Kiến thức OKRs

Hướng dẫn các bước toàn công ty học tập OKRs

Toan Nguyen
 - Tháng Mười Một 13, 2020

Bạn có thể nghe đâu đó rằng “Làm OKRs dễ, OKRs rất đơn giản”. Đúng vậy OKRs rất “đơn giản” tuy nhiên OKRs vẫn là một mô hình quản trị mục tiêu, nó chỉ đơn giản hơn các mô hình khác nhưng thực sự vẫn rất khó. Dù sao đây cũng là vấn đề liên quan đến phạm quản trị doanh nghiệp, không phải chỉ là một bài thực hành quản lý nhỏ.

Vì vậy để bắt đầu với OKRs toàn bộ công ty cần một số điều kiện và sự chuẩn bị.

Bước 1: Lãnh đạo quyết tâm và chủ động học hỏi

Để toàn bộ tổ chức có thể thực hiện được OKRs, sự quyết tâm và chủ động tìm hiểu của lãnh đạo cấp cao, bao gồm cả CEO là điều bắt buộc. Áp dụng OKRs không phải là việc đưa một công cụ vào làm việc, điều này đòi hỏi mọi người trong tổ chức phải thay đổi cách suy nghĩ, cách tư duy và cách giao tiếp. 

Bất cứ thay đổi nào cũng cần có động lực nhất định và những cố gắng vượt khỏi khuôn khổ thông thường. Vì vậy:

“Nếu Sếp không quyết tâm, Tại sao nhân viên phải quyết tâm”

Việc chuyển sang áp dụng OKRs phải do chính CEO đứng ra lãnh đạo sự thay đổi. Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng có sẵn điều đó, vậy nên đôi khi bản thân CEO cũng cần được thuyết phục. 

Nếu bạn là một quản lý đang rất muốn áp dụng OKRs vào tổ chức của mình và đang cần nhận được sự ủng hộ của CEO bạn cần phải:

  • Cho thấy lợi ích và tác động kinh doanh đến tổ chức nếu áp dụng OKRs. 
  • Đưa ra các trường hợp điển hình, tương đồng với tổ chức (Đừng lấy Google ra làm ví dụ nếu tổ chức của bạn khác xa Google)
  • Dự trù thời gian ngân sách để vận hành OKRs.

Bạn có thể tìm hiểu bài viết: Lợi ích của OKRs.

Bước 2: Nhân viên hiểu rõ lý do cần OKRs và đồng lòng thực hiện

Tổ chức của bạn là tập hợp rất nhiều kiểu người với rất nhiều tính cách khác nhau. Khi bắt đầu quá trình thực hiện OKRs, một số người sẽ thích và hợp với nó ngay từ đầu, trong khi những người khác sẽ có sự phản kháng. Hầu hết đều sẽ phát sinh nhiều sự hoài nghi về những thay đổi:

  • Tại sao chúng ta phải sử dụng OKRs ?
  • Đây có phải một công cụ kiểm soát khiến chúng ta thêm mệt mỏi?
  • Việc này quá mất thời gian
  • Mô hình quen thuộc cũ đang rất ổn mà.
  • Giám đốc luôn nghĩ ra những thứ mới và phức tạp.

Thực tế là những điều hoài nghi này của nhân viên là… rất đúng. Các nhà lãnh đạo đã từng tìm hiểu và áp dụng rất nhiều mô hình vào doanh nghiệp tuy nhiên lại không đi sâu và quyết tâm cùng với nó. 

Vì vậy nhân viên họ đã rất nhiều lần tưởng chừng “Tổ chức sẽ thay đổi toàn diện” nhưng không! Mọi kế hoạch đều vẽ ra và để đấy. Mỗi lần như vậy tốn rất nhiều thời gian của tổ chức và thực sự khiến nhân viên chán nản.

Hãy bắt đầu việc áp dụng OKRs bằng cách nói rõ lý do với tất cả mọi người về việc

  • Tại sao chúng ta cần Quản trị bài bản?
  • Tại sao chúng ta chọn OKRs?
  • OKRs sẽ mang lại lợi ích gì cho cả công ty, cho các quản lý và cho nhân viên?”

Nếu bạn là một người lãnh đạo, hãy cho nhân viên của mình thấy sự quyết tâm của bạn. Bạn hãy làm gương cho tổ chức trong việc chủ động học hỏi OKRs. Giúp đỡ mọi người tìm hiểu, giải đáp những mối nghi hoặc và cho họ biết OKRs sẽ giúp được gì cho họ.

Hãy bắt đầu việc này bằng các buổi thuyết trình truyền cảm hứng. Hãy nhớ rằng bạn cần thuyết phục chứ không phải ép buộc. Nếu bạn không có tạo cảm hứng cho nhân viên qua bài thuyết trình, hãy xem xét việc mời một chuyên gia về OKRs từ bên ngoài. Xu hướng của con người là tin vào lời nói khách quan từ một chuyên gia.

Một mẹo nhỏ khác là bạn có thể trao đổi và tìm kiếm sự ủng hộ từ những Người có ảnh hưởng (Influencer) trong tổ chức. Bạn cần trao đổi với họ về việc tại sao chúng ta cần áp dụng OKRs và tìm hiểu những lo ngại của họ là gì. 

Bên cạnh đó cũng đừng quên trò chuyện với những “Người phản kháng” hãy giải thích rõ hơn lý do tại sao tổ chức phải chọn OKRs. Và nếu cần thiết hãy thể hiện quyết tâm cao để những cá nhân này biết “Hoặc bạn phù hợp với OKRs, hoặc bạn sẽ không phù hợp với công ty”. Không có lý do gì để chỉ vì một vài cá nhân mà ngăn cản tổ chức tiến lên phía trước.

hoc-tap-okrs

Truyền thông OKRs đến mọi thành viên trong tổ chức là một bước rất quan trọng

Bước 3: Cả tổ chức học tập OKRs nghiêm túc

OKRs tuy đơn giản nhưng nó cũng có rất nhiều nguyên tắc cần tuân theo. Và nếu bạn cứ lao đầu vào làm mà chưa hiểu về OKRs thì chắc chắn bạn sẽ không thu được những lợi ích vốn có của OKRs. Sớm muộn bạn cũng sẽ dừng bước và nghĩ rằng OKRs chẳng mang lại giá trị gì.

Nếu bạn không muốn gò ép bất cứ ai vào một khuôn mẫu OKRs nào đó. Bạn muốn đưa OKRs vào tổ chức một cách từ từ để mọi người làm quen dần và tự điều chỉnh. Tuy nhiên cách này sẽ khá tốn thời gian mà không phải tổ chức nào cũng có thể chờ đợi 6 tháng, 9 tháng hay thậm chí cả năm để nhận ra hiệu quả của OKRs.

Vì vậy để rút ngắn thời gian và nhanh chóng áp dụng được OKRs đúng cách. Cả tổ chức cần nghiêm túc học tập OKRs và thực sự quyết tâm. Bạn nên tổ chức một phong trào học tập tìm hiểu về OKRs cho toàn bộ công ty trước khi bước vào chu kỳ đầu tiên. 

Mọi người đều phải học về OKRs qua các video hướng dẫn, qua đào tạo trực tiếp và cuối đợt học tập cần có bài thi trắc nghiệm về OKRs. Đảm bảo rằng tất cả tổ chức đều nắm rõ OKRs trước khi bắt tay vào thực hiện OKRs quý đầu tiên.

Để đảm bảo toàn bộ tổ chức đều hiểu về OKRs. Doanh nghiệp có thể tự soạn thảo ra bộ câu hỏi liên quan đến kiến thức OKRs và tổ chức những buổi thi tìm hiểu OKRs cho toàn bộ công ty. Hoặc bạn có thể tham khảo App VNOKRs E-Learning của chúng tôi. 

Với VNOKRs E-Learning tất cả mọi người sẽ được học tập về kiến thức cơ bản và nâng cao của OKRs bài bản theo đúng tài liệu quốc tế. Ngoài ra chúng tôi cũng soạn sẵn những bài thi tìm hiểu OKRs giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được tình hình học hiểu về OKRs của mình.

Bước 4: Thiết lập bộ máy vận hành OKRs Team

Lần đầu tiên bạn thực hiện OKRs bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề lộn xộn làm cho việc vận hành OKRs không được trơn tru và rất có thể sẽ không giữ vững được OKRs. 

  • Làm thế nào để thuyết phục mọi người thực hiện OKRs?
  • Làm thế nào để giúp mọi người hiểu và vận hành được OKRs?
  • Làm thế nào để duy trì và giữ vững OKRs không để nó đi chệch hướng?
  • Làm thế nào để tất cả mọi người trong tổ chức đều cam kết thực hiện OKRs?

Với đề xuất từ nhiều chuyên gia, tổ chức tư vấn OKRs trên thế giới, các bạn có thể tham khảo về một bộ máy tổ chức OKRs như sau:

  • OKRs Master: Người am hiểu OKRs nhất trọng tổ chức.
  • OKRs Coach: Người huấn luyện OKRs, không thuộc tổ chức, người có thể đưa ra các câu trả lời khách quan nhất về lý thuyết OKRs mà không bị ảnh hưởng bởi các thông tin nội bộ.
  • OKRs Guard: Những người này sẽ được chọn ra từ các nhóm, gọi là nhóm những người  giữ OKRs. Họ có nhiệm vụ giữ cho OKRs không bị xao nhãng, truyền đạt nhanh các thông điệp liên quan đến OKRs từ lãnh đạo cấp cao tới toàn thể nhân viên.

Bộ máy này sẽ giúp toàn bộ tổ chức của bạn có thể hiểu và nắm rõ OKRs, giúp OKRs luôn đi đúng hướng từ đó mà có thể áp dụng thành công được OKRs.

bo-may-okrs

Bước 5: Rèn luyện sự tập trung tính cam kết, kỷ luật ngay từ đầu.

Làm việc với OKRs lần đầu tiên là một trải nghiệm mới mẻ với cả tổ chức. Tất nhiên sẽ có nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện vì vậy ngay từ đầu cả tổ chức phải biết cách rèn luyện sự tập trung, tính cam kết và kỷ luật. 

Cả tổ chức cần có sự tập trung vào OKRs, tuân thủ những quy tắc của nó và phải cam kết thực hiện đến cùng. Người lãnh đạo cao nhất phải tiên phong đi đầu làm gương trong việc này để có thể duy trì được tính kỷ luật với OKRs trong tổ chức.

Tất cả mọi người hãy tập trung vào định nghĩa về OKRs để tất cả đều có thể bắt đầu sớm. Càng nhiều thắc mắc về OKRs sẽ khiến mọi người thêm những câu hỏi chưa thể kiểm chứng và đi vào bế tắc. 

Khi thực hiện OKRs đừng làm nó phức tạp ngay từ đầu. Hãy đi vào thực tiễn triển khai với một tinh thần tập trung, cam kết, kỷ luật. Thực tế triển khai sẽ trả lời cho bạn nhiều câu hỏi thay vì những lý thuyết suông.

Kết luận,

Trên đây là 5 bước VNOKRs hướng dẫn toàn công ty học tập OKRs. Hy vọng với những chia sẻ của VNOKRs sẽ giúp các bạn đưa thành công OKRs vào doanh nghiệp của mình.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận