Kiến thức OKRs

4 Lý do vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý OKRs

admin
 - Tháng Tám 13, 2020

Phần mềm không phải yếu tố quan trọng nhất cho sự thành công của việc triển khai OKRs. Tuy nhiên nếu sử dụng phần mềm đúng, việc triển khai sẽ dễ dàng và đúng hướng hơn.

Dưới đây là 4 lý do vì sao bạn cũng nên sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu OKRs

1. Rõ ràng và có định hướng 

Nhân viên không đạt được mục tiêu do rất nhiều lý do khác nhau. Tuy nhiên, đa số các lý do này có thể tóm gọn lại thành 1 nguyên nhân lớn: Họ không hiểu mục tiêu mà họ đang phải cố gắng đạt được.

Một trong những yếu tố cần có của OKRs là tính trong suốt. Điều đó có nghĩa là nhân viên cần biết/hiểu mục tiêu của công ty (giám đốc) và nhóm mình (trưởng nhóm)

Một công cụ OKRs giúp cho toàn bộ thành viên của công ty có thể nhìn rõ OKRs của các thành viên khác, bao gồm cả giám đốc là rất quan trọng.

Tất cả các mục tiêu được liên kết với các mục tiêu của công ty, giúp nhân viên dễ dàng cảm thấy mối liên hệ giữa công việc của họ và toàn bộ công ty. 

Mức độ minh bạch này sẽ giúp các nhân viên nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh, kết nối chặt chẽ hơn với công việc mà nhóm của họ đang làm để thúc đẩy hoạt động của công ty. 

Khi ai đó cần được hỗ trợ, đồng nghiệp của họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn khi giúp đỡ họ. Vì mọi người đều có thể thấy công việc của những người khác đang đóng góp như thế nào cho chính công việc của họ. 

2. Tập trung và cam kết vào mục tiêu

Một trong những khó khăn lớn nhất mà các công ty hay gặp phải, đặc biệt là những công ty còn non trẻ, là “Hội chứng đối tượng tỏa sáng – Shiny Object Syndrome”. 

Hội chứng này chính là sự tai hại khi bạn cứ mải miết theo đuổi từ dự án này sang dự án khác mà không mảy may có chút ý thức nào về các ưu tiên; hay khi bạn không thể tập trung vào một công việc nào đó đủ lâu để tạo ra một sự khác biệt rõ ràng. Đây không phải là câu chuyện “con cá nào to hơn?”, mà thay vào đó là sự bất đồng về việc chọn con cá nào để làm thịt. 

OKRs giúp bạn giảm bớt sự ảnh hưởng của Hội chứng đối tượng tỏa sáng, bằng cách buộc bạn phải hiểu rõ về mục tiêu bạn thực sự muốn đạt được và các bước bạn cần thực hiện để hoàn thành chúng. OKRs yêu cầu bạn đặt ra những ưu tiên ngay từ đầu và tập trung vào chúng để đạt được những kết quả có thể đo lường được. 

Mỗi ngày khi bạn truy cập vào phần mềm OKRs của mình, bạn sẽ biết rằng bản thân đang có những mục tiêu không thể xa rời!

Bởi vì OKRs được thiết kế để thúc đẩy nhân viên của bạn không ngừng làm việc tốt hơn, chúng cũng là một cách tuyệt vời để thúc đẩy kỷ luật giữa các nhóm. Nếu mọi người đều có thể nhìn thấy và hiểu công việc mà các nhóm khác đang làm, điều đó sẽ thêm ý thức trách nhiệm cho nhân viên của bạn để hoàn thành nhiệm vụ của họ. 

Không cần công khai chê trách nhân viên, nhưng bạn cần làm rõ rằng các nhân viên  của bạn sẽ phải chịu trách nhiệm cho những thành công và thất bại của họ. 

Việc tạo ra OKRs và công khai chúng, tự điều đó đã tạo ra tính cam kết từ người sở hữu OKRs. 

3. Theo dõi và điều chỉnh 

Một trong những sức mạnh của OKRs theo John Doerr là “Theo dõi & Điều chỉnh”.

Thông thường cấp trên sẽ giao việc cho cấp dưới và nhận các báo cáo cho tới khi thời hạn kết thúc.

Tuy nhiên với OKRs, còn có hình thức theo dõi tiến độ chặt chẽ hơn, gọi là “Check-in”.

Việc Check-in diễn ra hàng tuần, với các câu hỏi cần trả lời:

  • Kế hoạch và tiến độ công việc
  • Điều gì đang tạo ra các trở ngại
  • Làm thế nào để giải quyết các trở ngại
  • Mức độ tự tin của việc hoàn thành OKRs.

Check-in thường xuyên sẽ giúp cấp trên và cấp dưỡi cùng theo sát được công việc, nhanh chóng tìm ra các vấn đề trong chu kỳ thực hiện OKRs và cùng nhau giải quyết các trở ngại.

Một phần mềm OKRs cần có tính năng Check-in để rèn luyện thói quen quan trọng này hàng tuần trong toàn bộ công ty.

4. Tạo ra động lực toàn công ty

Lợi ích lớn cuối cùng của OKRs là khiến bạn nhạy cảm hơn và cảm nhận rõ hơn tiến độ của toàn công ty, từ CEO cho đến nhân viên trẻ nhất. Động lực là điều rất quan trọng cho tăng trưởng kinh doanh và lên dây cót tinh thần. 

Khi nhân viên của bạn hiểu những gì họ nên làm và thấy rõ tiến độ thực hiện mục tiêu của bản thân, họ sẽ dễ dàng cảm thấy tầm quan trọng của những việc mà bản thân đã làm, giống như họ đang đạt được một điều gì đó to lớn hơn

Ngay cả khi công ty của bạn không thực sự làm được nhiều việc hơn với OKRs, thì sự nhạy cảm với tiến độ vẫn không thay đổi, vì bạn có thể thấy tiến trình bạn đang đạt được. Và điều đó góp một phần quan trọng vào việc duy trì tinh thần và năng suất của nhân viên trong tương lai.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận