Top 5 các yếu tố QUAN TRỌNG ảnh hưởng đến OKRs

Triển khai phương pháp quản lý mục tiêu OKRs trong thực tế không hề dễ dàng. Các yếu tố ảnh hưởng đến OKRs trong quá trình triển khai cho doanh nghiệp luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu qua bài viết sau.

Yếu tố ảnh hưởng đến OKRs 1 – Cấu trúc tổ chức

Hướng nhân viên làm việc và nỗ lực theo các mục tiêu cụ thể, các OKRs rõ ràng có thể giúp công ty của bạn gia tăng hiệu suất công việc. Mục tiêu công ty lúc này không nên bị bó hẹp trong nhóm lãnh đạo mà nên minh bạch hóa trong toàn tổ chức. Thực tế, OKRs thành bại phần nhiều bị ảnh hưởng bởi cấu trúc, các điểm đặc thù của tổ chức. 

Phân tầng – thác đổ từ trên xuống

Tại các doanh nghiệp Việt Nam, phương pháp quản trị “thác đổ” chỉ đạo từ trên xuống, áp đặt mục tiêu công việc vẫn luôn tồn tại. Điều này vô hình chung khiến nhân viên mất đi sự sáng tạo, chủ động trong công việc.

Triển khai OKRs là phương pháp quản trị theo mục tiêu, được thiết lập trong mối quan hệ liên kết, phối hợp. Mục tiêu của từng cá nhân, nhóm, phòng ban, bộ phận được kết nối với mục tiêu chung thống nhất toàn công ty.

» XEM THÊM | Cách xây dựng OKRs “không xếp tầng” trong doanh nghiệp

Thiếu sự liên kết mục tiêu giữa cá nhân, nhóm và công ty

Một thực trạng khá phổ biến ở nhiều công ty là chỉ thiết lập các mục tiêu ở cấp cao nhất hoặc không phối hợp được mục tiêu giữa các cá nhân/phòng ban/bộ phận khác nhau.

OKRs chỉ có thể hoạt động tốt khi bạn liên kết được mục tiêu giữa cá nhân – nhóm – công ty. Chúng ta có thể hình dung việc hoàn thành OKRs của mỗi nhân viên như một dòng suối, cùng góp sức đổ về sông (nhóm) và hướng đến mục tiêu cuối cùng là biển lớn (công ty). Nếu không có sự hợp dòng, liên kết các mục tiêu như vậy sẽ thật khó để bạn hoàn thành OKRs ở cấp công ty. 

Giải pháp ở đây là ngay từ khi thiết lập OKRs, bạn luôn cần suy nghĩ OKRs của cá nhân sẽ liên kết vào mục tiêu nhóm/phòng ban và kết nối về mục tiêu chung của công ty như thế nào. 

Hãy luôn nhớ: Việc nỗ lực hoàn thành OKRs cá nhân không hướng tới mục tiêu chung và không phối hợp với mục tiêu của thành viên khác chỉ khiến bạn tốn công vô ích.

Trùng lặp mục tiêu

Trùng lặp mục tiêu sẽ thường gặp ở các công ty bị hạn chế trong tính minh bạch OKRs. Các phòng ban chưa hiểu rõ OKRs toàn công ty/phòng ban khác. Nhân viên chưa hiểu rõ OKRs của team/nhân viên khác. Vì vậy, việc thiết lập các mục tiêu bị trùng lặp nhau gây tốn nguồn lực, thời gian và không mang lại kết quả.

Giải pháp cho vấn đề này là minh bạch hóa mục tiêu. OKRs toàn công ty cần được truyền thông nội bộ rõ ràng đến từng bộ phận, phòng ban và nhân viên. Các team có OKRs liên kết, phụ thuộc nhau cũng cần cùng thảo luận, kết nối để thiết lập OKRs không trùng lặp.

Yếu tố ảnh hưởng đến OKRs 2 – Nhân viên

Xét đến cùng thì phương pháp quản lý mục tiêu OKRs có tác động tích cực giúp nhân viên của bạn làm việc tập trung, có định hướng, hiệu suất và hiệu quả hơn. Nhân viên là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình triển khai OKRs.

Thái độ tiếp nhận

Thái độ tiếp nhận của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình triển khai OKRs của công ty bạn. Hãy đặt ra câu hỏi:

• Nhân viên của bạn liệu có sẵn sàng tiếp nhận những điều mới, dù có khó khăn, thử thách để đạt được những kết quả chưa từng có? 
• Nhân viên của bạn có sẵn sàng từ bỏ phương pháp quản trị truyền thống để chuyển sang một mô hình quản trị mục tiêu mới không? 

Nếu câu trả lời là Sẵn Sàng thì OKRs nhiều khả năng sẽ được triển khai thuận lợi tại công ty bạn.

Sự tự giác thực thi

Triển khai OKRs cần đảm bảo kỷ luật, sự tự giác thực thi từ nhân viên. OKRs có thể chỉ rõ giúp nhân viên mục tiêu cần hướng tới (O) và con đường với các dấu mốc giúp đạt được mục tiêu đó (KRs). Tuy nhiên, muốn đạt được mục tiêu, nhân viên của bạn cần kiên trì, kỷ luật và tự giác bước đi trên con đường đó.

Không có sự tự giác thực thi thì dù con đường đến mục tiêu có rộng mở, nhân viên và cả công ty của bạn cũng không bao giờ đạt được mục tiêu đề ra.

Không có sự theo sát tiến độ

OKRs không có sự theo sát tiến độ thường có nguyên nhân bắt nguồn từ các trưởng nhóm. Chính những người có vai trò dẫn dắt, theo sát tiến độ triển khai OKRs lại lơ là theo dõi dẫn đến nguy cơ nhân viên thực hiện OKRs “lúc nhớ lúc quên”.

Tiến độ triển khai OKRs cần được theo dõi thường xuyên ngoài việc để kiểm soát tiến độ còn giúp nhà quản lý nhìn ra được những điểm vướng mắc, phát sinh để sớm thay đổi, điều chỉnh mục tiêu thực hiện.
Bạn sẽ không thể đạt được các lợi ích OKRs đem lại nếu chỉ đặt ra OKRs rồi bỏ quên. Bạn cần theo dõi quá trình thực hiện OKRs sát sao, định kỳ.

Yếu tố ảnh hưởng đến OKRs 3 – Văn hóa công ty

OKRs có thể tác động tích cực đến văn hóa công ty bạn và ngược lại, văn hóa công ty tốt cũng ảnh hưởng đến quá trình triển khai OKRs.

Môi trường minh bạch

Triển khai OKRs rất cần một môi trường minh bạch. Điều đó có nghĩa là OKRs của công ty, của các phòng ban và cho đến từng nhân viên đều rõ ràng, minh bạch. Các mục tiêu được thiết lập trên cơ sở đối thoại, chia sẻ giữa lãnh đạo và nhân viên. Bạn nên tránh áp đặt mục tiêu một chiều hoặc thiết lập các mục tiêu không rõ ràng sẽ khiến nhân viên cảm thấy bị ức chế, áp lực trong công việc.

Sẵn sàng, cởi mở, trung thực

Nhân viên của bạn sẵn sàng thay đổi để đạt được những kết quả tích cực hơn trong công việc. Họ cởi mở trong tư duy, trong cách làm việc. Và họ trung thực với các kết quả đạt được. Có được nền tảng văn hóa làm việc như vậy, OKRs sẽ được triển khai thuận lợi ở công ty bạn.

Tư duy tích cực, đổi mới

OKRs sẽ khó được triển khai tại các công ty có văn hóa bảo thủ, trì trệ, chậm thay đổi. Bạn nên khuyến khích, biểu dương những nhân viên có tư duy tích cực, đổi mới, luôn tràn đầy năng lượng trong công việc. Họ chính là những nhân tố góp phần giúp OKRs tiến xa hơn, đạt hiệu quả cao hơn.

Hành động theo mục tiêu rõ ràng

Công ty bạn có thường tổ chức các buổi họp kéo dài hàng tiếng đồng hồ xong không ai hiểu rõ nên làm gì tiếp theo không?

Hành động theo mục tiêu rõ ràng là nét văn hóa làm việc cần khuyến khích để thực hiện OKRs thành công. Mọi công việc đều cần chỉ rõ kết quả mong đợi, người chịu trách nhiệm. Chỉ có sự rõ ràng mới giúp nhân viên của bạn làm việc tập trung và đạt hiệu suất cao hơn.

Yếu tố ảnh hưởng đến OKRs 4 – Lương thưởng

Lương thưởng là vấn đề then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi mỗi nhân viên. Nếu bạn không giải quyết vấn đề lương thưởng hợp lý thì mọi phương pháp quản trị về lâu dài đều sẽ suy giảm hiệu quả, khó đạt được thành công.

Khi triển khai OKRs, bạn không nên gắn OKRs trực tiếp với lương thưởng. Bởi vì nếu gắn với lương thưởng, kết quả, nhân viên của bạn sẽ:

• Hạ thấp mục tiêu để dễ dàng đạt được OKRs: Nhằm hạn chế các rủi ro đối với lương thưởng của mình, nhân viên sẽ tự hạ thấp các O của mình để KRs dễ dàng đạt được. Vô hình chung, OKRs có vẻ vẫn đang được nhân viên triển khai nhưng hiệu suất làm việc thực tế lại suy giảm.

Ví dụ: Trong một tuần, nhân viên sáng tạo nội dung của bạn có thể viết được 10 bài SEO website. Nhưng khi OKRs gắn với lương thưởng, họ sẽ chỉ để xuất mỗi tuần 7, thậm chí chỉ 5 bài để có khoảng phòng ngừa rủi ro bị trừ lương thưởng khi không đủ chỉ tiêu. 

• Đặt nhiều OKRs cam kết hơn là OKRs mở rộng: Họ sẽ suy nghĩ sự tham vọng, đổi mới trong công việc mà OKRs mở rộng có thể sẽ khó thực hiện và ảnh hưởng trực tiếp đến lương thưởng nếu như không đạt được. Đương nhiên, lựa chọn an toàn vẫn luôn được ưu tiên.
• Phóng đại các kết quả đạt được: Thậm chí, họ có thể tập hợp lại thành các nhóm lợi ích để gian dối, trục lợi lương thưởng từ công ty.
• Giảm thiểu sự kết nối: Nhân viên của bạn sẽ chỉ lo lắng, tập trung cho OKRs của họ chứ ít kết nối, phối hợp để hoàn thành và hướng tới OKRs chung toàn công ty. Điều này hoàn toàn đi ngược lại với tinh thần OKRs hướng tới: giúp nhân viên đoàn kết cùng nỗ lực hoàn thành mục tiêu toàn công ty.

Đồng thời, OKRs gắn với lương thưởng cũng khiến bạn khó đo lường hơn trong trường hợp OKRs có sự điều chỉnh, thay đổi giữa chu kỳ. Điều này rất dễ xảy ra. Bởi vì, một mục tiêu được thiết lập còn chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như khách hàng; tình hình dịch bệnh, thời tiết; tình trạng nguồn nguyên liệu; biến động nhân sự… Khi một yếu tố có biến đổi bất ngờ thì đều ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu đề ra.

Giải pháp ở đây là bạn không nên gắn việc thực hiện OKRs với lương thưởng. Trường hợp vẫn sử dụng OKRs để tính lương thưởng thì bạn chỉ nên xem đây là một trong những yếu tố để xem xét chứ không phải yếu tố duy nhất.

OKRs nên được nhìn nhận như một phương pháp quản lý mục tiêu đồng hành, hỗ trợ, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Bạn không nên xem OKRs như một thước đo hiệu quả làm việc và gắn việc thực hiện OKRs với lương thưởng.

Yếu tố ảnh hưởng đến OKRs 5 – Công cụ

Như phân tích ở trên, chúng ta nhận thấy việc triển khai OKRs thành công không hề dễ dàng. Các công việc bạn cần chuẩn bị thực sự rất nhiều. 

• Xếp cấu trúc tổ chức
• Chuẩn bị truyền thông cho nhân viên
• Xây dựng văn hóa công ty phù hợp 
• Tính toán lương thưởng như thế nào khi áp dụng OKRs
• …

Tất cả đều là những bài toán với công việc bề bộn!

Để đơn giản hóa việc triển khai OKRs hơn, bạn có thể sử dụng phần mềm OKRs – VNOKRs để đơn giản, tối ưu hóa nỗ lực triển khai OKRs.

VNOKRs là phần mềm được thiết kế phù hợp cho việc vận hành OKRs tại các công ty, tổ chức. Trên cơ sở xem xét kỹ lưỡng các nguyên lý hoạt động OKRs, phần mềm VNOKRs “hiểu” và sẽ đáp ứng được các nhu cầu của quản lý, lãnh đạo công ty cũng như của nhân viên khi thực hiện OKRs.

VNOKRs có thể giúp bạn dễ dàng theo dõi tổng thể quá trình thực hiện OKRs; thiết lập nền tảng để bạn check-in thường xuyên tiến độ OKRs; giúp bạn tăng cường trao đổi, ghi nhận ý kiến trong quá trình thực hiện OKRs.

Đặc biệt, VNOKRs giúp bạn theo dõi các liên kết mục tiêu từ cấp công ty đến cấp phòng ban, nhóm và đến từng nhân viên.

Hiện nay VNOKRs đang triển khai chương trình MIỄN PHÍ trải nghiệm phần mềm VNOKRS trong 30 ngày. Trong quá trình sử dụng, bạn sẽ được hỗ trợ và tư vấn trực tiếp từ chuyên gia của chúng tôi để triển khai OKRs đúng. Đăng ký dùng thử nếu bạn chưa tìm được công cụ phù hợp để áp dụng OKRs vào trong doanh nghiệp.