Làm sao để nhân viên có động lực khi làm OKRs? 

Yếu tố con người là điểm then chốt, quyết định mục tiêu đề ra có đạt được hay không. Vậy làm thế nào để nhân viên có động lực khi làm OKRs và chấm dứt kiểu thực hiện đối phó? Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu ngay dưới đây.

1. Thực trạng sử dụng OKRs tại các doanh nghiệp

OKRs được sử dụng khá nhiều tại một số công ty công nghệ hàng đầu thế giới như Intel, Google, Youtube, Amazon, Twitter… Tại Việt Nam, OKRs cũng đã nhen nhóm trong vài năm trở lại đây và được một số công ty áp dụng như FPT, Careerbuilder, Tinh Vân… 

Đa phần các công ty ở Việt Nam còn khá e ngại với OKRs. Một phần vì đây là phương pháp quản lý mục tiêu khá mới mẻ, một phần vì định kiến cho rằng chỉ có các công ty thiên về công nghệ, hoặc chỉ có các công ty trẻ, ít nhân sự mới có thể sử dụng được OKRs. 

Tuy nhiên, thực tế cho thấy công ty nào cũng có thể sử dụng OKRs, chỉ cần có sự quyết tâm và quy trình triển khai đúng đắn. Ví dụ như FPT đã áp dụng OKRs thành công cho quy mô nhân sự với hơn 1 triệu người. 

Mặc dù vậy, các doanh nghiệp cũng cần hiểu đúng về OKRs. OKRs không phải là một thứ gì đó quá phức tạp và cao siêu. OKRs đơn thuần là một công cụ quản trị mục tiêu, giúp bạn quản lý các mục tiêu ưu tiên và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

Áp dụng đúng thời điểm, với đúng con người, bằng quy trình đúng, OKRs sẽ góp phần nâng tầm sức mạnh của mỗi công ty lên gấp 5, gấp 10 và tạo điều kiện để bứt phá trong tương lai.

2. Biểu hiện cho thấy nhân viên không muốn làm OKRs

Khi nhân viên không muốn làm OKRs, các quản lý có thể nhận thấy một số dấu hiệu như sau.

OKRs sơ sài

Nhân viên thiết lập OKRs sơ sài, làm theo kiểu “làm cho có” chứ không dành nhiều thời gian cân nhắc và suy nghĩ. OKRs sơ sài thường mắc vào những lỗi sau

• Thiếu các KRs
• Các KRs không đảm bảo rằng O đặt ra sẽ được hoàn thành
• KRs thiếu số liệu đo lường

OKRs không tham vọng

Khi thực hiện OKRs theo kiểu chống đối, nhân viên thường có xu hướng đặt ra những OKRs an toàn, không tham vọng. Nhân viên có thể thiết lập OKRs theo đúng những gì họ đang làm hàng ngày, thậm chí là ít hơn mức họ có thể làm. 

Ví dụ:

• Nhân viên có thể viết ít nhất 5 bài cho website trong 1 tuần, nhưng khi thiết lập OKRs họ có thể chỉ để KR là viết ít nhất 3 bài cho website mỗi tuần.
• Nhân viên đặt mục tiêu tăng 2% lượng người truy cập website công ty/ tháng. Trong khi tỷ lệ tăng trưởng của website bình thường cũng đã ở mức 2%.

Trì hoãn thực hiện OKRs 

Khi không thích và không muốn làm OKRs, nhân viên sẽ trì hoãn thực hiện OKRs. Nhân viên có thể viện ra rất nhiều lý do như còn nhiều việc khác quan trọng hơn cần thực hiện thay vì OKRs; chưa thu xếp hoặc chưa sẵn sàng thực hiện OKRs… Không khí thực hiện OKRs bị trì hoãn và nguội dần đến khi không còn ai nhắc về OKRs nữa.

3. Tại sao nhân viên không muốn làm OKRs?

Để giải quyết tận gốc thái độ hời hợt với OKRs, người quản lý cần hiểu lý do vì sao nhân viên lại có thái độ chống đối với OKRs như vậy.

Theo như khảo sát của VNOKRs có 2 lý do lớn nhất bao gồm:

Khó thực hiện 

Việc thiết lập, triển khai, đánh giá OKRs thực sự không đơn giản – nhất là ở những bước khởi đầu, chu kỳ đầu. 

Người thực hiện cần phải hiểu về OKRs, thì mới có thể viết ra OKRs đúng. Bên cạnh đó, nhịp độ OKRs tương đối nhanh, có thể khiến những người mới làm quen cảm thấy choáng ngợp, không theo kịp, nhất là những người vốn đã quá tải về công việc. 

Những điều này đều khiến việc thực hiện OKRs trở nên khó khăn đối với họ. 

Ngoài ra, OKRs sẽ càng khó thực hiện nếu công ty của bạn đã quen thuộc với phương pháp quản lý truyền thống, khiến nhân viên không sẵn sàng để đổi mới, tìm ra những hướng đi, phát triển mới. 

Mất thời gian 

Để thiết lập, triển khai, thực hiện OKRs sẽ tốn nhiều thời gian tìm hiểu, học hỏi, họp bàn, đào tạo… Không phải ai cũng sẵn sàng bỏ ra nhiều thời gian để làm được những điều này, nhất là khi nhân viên vẫn phải làm việc bình thường.

4. Cách tạo động lực cho nhân viên làm OKRs

Bước 1 – Tiếp cận

• Nhân viên hiểu OKRs

Người quản lý hoặc người phụ trách truyền thông OKRs trong công ty cần giải thích cho nhân viên hiểu tại sao OKRs có lợi cho họ, giúp nhân viên hiểu rõ về OKRs là gì, để làm gì. Bước đầu giúp nhân viên hiểu OKRs sẽ khiến họ không còn lạ lẫm, nghi ngờ phương pháp quản lý mục tiêu này.

Cần thể hiện rõ ràng, minh bạch những điều cấp trên thực sự mong muốn nhân viên của mình đạt được, kèm theo đó là các kết quả chính cần có để hướng tới mục tiêu.

• Giúp nhân viên thuần thục cách viết OKRs 

Để có thể thực hiện OKRs, nhân viên cần có 1 OKRs tốt. OKRs vốn thuộc về cá nhân, nên người viết ra OKRs chính là bản thân người nhân viên. 

Để giúp nhân viên thuần thục cách viết OKRs, công ty cần đưa ra bộ tài liệu thống nhất về OKRs để tất cả cùng tìm hiểu. Những ví dụ phong phú và cụ thể về những OKRs mẫu cũng nên được tập hợp để mọi người cùng tham khảo theo.

Người quản lý nên cho nhân viên thời gian để thực hành viết OKRs, có thể tạo thành buổi học hoặc một cuộc thi viết OKRs hay ngay trong công ty.

Sau thời gian học hỏi về OKRs, công ty nên có một cuộc thi/ kiểm tra nhỏ, để đảm bảo toàn bộ nhân viên cùng hiểu rõ về OKRs. Nếu ai không đạt thì cần phải học lại. Có như vậy, toàn bộ nhân viên mới hiểu về OKRs và có thể ứng dụng OKRs chính xác. 

Bước 2 – Chinh phục

• Thuyết phục, đàm phán với nhân viên

OKRs có tính đa chiều, được thiết lập theo chiều từ trên xuống, từ dưới lên và có liên kết chéo. Do đó, khi xây dựng OKRs, nhân viên nên có quyền được đàm phán với quản lý về những OKRs được đặt ra.

Quản lý có thể khơi gợi và thuyết phục nhân viên để đưa ra những mục tiêu vừa có tham vọng, vừa có tính khích lệ phù hợp với nhân viên, chứ không nên chỉ giao OKRs và ép nhân viên làm, rất dễ gây chán nản và tâm lý đối phó. 

Bạn có thể thuyết phục, đàm phán với nhân viên trên cơ sở 3 điểm lợi ích OKRs sẽ đem lại cho họ:

• • Khi áp dụng OKRs, nhân viên sẽ không bị ép việc. Sếp không thể hứng lên giao việc nằm ngoài các mục tiêu OKRs đề ra.
  • Khi thiết lập xong mục tiêu sẽ giúp tạo ra kết quả tốt hơn.
  • Công ty phát triển tốt hơn thì lương, quyền lợi của bạn cũng sẽ gia tăng.

• Truyền lửa từ cấp trên

Muốn nhân viên thêm động lực thực hiện OKRs, bạn cần truyền lửa cho nhân viên. Các lãnh đạo cao nhất của công ty cần thể hiện rõ quyết tâm, tự đề ra OKRs cho chính mình và thực hiện OKRs nghiêm túc, trở thành hình mẫu và ngọn cờ đầu về OKRs cho cả công ty.

• Đảm bảo nhân viên hiểu mục tiêu công ty

Thành công của OKRs công ty được tạo nên từ sự cộng hưởng của tất cả các OKRs phòng ban, bộ phận, nhóm, cá nhân. Do đó, những mục tiêu do công ty đặt ra cần được truyền thông thực sự rõ ràng, minh bạch tới tất cả mọi thành viên. 

Để đảm bảo nhân viên hiểu mục tiêu công ty, bạn có thể tiến hành:

• • Cuộc họp toàn công ty để công bố và giải thích
  • Truyền thông nội bộ
  • In ra OKRs của công ty và dán tại các phòng ban khác nhau
  • Đào tạo, workshop về OKRs và đề cập về OKRs công ty
  • OKRs của công ty phải minh bạch

• OKRs thuộc về mỗi cá nhân

Khi nhân viên cũng đóng góp ý kiến trong việc xác định mục tiêu và các kết quả chính cần đạt được, họ sẽ chủ động hơn trong công việc. 

Quản lý và lãnh đạo nên lưu ý tới những ý kiến đóng góp, xây dựng OKRs của nhân viên, để họ thấy tiếng nói của họ được lắng nghe. Chỉ khi nhân viên chủ động, tự nguyện thì OKRs mới được triển khai hiệu quả.

