Kiến thức OKRs

12 Lỗi sai OKRs thường gặp & cách khắc phục

admin
 - Tháng Hai 5, 2020

Khi xây dựng và ứng dụng OKRs, có nhiều doanh nghiệp loay hoay thậm chí “vấp ngã”, khi chưa thấy được hiệu quả thì bất ổn trong tổ chức là điều không thể tránh khỏi.. Trước, trong và sau khi thực hiện OKRs có rất nhiều lỗi khiến không phát huy hết được đặc tính, sức mạnh của OKRs. Cùng VNOKRs tổng kết các lỗi tiềm năng đang trực chờ bạn khi quyết định đưa OKRs vào doanh nghiệp

Nếu bạn không có thời gian xem video thì có thể xem các lỗi sai mà chúng tôi đề cập dưới đây:

1. OKRs thác đổ – giao từ trên xuống

OKR là phương pháp quản trị theo mục tiêu với việc thiết lập các kết quả then chốt nhằm đo lường thực hiện mục tiêu. OKRs thường được đặt ra trong ngắn hạn và quay vòng liên tục, Mục tiêu này hoàn thành thì mục tiêu khác sẽ được thiết lập. 

Tại các doanh nghiệp Việt Nam, chúng ta vẫn đang tồn tại một loại văn hóa vô hình là văn hóa chỉ đạo (management by order) từ trên xuống, sếp bảo gì nhân viên phải làm nấy – tức mối quan hệ 1 chiều

Ngược lại, OKRs là phương pháp quản trị theo mục tiêu, mà mục tiêu ở đây được thiết lập và xây dựng trong mối quan hệ các bên cùng tham gia.

OKRs chỉ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, mang lại các lợi ích về tính nhanh nhẹn, chủ động, sáng tạo…. khi tất cả mọi người cùng tham gia xây dựng mục tiêu và cam kết thực hiện mục tiêu đó.

OKRs chắc chắn sẽ không mang lại hiệu quả nếu chỉ được thiết lập và giao từ trên xuống.

XEM THÊM | 8 Lợi ích “vượt trội” của OKRs đối với doanh nghiệp – OKRs.vn

2. Quá nhiều mục tiêu

Ngập lụt trong công việc, ngập lụt trong các mục tiêu, ai sẽ thực hiện tốt công việc và đạt được mục tiêu mong đợi? 

OKRs được xây dựng và thiết lập để tăng tính tập trung của tổ chức, mọi người cùng hướng tới thực hiện và hoàn thành mục tiêu, nhưng nếu quá nhiều mục tiêu, việc xác định mục tiêu trọng tâm để phân bổ nguồn lực thực hiện khó mà chính xác. 

Trong toán học, nếu có quá nhiều vector chung một gốc mà đi theo nhiều hướng khác nhau, tổng của chúng sẽ bằng không.

Do vậy, để ứng dụng OKR hiệu quả, chúng ta cần hiểu bản chất OKRs là nhằm tăng tính tập trung cho tổ chức thực hiện được mục tiêu, mục tiêu cần rõ ràng, cụ thể và then chốt, không dàn trải quá nhiều mục tiêu trong cùng 1 thời điểm.

Lỗi OKRs thường gặp: Xác định quá nhiều mục tiêu

Chúng ta thường không đủ nhân lực và thời gian để thực hiện quá nhiều mục tiêu cùng lúc. Việc xác định quá nhiều mục tiêu còn khiến doanh nghiệp không xác định được đâu là mục tiêu quan trọng nhất, cần tập trung, ưu tiên hoàn thành.

3. Mục tiêu mới không tiến bộ so với mục tiêu cũ

Trong môi trường làm việc, nếu mục tiêu lúc nào cũng như nhau thì sẽ tạo nên một không khí nhàm chán. Tại thời điểm này, mục tiêu A được thiết lập, tại thời điểm khác nên là mục tiêu B – mang tính chất thách thức cao hơn hoặc mới mẻ hơn.

Khi đó nhân viên trong công ty mới hào hứng và tận tâm cống hiến mà thực hiện mục tiêu. OKR luôn thiết lập các mục tiêu trong ngắn hạn (thường theo quý), mỗi một thời điểm, doanh nghiệp cần xác định và thống nhất các mục tiêu trọng yếu, các mục tiêu tiến bộ và thách thức bao giờ cũng mang lại đột phá nhiều hơn cho doanh nghiệp.

4. Mục tiêu quá thách thức hoặc không đủ thách thức

Mục tiêu khi nào là vừa đủ?

  • Ở quan điểm của người nhân viên (người lao động): có xu hướng thích nhàn, thích mục tiêu dễ thực hiện
  • Ở quan điểm của chủ doanh nghiệp (người sử dụng lao động): thường có những mong đợi cao hơn, thích đưa ra các mục tiêu thách thức

OKR nếu được thiết lập chỉ dựa trên một chiều người lao động hoặc người sử dụng lao động thì mục tiêu dễ có thể đi theo một trong hai chiều hướng là quá thách thức hoặc không đủ thách thức.

Không đủ thách thức thì việc đạt được mục tiêu quá dễ dàng, không cảm thấy được tận dụng hết tài năng, nhân viên sẽ tự động sinh chán nản, không mang lại nhiều lợi ích và đột phá cho doanh nghiệp. Nhưng quá thách thức thì khả năng dễ gây tâm lý hoang mang nản chí cho người lao động.

Cơ bản các Key Results luôn cần phải SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có tính thực tế và Trong giới hạn thời gian xác định) thì mới là mục tiêu tạo động lực thực thi công việc, mang lại lợi ích và đột phá cho doanh nghiệp.

Một hệ thống OKRs tối ưu phải khuyến khích nhân viên thiết lập ít nhất vài mục tiêu của chính họ và nhiều nhất là tất cả mục tiêu của họ, khoảng không gian tự do này giúp nhân viên vươn lên xa hơn, “mục tiêu càng cao, biểu hiện công việc càng cao”.

Những người tự chọn “hành trình” cho mình sẽ có nhận thức sâu hơn làm thế nào để đến đích của “hành trình” đó – khi người khác vạch ra “hành trình” để về đích cho chúng ta, điều đó sẽ không khiến chúng ta đủ hăng hái như chính chúng ta chọn.

OKRs không tham vọng là một lỗi thường gặp

Mấu chốt của việc đặt mục tiêu là nên tuân thủ quy ước SMART.

5. Mục tiêu các phòng ban không đồng bộ với nhau

Doanh nghiệp là một chỉnh thể thống nhất, là sự tương tác giữa các cá nhân, phòng ban trong đội ngũ nhằm hướng tới thực hiện mục tiêu chung. Một trong những sai lầm khiến OKR thất bại là không sát sao và thiết lập mối quan hệ tương tác giữa các cá nhân, phòng ban.

Nói nôm na theo kiểu “mạnh ai người nấy sống”, mỗi phòng mỗi việc, mỗi phòng một mục tiêu không liên quan đến nhau, dẫn đến một tổ chức rời rạc, không đi đến được mục tiêu thống nhất.

Sản phẩm thì phụ thuộc vào kỹ sư, chiến dịch quảng bá lại phụ thuộc vào nhân viên marketing. Khi doanh nghiệp trở nên phức tạp, từng cá nhân cô lập sẽ không có sức sáng tạo và tìm ra giải pháp tốt bằng việc kết nối nhóm để tìm công cụ giúp họ về đích nhanh hơn, do vậy phối hợp chức năng đa chiều giữa các nhóm là cần thiết.

Lý do là từ tâm lý chuyên quyền của những người lãnh đạo, bên phương Tây, người ta hay thuyết giảng về khả năng phân quyền và ở cấp trên với cấp dưới.

Nếu cấp lãnh đạo xác định được mục tiêu chung của tổ chức phải cùng được thực hiện bởi tất cả các thành viên trong đội ngũ, và cấp lãnh đạo đề nghị tinh thần phát huy được tài năng, sở trường của từng người, lúc đó chi phí quản lý sẽ bằng không!

Mục tiêu không đồng bộ sẽ khiến OKRs đi sai hướng

Mục tiêu thiếu tính đồng bộ không chỉ khiến OKRs không thể hoàn thành mà còn gây lãng phí nhân lực, thời gian đồng thời tạo tâm lý hoang mang trong tập thể nhân viên.

TÌM HIỂU THÊM

6. Xác định OKRs nhưng lãng quên OKRs

Loay hoay xác định đặt ra mục tiêu, loay hoay thiết lập các kết quả then chốt, nhưng lại quên mất việc theo dõi đo lường thực hiện – một sai lầm nghiêm trọng khi quên đi bản chất của OKR. 

OKR, anh đặt ra mục tiêu, anh thiết lập kết quả then chốt, nhưng anh có đánh giá nó thường xuyên định kỳ không, có nắm rõ được tiến trình thực hiện mục tiêu ấy đang như thế nào, đến thời điểm nghiệm thu đã đã được bao nhiêu phần mục tiêu, đến thời điểm yêu cầu anh đạt 100% mục tiêu anh có dự trù được cần thêm gì không? 

Trong cuốn sách Measure What Matters nói về OKRs của John Doerr, ông đưa ra ví dụ về công ty Lumeris, ở đây có hai văn hoá nội bộ đang “chọi” nhau:

  • Essense – cổ đông lớn của công ty, làm về bảo hiểm y tế, rất e ngại rủi ro và nuôi nấng mô hình kinh doanh “quyền sở hữu”
  • Lumeris thì thúc đẩy công nghệ cao, xử lý dữ liệu và muốn chia sẻ chúng ra thế giới…

Đây là khi mà những hàng rào văn hoá chưa được xác định rõ ràng, giống như kháng thể trong cơ thể không hợp, cơ thể sẽ nhanh chóng đào thải “nội tạng – OKRs” được ghép vào.

Quy trình OKRs nếu không được “ghép tạng” thật quy củ, mà chỉ hời hợt, thì dễ là các bác sĩ ở trường hợp trên sẽ chỉ cập nhật số liệu vào cuối kỳ trước cuộc họp ban giám đốc, “tôi đã hoàn thành chỉ số đo” rồi nhé. Cần phải có những chuyên gia đến khảo sát “bức tường văn hoá” đang thường trực ở trong doanh nghiệp và cải tạo chúng để tìm ra một phiên bản OKRs phù hợp.

Xác định OKRs nhưng lãng quên OKRs là lỗi lớn nhiều cá nhân mắc phải

Lãng quên OKRs là cách thực hiện hời hợt, không đánh giá, đo lường thường xuyên.

7. Có quá nhiều KRs – Kết quả chính

Chúng ta đã biết OKR được cấu phần có 02 phần chính là O- Mục tiêu và KR- Kết quả then chốt. Một O luôn gắn liền với khoảng từ 2-3 KR. Đã gọi là kết quả then chốt thì không thể nào dàn trải và có quá nhiều kết quả. 

Do đó khi thiết lập OKR luôn cần chú ý đến việc thiết lập các KR phù hợp đo lường được chính xác hiệu quả, mức độ hoàn thành của mục tiêu. 

Việc thiết lập quá nhiều kết quả then chốt hoặc nhiều kết quả then chốt nhỏ sẽ làm cho mục tiêu bị pha loãng, khó xác định mức độ hoàn thành của mục tiêu. Sai lầm của các nhà quản trị là muốn đo lường mục tiêu ở nhiều mặt, sự sợ đánh giá sai hoặc bỏ sót một kết quả nào đó làm nhà quản trị thấy không đáng bị bỏ ra, do đó cứ cố gắng thiết lập nhiều KR. 

Nhưng có lẽ việc thiết lập nhiều KR trong doanh nghiệp mong muốn áp dụng OKR thì sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi.

8. Kết quả chính không đo lường được hoặc khó hiểu

KR trong OKR đóng vai trò là công cụ để có thể đo lường được hiệu quả của mục tiêu. Bởi vậy nếu KR không đo lường được hoặc khó hiểu thì chắc chắn một điều KR không đúng, không chính xác, việc thiết lập KR đang chưa đi đúng hướng, chưa tập trung được vào mục tiêu, tổ chức chưa thực sự hiểu mục tiêu đặt ra sẽ được định hình đo lường như thế nào.

9. Nhầm lẫn giữa Task và KRs

Kết quả chính – Key result, nhiệm vụ công việc – Task, đây là 2 thuật ngữ hoàn toàn tách biệt nhau. Nhưng trong OKR rất nhiều doanh nghiệp khi thiết lập Kết quả chính thường bị nhầm lẫn với task công việc. Task công việc là chỉ hành động phải làm công việc gì.

Còn kết quả chính là chỉ kết quả của 1 hành động phải đạt được như thế nào. Tuy nhiên hiện tại khá nhiều doanh nghiệp vẫn đang có sự nhầm lẫn khi thiết lập KR bị nhầm lẫn với task công việc. 

Việc thiết lập không chính xác KR sẽ dẫn đến việc đo lường hiệu quả mục tiêu không chính xác và không mang lại hiệu quả khi xây dựng và ứng dụng OKR tại doanh nghiệp.

Không nên gắn lương thưởng vào khi thực hiện OKRs

Các hoạt động tạo động lực để thúc đẩy OKR chỉ nên dừng lại ở các hoạt động tuyên dương, khen ngợi, hoặc vật chất theo các hình thức khác chứ không nên gắn vào chế độ lương thưởng tại công ty.

10. Gắn OKRs trong một công thức lương thưởng

OKR là phương pháp quản trị theo mục tiêu, thúc đẩy sự sáng tạo và chủ động thực hiện công việc của cá nhân, đội nhóm trong tổ chức. Bởi vậy, nếu gắn OKR trong một hình thức tưởng thưởng sẽ vô hình chung làm giảm đi hiệu quả của phương pháp quản trị này. 

Nếu KPI là hình thức đánh giá hiệu quả công việc để tăng giảm tỷ lệ lương thưởng, thì OKR lại không thể là như thế. OKR là việc thiết lập mục tiêu và các KR chủ động từ chính những con người thực thi công việc. Việc thiết lập OKR cần được chủ động và tách rời với lương thưởng.

Các hoạt động tạo động lực để thúc đẩy OKR chỉ nên dừng lại ở các hoạt động tuyên dương, khen ngợi, hoặc vật chất theo các hình thức khác chứ không gắn vào chế độ lương thưởng tại công ty.

11. Máy móc

Chúng ta phải thừa nhận một điều rằng, người Việt Nam rất thông minh, học hỏi rất nhanh và dễ ứng dụng những tiến bộ của thế giới vào trong nước. Nhưng trong nhiều trường hợp chúng ta máy móc áp dụng mà chưa thực sự hiểu hết bản chất vấn đề.

OKR không phải là phương pháp quản trị mới trên toàn thế giới. Việc áp dụng máy móc, không tuân theo sự phát triển tự nhiên của tổ chức vô hình chung lại không mang lại hiệu quả cho tổ chức.

Khi thực hiện áp dụng bất kỳ một phương pháp quản trị nào thì nhà quản trị đều phải đánh giá xem xét trên nhiều yếu tố góc độ của bối cảnh tổ chức. Bối cảnh tổ chức cho phép áp dụng không, cho phép áp dụng như thế nào để có sự linh hoạt trong việc áp dụng vào chính tổ chức mình.

Lỗi OKRs thường gặp là xác định mục tiêu máy móc

Xác định mục tiêu máy móc không thể tạo động lực thực hiện cho nhân viên đồng thời rất khó để kiểm soát sự nỗ lực của nhân viên.

12. Đặt ra OKRs nhưng không thực thi

Trường hợp đặt OKRs nhưng không thực hiện là biểu hiện của mục tiêu chưa tốt hoặc OKRs đang không tạo được động lực cho nhân viên. Về việc này cần phải xem xét lại cách quản lý nhân sự theo OKRs đã đúng chưa, cần điều chỉnh lại phần nào.

Để đảm bảo sự thống nhất, quyết tâm thì người đứng đầu doanh nghiệp cần thực sự gương mẫu, nỗ lực để mọi thành viên trong doanh nghiệp hiểu vai trò bản thân với mục tiêu chung công ty, đồng thời giúp nhân viên hiểu được mục tiêu đó có ý nghĩa gì với giai đoạn hiện tại của doanh nghiệp.

Đặt ra OKRs nhưng không thực hiện là một sai lầm lớn

Khi không ý thức được vai trò cá nhân trong mục tiêu chung, thiếu đi động lực, mục tiêu chỉ đặt ra cho có, không mang lại kết quả tích cực.

Kết luận,

Với việc ứng dụng OKR trong doanh nghiệp, việc phạm phải sai lầm là những điều không thể tránh khỏi. Song, với các sai lầm chính được nêu ra bên trên một phần như lời cảnh báo hỗ trợ doanh nghiệp cẩn trọng hơn và cố gắng tránh các sai lầm mà đã được nhiều doanh nghiệp tổ chức kinh qua quá trình ứng dụng OKR đúc kết lại.

OKR là phương pháp quản trị có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, do đó khi thực thi cần phải tìm hiểu kỹ về OKRs đồng thời có sự nghiêm túc khi ứng dụng OKRs trong xuyên suốt các giai đoạn.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận