Kiến thức OKRs

Kết hợp KPIs và OKRs: Tại sao? Như thế nào?

admin
 - Tháng Tư 28, 2020

KPI giúp đánh giá hiệu suất làm việc còn OKRs giúp quản lý mục tiêu cần hướng tới. Với những thế mạnh riêng, việc kết hợp KPI và OKRs có vẻ như một ý tưởng khá thú vị đối với các doanh nghiệp đang vật lộn tìm cách quản trị phù hợp nhất.

Hôm nay, hãy cùng OKRs Blog khám phá mối liên hệ giữa hai phương pháp quản trị hiệu suất nổi tiếng này trong bài viết dưới đây nhé.

1. Hiểu đúng về KPI và OKRs

Định nghĩa KPI

KPI là tên viết tắt của “Key Performance Indicator” hay “Chỉ số đánh giá thực hiện công việc”.

KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho một tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động… 

Các chỉ số này thường liên kết với các mục tiêu chiến lược; định hướng phân bổ nguồn lực và được đo lường với các mục tiêu.

KPI thường gắn với các chỉ số định lượng giúp dễ dàng đo lường, đánh giá, theo dõi được chất lượng, hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban, từng quá trình làm việc.

KPI cũng có thể được xây dựng với các chỉ số định tính, nhưng dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc các diễn giải chủ quan từ dữ liệu. 

Mặt khác, nhờ các chỉ số KPI, công ty có thể nhìn nhận được hướng triển khai công việc, phát triển công ty của mình có ưu, nhược điểm gì để dễ dàng điều chỉnh, khắc phục giúp đạt hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn.

Định nghĩa OKRs

OKRs là tên viết tắt của cụm từ “Objectives and Key Results” hay “Mục tiêu và các kết quả chính”.

OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu được phát triển bởi Andy Grove dựa trên lý thuyết MBO vào đầu những năm 1970. 

Tại các công ty, tổ chức, OKRs thường được sử dụng để thực hiện một chiến lược nào đó theo cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nhân lực nhất

So với phương pháp quản lý mục tiêu truyền thống, OKRs đem lại cho bạn nhiều điểm tích cực hơn như:

  • Giảm thời gian thiết lập mục tiêu 
  • Xây dựng được các mục tiêu hợp lý hơn và được cam kết thực hiện từ nhân viên 
  • Đề cao được tính tự chủ và trách nhiệm của của mọi cá nhân trong doanh nghiệp
  • Tăng cường giao tiếp minh bạch 
  • Tăng kết nối giữa các bộ phận, giữ cá nhân với công ty
  • Giảm thời gian giải quyết khúc mắc, tăng hiệu suất làm việc
  • Tăng tốc độ phản ứng của toàn doanh nghiệp
  • Tạo cảm hứng cho toàn bộ nhân viên, thúc đẩy thực hiện các mục tiêu táo bạo, giúp doanh nghiệp bứt phá
  • Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và trở thành phễu lọc giúp công ty lựa chọn được “con người phù hợp”

XEM THÊM | 15+ Mẫu OKRs cho quản lý/ lãnh đạo

Bảng so sánh OKRs và KPI

OKRs KPIs
Khung thiết lập mục tiêu Không
Đo lường được
Có thể đạt được (thực tế)
Giới hạn thời gian
Đánh giá hiệu suất Không
Có thời hạn
Tần suất theo dõi Hàng tuần
Mục đích Tạo ra sự tập trung, liên kêt và tiến bộ trong công việc Đo lường “sức khỏe”, hiệu suất của doanh nghiệp

NGUỒN | So sánh chi tiết giữa KPI và OKRs – Theo VNOKRs

2. Có nên kết hợp KPI và OKRs? 

Tại Việt Nam, KPI là hình thức đánh giá công việc quen thuộc hơn và được rất nhiều công ty sử dụng.

Còn OKRs lại là hình thức quản trị mục tiêu còn khá mới mẻ và còn nhiều e dè trong việc tiếp cận.  

Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể kết hợp KPI và OKRs. Đây là ý tưởng tuyệt vời, giúp bạn tổng hòa được điểm mạnh của cả 2 phương pháp này. 

  • KPI và OKRs khi kết hợp với nhau có thể giúp các công ty, tổ chức quản lý, thực hiện các mục tiêu quan trọng khác nhau. 
  • Khi thiết lập OKRs, các kết quả chính (KRs) cần phải được đo lường, định lượng, đánh giá cụ thể trong một khoảng thời gian xác định. 

Trong khi đó, KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho một tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động… 

Như vậy, về mặt bản chất, trong nhiều trường hợp OKRs đã bao gồm KPI và KPI có thể chính là các KRs.

Liệu có nên kết hợp KPI và OKRs

Không cần băn khoăn lựa chọn giữa OKRs và KPI nữa, bởi thực tế, một OKRs tốt đã bao gồm các kết quả then chốt với số liệu cụ thể – cũng chính là các KPI được đặt ra cho doanh nghiệp.

3. Cách kết hợp KPI và OKRs

Như đã nhắc tới ở trên, bạn hoàn toàn có thể kết hợp OKRs và KPI.

Cách đơn giản nhất để thực hiện điều này là đưa KPI trở thành một kết quả then chốt – KRs trong OKRs, nếu điều đó giúp cho việc thực hiện Mục tiêu quan trọng.

Áp dụng KPI vào các KRs sẽ khiến OKRs của bạn thêm rõ ràng và dễ đánh giá, đo lường hơn.

4. Ví dụ kết hợp KPI và OKRs

Bạn muốn đo lường sự hiệu quả của nhóm hỗ trợ, bạn có thể tạo KPI “Giảm thời gian trả lời trung bình email khách hàng cần hỗ trợ còn 30 phút trở xuống”.

Như vậy, bạn có một cột mốc rõ ràng để so sánh. Khi nhận được báo cáo công việc từ nhân viên, bạn có thể đánh giá ngay hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhóm hỗ trợ trong việc trả lời email khách hàng cần hỗ trợ.

Nhưng nếu thời gian trả lời trung bình hiện nay của nhóm hỗ trợ đang là 50 phút thì sao?

Bạn có thể kết hợp KPI và OKRs để giúp nhóm hỗ trợ hướng tới mục tiêu, ví dụ như sau:

  • O: Cải thiện sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng
  • KR1: Trả lời email khách hàng cần hỗ trợ dưới 30 phút trở xuống
  • KR2: 95% phản hồi hỗ trợ khách hàng qua website được đánh giá 5 sao
  • KR3: 100% sản phẩm phát sinh lỗi, đổi bảo hành được chuyển tới khách hàng chậm nhất sau 1 tuần tiếp nhận thông tin

Như vậy, KPI “trả lời email khách hàng cần hỗ trợ dưới 30 phút trở xuống” đã trở thành một kết quả chính cần đạt được, để hướng tới mục tiêu cải thiện sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng.

Có thể thấy, KPI giúp bạn nhìn nhận được vấn đề đang nằm ở đâu. Cụ thể là 50 phút trả lời email có thể được xem là quá chậm, cần cải thiện giảm xuống 30 phút. 

Tuy nhiên, OKRs lại có khả năng giúp bạn cải tiến công việc, với nhiều cảm hứng hơn, bằng cách hướng kết quả chính cần đạt được này tới một mục tiêu công việc lớn hơn: “Cải thiện sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng”.

XEM NGAY | OKRs cho Marketing: Cách xây dựng & Ví dụ cụ thể

Kết luận,

KPI giúp công ty của bạn theo dõi hiệu suất và xác định các vấn đề cần cải thiện. Còn OKRs giúp giải quyết vấn đề, xác định quy trình và thúc đẩy đổi mới, cải tiến với các mục tiêu nhiều táo bạo, tham vọng đầy hứng khởi.

Với KPI, nhân viên của bạn sẽ hiểu điều họ cần phải làm và cần thực hiện. Với các con số, KPI chỉ ra rõ ràng điều cần phải đạt được

Còn OKRs có thể giúp nhân viên của bạn nhìn thấy một bức tranh lớn hơn, nhiều cảm xúc và làm việc hiệu quả hơn.

OKRs giúp họ hiểu rõ về ý nghĩa công việc đang thực hiện, vai trò và đóng góp của họ trong doanh nghiệp, thay vì chỉ bắt họ hành động như một chiếc máy để đạt được một con số nào đó do lãnh đạo đặt ra. Từ đó mà tạo ra động lực lớn hơn. 

Để tìm hiểu kỹ hơn về OKRs và KPI bạn có thể đọc bài so sánh OKRs và KPI tại đây

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận