Bộ phận huấn luyện, đào tạo của công ty bạn có thể sử dụng phương pháp quản lý mục tiêu OKRs để cải thiện động lực và hiệu suất làm việc. Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu mẫu OKRs cho huấn luyện, đào tạo qua bài viết sau.
1. Xác định rõ mục tiêu của bộ phận huấn luyện/ đào tạo
Tuy có những khác biệt trong mô hình tổ chức, tính chất, lĩnh vực hoạt động của các công ty khác nhau nhưng về cơ bản Bộ phận huấn luyện, đào tạo nội bộ thường có các mục tiêu như sau:
Phát triển – xây dựng tài liệu giảng dạy
Bộ phận Đào tạo cần nắm rõ nhu cầu đào tạo của nhân viên hiện nay là gì. Trên cơ sở nhu cầu đó, họ sẽ rà soát xem hiện đã có tài liệu đào tạo nào đủ đáp ứng chưa. Trường hợp đã có, họ sẽ cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung thêm nếu cần. Trường hợp chưa có tài liệu đào tạo, họ sẽ cần xây dựng tài liệu chuẩn.
Việc phát triển, xây dựng tài liệu đào tạo không phải nhiệm vụ của duy nhất của bộ phận Huấn luyện, đào tạo mà là việc của tất cả các bộ phận, phòng ban liên quan. Bộ phận này đóng vai trò điều phối, hỗ trợ, tổng hợp để hoàn thành bộ tài liệu đào tạo cho doanh nghiệp.
Ví dụ nhân viên có nhu cầu được đào tạo về nghiệp vụ bán hàng thì bộ phận đào tạo cần rà soát xem các tài liệu đào tạo bán hàng hiện nay có cần cập nhật gì không. Nếu xây dựng mới cần phối hợp với Giám đốc, Trưởng Phòng, Trưởng nhóm kinh doanh, các nhân sự có kiến thức liên quan hoặc thuê giảng viên bên ngoài đào tạo, viết tài liệu cho nhân viên.
Tổ chức khóa học, lớp giảng dạy nghiệp vụ của công ty
Thông thường tại các công ty, việc đào tạo được tổ chức tập trung thành các buổi hoặc khóa học. Bộ phận Đào tạo sẽ có trách nhiệm tổ chức khóa đào tạo, lớp giảng dạy nghiệp vụ ở các khía cạnh như:
– Thời gian: Xác định được thời gian đào tạo thích hợp nhất dành cho giảng viên và các học viên. Với các buổi đào tạo có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao, bạn cũng cần phải cân đối với lịch công tác, làm việc của lãnh đạo. Ưu tiên quan trọng nhất về mặt thời gian đào tạo là cân chỉnh để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các thành viên tham gia đào tạo.
Ví dụ:
Nhân viên kinh doanh thường có các lịch hẹn gặp khách hàng vào đầu tuần thì bạn có thể bố trí các buổi đào tạo kinh doanh vào giữa hoặc cuối tuần.
– Địa điểm: Xác định được đâu là địa điểm phù hợp để tiến hành đào tạo. Bạn cần xác định được dự kiến số lượng học viên, thành viên tham gia buổi đào tạo. Ngoài ra bạn cũng cần nắm rõ buổi đào tạo cần hỗ trợ các dụng cụ, phương tiện gì. Từ đó, mới cân nhắc nên lựa chọn địa điểm nào phù hợp với buổi đào tạo. Trong nhiều trường hợp, bạn còn cần cân nhắc cả tính chất buổi đào tạo.
Ví dụ:
Buổi đào tạo cho nhân viên mới khá cởi mở, vui vẻ, số lượng học viên khoảng 15 người, cần hỗ trợ máy chiếu thì bạn có thể tổ chức ngay tại văn phòng công ty. Tuy nhiên, nếu trường hợp khác là buổi đào tạo cho lãnh đạo cấp cao của công ty về chủ đề phát triển mạng lưới bán hàng, số lượng học viên khoảng 10 người, cần hỗ trợ máy chiếu, loa mic tốt thì có thể bạn còn cần thuê phòng họp chuyên dụng bên ngoài.
– Thành phần tham dự: Thành phần tham gia một buổi/khóa đào tạo thông thường gồm giảng viên, học viên, các khách mời (nếu có). Team Đào tạo sẽ cần chốt được thông tin danh sách tham dự khóa học và thông tin đến tất cả các thành viên về thời gian, địa điểm, nội dung chính đào tạo trước khi buổi đào tạo diễn ra.
Lập kế hoạch, thiết kế lộ trình đào tạo định kỳ
Đào tạo không phải là câu chuyện tùy hứng, nhất thời. Muốn đạt được hiệu quả đào tạo cao, cần phải có kế hoạch, thiết kế lộ trình đào tạo định kỳ.
Điều đó có nghĩa là, với giai đoạn này, với quý này, công ty cần ưu tiên đào tạo nội dung gì cho cho nhóm nhân viên nào. Mức độ, khối lượng đào tạo cần ở mức nào. Sau buổi đào tạo lần 1 có cần tổ chức các buổi đào tạo 2, 3 và đào tạo dài kỳ, định kỳ hơn không… Tất cả các chi tiết về buổi đào tạo cần được lập kế hoạch, lên lộ trình rõ ràng.
Khi bộ phận Đào tạo càng lên được rõ ràng, chi tiết về buổi đào tạo thì bạn càng giảm được các rủi ro có thể ảnh hưởng đến quá trình đào tạo. Mặt khác, một chương trình đào tạo đã được lên kế hoạch chi tiết cũng giúp các học viên, giảng viên chủ động bám sát chương trình, đảm bảo thời gian học hơn.
Kiểm soát ngân sách đào tạo
Bộ phận Đào tạo còn có nhiệm vụ kiểm soát ngân sách đào tạo. Kiểm soát để tránh lãng phí, thất thoát ngân sách. Kiểm soát để tối ưu hóa chi phí, với cùng một ngân sách có thể đạt được hiệu quả đào tạo cao nhất.
Chúng ta hiểu kiểm soát ngân sách đào tạo ở đây không phải chỉ là việc cắt giảm ngân sách đến mức tối đa mà nhiều khi còn là việc xem xét nếu ngân sách triển khai không đủ cần đề xuất bổ sung. Câu chuyện kiểm soát không nằm ở yếu tố ít hay nhiều mà phải giải đáp được câu hỏi quan trọng: Làm sao với ngân sách tối ưu nhất để đạt được hiệu quả đào tạo cao nhất?
Việc kiểm soát ngân sách đào tạo tốt nhiều khi còn giúp bạn nhìn nhận được các vấn đề đang phát sinh với quá trình đào tạo, với các hoạt động khác của công ty.
Ví dụ:
Qua theo dõi, bạn nhận thấy ngân sách đào tạo cho nhân viên tư vấn sản phẩm mới bị cắt giảm 50% trong quý III-2020. Tương ứng cùng thời gian đó, các phàn nàn của khách hàng về việc tư vấn sản phẩm không rõ ràng gia tăng so với quý II-2020. Đây có thể là số liệu căn cứ giúp bạn đề xuất gia tăng thêm chi phí đào tạo nhân viên tư vấn sản phẩm.
2. 10+ Mẫu OKRs cho huấn luyện/ giáo dục phổ biến nhất
Ở phần 1 bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu, xác định mục tiêu của team huấn luyện và đào tạo. Ở phần 2, chúng ta tiếp tục đi vào tham khảo một số mẫu OKRs cho huấn luyện, giáo dục cụ thể sau đây:
Lời kết,
Huấn luyện, đào tạo nội bộ là một khâu quan trọng trong công tác nhân sự. Khi bạn xây dựng được quy trình, kế hoạch đào tạo phù hợp cùng nguồn ngân sách đào tạo tối ưu, nhân viên công ty bạn sẽ nhận được hiệu quả đào tạo cao hơn. OKRs với vai trò là một phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả đã được kiểm chứng và thành công tại nhiều công ty, tập đoàn lớn hoàn toàn phù hợp và có thể áp dụng cho team đào tạo công ty bạn.
VNOKRs chúc bạn xây dựng được mẫu OKRs cho huấn luyện, giáo dục phù hợp, chuẩn xác, tạo được động lực cao nhất cho bộ phận của mình.
Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.
