bộ nhớ và nhắc nhở nhau về những gì đã thảo luận vào tuần trước. Trước khi check-in, cần thực hiện check-in nháp, hãy dành thời gian để chuẩn bị cho buổi check-in, bao gồm cả việc xem lại các ghi chú và kế hoạch của tuần trước.

Nếu bạn đang sử dụng một phần mềm chuyên biệt cho OKRs (VNOKRs), bạn có thể dễ dàng xem lại kế hoạch công việc và lịch sử lần check-in trước để chuẩn bị cho buổi check-in được suôn sẻ.

3. Hoàn toàn tập trung

Người quản lý (và cả nhân viên) cần giảm xuống tối thiểu các hoạt động khác – chẳng hạn như kiểm tra tài liệu hoặc email trong khi check-in. Khi cả hai bên đều tích cực lắng nghe sẽ giảm khả năng tiếp nhận thông tin sai lệch và sự tin tưởng cũng được tăng lên. Thậm chí, bạn nên tắt điện thoại hay bất kỳ thiết bị điện tử gây mất tập trung nào.

4. Có tư duy đúng đắn

Mỗi người nên tham gia buổi check in với tâm thế tin tưởng, sự trung thực, và ý nghĩ tích cực. Ngay cả khi có những chủ đề “khó nói” cần được thảo luận, một tư duy cởi mở sẽ tạo ra môi trường an toàn để bất cứ điều gì cũng được nói ra. Check-in không phải là một cuộc họp căng thẳng với những lời trách móc, chỉ trích hay nói dối.

5. Bắt đầu bằng câu hỏi “bạn cảm thấy thế nào?” và sự công nhận

Phần đầu tiên của buổi check-in nên là một cuộc trò chuyện ngắn gọn về cảm xúc của mỗi người. Ví dụ: yêu cầu người kia chia sẻ một từ hoặc cụm từ gói gọn cảm giác hiện tại của họ, càng nguyên bản và chân thực nhất càng tốt.

Việc chia sẻ cảm xúc giúp cho niềm tin càng được xây dựng. Hãy nhắc đến bất kỳ điều tích cực nào, có thể là những gì đang diễn ra tốt đẹp hoặc các bài học từ buổi check-in trước. Nói chung, một lời khen ngợi, ghi nhận sẽ làm cuộc trò chuyện trở nên bớt căng thẳng, ngay từ đầu.

6. Để nhân viên chủ động báo cáo

Là một phần của lý thuyết quản lý hiệu suất liên tục, nhân viên là trung tâm của phát triển và tăng trưởng. Vì check-in diễn ra thường xuyên, mỗi cuộc họp nên tập trung và định hướng hành động cho công việc của nhân viên.

Trong một buổi check-in nhân viên sẽ là người chủ động báo cáo về công việc của mình. Người quản lý đóng vai trò là người lắng nghe, tư vấn, đặt ra các câu hỏi gợi mở và phản hồi.

Điều tệ nhất nhưng thường xảy ra là người quản lý “cướp diễn đàn”, nói phần lớn trong buổi check-in và không khiến người nhân viên trở nên thụ động, phòng thủ. Khi nhân viên cảm thấy như họ đang bị dồn dập bởi những câu hỏi hoặc các lời phàn nàn, niềm tin sẽ không được xây dựng và thông tin sẽ bị giấu kín.

7. Giải quyết từng chủ đề một

Cố gắng giữ cho các cuộc check-in tập trung vào chủ đề chính. Tốt nhất người nhân viên nên trình bày lần lượt từng OKRs, mỗi OKRs lại trả lời lần lượt các câu hỏi của từng Kết quả chính. Hãy thận trọng, chủ đề sẽ rất dễ bị đi lạc, nhất là khi người quản lý và nhân viên tập trung quá nhiều vào một “vấn đề, trở ngại”. Hãy kiểm tra thời gian và giới hạn chúng cho mỗi OKRs.

8. Tập trung vào học tập & phát triển

Tập trung vào học tập và phát triển ngừng việc phàn nàn và khiếu nại. Thay vì: “Tại sao bạn không hoàn thành xong công việc X”, hãy thử: “Bạn nghĩ giải pháp nào sẽ giúp ích cho việc vượt qua những thách thức bạn đang gặp phải?”. Suy cho cùng những gì đã xảy ra, cho dù có tệ đến thế nào thì cũng … đã xảy ra rồi. Quan trọng là chúng ta học được gì từ thành công và cả những thất bại, để mọi thứ tiếp theo sẽ diễn ra tốt đẹp hơn.

9. Kết nối

Mặc dù trọng tâm của việc check-in phải bao gồm các ưu tiên, nhiệm vụ và thách thức. Tuy nhiên, vẫn phải có kết nối giữa nhân viên và quản lý. Nếu không, cuộc trò chuyện thật khó xử và giống một cuộc giao dịch. Đôi khi, cả 2 người có thể thảo luận về việc không liên quan đến công việc, chẳng hạn như gia đình, câu chuyện đời thường hoặc thậm chí thể thao nhằm xây dựng mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên.

10. Yêu cầu phản hồi

Không có gì trao quyền hơn là khi một nhân viên và người quản lý có thể hỏi ý kiến ​​phản hồi của nhau. Check-in 1-1 có thể là một môi trường an toàn và đáng tin cậy nơi phản hồi trở thành một phần tự nhiên của quan hệ quản lý – nhân viên.

Người quản lý phản hồi cho người nhân viên những việc họ đã làm tốt hay chưa tốt, các nhận định là đúng hay sai, hiệu suất tốt hay chưa tốt … một cách thẳng thắn, công bằng.

Người nhân viên phản hồi về vai trò của người quản lý, những đóng góp của người quản lý cho việc thực hiện mục tiêu của người nhân viên.

Kết luận.

Check-in không chỉ là thời điểm người sở hữu OKRs nhìn nhận tiến độ tới mục tiêu của mình và tự đánh giá, mà còn là cơ hội nhận phản hồi từ người quản lý một cách liên tục.

Kết quả của việc có nhiều hơn nữa những cuộc check-in hiệu quả là sự gắn kết của nhân viên, những người sẽ đồng hành cùng với tổ chức trong quá trình thay đổi và phát triển.

Và tất nhiên, việc check-in sẽ giúp đạt được mục tiêu hoặc xác định được việc không đạt mục tiêu từ rất sớm để có phương án ứng xử.

VNOKRs