Hãy để OKRs thuộc về mỗi cá nhân. Họ có thể đóng góp xây dựng OKRs, thực hiện và sẽ hoàn thành OKRs đó với đầy cảm hứng và sự cam kết.

Bước 3 – Duy trì

• Câu chuyện thực tế về OKRs

OKRs đang được thực hiện tại phòng ban A như thế nào, anh B nghĩ gì về OKRs, có khó khăn gì khi thực hiện OKRs tại nhóm C… Tất cả các câu chuyện này đều cần được chuyển tải, thông tin trên các kênh truyền thông nội bộ của công ty.

OKRs cần được nhân viên nghĩ đến đầy sống động, hình ảnh chứ không chỉ là những con số khô cứng. Khi bạn đưa ra các câu chuyện thực tế về OKRs, ngoài việc giúp nhân viên gia tăng động lực thực hiện OKRs, đây cũng là một cách tốt để nhân viên lưu ý, tránh những sai lầm khi thực hiện.

Thậm chí, bạn có thể nghĩ đến việc tổ chức diễn đàn OKRs, buổi nói chuyện, chia sẻ về OKRs. Ở đó, tất cả mọi người có thể nói lên câu chuyện OKRs của mình, đang khó khăn, có vướng mắc gì, chia sẻ gì để toàn công ty cùng đóng góp ý kiến.

Việc truyền thông nội bộ các câu chuyện thực tế về OKRs nên được sắp xếp theo khung hàng tuần, thậm chí hàng ngày.

• Kiểm tra tiến độ OKRs liên tục

Chỉ thiết lập mục tiêu và khiến mọi người có động lực là chưa đủ. Bạn còn phải tạo thói quen thiết lập và theo dõi OKRs cho nhân viên của mình. 

Chính bạn – với vai trò là người lãnh đạo cũng luôn cần thể hiện bám sát và thực hiện OKRs của mình để truyền cảm hứng, động lực cho nhân viên. Để tạo thói quen thực hiện OKRs, bạn có thể yêu cầu nhân viên xem xét và cập nhật tiến trình thực hiện OKRs của họ. 

Việc kiểm tra tiến độ OKRs có thể diễn ra theo chu kỳ hàng tuần, hàng tháng.

• Sử dụng công cụ giúp dễ dàng triển khai OKRs

Bạn cần đảm bảo quá trình thiết lập và theo dõi OKRs diễn ra dễ dàng, thoải mái nhất. Bạn có thể sử dụng công cụ hoặc phần mềm hỗ trợ triển khai OKRs để giúp giảm thiểu thời gian, nỗ lực thiết lập, theo dõi tiến độ triển khai OKRs. 

Một trong những phần mềm hỗ trợ triển khai OKRs hiệu quả nhất hiện nay chính là phần mềm VNOKRs. 

Phần mềm VNOKRs giúp bạn thiết lập và quản lý OKRs dễ dàng, có đầy đủ các tính năng về CFRs (quản lý công việc liên tục), lưu giữ toàn bộ số liệu về quá trình thực hiện OKRs để mọi thành viên trong công ty đều có thể theo dõi được.

Sử dụng phần mềm VNOKRs sẽ khiến quá trình triển khai OKRs diễn ra đơn giản hơn với mọi thành viên, đồng thời cũng cho phép lãnh đạo dễ dàng nắm được tiến độ triển khai OKRs trong toàn công ty.

Hiện nay VNOKRs đang triển khai chương trình MIỄN PHÍ trải nghiệm phần mềm VNOKRs trong 30 ngày. Trong quá trình sử dụng, bạn sẽ được hỗ trợ và tư vấn trực tiếp từ chuyên gia của chúng tôi để triển khai OKRs đúng.

Tuy nhiên, bạn cũng nên đảm bảo nhân sự của mình đã hiểu rõ và sẵn sàng làm OKRs trước khi áp dụng công cụ hỗ trợ. Bởi vì kể cả khi có công cụ tốt nhưng OKRs chưa được hiểu rõ thì công cụ cũng không thể phát huy hiệu quả.

Để bắt đầu việc áp dụng OKRs hãy nói rõ lý do “vì sao chúng ta cần OKRs” và “tại sao chúng ta chọn OKRs” với tất cả mọi người. Hãy cho thấy sự quyết tâm của người lãnh đạo cao nhất và hãy cho biết OKRs sẽ giúp được gì cho chính bản thân những người nhân viên.

Bạn cần thuyết phục chứ không phải ép buộc mọi người, hãy làm việc này một cách công khai trong một buổi họp chung toàn công ty. Và nếu tổ chức không có ai có khả năng thuyết trình tốt, hãy xem xét mời một chuyên gia từ bên ngoài, xu hướng của mọi người là tin vào lời nói khách quan từ một chuyên gia.

Trên đây, VNOKRs đã chia sẻ với các bạn cách giúp nhân viên có động lực khi áp dụng OKRs. Chúc bạn và công ty có nhiều chu kỳ OKRs hiệu quả, đạt được nhiều mục tiêu vượt trội trong thời gian tới.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.