Các nhân viên của Google thường nói rằng “Chúng tôi đã sử dụng OKRs ngay từ khi mới thành lập. Đến giờ thì OKRs đã trở thành một phần trong DNA của chúng tôi rồi”.
Nhưng nếu văn hóa doanh nghiệp trong công ty bạn đã định hình rõ ràng rồi thì sao? Làm thế nào để OKRs có thể trở thành một phần cốt lõi hiển nhiên với công ty khi mà văn hóa doanh nghiệp đã được xây dựng từ trước đó?
Tôi đã từng nghĩ rằng, sử dụng một công cụ để quản lý OKRs là bước quan trọng để biến OKRs thành 1 phần không thể tách rời của một tổ chức. Nhưng tôi đã học được rằng, một phần mềm quản lý chỉ có thể giúp đỡ được một phần nào đó mà thôi, và đấy chắc chắn không phải là điều thiết yếu để tạo ra hệ thống OKRs bền vững.
Trên thực tế, một số khách hàng lớn hơn của tôi đang hoạt động khá tốt với OKRs dù họ không sử dụng công cụ OKRs chuyên dụng nào cả! Mặt khác, khá nhiều doanh nghiệp nói chuyện với tôi đã mua một ứng dụng phần mềm OKRs chuyên dụng, nhưng họ vẫn đang vật lộn để có thể áp dụng OKRs nhuần nhuyễn.
Theo tôi, những điều kiện để khiến OKRs trở thành một phần máu thịt của công ty bao gồm:
- Sự ủng hộ từ quản lý cấp cao
- Chuyên gia OKRs (OKRs Master)
- Hoàn thiện OKRs với người hướng dẫn (OKRs Coach)
- Thực hiện đánh giá giữa quý
- OKRs là trách nhiệm cá nhân
1. Sự ủng hộ từ quản lý cấp cao
Như với bất kỳ sáng kiến mới nào, cơ hội thành công sẽ cao hơn nhiều khi cấp lãnh đạo chủ động “lèo lái” cả quá trình. Khi ban lãnh đạo trình bày rõ ràng các OKRs cấp công ty để đưa ra các ưu tiên chiến lược ngắn hạn, doanh nghiệp sẽ có khả năng bắt đầu áp dụng OKRs thành công.
Tuy nhiên, sự ủng hộ từ cấp lãnh đạo không phải là điều kiện duy nhất để đảm bảo OKRs sẽ được duy trì thành công trong toàn bộ doanh nghiệp trong một thời gian dài. Việc bắt đầu từ cấp cao nhất giống như những tia lửa đầu tiên, nhanh chóng thu hút và khiến cho nhân viên trong công ty phải suy nghĩ về OKRs.
Nhưng để đảm bảo những tia lửa ấy có thể bùng lên thành ngọn lửa lớn, hãy cùng tìm hiểu thêm một số bước mà doanh nghiệp cần thực hiện dưới đây.
2. Chuyên gia OKRs
Một số tổ chức dựa vào các nhà quản lý và bằng cách kỳ diệu nào đó biết cách xác định OKRs tốt ngay từ đầu. Một phần nhỏ các nhà lãnh đạo thậm chí có thể không cần bất kỳ khóa đào tạo OKRs nào. Những nhà lãnh đạo này hầu như đã sử dụng OKRs hoặc đơn giản là có kỹ năng tư duy phản biện xuất sắc và biết cách giao tiếp hiệu quả để đảm bảo mọi người trong nhóm đều đang đi đúng hướng.
Tuy nhiên, hầu hết các nhóm đều có lợi hơn khi có một hoặc hai chuyên gia OKRs. Một chuyên gia OKRs chỉ đơn giản là người biết cách nhận ra đâu là OKRs chất lượng và biết cách đặt câu hỏi cơ bản để dẫn dắt cả nhóm thiết lập và tinh chỉnh OKRs của họ một cách hiệu quả.
Một trong những khách hàng lớn nhất của tôi đã phát hiện ra rằng, các nhóm chỉ cần có một hoặc hai chuyên gia OKRs là đã có thể đưa OKRs trở thành một phần máu thịt của họ.
3. Hoàn thiện OKRs với người hướng dẫn (Coach)
Những lần đầu tạo OKRs không phải là điều dễ dàng. Tôi nhận thấy rằng việc có một người hướng dẫn hoàn toàn trung lập hoặc một “Huấn luyện viên” có thể làm cho quá trình thiết lập và tinh chỉnh OKRs tốt hơn.
Người huấn luyện viên này không phải là một chuyên gia trong đội ngũ làm việc của nhóm. Người này thường đặt ra những câu hỏi cơ bản, xem xét lại những giả định cơ bản nhất của cả nhóm, từ đó mà khiến mọi người phải suy nghĩ lại về mọi thứ.
Người hướng dẫn sẽ khá khó để tạo điều kiện cho việc tạo dựng OKRs hiệu quả khi họ là một phần của nhóm. Lý do là bởi:
- Vai trò hướng dẫn của họ dễ trở nên mờ nhạt. Người huấn luyện viên có thể bị cuốn theo guồng công việc và bắt đầu đề xuất Kết quả chính thay vì chỉ làm người hướng dẫn, khơi gợi.
- Khi hướng dẫn cho chính nhóm mà họ đang làm việc, người hướng dẫn có thể điều chỉnh OKRs theo cách phản ánh suy nghĩ của chính họ, thay vì tập trung vào đầu vào từ các thành viên khác trong nhóm.
- Nếu thành viên nhóm đóng vai trò người hướng dẫn, nhóm sẽ đánh mất hiệu quả đầu vào của một thành viên giá trị. Bởi khi này, nếu làm tròn trọng trách hướng dẫn, thành viên đó sẽ tập trung vào việc tạo điều kiện và hướng dẫn cho các thành viên khác, chứ không cung cấp đầu vào.
- Ngoài ra, việc có một chuyên gia OKRs từ bên ngoài nhóm để giúp thiết lập OKRs sẽ tốt hơn việc nhóm trưởng hoặc một thành viên khác trong nhóm phải làm phần việc này.
Bạn có thể tìm OKRs Coach từ những tổ chức tư vấn đào tạo OKRs giống như VNOKRs. Những Huấn luyện viên OKRs của chúng tôi sẽ đồng hành để giúp tổ chức của các bạn nắm vững kiến thức OKRs một cách bài bản, tránh được những lỗi sai và sớm áp dụng OKRs thành công.
4. Thực hiện đánh giá giữa quý
Chỉ cần một lần Check-in OKRs, với một số người tham dự và trình bày càng nhiều càng tốt, cũng có thể giúp bạn tránh được tình trạng “thiết lập rồi bỏ quên” – vốn dĩ rất phổ biến không chỉ trong mô hình tạo mục tiêu hàng năm, mà còn ở thời gian đầu áp dụng OKRs, khi mà doanh nghiệp có thể đặt ra 1 lố mục tiêu mỗi quý và dần quên mất chúng.
Rút kinh nghiệm từ những sai lầm của tôi: hãy tập dượt.
Đối với đánh giá review trên toàn công ty, việc trải qua một cuộc tập dượt với nội dung OKRs giữa quý cùng một số nhân viên chủ chốt trước khi thực hiện review với nhóm lớn hơn. Cách thức diễn ra buổi tập dượt này không quá quan trọng, chỉ cần nó có cấu trúc rõ ràng và hợp lý.
Ví dụ:
Nếu bạn có 10 nhóm cần trình bày OKRs của mình, hãy khuyên rằng mỗi nhóm có thể trình bày trong 6 phút và nếu quá 12 phút thì sẽ bị dừng lại. Điều này sẽ đảm bảo cuộc họp không diễn ra quá 2 giờ đồng hồ.
Bạn cũng có thể để mỗi nhóm bắt đầu với kết quả then chốt mà họ tự hào nhất để họ có thể bắt đầu với tinh thần tốt nhất. Sau đó, yêu cầu mỗi nhóm trình bày một hoặc hai kết quả then chốt mà họ thấy chưa ổn lắm.
Chẳng hạn như, 1 nhóm nhận ra rằng 1 kết quả then chốt của họ đã quá lỗi thời, quá phụ thuộc vào nhóm khác, hoặc xung đột với các ưu tiên khác. Thông thường, nhóm sẽ nhận thấy họ không thể đạt được tiến độ cho những kết quả then chốt này trong đúng thời hạn đặt ra.
Trong những trường hợp như vậy, ngay lập tức, họ có thể cảnh báo rõ ràng về tiến độ thực hiện cho công ty, thay vì chờ đợi cho đến khi một quý kết thúc.
5. OKRs là trách nhiệm cá nhân
Không nên hiểu sai ý nghĩa của “OKRs công ty” và “OKRs nhóm”. OKRs công ty cho chúng ta cái nhìn bao quát về điều quan trọng với toàn thể công ty, OKRs nhóm giúp nhóm biết cần tập trung vào điều gì.
Tuy nhiên OKRs cần có 1 chủ sở hữu (và chỉ 1 mà thôi). OKRs công ty có nghĩa là OKRs của giám đốc và OKRs nhóm có nghĩa là OKRs của trưởng nhóm. Mọi người có thể nhìn vào OKRs công ty, nhóm để tạo ra OKRs cho riêng mình.
Khi OKRs nhóm có kết quả không như mong đợi, người trưởng nhóm cần là người chịu trách nhiệm cao nhất, thậm chí là duy nhất cho tình hình.
Một nhân viên có thể tạo ra OKRs từ 1 KR của trưởng nhóm. Nhưng không vì thế mà KR đó trở thành trách nhiệm của nhân viên, trưởng nhóm vẫn là người chịu trách nhiệm sau cùng với OKRs của mình.
Kết luận,
Để biến OKRs thành một phần không thể tách rời, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có sự ủng hộ từ quản lý cấp cao và các chuyên gia được huấn luyện về OKRs trong khắp công ty.
Có thể dễ dàng liên hệ với một chuyên gia OKRs bên ngoài nhóm để tạo điều kiện cho các phiên thảo luận OKRs, một kế hoạch để thu hút những đóng góp cá nhân để giúp xác định và chấm điểm kết quả then chốt và một buổi review đánh giá giữa quý.
Việc chỉ định chủ sở hữu cho mỗi OKRs cũng có thể khiến các thành viên trong nhóm tham gia nhiều hơn vào quy trình OKRs, vì mỗi chủ sở hữu biết rằng họ phải chịu trách nhiệm cho việc theo dõi tiến trình thực hiện các OKRs của riêng họ.
