Kiến thức OKRs

Chu kỳ OKRs cơ bản áp dụng cho mọi doanh nghiệp

admin
 - Tháng Ba 16, 2020

OKRs là một dòng chảy ổn định, không ngừng lưu chuyển và tạo ra nhiều thay đổi trong toàn doanh nghiệp. Thiết lập được một chu kỳ OKRs chuẩn sẽ cho nhân viên thấy họ cần tiến hành những gì, vào thời điểm nào, tác dụng ra sao, cũng như giúp người quản lý có một góc nhìn toàn cảnh để vận hành doanh nghiệp.

Một chu kỳ OKRs điển hình sẽ gồm 6 giai đoạn diễn ra xuyên suốt trong 1 Quý:

Chu kỳ OKRs với 6 giai đoạn điển hình

Giai đoạn 1 – BLĐ thảo luận OKRs cấp công ty

Nếu bạn thiết lập OKRs ở cấp độ công ty, khoảng 4-6 tuần trước khi vào Quý chính là thời điểm thích hợp để chuẩn bị những bước đầu tiên cho OKRs. 

Lúc này, ban lãnh đạo cao cấp bắt đầu thảo luận về OKRs công ty. Nếu bạn đang cần thiết lập OKRs cho quý I, thì đây cũng là lúc để thiết lập kế hoạch năm, xác định mục tiêu phát triển trong năm và hướng dẫn cho toàn công ty.

Ban giám đốc bàn bạc trước khi vào chu kỳ OKRs

Chu kỳ OKRs bắt đầu bằng việc BLĐ thảo luận và đưa ra định hướng về mục tiêu trong quý tới.

Việc xác định OKRs từ bậc lãnh đạo đảm bảo OKRs đặt ra có đủ những yếu tố chiến lược cần thiết, giữ công ty phát triển theo đúng hướng và tầm nhìn của người đứng đầu.

Với đặc thù tính chất công việc của các cấp quản lý, các lãnh đạo cao cấp thường khá bận rộn và phải quản lý điều hành công việc thường xuyên. Do đó, thời gian 4-6 tuần trước khi bắt đầu một quý là khoảng thời gian phù hợp để các cấp lãnh đạo bắt đầu suy nghĩ, cân nhắc và thảo luận. 

Giai đoạn 2 – Thông báo OKRs tới toàn bộ nhân viên

Sau khi ban lãnh đạo cấp cao đã thống nhất về những OKRs cần được thực hiện trong một chu kỳ, bước tiếp theo chính là trao đổi OKRs với toàn bộ các cấp trong công ty. 

Vào khoảng 2 tuần trước khi vào Quý, ban lãnh đạo cần họp chốt OKRs. Sau đó, các OKRs này cần được thông báo và truyền đạt thông suốt tới tất cả các thành viên trong công ty, bất kể cấp bậc.

Thông báo về chu kỳ OKRs với nhân viên

OKRs cần được truyền tải tới toàn bộ nhân viên trong công ty.

Giai đoạn 3 – Thảo luận & phát triển OKRs nhóm

Khi một Quý bắt đầu, OKRs công ty đã được thông qua và trao đổi với tất cả mọi thành viên. Lúc này, các nhóm sẽ bắt đầu họp, thảo luận và xây dựng OKRs của nhóm.

Trong những cuộc họp nội bộ nhóm, mỗi nhóm sẽ đề ra những mục tiêu mà nhóm cần đạt để có thể gánh vác phần nào OKRs của công ty.

Lúc này cần trả lời những câu hỏi như:

  • OKRs nào của công ty có liên quan tới hoạt động của nhóm?
  • Nhóm có thể làm được những gì và cần phải làm gì để đóng góp vào OKRs đó?

Chu kỳ OKRs của công ty sẽ được thực hiện thông qua các OKRs nhỏ hơn do mỗi nhóm tự tạo dựng. Do đó, nếu không thảo luận rõ ràng và đưa ra kết quả phù hợp, OKRs của công ty sẽ không thể hiện thực hóa được.

Phát triển OKRs khi chu kỳ bắt đầu

Khi quý bắt đầu, các nhóm cần gấp rút thảo luận và đưa ra OKRs nhóm phù hợp với định hướng công ty.

Giai đoạn 4 – Xây dựng OKRs cá nhân

Sau khi bắt đầu Quý được 1 tuần, khi này OKRs nhóm đã được hoàn thiện, nhân viên bắt đầu chia sẻ OKRs của riêng mình. Khâu này đòi hỏi sự thương lượng giữa quản lý và nhân viên, điển hình là các cuộc trao đổi tay đôi.

Từ đó, nhân viên có thể xây dựng OKRs thực tế với khả năng, mong muốn của bản thân cũng như phù hợp với định hướng từ nhóm và công ty. Đồng thời, quản lý cũng hiểu rõ được tiềm năng và mong muốn của nhân viên, từ đó có thể điều chỉnh công việc cho phù hợp hơn.

Việc trao đổi OKRs giữa quản lý và nhân viên chính là một trong những nguyên tắc sống còn trong thiết lập chu kỳ OKRs trong tổ chức. Đó chính là làm nên sự minh bạch và chia sẻ thông tin với một OKRs không xếp tầng.

Giai đoạn trao đổi về OKRs khi đang trong chu kỳ

Các nhân viên cần trao đổi 1:1 với quản lý để có thể thiết lập OKRs phù hợp với định hướng của công ty nhất.

Giai đoạn 5 – Đo lường OKRs và phản hồi

Trong suốt một quý (suốt chu kỳ OKRs), nhân viên cần liên tục đo lường và theo dõi kết quả OKRs, đồng thời có sự trao đổi thường xuyên với quản lý. Việc trao đổi, phản hồi diễn ra liên tục trong suốt thời gian thực hiện OKRs, nhằm cập nhật sát sao tiến độ cũng như có sự điều chỉnh cho phù hợp.

Định kỳ hàng tuần, nhân viên đánh giá mức độ và khả năng hoàn thành OKRs.

Trong trường hợp không thể hoàn thành được mục tiêu đã đặt ra, hoặc có các vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới sự thành bại của OKRs, nhân viên phải chủ động hiệu chỉnh lại và thông báo với cấp trên.

Liên tục đo lường OKRs trong xuyên suốt chu kỳ

Tiến độ công việc, mức độ hoàn thành OKRs cần được cập nhật và ghi nhận lại trong xuyên suốt chu kỳ OKRs.

Giai đoạn 6 – Đánh giá OKRs & mức độ hoàn thành

Khi gần kết thúc Quý, mỗi nhân viên tự chấm điểm cho OKRs của mình, tự đánh giá và nhận định hiệu suất hoàn thành OKRs như thế nào dựa trên hệ thống OKRs và CFRs.

Khi kết thúc một quý (hết một chu kỳ OKRs), chính là lúc nhân viên đánh giá được chính xác mức độ hoàn thành OKRs của mình để từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm trong quá trình đặt mục tiêu và thực hiện mục tiêu. 

Đánh giá hiệu suất OKRs khi kết thúc 1 quý

Mỗi nhân viên cần tự đánh giá bản thân vào cuối chu kỳ OKRs.

Kết luận,

Có thể nói, OKRs là hoạt động thường xuyên và liên tục, OKRs luôn tồn tại vận động và có thể được thiết lập và thực thi tại bất kỳ một thời điểm nào. Một OKRs đưa ra bao giờ cũng thường đi theo chu kỳ 6 giai đoạn diễn ra trong một quý, đây là kiến thức OKRs cơ bản dễ áp dụng nhất cho các doanh nghiệp mới bắt đầu vận hành OKRs.

Tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu, chu kỳ OKRs có thể thiết lập theo các khoảng thời gian khác nhau. OKRs có thể theo năm, theo bán niên, theo quý, theo tháng hoặc thậm chí theo tuần… điều đó phụ thuộc vào chiến lược OKRs thực hiện như thế nào.

Do đó, chu kỳ OKRs cần được thiết lập và xây dựng phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận