Kiến thức OKRs

10 Bước xây dựng OKRs Quý với đội ngũ 5 người trở lên

admin
 - Tháng Ba 15, 2020

Nếu không xây dựng OKRs đúng ngay từ đầu, quá trình áp dụng và thực thi OKRs sẽ rất khó khăn và dễ dàng đi chệch hướng. Để hạn chế sự hỗn loạn gây ra bởi OKRs sai, hãy cùng tham khảo 10 bước cơ bản xây dựng OKRs trong công ty dưới đây.

Bước 1: Thu thập ý tưởng xây dựng OKRs (OKRs Từ dưới lên)

Có 2 lý do cho việc này:

  • Góc nhìn của nhân viên giống như góc nhìn của người lính ngoài mặt trận, có những điều “tướng” không kịp thời thấy rõ.
  • Có những xung đột, quan điểm nội bộ trái chiều, người lãnh đạo cấp cao đôi khi cũng không thể tường tận.

Vì vậy việc thu thập ý tưởng Objective (Mục tiêu) từ toàn thể công ty sẽ giúp cấp quản lý nhận ra được vấn đề và không bỏ sót điều gì quan trọng.

Ngoài ra, vì mỗi cá nhân – phòng ban – bộ phận đều có những công việc và mong muốn khác nhau, nên việc thu thập ý tưởng xây dựng OKRs sẽ giúp tất cả nhân viên có thể nêu ra ý kiến của mình, giúp môi trường làm việc trở nên cởi mở và hiệu quả hơn.

Để thu thập ý tưởng OKRs từ toàn thể công ty, chúng ta có thể thực hiện bằng nhiều cách như:

  • Dùng số liệu sẵn có: Đánh giá từ hệ thống dữ liệu/số liệu trong quá khứ và dự báo trong ngắn hạn/dài hạn để đưa ra các mục tiêu liên quan đến doanh thu/chi phí …
  • Biểu mẫu Online: Làm biểu mẫu khảo sát thu thập ý kiến xây dựng OKRs của toàn thể nhân viên. Hãy đặt câu hỏi: “Theo các bạn, điều gì là quan trọng nhất với công ty trong quý tới?”

Bước 2: Ban giám đốc họp bàn xây dựng OKRs

Sau khi thu thập được toàn bộ thông tin, Objective mong muốn từ các cá nhân – phòng ban – bộ phận, cần tổng hợp và sàng lọc, loại bỏ những ý kiến không phù hợp để xây dựng Objective cấp công ty.

Ban giám đốc lúc này cần có buổi họp để bàn bạc và thống nhất đi tới quyết định. Ngoài ý kiến của nhân viên, ban giám đốc cần bàn tới các vấn đề chính yếu: Tài chính, Thị trường và khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi và phát triển (4 trụ cột của bản đồ chiến lược công ty theo BSC)

Sau khi đã có danh sách các điều quan trọng nên làm, có thể sắp xếp chúng vào ma trận Eisenhower như sau:

Bảng ma trận Điều quan trọng

Kết quả cuối cùng là chọn ra 2 đến 3 Mục tiêu Quan trọng cho quý tới

XEM THÊM | Sách OKRs – Làm Điều Quan Trọng: Học cách đặt mục tiêu ĐÚNG

Bước 3: Công bố OKRs cấp công ty

Khi Ban giám đốc đã thống nhất về những Objective (mục tiêu) của công ty, điều đó giống như “kim chỉ nam”, định hướng hành động cho toàn thể lực lượng CBNV.

Với OKRs, luôn cần có sự minh bạch. Do đó, bước tiếp theo chính là Giám đốc công bố Objectives công ty, và cũng là OKRs cá nhân của giám đốc tới toàn thể các phòng ban/ đơn vị/ bộ phận/ cá nhân.

Việc công bố thông tin có thể thông qua các hình thức truyền thông:

  • Họp công bố thông tin/ Họp định kỳ (cách tốt nhất)
  • Bảng tin
  • Email

Nhớ rằng trong OKRs, Objective là What và Key Result là Why, Giám đốc cần nói lý do (Why) công ty lại có các Objective như vậy trong quý tới. Càng nói rõ bối cảnh, lý do hình thành và quyết định lựa chọn Objective của lãnh đạo cấp cao, nhân viên càng tin tưởng và có động lực hơn trong việc cùng tổ chức hoàn thành các Objective đó.

Họp xây dựng OKRs toàn công ty Họp thông báo toàn công ty không chỉ đảm bảo sự minh bạch của OKRs, mà còn đảm bảo mọi thành viên đều biết đến và hiểu được sự quan trọng của OKRs.

Bước 4: Tất cả thành viên xây dựng OKRs cá nhân (OKRs từ dưới lên)

Ngay sau khi Objective được công bố, các cá nhân trong công ty cần phải xây dựng OKRs cho cá nhân. Lúc này vẫn chưa phải lúc hình thành OKRs cá nhân hoàn chỉnh, đơn giản đây là lúc mỗi người tự nghĩ ở vai trò riêng của mình rằng “OKRs quý tới của mình nên như thế nào”

OKRs của công ty chỉ có thể được hoàn thành khi OKRs của tất cả mọi nhân viên cùng chung sức thực hiện OKRs đó.

Điều quan trọng: không tham khảo nhau.

Chúng ta rất dễ bị ảnh hưởng bởi người khác, nhất là cấp trên. Ở bước này nếu mỗi người đều biết OKRs của nhau, sẽ tạo ra hiệu ứng Mỏ Neo, chúng ta sẽ nhìn thấy các OKRs dập khuôn! Hãy để mỗi người tự sáng tạo một chút.

Mỗi người sẽ tự nhìn nhận khả năng, nguồn lực của bản thân, đặt mình là một thành viên của nhóm, của công ty để sáng tạo ra OKRs theo cách riêng của mình.

Một nhân viên kinh doanh có thể nghĩ rằng tôi sẽ ký thật nhiều hợp đồng mới (Objective) bằng cách gặp gỡ nhiều khách hàng mới, dành nhiều thời gian chăm sóc các hợp đồng tiềm năng mới (Key Results), một nhân viên khác lại có thể nghĩ rằng bản thân mình nên Tăng tỷ lệ ký với các hợp đồng đang theo đuổi (Objective) bằng cách liên lạc lại với khách hàng trước đây, làm nhiều khảo sát hơn cho khách hàng đang đàm phàn … (Key Results).

Bước 5: Các nhóm thảo luận về OKRs cá nhân

Sau khi OKRs cá nhân được xây dựng, các OKRs đó phải được đưa ra thảo luận, họp bàn, đánh giá mức độ hợp lý, sao cho khớp với OKRs của cấp trên trực tiếp. Trong bước này, ngay cả OKRs của trưởng nhóm (cấp trên) cũng được đưa ra thảo luận.

(OKRs của trưởng nhóm dù thuộc trách nhiệm cá nhân trưởng nhóm, cũng sẽ được coi là OKRs chung của cả nhóm).

Có 3 bước họp:

  • Trưởng nhóm họp với từng thành viên: nhằm tìm hiểu góc nhìn của thành viên, góp ý cho OKRs của từng thành viên. Qua đó tập thông tin để bổ sung cho OKRs của trưởng nhóm.
  • Họp nhóm: trưởng nhóm trình bày OKRs của mình, các thành viên cũng tự trình bày OKRs của bản thân, kiểm tra các liên kết chéo (các cá nhân phụ thuộc nhau) và điều chỉnh.
  • Cuối cùng là thống nhất OKRs của từng thành viên trong nhóm.

Bước 6: Giám đốc họp cùng các trưởng nhóm (OKRs từ Dưới lên và Chéo sang)

Khi OKRs cá nhân được thống nhất, đồng nghĩa với việc OKRs của các trưởng nhóm đã có. Các trưởng nhóm cần trình bày OKRs của mình với giam đốc (chiều OKRs dưới lên & liên kết chéo):

6.1 – Giám đốc họp 1:1, xây dựng OKRs của cấp trưởng nhóm

Bước này nhằm thống nhất OKRs của cấp trưởng nhóm, cũng chính là OKRs của đội nhóm/phòng ban đó.

6.2 – Họp chéo toàn bộ trưởng nhóm

Các trưởng nhóm sau khi có OKRs từ sự tư vấn của Giám đốc, sẽ họp với nhau để cùng trao đổi công bố OKRs nhằm tạo liên kết OKRs và thống nhất các quá trình phối hợp thực hiện. Ví dụ nếu nhóm kinh doanh cần bổ sung nhân sự, trưởng nhóm kinh doanh sẽ cần nói chuyện với trưởng nhóm nhân sự.

6.3 – Hoàn thiện OKRs công ty

Giám đốc họp với toàn bộ trưởng nhóm, kiểm tra sự liên kết chéo thêm một lần nữa khi có mặt của toàn bộ các trưởng nhóm.

Dựa trên dữ liệu là OKRs của các trưởng nhóm, bản thân giám đốc sẽ có đầy đủ thông tin để bổ sung các KRs của mình, hoàn chỉnh bộ OKRs của chính giám đốc.

Bước 7: Giám đốc và các trưởng nhóm công bố OKRs cho toàn bộ công ty (OKRs từ trên xuống)

Sau khi OKRs công ty đã có, các trưởng nhóm hoàn thiện OKRs của mình và bắt đầu công bố OKRs của công ty cũng như OKRs của trưởng nhóm cho thành viên nhóm.

Các thành viên sẽ biết chính xác OKRs người trưởng nhóm của mình đã được điều chỉnh như thế nào và sẽ tiến hành điều chỉnh OKRs của họ

Bước 8: Trưởng nhóm họp 1-1 với từng thành viên (OKRs từ trên xuống)

Sau khi trao đổi chung trong nhóm, các trưởng nhóm cần họp riêng từng thành viên. Trong những buổi họp này, cả trưởng nhóm và cá nhân cùng đưa ra những nhận xét và cân nhắc về OKRs cá nhân của thành viên đó. Hai bên cùng thỏa thuận để đi tới mục tiêu OKRs hợp lý nhất, vừa đảm bảo OKRs nhóm, vừa phù hợp với khả năng của cá nhân đó.

Quản lý xây dựng và thảo luận về OKRs cùng nhân viên

Họp 1:1 giúp mỗi cá nhân được giải đáp cặn kẽ mọi thắc mắc, hiểu hơn về nhiệm vụ của mình và chốt OKRs phù hợp hơn.

Bước 9: Trưởng nhóm họp cả nhóm và thống nhất OKRs từng cá nhân

Trong quá trình làm việc, mỗi nhóm và cá nhân chắc chắn sẽ có những sự phụ thuộc vào cá nhân hoặc các nhóm khác. Để hoàn thành được OKRs với mức độ thống nhất cao, mỗi nhóm và cá nhân cần tính toán trước ảnh hưởng từ sự phụ thuộc này và thương lượng ngay từ đầu, tất cả đều đưa vào OKRs. 

Trưởng nhóm sẽ tổ chức cuộc họp chung cuối cùng trong nhóm của mình để chắc rằng tất cả nhìn thấy OKRs của nhau và không còn thắc mắc nào.

Bước 10: Công bố, kết nối OKRs toàn công ty

Từ các kết nối cá nhân trong phòng ban, các kết nối giữa các phòng ban, đưa lên cây tổng thể (Tree Map) OKRs của toàn công ty.

Với Tree Map OKRs toàn công ty, mọi hoạt động của công ty đều minh bạch. Mọi thành viên trong công ty sẽ thấy được các OKRs ở các cấp độ khác nhau, hiểu được nhiệm vụ của bản thân cùng các bộ phận khác.

Bạn có thể sử dụng Phần mềm VNOKRs để tạo ra cây thư mục và cung cấp cho hệ thống OKRs của công ty tính trong suốt

Cây OKRs công ty

Cây OKRs công ty

Sau cùng, khi đã có được OKRs hoàn chỉnh trên toàn “mặt trận”, công ty cần phải tổng kết và đưa vào thành một chuỗi chu kỳ OKRs để liên tục vận hành bộ máy doanh nghiệp.

Tham khảo chu kỳ tạo OKRs của SEONGON

10 bước tạo OKRs của SEONGON

Kết luận,

Để xây dựng được OKRs trong công ty không phải công việc đơn giản, đặc biệt là khi mới bắt đầu làm quen và áp dụng văn hóa OKRs.

Vì vậy nếu mới áp dụng, công ty có thể triển khai OKRs theo quy mô nhỏ theo cấp quản lý hay theo bộ phận để không bị ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại của công ty

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận