Giải pháp cải thiện môi trường làm việc hiệu quả

Vai trò và ý nghĩa của việc cải thiện môi trường làm việc là không cần bàn cãi. Tuy nhiên, cải thiện như thế nào được xem là đúng hướng? Đâu là giá trị mà nhân viên đang tìm kiếm và sẵn sàng cống hiến hết mình cho sự phát triển của công ty? Bài viết dưới đây sẽ cùng nhà quản lý tìm kiếm giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp và nhân viên của mình.

1. Môi trường làm việc lý tưởng là gì?

Có thể có nhiều cách định nghĩa về môi trường làm việc lý tưởng. Với mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có một cách tiếp cận, định nghĩa và kiến tạo môi trường làm việc lý tưởng riêng, phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Xét về tổng thể chung, môi trường làm việc lý tưởng là môi trường mà ở đó các thành viên của công ty được tạo điều kiện tối đa để đạt hiệu suất làm việc vượt trội và họ cảm thấy hạnh phúc khi làm việc.

Môi trường làm việc lý tưởng có vai trò ngày càng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp và giúp ích cho cả doanh nghiệp, cho nhà quản lý lẫn nhân viên.

Đối với doanh nghiệp, kiến tạo được một môi trường làm việc lý tưởng sẽ giúp:

• Góp phần giúp gia tăng hiệu quả làm việc tổng thể của doanh nghiệp
• Xây dựng được hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp tích cực
• Hỗ trợ công tác tuyển dụng

Đối với quản lý, môi trường làm việc lý tưởng sẽ giúp ích một số điểm như:

• Thuận lợi hơn trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp
• Thuận lợi hơn trong việc thúc đẩy, gia tăng động lực làm việc cho nhân viên
• Đạt được hiệu quả công việc chuyên môn và quản lý cao hơn

Đối với nhân viên, môi trường làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của họ. Môi trường tốt sẽ giúp nhân viên:

• Đạt được hiệu quả công việc chuyên môn cao hơn
• Thêm sự gắn bó với công ty
• Tạo sự thoải mái trong tâm lý làm việc cho nhân viên

2. Cách cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên?

Trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện rất nhiều cách để cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên.

2.1. Các giải pháp cải thiện điều kiện làm việc

Điều kiện làm việc được cải thiện sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có được môi trường làm việc tốt hơn, thoải mái hơn.

• Căn cứ vào nhân viên để lựa chọn và trang trí văn phòng làm việc phù hợp

Nếu nhân viên của bạn có tính cách hướng nội, thích suy nghĩ, nghiên cứu thì bạn nên ưu tiên không gian văn phòng yên tĩnh, có thể bố trí thêm giá sách, tài liệu công việc chuyên ngành. Các bàn làm việc có thể ngăn ô hoặc tách biệt để đảm bảo sự tập trung cao độ cho công việc, phù hợp với nhân viên.

Ngược lại, nhân viên của bạn là những người trẻ trung, yêu thích sự năng động, đổi mới thì bạn có thể thiết kế văn phòng nhiều màu sắc tươi mới kết hợp cùng cây xanh, tiểu cảnh…

Bạn còn có thể bố trí các khu vực giải trí ngoài giờ làm việc cho nhân viên như: Bàn bida; bàn cafe hóng gió; một số khu vực được trang trí đẹp để nhân viên chụp ảnh check-in mỗi dịp sự kiện như tết, 8/3, Noel…

Ngoài ra, giải pháp này còn đặc biệt quan trọng khi công ty bạn cần chuyển địa điểm văn phòng. Hãy cân nhắc vị trí hợp lý với chỗ ở của nhân viên để lựa chọn văn phòng, tránh quá xa với địa điểm cũ. Khi nhân viên đã chọn công ty bạn, tức là họ đã cân nhắc nhiều yếu tố để có thể hoàn thành công việc tại đây.

Tuy nhiên, vì lý do khách quan, chuyển địa điểm văn phòng quá xa, đúng vào tuyến đường bất lợi có thể là nguyên nhân khiến họ nghỉ việc hoặc khiến nhân viên hoang mang, lo lắng.

• Tạo không gian văn phòng sạch sẽ và thoải mái

Nhân viên của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn trong một văn phòng sạch sẽ, thoải mái. Thực tế, thời gian làm việc ở công ty của nhiều nhân viên còn nhiều hơn thời gian họ ở nhà. Do đó, bạn hãy chú ý tạo dựng và giữ gìn không gian văn phòng sạch, thoáng mát như ngôi nhà thứ 2 của nhân viên.

Một văn phòng sạch sẽ, thoải mái sẽ tạo ra những nguồn năng lực tích cực cho nhân viên của bạn mỗi ngày. Bạn có thể áp dụng phương pháp 5S để quản lý, sắp xếp nơi làm việc:

• Sàng lọc: Nhân viên của bạn sẽ cần phân loại, sàng lọc , loại bỏ các đồ vật cũ hỏng, không dùng và chỉ giữ lại các đồ vật hữu ích.
• Sắp xếp: Đồ đạc trong văn phòng, tại các phòng, bộ phận và trên từng bàn làm việc của nhân viên cần được sắp xếp để dễ tìm, dễ sử dụng, sắp xếp một cách hợp lý, khoa học.
• Sạch sẽ: Việc đảm bảo vệ sinh văn phòng cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ. Vào buổi làm việc cuối tuần, bạn có thể đề nghị toàn bộ nhân viên tổng vệ sinh văn phòng, dọn dẹp bàn làm việc của mình trong 15 – 30 phút.
• Săn sóc: Quá trình vệ sinh 3S ở trên cần được kiểm tra, duy trì, cần được săn sóc thường xuyên để văn phòng luôn sạch sẽ, thoải mái.
• Sẵn sàng: Bạn cần đảm bảo nhân viên luôn sẵn sàng thực hiện vệ sinh 5S và dần hình thành thói quen đảm bảo vệ sinh văn phòng.
• Có không gian yên tĩnh cho nhân viên

Không gian yên tĩnh sẽ giúp nhân viên của bạn có những khoảng nghỉ ngơi cần thiết giúp thư giãn khi công việc quá tải. Hoặc khi họ cần sự tập trung cao độ để suy nghĩ và làm việc tại văn phòng thì những khoảng không gian yên tĩnh này sẽ phát huy được tác dụng lớn. Những ý tưởng sáng tạo, cải tiến công việc có thể được “nảy” ra chính từ những khoảng không gian yên tĩnh, hạn chế được sự gián đoạn, tiếng ồn cho nhân viên.

Nếu công ty của bạn làm việc trong lĩnh vực sáng tạo, nghệ thuật hay có áp lực công việc lớn thì các khoảng không gian yên tĩnh cho nhân viên càng cần thiết. Thực tế, hiệu suất công việc của nhân viên sẽ bị suy giảm khi làm việc cường độ cao trong thời gian quá dài. Bạn nên khuyến khích nhân viên có những khoảng nghỉ hợp lý trong không gian yên tĩnh ngay tại văn phòng để tái tạo lại năng lượng, sự sáng tạo và hiệu suất trong công việc.

Bạn có thể tham khảo một số không gian yên tĩnh trong văn phòng của mình, ví dụ như: Một khoảng ghế ngồi cùng cây xanh, tiểu cảnh; bàn trà uống nước cùng bể cá, thủy sinh; phòng ngủ trưa yên tĩnh cho nhân viên… Google hiện cũng cung cấp những phòng ngủ trưa tiện lợi cho nhân viên. Một giấc ngủ ngắn 20 – 30 phút về lâu dài sẽ tốt cho nhân viên của bạn hơn một tách cafe để duy trì sự tập trung, tỉnh táo.

• Tận dụng ánh sáng tự nhiên cho văn phòng

Ánh sáng tự nhiên không chỉ giúp nhân viên của bạn thoải mái, làm việc với hiệu suất cao hơn mà còn đem lại nhiều lợi ích sức khỏe. Các nhà nghiên cứu thần kinh học tại Đại học Northwestern đã nghiên cứu và đưa ra kết luận: những người làm việc trong văn phòng có cửa sổ nhận được nhiều hơn 173% ánh sáng từ mặt trời so với những nhân viên làm việc tại văn phòng không có cửa sổ lấy sáng tự nhiên.

Việc nhận được nhiều ánh sáng mặt trời hơn sẽ giúp nhân viên ngủ thêm được 46 phút mỗi đêm. Nhân viên được nghỉ ngơi tốt hơn và do đó tinh thần, hiệu suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể.

• Trang bị khu vực giải trí, rèn luyện sức khỏe tại văn phòng

Thời gian làm việc ở công ty của nhân viên thường rất dài, từ 8 đến 10, thậm chí 12 tiếng và hơn thế nữa. Thực tế tại nhiều doanh nghiệp, nhân viên có thể còn phải làm việc OT (Over Time – quá giờ) liên tục khi công ty có dự án gấp rút cần hoàn thành; khi cần chuẩn bị hồ sơ đấu thầu hay khi tiến độ nghiên cứu sản phẩm gấp rút…

Do đó, công ty nên trang bị thêm khu vực giải trí, rèn luyện sức khỏe ngay tại văn phòng. Điều đó sẽ giúp nhân viên có thêm điều kiện thư giãn, tập luyện thể chất giữa các khoảng thời gian làm việc căng thẳng, tinh thần hứng khởi, gia tăng hiệu suất và từ đó gia tăng hiệu quả công việc.

Một số gợi ý khu vực giải trí có thể như: bàn bida; trò chơi điện tử PS; đàn piano, guitar… Còn khu vực rèn luyện sức khỏe, bạn có thể tham khảo một số gợi ý như: máy, thiết bị tập tạ; phòng tập Yoga; máy chạy bộ…Nếu doanh nghiệp bạn đủ điều kiện tài chính để trang bị tiện ích này, đừng quên khảo sát nhân viên để có được gợi ý phù hợp nhất. Hoặc đơn giản hơn, bạn có thể chọn thuê văn phòng tại tòa nhà có tiện ích này hoặc ở rất gần tiện ích đó.

• Trang bị thiết bị làm việc cho nhân viên hoàn thành tốt công việc

Hàng năm, bạn nên tiến hành rà soát nâng cấp trang thiết bị máy tính văn phòng cho nhân viên. Máy tính nào quá cũ, không đáp ứng được công việc của nhân viên nên được thanh lý, đổi máy mới. Máy tính nào còn sử dụng được có thể xem xét nâng cấp phần cứng, nâng RAM, cập nhật phần mềm để tốc độ xử lý công việc nhanh hơn.

Bàn làm việc, ghế ngồi hay các trang thiết bị văn phòng khác như máy in, máy scan, điện thoại bàn… cũng cần rà soát trang bị để nhân viên có thể làm việc thuận lợi.

• Chăm sóc sức khỏe cho nhân viên

Môi trường làm việc tốt còn là môi trường công ty luôn đề cao, chăm sóc sức khỏe cho nhân viên của mình. Công ty có thể tiến hành mua bảo hiểm sức khỏe bắt buộc, bảo hiểm sức khỏe gia tăng để nhân viên yên tâm làm việc, cống hiến cho công ty. Khi nhân viên bị ốm hay gặp các vấn đề về sức khỏe sẽ được bảo hiểm chi trả nhanh chóng, thuận tiện.

Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp không chỉ mua bảo hiểm sức khỏe gia tăng cho nhân viên mà còn cho cả bố mẹ, vợ con, người thân của nhân viên nữa. Đó đều có thể là những phần thưởng, phúc lợi công ty dành cho nhân viên có thâm niên công tác, có đóng góp cho công ty.

Hoặc bạn cũng có thể đề ra một số giải thưởng dành cho những nhân viên duy trì tập luyện thể thao thường xuyên. Ví dụ như người có số km chạy bộ nhiều nhất trên ứng dụng Strava sẽ được tặng một đôi giày chạy bộ chẳng hạn.

Nhân viên khỏe mạnh về thể chất, thoải mái về tinh thần thì mới có điều kiện để làm việc ngày càng tốt hơn. Do đó, công ty có thể cải thiện môi trường làm việc của mình bằng chính cách quan tâm đến việc chăm sóc sức khỏe cho nhân viên.

• Tăng cường hoạt động vui chơi

Các hình thức vui chơi mà nhiều công ty thường áp dụng có thể kể đến như: team building; sinh nhật tháng; du lịch; cắm trại; liên hoan; giao lưu thể thao; tổ chức ngày văn hóa; tổ chức các sự kiện trong năm như 8/3, 20/10, tất niên, Noel… Có rất nhiều hoạt động vui chơi bạn có thể tổ chức cho nhân viên của mình.

Mục tiêu của các hoạt động vui chơi này thường nhằm giúp nhân viên thoải mái, thư giãn sau quãng thời gian làm việc căng thẳng. Mặt khác, các hoạt động vui chơi cũng giúp nhân viên gắn kết, hiểu nhau và đoàn kết hơn.

Tùy vào tình hình mỗi công ty mà bạn có thể quyết định về hình thức vui chơi, khoảng thời gian vui chơi phù hợp. Thông thường, các công ty có thể xem xét tổ chức vui chơi, teambuilding theo định kỳ hàng quý.

2.2. Các biện pháp xây dựng môi trường làm việc “hạnh phúc”

Những công ty thành công nhất thường đồng thời cũng là những công ty có nhân viên hạnh phúc nhất. Lý do là vì nhân viên hạnh phúc thì mới có thể đạt được năng suất, động lực làm việc và sự sáng tạo cao nhất. Việc xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc vì vậy rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo một số biện pháp dưới đây:

• Minh bạch và rõ ràng mục tiêu và sứ mệnh của công ty

Khi bạn minh bạch, rõ ràng mục tiêu và sứ mệnh của công ty thì từng phòng ban, bộ phận cho đến từng nhân viên sẽ hiểu rõ họ cần làm gì và những nỗ lực của họ đóng góp như thế nào vào thành công chung của công ty.

Mặt khác, việc bạn minh bạch, rõ ràng mục tiêu, sứ mệnh công ty còn giúp các phòng ban, bộ phận và nhân viên phối hợp công việc, cộng hưởng nỗ lực cùng nhau dễ dàng hơn.

Để thực hiện minh bạch, rõ ràng mục tiêu, sứ mệnh, bạn có thể tiến hành một số biện pháp như:

• Tổ chức các buổi lễ công bố mục tiêu hàng năm của công ty có sự góp mặt của tất cả nhân viên hoặc nhân sự cấp trung trở lên
• Truyền thông nội bộ rõ ràng về mục tiêu, sứ mệnh của công ty
• Lắp đặt các bảng thiết kế ở những vị trí dễ thấy tại công ty để truyền thông về mục tiêu, sứ mệnh công ty
• Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về mục tiêu công ty (nếu cần thiết). Ví dụ: một trong những mục tiêu sắp tới của công ty bạn là triển khai thành công phương pháp quản trị mục tiêu OKRs đến cấp phòng ban, bộ phận. Vậy bạn có thể tổ chức cuộc thi tìm hiểu về OKRs để kết hợp làm rõ ràng mục tiêu công ty đến từng nhân viên.
• Xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên

Việc xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên cả về ngắn, trung và dài hạn đều sẽ giúp công ty, nhà quản lý có thể hoạch định được kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, cân đối kế hoạch tuyển dụng.

Lộ trình phát triển cho nhân viên được xác định rõ ràng còn giúp nhân viên yên tâm làm việc, cống hiến tại công ty. Họ sẽ nhìn nhận được trong 1, 3, 5 năm tới và nhiều năm nữa hướng phát triển công việc của họ sẽ như thế nào, họ ở đâu trong công ty.

Để xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên, bạn hãy xác định chính xác tiêu chuẩn nhân sự ngay từ khâu tuyển dụng. Việc phải đúng người và người phải đúng việc. Khi đã chọn được đúng người cho công việc thì bạn có thể đào tạo, phát triển nhân viên thông qua công việc cụ thể, qua các khóa đào tạo ngắn, trung và dài hạn.

Bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý tổng thể nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp hiện nay để dễ dàng quản lý lộ trình phát triển cho nhân viên, hoạch định phát triển đội ngũ nhân tài.

• Giúp nhân viên cân bằng cuộc sống và công việc

Một môi trường làm việc hạnh phúc là môi trường mà ở đó nhân viên có thể làm việc, có thể cống hiến hết mình cho công việc nhưng vẫn đảm bảo cân bằng với cuộc sống cá nhân, cuộc sống gia đình của họ.

Nhân viên của bạn có thể nỗ lực cao độ, tập trung toàn bộ tinh thần, sức lực và phần lớn thời gian của họ để hoàn thành dự án trong 1, 2 tuần thậm chí là 1, 2 tháng. Nhưng về lâu dài, mọi khoảng tập trung cao độ cho công việc của nhân viên cũng cần những có những điểm thư giãn, cân bằng giúp họ tái tạo năng lực, sự sáng tạo và động lực làm việc.

Ví von hình ảnh thì những nỗ lực làm việc của nhân viên cũng như kéo một chiếc lò xo vậy. Nếu lò xò kéo quá căng thì có thể sẽ biến dạng và không thể phục hồi lại được hình dáng ban đầu nữa. Bạn hãy giúp nhân viên của mình cân bằng cuộc sống như một chiếc lò xo có thể co và giãn đúng lúc, cân bằng. Bạn có thể áp dụng một số cách như:

• Một số công ty hiện đã áp dụng chính sách làm việc chỉ từ thứ 2 đến thứ 6. Nhân viên sẽ không phải làm việc ngày thứ 7, hoặc buổi sáng thứ 7 nữa. Điều đó sẽ giúp nhân viên có khoảng nghỉ ngơi cuối tuần dài hơn.
• Nếu bạn muốn cân bằng lợi ích của công ty và mong muốn giúp nhân viên cân bằng công việc – cuộc sống thì bạn có thể áp dụng chính sách ngày thứ 7 làm việc linh hoạt. Điều đó có nghĩa là vào ngày thứ 7 hàng tuần, nhân viên có thể không cần lên công ty làm việc. Họ có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu họ muốn, miễn đảm bảo giải quyết được công việc.
• Bạn cũng có thể áp dụng chế độ ngày nghỉ phép tính nguyên lương hàng năm cho nhân viên trong những dịp như: đám cưới; đám ma (đối với bố, mẹ, vợ, con nhân viên). Những ngày nghỉ phép nguyên lương này sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự quan tâm của công ty dành cho họ.
• Luôn ghi nhận ý kiến đóng góp của nhân viên

Nhân viên sẽ cảm thấy hạnh phúc, được tôn trọng và đánh giá cao khi công ty, nhà quản lý luôn ghi nhận ý kiến đóng góp của họ. Mọi ý tưởng, sáng kiến, mọi đóng góp dù là điên rồ nhất cũng nên được dành thời gian, sự quan tâm phù hợp.

Trong việc ghi nhận ý kiến của nhân viên, bạn có thể áp dụng nguyên tắc của các buổi brainstorming: lắng nghe, ghi nhận tất cả các ý kiến mà không phán xét, không chỉ trích. Về phía nhà quản lý, bạn có thể áp dụng hoặc không áp dụng ý kiến đóng góp của nhân viên nhưng công ty cần có cơ chế và phương thức thuận tiện để mọi nhân viên đều có thể thoải mái đóng góp ý tưởng, ý kiến của mình.

• Khen thưởng và ghi nhận xứng đáng

Muốn nhân viên của mình hạnh phúc, đạt được hiệu suất, hiệu quả làm việc cao hơn, nhà quản lý có thể tạo điều kiện cho nhân viên có được cảm giác của những người chiến thắng. Bạn không nên tiết kiệm những lời khen ngợi, thưởng nóng, chính sách lương hay những ghi nhận xứng đáng khác.

Các buổi khen thưởng, ghi nhận, vinh danh tại công ty nên được tiến hành công khai, trang trọng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dành tặng lời khen ngợi, ghi nhận đối với nhân viên thông qua thư cảm ơn, thông qua các buổi ăn trưa, trao đổi cùng nhau…

• Tuyển chọn người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp chỉ bền vững khi chính những nhân viên làm việc trong doanh nghiệp phù hợp và góp phần vun đắp văn hóa đó. Văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng tới từng nhân viên và ngược lại từng nhân viên cũng góp phần giúp văn hóa doanh nghiệp phát triển hơn.

Vì vậy, ngay từ khâu tuyển dụng ban đầu, bạn hãy xác định nhân viên mình tuyển dụng có thực sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không. Ví dụ như văn hóa doanh nghiệp của bạn đề cao sự chia sẻ, làm việc nhóm. Vậy những nhân viên quá đề cao vai trò cá nhân, mắc bệnh “ngôi sao” hay khó khăn trong việc làm việc nhóm sẽ khó phù hợp văn hóa doanh nghiệp.

• Tránh quản lý vi mô

Nhà quản lý tiến hành quản lý doanh nghiệp theo cách vi mô, quá đi vào chi tiết sẽ bóp nghẹt tính tự chủ, năng lực sáng tạo của nhân viên. Bạn hãy giữ sự vận hành của công ty theo các nguyên tắc cốt lõi còn phương thức thực hiện có thể để nhân viên chủ động sáng tạo, đóng góp ý tưởng.

Khi nhân viên được tin tưởng và không bị quản lý vi mô, họ có thể tự do sáng tạo và đạt được hiệu quả công việc cao hơn. Môi trường làm việc vì vậy cũng được cải thiện, thoải mái hơn với nhân viên.

Liên tưởng về mặt hình ảnh thì nhà quản lý có thể nắm chiếc dây diều cột chặt vào một điểm mốc trên mặt đất. Còn cánh diều, bạn hãy để những cơn gió của sự sáng tạo, tinh thần đột phá của nhân viên nâng tầm cánh diều bay cao hơn đến với thành công và hiệu suất.

Để tránh quản lý vi mô, thay vì yêu cầu nhân viên của bạn báo cáo công việc theo ngày thì bạn có thể đề nghị nhân viên báo cáo theo tuần hoặc theo tháng, báo cáo theo mục tiêu công việc được giao. Thay vì nhân viên phải báo cáo tường tận từng chi tiết công việc thực hiện thì có thể họ chỉ cần báo cáo những điểm cốt lõi, vấn đề quan trọng khi triển khai công việc.

• Quan tâm chính sách phúc lợi cho nhân viên

Ngoài khoản lương hàng tháng, bạn hãy quan tâm đến chính sách phúc lợi dành cho nhân viên của mình. Thông thường, nhân viên sẽ cảm nhận khoản lương là điều họ xứng đáng nhận được khi làm việc cho doanh nghiệp. Còn các phúc lợi là những lợi ích gia tăng mà doanh nghiệp dành tặng cho họ. Điều đó sẽ giúp nhân viên hạnh phúc hơn và cải thiện môi trường làm việc của doanh nghiệp.

Các chính sách phúc lợi bạn có thể tham khảo áp dụng cho nhân viên có thể kể đến như:

• Bảo hiểm sức khỏe gia tăng
• Phụ cấp ăn trưa
• Phụ cấp OT
• Quà tặng sinh nhật
• Thăm hỏi hiếu hỷ
• Thăm hỏi ốm đau
• Phúc lợi team building hàng quý…
• Cân nhắc giờ làm việc linh hoạt

Thông thường nhân viên sẽ cần làm việc theo giờ hành chính, theo quy định thời gian làm việc của công ty. Tuy nhiên một số trường hợp nhân sự đặc thù bạn có thể cân nhắc áp dụng giờ làm việc linh hoạt như:

• Quản lý cấp cao cần giờ làm việc linh hoạt, có thể không áp dụng chấm công vân tay theo giờ ra vào công ty
• Nhân viên kinh doanh đi gặp gỡ, trao đổi chốt hợp đồng với khách hàng
• Nhân viên OT vào ban đêm có thể được làm việc linh hoạt vào hôm sau hoặc được nghỉ phép nguyên lương
• Nhân viên thuộc các nhóm sáng tạo nội dung, thiết kế đồ họa cần khoảng thời gian sáng tạo có thể được áp dụng giờ làm việc linh hoạt, đi muộn hơn.

Việc bạn cân nhắc áp dụng giờ làm việc linh hoạt sẽ giúp nhân viên cảm nhận được công ty đang quan tâm đến họ. Mặt khác trong một số trường hợp, giờ làm việc linh hoạt có thể giúp nhân viên làm việc hiệu quả, sáng tạo và hiệu suất cao hơn.

Nhìn rộng ra, quản lý công việc theo thời gian cũng chỉ là một trong những cách quản lý. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng quản lý công việc của nhân viên theo mục tiêu với giờ làm việc linh hoạt. Nhân viên có thể tự lựa chọn giờ làm việc phù hợp với mình để đáp ứng hoàn thành mục tiêu cá nhân và phù hợp, đảm bảo sự vận hành của phòng ban, bộ phận và doanh nghiệp.

• Hạn chế các cuộc họp không cần thiết

Các cuộc họp không cần thiết, thậm chí vô bổ là thứ giết chết năng suất lớn nhất đối với nhân viên. Các cuộc họp không cần thiết sẽ kéo nhân viên của bạn ra khỏi sự tập trung công việc.

Do đó, bạn hãy đảm bảo các cuộc họp thực sự cần thiết và chỉ có thành viên liên quan, cần thiết mới phải tham gia. Điều đó sẽ giúp công ty bạn tránh được trường hợp nhân viên bị bắt buộc đi họp. Họ ngồi im, không đóng góp ý kiến gì và cũng không giúp cải thiện điều gì cho công việc.

Thay vì các chuỗi họp hành liên miên bạn có thể tìm các phương thức khác tiện lợi, nhanh chóng hơn để kết nối thông tin giữa các thành viên như: email; group chat; bảng thông tin; phần mềm, ứng dụng quản lý công việc… Các phương thức kết nối này sẽ giúp nhân viên của bạn vẫn kết nối công việc được với team, nắm bắt được thông tin mà không phải mất quá nhiều thời gian hay bị gián đoạn công việc.

2.3. Một số ý tưởng khác dành cho nhà quản lý

Để cải thiện môi trường làm việc cho doanh nghiệp, nhà quản lý có thể tham khảo một số ý tưởng khác như:

• Cân nhắc đổi nơi làm việc trong một số trường hợp

Nếu nơi làm việc, trụ sở công ty của bạn gặp một số trường hợp đặc biệt như thường xuyên ngập lụt, tắc đường, bất tiện trong giao dịch với khách hàng, không đảm bảo các yếu tố an toàn, nhu cầu của công ty, của nhân viên… thì bạn nên xem xét đổi nơi làm việc.

Trong một số hoàn cảnh đặc biệt: dịch bệnh, ảnh hưởng thời tiết, thiên tai…doanh nghiệp có thể thay đổi nơi làm việc ở cơ quan sang làm việc tại nhà để đảm bảo an toàn sức khỏe cũng như hiệu quả làm việc cần thiết.

Việc sớm thay đổi nơi làm việc phù hợp sẽ giúp đem đến cho công ty và nhân viên của bạn nhiều lợi ích, đạt được hiệu suất công việc và sự thoải mái cao hơn.

• Trò chuyện thân mật, gần gũi với nhân viên

Bạn không nên biến quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên trở thành quan hệ đối đầu với những xung đột gay gắt. Dù phần thắng thuộc về nhà quản lý hay nhân viên thì thiệt hại cũng luôn ảnh hưởng tới công ty.

Bạn có thể trò chuyện thân mật, gần gũi với nhân viên của mình để kéo gần hơn khoảng cách giữa 2 bên. Văn phòng công ty cũng có thể cung cấp bữa ăn miễn phí vào trưa thứ 6 hàng tuần để tất cả thành viên có thể liên hoan và trò chuyện thoải mái cùng nhau. Hoặc bạn cũng có thể đi ăn trưa cùng nhân viên hàng ngày để hiểu hơn về họ.

• Phản hồi ý nghĩa dành cho nhân viên

Nhà quản lý có thể đưa ra các phản hồi có ý nghĩa, thích hợp, đúng thời điểm dành cho nhân viên của mình. Những phản hồi này không nên mang tính chất chỉ trích mà mục tiêu là để nhân viên hoàn thành, cải thiện công việc tốt hơn. Bạn có thể xem xét phản hồi qua các buổi đối thoại 1 – 1 với nhân viên để họ dễ tiếp thu hơn.

3. Tham khảo môi trường làm việc tốt và lý tưởng

Để cải thiện môi trường làm việc cho công ty của mình, bạn có thể tham khảo một số doanh nghiệp khác đã thực hiện thành công quá trình này.

3.1. Tập đoàn Kao

Tập đoàn Kao là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc cải thiện môi trường làm việc hiện nay. Một số cách thực hiện cụ thể đã được Kao triển khai có thể kể đến như:

• Áp dụng 5,5 ngày làm việc / tuần ngay từ khi mới thành lập công ty năm 1996
• Áp dụng 5 ngày làm việc / tuần không lâu sau đó
• Áp dụng chính sách thời gian làm việc linh hoạt cho nhân viên cần đưa con đến trường hoặc chăm sóc người thân bị bệnh
• Tài trợ 100% chi phí mua bảo hiểm sức khỏe cho người thân của nhân viên
• Duy trì và phát triển môi trường làm việc năng động, thân thiện, cân bằng giữa công việc và cuộc sống

3.2. Vinamilk

Còn với Vinamilk, doanh nghiệp thường xuyên được vinh danh là một trong những nơi làm việc tốt nhất Việt Nam đã áp dụng những cách cải thiện môi trường làm việc như:

• Tòa nhà Vinamilk được thiết kế cả khu vực sân vườn, hồ bơi, phòng tập thể dục, Yoga… giúp nhân viên thoải mái nhất tại nơi làm việc
• Xây dựng văn hóa công ty theo 6 nguyên tắc: Chính trực, trách nhiệm, xuất sắc, hợp tác, sáng tạo và hướng đến kết quả
• Thiết lập các chủ đề theo từng năm của công ty như: “Dũng cảm đổi thay”; “Thay đổi để tăng trưởng”… giúp nhân viên luôn duy trì được động lực, sự sáng tạo và nỗ lực làm việc
• Áp dụng bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên và người thân của cán bộ quản lý
• Tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận, học hỏi những công nghệ hàng đầu trên thế giới
• Triển khai các chương trình đào tạo nhân tài, xây dựng lực lượng kế cận, nhân tài cho công ty

3.3. Bảo Việt

Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ vào tháng 7/2020, đã được vinh danh là “Nơi làm việc tốt nhất châu Á 2020”. Đây là lần thứ 3 liên tiếp Bảo Việt vinh dự nhận giải thưởng này. Các chỉ số đo lường mức độ hài lòng của nhân viên đối với nơi làm việc tại Bảo Việt đều cao ấn tượng, cụ thể như sau:

• Động lực làm việc của nhân viên Bảo Việt cao hơn 0,55 điểm so với 308 đơn vị được bình chọn
• Chỉ số đo lường tình cảm gắn kết, sự nhiệt huyết, sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp lên đến 4,4 / 5 điểm
• Chỉ số khuyến khích nhân viên bày tỏ quan điểm đạt mức 4,19 điểm

3.4. Google

Google luôn là một trong những công ty có môi trường làm việc đáng mơ ước nhất trên thế giới. Google cũng là một “câu chuyện” thành công trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Các doanh nghiệp khác có thể tham khảo cách cải thiện môi trường làm việc của Google ở một số điểm như:

• 73% nhân viên của Google thấy công việc hàng ngày của họ có giá trị, đóng góp vào sứ mệnh của công ty là tổ chức thông tin toàn thế giới
• Google là một trong những công ty đầu tiên cho phép nhân viên làm việc theo khung thời gian linh hoạt để nhân viên sáng tạo và đạt năng suất cao hơn
• Google có cả những nhân viên chỉ có 1 nhiệm vụ duy nhất là giữ cho các nhân viên khác có được cảm giác hạnh phúc
• Các phúc lợi đa dạng của Google có thể kể đến như bữa ăn, khám bệnh miễn phí, trợ cấp đi lại…
• Google cũng là 1 trong những công ty hiếm hoi cho phép nhân viên mang thú nuôi đến nơi làm việc vì lãnh đạo Google tin rằng điều đó sẽ giúp môi trường làm việc thoải mái, vui vẻ hơn và nhân viên sẽ đạt được năng suất làm việc cao hơn
• Môi trường làm việc của Google đề cao sự thoải mái, linh hoạt trong cách làm việc.

3.5. Facebook

Vào năm 2011, 2013 và 2018, Facebook đã được vinh danh ở vị trí số 1 trong danh sách các môi trường làm việc lý tưởng của Glassdoor. Các cách cải thiện môi trường làm việc đáng chú ý của Facebook có thể kể đến như:

• Bữa ăn miễn phí
• Dịch vụ y tế, dịch vụ nha khoa tại chỗ
• Dịch vụ giặt ủi
• Bốn tháng nghỉ thai sản được trả lương
• Minh bạch sứ mệnh của công ty là cung cấp cho mọi người sức mạnh để xây dựng cộng đồng và mang thế giới lại gần nhau hơn. Sứ mệnh của công ty có tác động trên toàn cầu và tạo được sức thu hút, nguồn cảm hứng sáng tạo cho nhân viên của Facebook.
• Nhân viên được giao nhiệm vụ dựa trên thế mạnh của từng cá nhân chứ không phải dựa trên chức danh
• Nhân viên được khuyến khích đặt câu hỏi và thậm chí có thể chỉ trích những người quản lý của mình
• Ở môi trường làm việc của Facebook, mọi nhân viên đều có giá trị và có tiếng nói riêng của mình.

3.6. MCDonald’s

MCDonald’s không chỉ một thương hiệu đồ ăn nhanh nổi tiếng trên toàn cầu mà còn là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới tập trung phát triển năng lực của nhân viên. Tại Anh, MCDonald’s đã chi ra 36 triệu bảng mỗi năm để nhân viên của mình được đào tạo và đạt các bằng cấp được công nhận trên toàn nước Anh. Chương trình hỗ trợ đào tạo của MCDonald’s tại Anh được triển khai từ năm 2006 và đã trao hơn 35.000 bằng cấp, chứng chỉ cho nhân viên.

3.7. Salesforce

Salesforce là công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, chuyên cung cấp giải pháp CRM – quản lý quan hệ khách hàng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Salesforce nằm trong danh sách 100 công ty tốt nhất để làm việc do tạp chí Forbes danh tiếng bình chọn.

Những yếu tố khiến Salesforce được bình chọn cao như vậy có thể kể đến như:

• 30.000 nhân viên của Salesforce được chi trả đến 56 giờ công mỗi năm để thực hiện các hoạt động tình nguyện. Salesforce khuyến khích nhân viên hoạt động tình nguyện, chia sẻ với cộng đồng và cam kết tạo ra một môi trường làm việc độc đáo, bổ ích.
• Nhân viên được khuyến khích học hỏi, cải thiện kỹ năng thông qua cổng thông tin nội bộ của Salesforce chứa các tài nguyên khóa học, chương trình đào tạo và hướng dẫn. Nhân viên của công ty cũng được khuyến khích chia sẻ kiến thức, thúc đẩy nhau thăng tiến trong công việc, sự nghiệp.

Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu cách cải thiện môi trường làm việc. Sẽ khó có một mẫu số chung nào trong xây dựng, cải thiện môi trường làm việc có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp khác nhau. Bạn có thể tham khảo các biện pháp cải thiện cũng như thực tế các doanh nghiệp đã từng triển khai cải thiện môi trường làm việc để áp dụng phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Nếu cần thêm thông tin hay tư vấn về cải thiện môi trường làm việc, bạn có thể liên hệ với VNOKRs. Đội ngũ chuyên gia VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp kiến tạo môi trường làm việc phù hợp, giúp gia tăng, tối ưu hóa hiệu suất, hiệu quả làm việc.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital

• Số điện thoại liên hệ: 0904.2323.69
• Email hỗ trợ: [email protected]
• Địa chỉ công ty: 25 Nam Đồng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
• Link phần mềm: https://okrs.vn/phan-mem-okrs
• Link blog: https://blog.okrs.vn/
• Link website: https://okrs.vn/